Od osoby piszącej pismo zależy, czy adresat, do którego jest ono skierowane, będzie chciał je przeczytać. Nawet jeżeli musi to zrobić, nie znaczy to w cale, że pismo będzie miało pożądany przez nas ciąg dalszy. To, czy adresat pisma zastosuje się do jego treści zależy od utrzymania równowagi pomiędzy tym, co „musi” zrobić, a tym, co sam „chce”.
„Jak cię widzą, tak cię piszą” - to powiedzenie, w przypadku dokumentów, można by było zamienić na „jak cię czytają, tak cię widzą”. Przy przygotowywaniu jakichkolwiek dokumentów, zwłaszcza tych długich, prócz treści w nich zawartej, trzeba zwrócić uwagę na ich formę.
Stwierdzenie, że dobra sekretarka, czy asystentka potrafi sporządzić protokół podczas zebrania jest co najmniej niedorzeczne. Ponad 80% pracy, którą wkłada się w jego przygotowanie zajmują poprawki redakcyjne i opracowanie notatek. Przygotowanie dobrych notatek, które pozwolą na szybkie i sprawne przygotowanie ostatecznej wersji protokołu, nie jest aż takie trudne. Wystarczy przestrzegać kilku rad zaprezentowanych poniżej.