Zanim wyślesz fakturę elektronicznie…

Miesięczne koszty drukowania i wysyłania faktur wystawionych w formie papierowej są niebagatelne, jeśli przyjmiemy, że firma musi wystawić np. 100 takich dokumentów. Dostarczenie ich w formie elektronicznej to dla przedsiębiorstw nie tylko oszczędność pieniędzy, ale również czasu. Zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów faktury mogą być przesyłane i udostępniane w dowolnym formacie elektronicznym. Konieczna jest jednak wcześniejsza akceptacja tego sposobu przesyłania dokumentów przez odbiorcę.

Oszczędność dla kieszeni i miejsca

Wystawca nie ma obowiązku drukować faktury, musi natomiast ją przesłać do odbiorcy, który będzie mógł zarchiwizować ją w niezmienionej postaci. Przekłada się to nie tylko na zmniejszenie kosztów, ale również na oszczędność powierzchni potrzebnej do archiwizacji.  - Należy jednak pamiętać, że wystawiane i przesyłane elektronicznie faktury muszą spełniać określone kryteria. Nie uległy bowiem zmianie wymogi dotyczące tego, jak powinna wyglądać i jakie informacje powinna zawierać faktura VAT – mówi Agnieszka Koperska, menedżer w Baker Tilly Poland. Zgodnie z wymogami art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz art. 116 ust. 2 ustawy o VAT. za pomocą faktury wystawca dokumentuje transakcję sprzedaży a odbiorca może odliczyć VAT naliczony.

Zobacz: Faktura przesłana mailem jest podstawą do odliczenia VAT

Niezbędna akceptacja

Każdy odbiorca musi potwierdzić chęć otrzymywania dokumentów w tej formie. Zgodę można przesłać na piśmie lub elektronicznie i jest ona ważna do odwołania. Poza informacją, że faktury są kopią oryginalnego dokumentu - powinny być tożsame z oryginałem. Jeśli odbiorca nie dysponuje urządzeniami do odbioru i archiwizacji faktur elektronicznych, kontrahent powinien wystawiać je w formie papierowej – i również w tej formie zachować jej kopię. Decyzja o rezygnacji
z otrzymywania e-faktur także musi być potwierdzona pisemnie lub elektronicznie. Wystawca traci wówczas prawo do przesyłania odbiorcy faktur w tej formie od daty uzgodnionej przez strony. Jednak nie później niż 30 dni po cofnięciu akceptacji lub od dnia następującego po dniu otrzymania przez dostawcę informacji o cofnięciu akceptacji.

Źródło: InPlus PR