Szkolenie "Dokumentacja pracownicza, w tym akta osobowe po 1 stycznia 2019 r." - 30 stycznia 2019 r.

W dniu 1 stycznia 2019 r. wchodzą w życie przepisy zmienionego Kodeksu Pracy, ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Równocześnie zacznie obowiązywać nowe rozporządzenie określające sposób prowadzenia i obsługi dokumentacji pracowniczej, w szczególności akt osobowych, zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej.

Nowy stan prawny pozwoli na elektronizację dokumentacji pracowniczej, czyli przełamany zostanie istotny bastion papierowości dokumentacji w podmiotach publicznych i prywatnych.

Niezależnie od powyższego nastąpi znaczące skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Przy tak istotnych zmianach warto przeanalizować nowy stan prawny i przełożyć go na praktyczne aspekty obsługi tej dokumentacji.

W trakcie szkolenia szczegółowo przeanalizowane zostaną zasady możliwej elektronizacji akt osobowych oraz kryteria skrócenia okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej. Omówione zostaną także niezbędne zmiany w jednolitych rzeczowych wykazach akt. Od strony praktycznej pokazany zostanie sposób kancelaryjnej obsługi tej dokumentacji w systemie tradycyjnym oraz w systemach klasy EZD. Poruszone będą także kwestie archiwizacji tej dokumentacji oraz wartościowania i zasad ewentualnego brakowania.

Szkolenie prowadzi: dr Ewa Perłakowska – ekspert, doradca, analityk z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną), systemów klasy EZD, elektronizacji dokumentacji, archiwistyki, prawa archiwalnego, systemów kancelaryjnych; doświadczony trener na licznych kursach i szkoleniach oraz wykładowca uniwersytecki; długoletni pracownik sieci archiwów państwowych; autorka licznych instrukcji kancelaryjnych, wykazów akt i instrukcji archiwalnych; współautorka książki „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją” (Warszawa 2018) oraz zasad wartościowania i opracowania akt osobowych w archiwach państwowych.

Czas trwania szkolenia: od godz. 10.00 do ok. 16

Program:

1. Pojęcie dokumentacji pracowniczej:

1. zakres pojęciowy przed 1 stycznia 2019 r.
2. rodzaje dokumentacji pracowniczej po 1 stycznia 2019 r.

2. Regulacje prawne w zakresie postępowania z dokumentacją pracowniczą

1. Kodeks pracy
2. akty wykonawcze do Kodeksu pracy
3. ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wraz z aktami wykonawczymi
4. regulacje szczególne (np. ustawy o służbie cywilnej, o pracownikach samorządowych, RODO)

3. Bieżąca obsługa dokumentacji pracowniczej

1. prowadzenie na bieżąco akt osobowych i innej dokumentacji pracowniczej
2. elektronizacja dokumentacji pracowniczej
3. zasady zmiany postaci dokumentacji pracowniczej (z papierowej na elektroniczną i odwrotnie)
4. czy możliwe są „hybrydowe” akta osobowe?
5. techniczne aspekty elektronizacji akt osobowych, wymagania wobec systemów teleinformatycznych
6. czy potrzebny jest nowy system teleinformatyczny czy wystarczy moduł w systemach klasy EZD?
7. zasady kontynuowania prowadzenia akt osobowych pracowników ponownie zatrudnianych
8. zasady zabezpieczania i ochrony dokumentacji pracowniczej
1. obowiązki informacyjne pracodawców
10. zasady udostępniania i wydawania dokumentacji pracowniczej pracownikom oraz osobom uprawnionym