Jak i gdzie uzyskać informacje w sprawie sądowej?

• Jakich informacji udziela Biuro Obsługi Interesantów?
• Udostępnianie informacji telefonicznie
• Udostępnianie informacji elektronicznie

Jeżeli sąd zajmuje więcej niż jeden budynek, biuro funkcjonuje co do zasady we wszystkich budynkach. Informację o miejscu i sposobie przyjmowania interesantów zamieszcza się na stronie internetowej sądu. Biuro udziela informacji osobiście, bądź też pisemnie, poza wskazanymi dalej wyjątkami.

Jakich informacji udziela Biuro Obsługi Interesantów?

Zgodnie Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 czerwca 2019 r. Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz. U. z 2024 poz. 867 t.j. ze zm.) Prezes danego sądu tworzy Biuro Obsługi Interesantów.

Do zadań Biura należy:

• udzielanie osobom uprawnionym informacji o stanie postępowania w sprawie na podstawie danych z sądowych systemów teleinformatycznych;
• wydawanie odpisów dokumentów na podstawie sądowych systemów teleinformatycznych lub akt sądowych po ich otrzymaniu z właściwego wydziału;
• wydawanie zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku z posiedzenia lub rozprawy sądu po ich otrzymaniu z właściwego wydziału;
• kierowanie interesantów do odpowiednich komórek organizacyjnych, jeżeli załatwienie ich spraw w biurze nie będzie możliwe;
• udzielanie pomocy podczas pobytu w sądzie świadkom i pokrzywdzonym między innymi przez informowanie, w miarę możliwości odprowadzanie do odpowiednich pomieszczeń, ze szczególnym uwzględnieniem potrzeb osób niepełnosprawnych;
• udostępnianie informacji o lekarzach sądowych, biegłych sądowych, tłumaczach przysięgłych wpisanych na listę Ministra Sprawiedliwości, mediatorach oraz instytucjach, których działalność wiąże się z ochroną praw człowieka;
• udostępnianie formularzy sądowych i wzorów pism;
• informowanie o strukturze organizacyjnej sądu, jego właściwości oraz lokalizacji, numerach telefonów, godzinach urzędowania, adresie strony internetowej, poczty elektronicznej, a także adresach innych sądów, organów i urzędów centralnych oraz kierowanie do właściwych sal rozpraw;
• udostępnianie informacji o możliwości zakończenia sporu w drodze mediacji w poszczególnych rodzajach spraw, zasadach i procedurze mediacji oraz sposobie kontaktu z mediatorem.

Warto zauważyć, że jeżeli w sądzie funkcjonuje Biuro Obsługi Interesantów, obowiązki informacyjne w pierwszej kolejności spoczywają na Biurze.

Udostępnianie informacji telefonicznie

Telefonicznie i bez ustalania tożsamości osoby dzwoniącej Biuro udziela informacji jawnych o toczących się sprawach tożsamych z udostępnionymi na wokandzie sądowej, czyli co do zasady obejmujących imiona i nazwiska orzeczników oraz ławników, sygnatury akt spraw wyznaczonych do rozpoznania w danym dniu, oznaczenie godzin, na które sprawy wyznaczono, imiona i nazwiska, nazwy lub firmy stron lub uczestników postępowania nieprocesowego. W postępowaniu karnym i w sprawach o wykroczenia podaje się ponadto sygnaturę akt oskarżyciela publicznego. W razie wezwania na posiedzenie lub rozprawę świadków, biegłych i tłumaczy będą to dodatkowo ich imiona i nazwiska wraz z oznaczeniem godziny, na którą są wezwani. Biuro informuje także o terminie i sposobie rozstrzygnięcia sprawy (jednak nie o treści samego orzeczenia). Udzielenie informacji następuje po wskazaniu sygnatury sprawy, albo oznaczenia stron lub co najmniej jednego uczestnika postępowania nieprocesowego i przedmiotu sprawy.

Udostępnianie informacji elektronicznie

Wyjątkiem dla osobistego stawiennictwa lub zachowania formy pisemnej może być uzyskanie informacji drogę elektroniczną. Warunkiem udzielenia przez Biuro informacji osobie uprawnionej o toku postępowania w sprawie bez konieczności osobistego stawiennictwa w sądzie jest:

• złożenie do sądu zapytania drogą elektroniczną podpisanego za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego albo podpisu osobistego;
• przesłanie do sądu zapytania z adresu poczty elektronicznej, który został uprzednio wskazany przez tę osobę osobiście przed sądem albo urzędnikiem sądowym jako adres służący do otrzymywania informacji jawnych o toczących się sprawach, bądź w piśmie procesowym jako adres służący do otrzymywania informacji jawnych o sprawie wskazanej w piśmie.

Powyższy warunek będzie także spełniony, jeżeli w aparacie telefonicznym sądu wyświetla się numer telefonu, o którym pracownicy sądu mają wiedzę, że należy do uprawnionej osoby oraz po potwierdzeniu jej tożsamości za pomocą danych takich jak numer PESEL, NIP, REGON, KRS oraz za pomocą innych danych z akt sprawy znanych osobie występującej o udzielenie informacji.

W zapytaniu należy podać również swoje imię i nazwisko, nazwę sądu oraz sygnaturę akt sprawy. Biuro udziela odpowiedzi drogą elektroniczną lub telefoniczną. W razie braku możliwości udzielenia odpowiedzi drogą elektroniczną, Biuro informuje się o tym osobę kierującą zapytanie.