Milczące załatwienie sprawy po nowemu. Rewolucyjne przepisy, które już na zawsze mogą zmienić relacje obywatel–urząd

• Milczące załatwienie sprawy – zmiana w prawie, która może znacząco zmienić relacje obywatel–urząd
• Kiedy milczenie urzędu stanie się zgodą? Rząd chce rozszerzyć katalog przypadków
• 17 ustaw do zmiany – jak szeroki będzie zakres milczącej zgody?
• Milczące załatwienie sprawy – jak to będzie działało w praktyce?
• Urzędnicze milczenie nie zawsze złotem – co z ryzykiem nadużyć?
• Nowe zasady, nowe obowiązki: co muszą wiedzieć obywatele i przedsiębiorcy?
• Czas na konsultacje społeczne – projekt w rękach opinii publicznej

Zmiany mogą okazać się prawdziwą rewolucją w kontaktach z administracją. Dziś milczenie urzędu w większości przypadków nie ma żadnych skutków prawnych – po wprowadzeniu nowych przepisów może oznaczać automatyczną zgodę lub zakończenie postępowania. „Obecnie, zgodnie z art. 122a ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2024 r. poz. 572, z późn. zm.) (Kpa), tzw. „milczące załatwienie sprawy” ma zastosowanie w przypadku wyraźnie wskazanym ustawie. (...) Milczące załatwienie sprawy stosuje się więc w sytuacjach wyraźnie określonych w przepisach szczególnych, a tych jest stosunkowo niewiele” - pisze ustawodawca.

Milczące załatwienie sprawy – zmiana w prawie, która może znacząco zmienić relacje obywatel–urząd

Jak czytamy w uzasadnieniu rządowego projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu uproszczenia procedur administracyjnych w sprawach rozstrzyganych w drodze decyzji administracyjnych albo załatwianych milcząco, celem proponowanych zmian jest „wprowadzenie instytucji milczącego załatwienia sprawy w szerszym zakresie sprawi, że decyzje będą podejmowane szybciej, a obywatele i przedsiębiorcy nie będą musieli czekać na formalne rozstrzygnięcie, jeżeli organ nie podejmie decyzji w określonym terminie”.

Oznacza to, że jeśli urząd nie odpowie w określonym czasie, jego milczenie może zostać potraktowane jako zgoda na wniosek obywatela lub przedsiębiorcy. To zupełnie nowe podejście do administracji publicznej w Polsce, które ma przyspieszyć inwestycje, ograniczyć biurokrację i wymusić większą efektywność urzędów.

Autorzy projektu przypominają, że obecnie zgodnie z Kodeksem postępowania administracyjnego tzw. milczące załatwienie sprawy ma zastosowanie tylko wtedy, gdy „ustawa wyraźnie to przewiduje”. Przepis brzmi, że „sprawę uznaje się za załatwioną milcząco w sposób w całości uwzględniający żądanie strony, jeżeli w terminie miesiąca od dnia doręczenia żądania strony właściwemu organowi administracji publicznej albo innym terminie określonym w przepisie szczególnym organ ten: nie wyda decyzji lub postanowienia kończącego postępowanie w sprawie (milczące zakończenie postępowania) albo nie wniesie sprzeciwu w drodze decyzji (milcząca zgoda)”. W praktyce takich sytuacji jest jednak bardzo niewiele. W większości przypadków brak decyzji oznacza po prostu czekanie. Teraz ma się to zmienić.

Kiedy milczenie urzędu stanie się zgodą? Rząd chce rozszerzyć katalog przypadków

Projekt ustawy zakłada zwiększenie liczby sytuacji, w których przepisy szczególne będą przewidywać możliwość załatwienia sprawy administracyjnej w sposób milczący, z wykorzystaniem mechanizmu przewidzianego w KPA. Nowa ustawa wprowadza zmiany w kilkunastu ustawach, dzięki czemu milczenie administracji będzie można interpretować jako zgodę w znacznie szerszym zakresie spraw. To może obejmować m.in.:

• decyzje budowlane, inwestycyjne, środowiskowe i gospodarcze,
• postępowania dotyczące zezwoleń, licencji czy wpisów do rejestrów.

Nowe przepisy mają pozwolić na „urealnienie czasu na wydanie decyzji w danym obszarze”. W uzasadnieniu projektu podkreślono: „Jeżeli decyzja nie będzie wydana do ściśle określonego terminu, to wtedy decyzja zapadnie automatycznie (przez uznanie stanowiska strony)”. Takie rozwiązanie nie tylko przyspieszy procedury, ale również zmieni sposób myślenia o roli urzędu. Zamiast oczekiwania w nieskończoność, obywatel zyska pewność, że jeśli urząd nie zareaguje – jego sprawa i tak zostanie pozytywnie rozpatrzona.

17 ustaw do zmiany – jak szeroki będzie zakres milczącej zgody?

Projekt przewiduje nowelizację aż 17 różnych ustaw, w tym tych regulujących kluczowe dla gospodarki dziedziny. Każda z nich ma otrzymać zapisy pozwalające na milczące zakończenie postępowania. Rząd tłumaczy, że to sposób na wprowadzenie realnych uproszczeń w relacjach z administracją. Nowe rozwiązania mają dotyczyć spraw, które są dziś najbardziej czasochłonne, a ich przewlekłość hamuje inwestycje i projekty gospodarcze. Dzięki „milczącemu załatwieniu” procesy te mają stać się bardziej przewidywalne. To szczególnie istotne dla przedsiębiorców, którzy często czekają miesiącami na decyzje potrzebne do rozpoczęcia działalności. Teraz mają oni zyskać realne narzędzie ochrony przed urzędniczą zwłoką.

Rządowy projekt to część pakietu deregulacyjnego, którego celem jest uproszczenie procedur administracyjnych i redukcja barier biurokratycznych. Ma to także zachęcić do inwestowania w Polsce oraz zwiększyć konkurencyjność polskich firm na tle europejskim.

Milczące załatwienie sprawy – jak to będzie działało w praktyce?

W praktyce oznacza to, że jeśli urząd nie wyda decyzji lub nie wniesie sprzeciwu w określonym terminie, sprawa zostanie uznana za rozstrzygniętą na korzyść wnioskodawcy. To rozwiązanie znane już w niektórych krajach Unii Europejskiej, gdzie funkcjonuje jako tzw. „silent consent” – milcząca zgoda. W Polsce do tej pory mechanizm ten był marginalny, stosowany tylko w nielicznych przypadkach. Po wprowadzeniu zmian jego znaczenie wzrośnie wielokrotnie.

Warto jednak pamiętać, że takie rozwiązanie wymaga precyzyjnych terminów i procedur, by nie doprowadziło do chaosu prawnego. Urzędnicy będą musieli bardzo pilnować harmonogramów, a system informatyczny administracji może wymagać przebudowy, by automatycznie odnotowywać upływ terminów.

Dla obywateli i przedsiębiorców oznacza to większą pewność prawa i możliwość planowania działań bez obawy o niekończące się oczekiwanie na decyzję.

Urzędnicze milczenie nie zawsze złotem – co z ryzykiem nadużyć?

Choć idea uproszczenia procedur jest powszechnie chwalona, pojawiają się też obawy. Krytycy zwracają uwagę, że milcząca zgoda może prowadzić do przypadków, w których decyzje zapadną bez pełnej analizy lub bez udziału stron trzecich.

Niektórzy prawnicy ostrzegają, że takie rozwiązanie może być szczególnie ryzykowne w sprawach związanych z ochroną środowiska, bezpieczeństwem budowlanym czy prawami sąsiadów. Jeśli urząd nie zdąży przeanalizować wniosku, decyzja może zapaść automatycznie – nawet jeśli byłaby sprzeczna z innymi przepisami.

Z drugiej strony zwolennicy projektu podkreślają, że przepisy szczególne nadal będą dokładnie określać, w jakich sytuacjach można zastosować milczące załatwienie sprawy. Nie będzie więc mowy o pełnej automatyzacji wszystkich decyzji administracyjnych.

Nowe zasady, nowe obowiązki: co muszą wiedzieć obywatele i przedsiębiorcy?

Nowelizacja KPA i innych ustaw oznacza, że zarówno obywatele, jak i przedsiębiorcy będą musieli nauczyć się nowego podejścia do kontaktów z urzędami. W wielu przypadkach to oni będą musieli pilnować terminów i wiedzieć, kiedy brak odpowiedzi urzędu staje się dla nich korzystny.

Dlatego kluczowe stanie się:

• śledzenie terminów wynikających z przepisów szczególnych,
• dokumentowanie momentu złożenia wniosku oraz doręczenia go organowi.

To ważne, ponieważ tylko w ten sposób wnioskodawca będzie mógł udowodnić, że upłynął ustawowy termin i sprawa została załatwiona milcząco. Eksperci przewidują, że wprowadzenie tych zmian może też wymusić cyfryzację procedur – w tym elektroniczne potwierdzanie wpływu dokumentów i automatyczne liczenie terminów. Bez tego nowy system może być trudny do stosowania w praktyce.

Czas na konsultacje społeczne – projekt w rękach opinii publicznej

Rządowy projekt ustawy został właśnie skierowany do konsultacji. To oznacza, że swoje uwagi będą mogli zgłaszać nie tylko urzędnicy i prawnicy, ale też organizacje społeczne, przedsiębiorcy i obywatele.

Debata z pewnością będzie gorąca – bo choć cel zmian jest szczytny, to sposób ich realizacji może budzić emocje. Wiele zależy od tego, jakie dokładnie przypadki zostaną objęte milczącym załatwieniem i jak restrykcyjnie określone będą terminy dla urzędów.

Nie ma jednak wątpliwości, że jeśli projekt wejdzie w życie, relacje między administracją a obywatelem zmienią się zasadniczo. Milczenie urzędnika może wreszcie przestać być synonimem bezczynności – a stać się nowym narzędziem przyspieszania decyzji.

Jak napisano w uzasadnieniu projektu: „Wprowadzenie takiego rozwiązania pozwoli na urealnienie czasu na wydanie decyzji w danym obszarze. Jeżeli decyzja nie będzie wydana do ściśle określonego terminu, to wtedy decyzja zapadnie automatycznie (przez uznanie stanowiska strony)”.

To zdanie może okazać się jednym z najważniejszych w historii polskiego prawa administracyjnego – bo po raz pierwszy milczenie urzędu stanie się głosem… obywatela.