Wyposażenie stanowiska pracy niepełnosprawnego – refundacja kosztów

Zgodnie z zwartą słowniku języka polskiego definicją refundacja oznacza zwrot poniesionych kosztów, wyrównanie, rekompensatę. W przypadku refundacji kosztów poniesionych na wyposażenie stanowiska pracy dla niepełnosprawnego, zwrotowi podlegają koszty, takie jak: udokumentowane koszty zakupu lub wytworzenia wyposażenia stanowiska pracy, na którym będzie wykonywać pracę osoba niepełnosprawna, kwota niepodlegającego odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, związana z przedmiotami opodatkowania dotyczącymi wyposażenia stanowiska pracy osoby niepełnosprawnej.

Wniosek

Prawo do zwrotu wskazanych kosztów przysługuje pracodawcy. Jest ono uzależnione od pozostawania w stosunku pracy z niepełnosprawnym przez okres co najmniej 36 miesięcy. Zatrudnienie musi dotyczyć niepełnosprawnego, zarejestrowanego jako bezrobotny/ poszukujący pracy w urzędzie pracy. Pracodawca w celu otrzymania refundacji zobligowany jest do złożenia stosownego wniosku. Pismo złożyć należy do starosty właściwego ze względu na miejsce zarejestrowania osoby niepełnosprawnej. Starosta wniosek kieruje do Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON). Pozytywne rozpatrzenie wniosku uzależnione jest od wielu czynników. Należą do nich: potrzeby lokalnego rynku pracy, liczba osób niepełnosprawnych (o określonych kwalifikacjach, zarejestrowanych w powiatowym urzędzie pracy jako osoby bezrobotne albo poszukujące pracy, niepozostające w zatrudnieniu), koszty wyposażenia stanowiska pracy, wkład pracodawcy w wyposażenie tworzonego stanowiska pracy, wysokość posiadanych środków PFRON przeznaczonych na ten cel w danym roku.

Zobacz również: Dofinansowanie za zatrudnienie niepełnosprawnego pracownika

Umowa refundacyjna

Podjęcie pozytywnej decyzji skutkuje wezwaniem pracodawcy do negocjacji warunków umowy refundacyjnej. Na negocjacje ustawodawca przewidział 14-dniowy termin liczony od dnia doręczenia wezwania. Umowa pomiędzy starostą a pracodawcą zawierana jest w formie pisemnej. Jest to stosunek prawny dwustronnie zobowiązujący. Po stronie starosty leży obowiązek wypłaty refundacji w kwocie ustalonej w wyniku negocjacji oraz co najmniej jednokrotnego zweryfikowania prawidłowości realizacji warunków umowy przez pracodawcę, w czasie obowiązywania umowy. Podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest natomiast poniesienie wskazanych w umowie kosztów oraz zatrudnienie osoby niepełnosprawnej, której dotyczy refundacja. Zatrudniający ma na to 3 miesiące od dnia zawarcia umowy. Pracodawca jest dodatkowo obowiązany do udokumentowania realizacji umowy na wezwanie starosty. Ma obowiązek dostarczyć mu kopię umowy o pracę zawartej z niepełnosprawnym, orzeczenie potwierdzające niepełnosprawność oraz zestawienie udokumentowanych kosztów poniesionych na wyposażenie jego stanowiska pracy. Powinno to nastąpić w ciągu 7 dni od dnia poniesienia ostatniego z tych kosztów. Dokument potwierdzający zakup wyposażenia stanowi np.: faktura, rachunek, dowód zapłaty. Brak przedstawienia zestawienia kosztów oraz dokumentów je potwierdzających powiązane jest z przykrymi konsekwencjami. Jeśli nie nastąpi to w ciągu 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy, to wówczas umowa wygasa. Pozostałe obowiązki pracodawcy obejmują: informowanie starosty o wszelkich zmianach dotyczących realizacji umowy w terminie 7 dni od dnia wystąpienia tych zmian, rozliczenie otrzymanej refundacji w terminie określonym w umowie, zwrot: otrzymanej refundacji oraz odsetek od refundacji naliczonych od dnia jej otrzymania w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, w terminie 3 miesięcy od dnia otrzymania wezwania starosty do zapłaty lub ujawnienia naruszenia co najmniej jednego z warunków umowy, zabezpieczenie zwrotu kwoty refundacji – w formie poręczenia, weksla z poręczeniem wekslowym (awal), gwarancji bankowej, zastawu na prawach lub rzeczach, blokady rachunku bankowego lub aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji przez dłużnika.

Wysokość

Wysokość refundacji, jaką może otrzymać pracodawca, została ograniczona ustawowo. Maksymalna kwota podlegająca zwrotowi to piętnastokrotność przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia. Przeciętne miesięczne wynagrodzenie w III kwartale 2013 roku wynosiło 3 651,72 zł. Stąd maksymalna kwota refundacji kształtuje się na poziomie 54 775,8 zł. Zwrotu dokonuje starosta ze środków wspomnianego PFRON. Co ważne zwrotowi podlegają wyłącznie koszty poniesione od chwili zawarcia umowy refundacyjnej. Warto więc pamiętać by nie dokonywać żadnych zakupów na poczet wyposażenia stanowiska pracy przeznaczonego dla niepełnosprawnego przed dniem zawarcia umowy ze starostą.

Opinia PIP

Przed dokonaniem refundacji starosta występuje z wnioskiem do Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) o wydanie opinii. Stanowisko dotyczy przystosowania do potrzeb wynikających z niepełnosprawności osoby zatrudnionej na wyposażanym stanowisku pracy lub spełnienia warunków bezpieczeństwa i higieny pracy. Pozytywną opinię pracodawca przekazuje staroście, który w ciągu 14 dni przekazuje refundację na konto bankowe zatrudniającego. Opinia pozytywna nie wymaga uzasadnienia.

Zwrot refundacji

Zatrudnienie pracownika niepełnosprawnego na okres krótszy niż 36 miesięcy skutkuje obowiązkiem zwrotu proporcjonalnej części świadczenia. Pracodawca zobligowany jest do zwrotu 1/36 refundacji za każdy miesiąc brakujący do okresu 36 miesięcznego. Minimalna kwota zwrotu określona jest na poziomie 1/6 refundacji. Następuje to w ciągu 3 miesięcy od rozwiązania stosunku pracy. Konieczność ta nie zachodzi w przypadku zatrudnienia innego niepełnosprawnego.  Na to także ma 3 miesiące.

Polecamy serwis: Pracodawca

Zwrot refundacji następuje również w związku z nie wywiązaniem się z zasadniczych warunków umowy, np. znacznym zmniejszeniem zatrudnienia w zakładzie pracy.

Autopromocja

Kodeks pracy 2025. Praktyczny komentarz z przykładami

Sprawdź

Podstawa prawna:

• ustawa z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 127, poz. 721; ost.zm. Dz.U. z 2013 r. poz. 1645),
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 11 marca 2011 r. w sprawie zwrotu kosztów wyposażenia stanowiska pracy osoby niepełnosprawnej (Dz.U. z 2011 r. Nr 62, poz. 317; ost.zm. Dz.U. z 2013 r. poz. 1542).