Czy można zmusić pracownika do pracy zdalnej? Co w sytuacji, gdy nie ma warunków?

• Polecenie wykonywania pracy zdalnej
• Brak warunków do pracy zdalnej
• Czy pracownik może odmówić wykonywania pracy zdalnej?

Od 7 kwietnia 2023 roku wykonywanie pracy zdalnej odbywa się na warunkach określonych w przepisach Kodeksu pracy. Normują one m.in. obowiązki dokumentacyjne pracodawcy dotyczące podjęcia przez pracownika pracy w formie zdalnej. W związku z wdrożeniem tej pracy pracodawca musi przekazać określone informacje, a pracownik złożyć pewne oświadczenia. Bez względu na to czy pracodawca zatrudnia pracowników pracujących wyłącznie w trybie home office, czy hybrydowo, musi uzgodnić z nimi miejsca wykonywania pracy zdalnej.  

Polecenie wykonywania pracy zdalnej

Pracodawca może narzucić wykonywanie pracy zdalnej w dwóch sytuacjach: 

• W okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu. 
• Przy braku możliwości zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika spowodowanych działaniami siły wyższej. Tutaj pracownik musi złożyć bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca może cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej z co najmniej dwudniowym wyprzedzeniem. 

Ustalenia w sprawie wykonywania pracy zdalnej mogą odbywać się na etapie podpisywania umowy o pracę bądź też w trakcie zatrudnienia. W pierwszym przypadku strony już w tej umowie wskazują, że ma ona być wykonywana zdalnie. Ponieważ podjęcie pracy wiąże się z obowiązkiem przekazania pracownikowi informacji o warunkach zatrudnienia, w przypadku, gdy strony zawarły umowę o pracę zdalną, informacja ta zgodnie z K.p., powinna zawierać: 

• określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną; 
• wskazanie osoby lub organu reprezentującego pracodawcę, odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu jej świadczenia.

W przypadku, gdy praca zdalna jest podejmowana w trakcie zatrudnienia, wymienione dane powinny być przekazane pracownikowi w formie osobnej informacji.

Brak warunków do pracy zdalnej

Przed podjęciem pracy zdalnej, pracownik musi złożyć oświadczenie w wersji papierowej bądź elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania tego typu pracy. Co istotne, to pracownik ocenia warunki lokalowe i techniczne – pracodawca nie może tego weryfikować ani podważać. 

Zdarza się, że pracownik nie posiada możliwości świadczenia pracy z miejsca zamieszkania. Wtedy powinien zgłosić swojemu przełożonemu brak warunków do pracy zdalnej – pracodawca jest zobligowany do wyznaczenia pracownikowi innego miejsca wykonywania pracy.

Brak warunków do pracy zdalnej może zostać zgłoszony w formie oświadczenia pracownika, które powinno zawierać takie informacje, jak: 

• okres, w jakim pracownik otrzymał polecenie wykonywania pracy zdalnej;
• zapoznanie się z regulaminem pracy zdalnej;
• niemożność wykonywania pracy zdalnej zgodnie z zasadami określonymi w regulaminie.

W przypadku złożenia tego typu oświadczenia przez pracownika, pracodawca nie może wymagać od niego wykonywania pracy zdalnej do momentu zapewnienia odpowiednich warunków. Należy pamiętać, że to pracodawca odpowiada za zapewnienie narzędzi i materiałów do wykonywania pracy zdalnej. Nie ogranicza się to jedynie do wymogów lokalowych. Przepisy zobowiązują pracodawcę do wyposażenia pracownika w narzędzia i materiały niezbędne do jej wykonywania, a także obsługę logistyczną pracy zdalnej.  

Pracę zdalną można świadczyć, korzystając z narzędzi i materiałów, których nie zapewnił zakład pracy. Musi to jednak przebiegać z poszanowaniem i ochroną informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa bądź danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Ważną kwestią pozostaje również fakt, że w razie zapewnienia przez pracodawcę narzędzi i materiałów do wykonywania pracy zdalnej – w formie rzeczowej bądź też, jako wypłata świadczeń za używanie przez pracownika sprzętów prywatnych – na gruncie przepisów o podatku dochodowym nie powstaje po stronie zatrudnionego przychód. 

Czy pracownik może odmówić wykonywania pracy zdalnej?

Jednym z podstawowych obowiązków pracowniczych jest wykonywanie poleceń pracodawcy, o ile nie naruszają one przepisów prawa czy nie są sprzeczne z zapisami umowy o pracę. Stosowanie się do polecenia przełożonego dotyczy również wykonywania pracy zdalnej.

Art. 100 § 1 Kodeksu pracy stanowi, źe pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę.

W przypadku, gdy pracownik odmówi wykonania polecenia, które jest zgodne z przepisami i z zapisami umowy o pracę, to pracodawca może nałożyć na podwładnego karę porządkową. Nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów BHP może skutkować dla niego karą nagany lub upomnienia (art. 108 Kodeksu pracy).

Więcej ważnych informacji znajdziesz na stronie głównej Inforu