REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Sygnalista a RODO. Nowe przepisy i obowiązki

Paweł Bronisław Ludwiczak
Radca prawny, specjalizujący się w tematach związanych z obsługą prawną przedsiębiorców, prawem korporacyjnym, zamówieniami in house, publicznym transportem zbiorowym i Compliance.
Sygnalista a RODO
Sygnalista a RODO
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Podmiot przetwarzający powinien z najwyższą starannością chronić dane osobowe osób, których dane przetwarza w systemie zgłaszania naruszeń, a w szczególności dane osobowe sygnalisty.

Sygnalisci a przepisy ochronie danych osobowych

Jak pisałem 3 lata temu w artykule „System dla sygnalistów a RODO”, projektując, wdrażając czy zarządzając systemem przyjmowania zgłoszeń, prowadzenia działań następczych i ochrony sygnalistów należy przestrzegać jednocześnie przepisów o  ochronie danych osobowych. 

REKLAMA

Przypomnę tylko, że w artykule 17 Dyrektywy o sygnalistach mamy zapisane, że: przetwarzanie danych osobowych w związku z realizacją dyrektywy o sygnalistach, w tym wymiany lub przekazywania danych osobowych przez właściwe organy, dokonuje się zgodnie z RODO.

REKLAMA

Ponadto w motywie 83 podkreślono, że szczególną uwagę należy zwrócić na zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych określone w art. 5 RODO oraz zasady uwzględniania ochrony danych już w fazie projektowania i domyślnej ochrony danych.

Oznacza to, Inspektorzy Ochrony Danych powinni być od początku (od etapu projektowania) włączeni we wdrożenie systemów dla sygnalistów i należy realizować zasadę privacy by design (zwanej zasadą prywatności w fazie projektowania) oznacza, że projektując już system dla sygnalistów musimy zaprojektować w nim ochronę danych osobowych oraz odpowiednie zmiany w systemie ochrony danych osobowych. Trzeba pamiętać m.in., że przeprowadzając analizę ryzyk, należy w niej uwzględnić, że:

  1. sygnaliści mogą być ofiarami działań odwetowych,
  2. osoby, których dotyczy zgłoszenie mogę być niewinne.

Należy również przestrzegać innych zasad określonych w art. 5 RODO (tj. legalności, rzetelności, przejrzystości, celowości, proporcjonalności i minimalizacji danych, ograniczenia czasowego, integralności, Privacy by default i rozliczalności).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Przetwarzanie danych osobowych

W systemie zgłaszania naruszeń mogą być przetwarzane:

  1. dane osobowe sygnalistów lub osób pomagających w zgłoszeniu lub osób powiązanych z sygnalistą,
  2. dane osobowe osób, których dotyczy zgłoszenie,
  3. dane osobowe osób trzecich np. świadków.

W każdej indywidualnej sprawie należy sprawdzić podstawy prawne przetwarzania danych. W związku z przyjęciem zgłoszenia i prowadzenia działań następczych możemy przetwarzać:

1. tzw. dane zwykłe, np.: imię, nazwisko, adres zamieszkania, adres email, nr telefonu itp., na podstawie m.in.:

  1. art. 6 ust  1 lit c) RODO w związku z art. 8 ust 4 ustawy o ochronie sygnalistów (co do danych osoby, której dotyczy zgłoszenie i sygnalisty), 
  2. art. 6 ust 1 lit a) RODO w zakresie ujawnienia tożsamości Sygnalisty,
  3. art. 6 ust 1 lit f) RODO,

2. szczególnej kategorii dane osobowe (dawniej dane wrażliwe) np. dotyczące stanu zdrowia, przekonań politycznych, religijnych lub światopoglądowych, orientacji seksualnej,  przynależności do związków zawodowych itp.,na podstawie m.in.:

  1. art. 9 ust 2 lit. g RODO w związku z art. 8 ust 4 ustawy o ochronie sygnalistów,

3. dane dotyczące skazań. Przyznam się szczerze, że ustawie o ochronie sygnalistów obecnie brak jest podstawy prawnej do przetwarzania danych dotyczących skazania.

Warto zauważyć, że:

  1. w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych powinny być tylko dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób oraz adres do kontaktu z sygnalistą,
  2. po otrzymaniu zgłoszenia należy przetwarzać dane osobowe tylko w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Nie należy zbierać danych osobowych, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, a w razie ich przypadkowego zebrania należy je niezwłocznie usunąć, w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

Zwracam uwagę, że mamy dwa różne okresy retencji danych w związku z przyjmowaniem zgłoszeń o naruszeniach:

  1. dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
  2. dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez podmiot prawny przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Jakie obowiązki?

Przypominam, że podmiot przetwarzający dane osobowe w systemie zgłaszania naruszeń jest zobowiązany m.in.:

  1. wdrożyć adekwatny i skuteczny system ochrony danych osobowych,
  2. przestrzegać zasad przetwarzania danych osobowych,
  3. wykonywać swoje obowiązki z zakresu ochrony danych osobowych tj.:

    a) obowiązki z art. 13 – 21 RODO, przy czym:

    1. 1) osobom, których dotyczy zgłoszenie nie przysługuje prawo do sprzeciwu, prawo do przenoszenia danych i prawo do bycia zapomnianym oraz ograniczone jest prawo do informacji z art. 14 RODO i art. 15 RODO ponieważ nie przysługuje im prawo do informacji o źródle pochodzenia ich danych osobowych- czyli kim jest sygnalista.

    b) zawarcie stosownych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych lub współadministrowania,

    c) udzielenie stosownych upoważnień,

    d) inne.

Warto podkreślić, że podmiot przetwarzający powinien z najwyższą starannością chronić dane osobowe osób, których dane przetwarza w systemie zgłaszania naruszeń, a w szczególności dane osobowe sygnalisty.

Autopromocja
oprac. Wioleta Matela-Marszałek

REKLAMA

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Wynagrodzenie minimalne 2023 [quiz]
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/15
Kiedy będą miały miejsce podwyżki minimalnego wynagrodzenia w 2023 roku?
od 1 stycznia i od 1 lipca
od 1 stycznia i od 1 czerwca
od 1 lutego i od 1 lipca
Następne
Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Do 600 euro odszkodowania za opóźniony albo odwołany lot. Zwrot 25% albo 50% ceny biletu za opóźniony pociąg

W przypadku opóźnionego albo odwołanego lotu samolotem podróżny (konsument) może otrzymać rekompensatę (odszkodowanie) od 250 do 600 euro. Natomiast za opóźnienie pociągu odszkodowanie w wysokości 25 proc. lub 50 proc. ceny biletu. Taką informację przekazała Polskiej Agencji Prasowej koordynator ECK Polska Renata Yanisiv. W przypadku noclegów można reklamować niezgodności z ofertą i warunkami umowy.

Bon senioralny już w tym kwartale. Taki jest plan rządu

Projekt ustawy o bonie senioralnym ma zostać przyjęty przez rząd w tym kwartale. Tak wynika z planu legislacyjnego Rady Ministrów. Wysokość bonu senioralnego ma wynosić maksymalnie 2150 zł. Osobą uprawnioną do korzystania z usług świadczonych w ramach bonu senioralnego będzie osoba, która ukończyła 75. rok życia.

e-Doręczenia w kancelariach komorniczych. System ma przynieść oszczędności finansowe

Komornicy sądowi jako pierwsi wprowadzają system e-Doręczeń. Docelowo dostęp do wszystkich postępowań komorniczych ma być cyfrowy. System e-Doręczeń ma przynieść kancelariom komorniczym znaczne oszczędności finansowe.

Rynkowi pracy nie grozi nic złego. Zatrudnienie spadło, ale za nami kolejny miesiąc wzrostu wynagrodzenia w tempie dwucyfrowym

Znamy przeciętne miesięczne wynagrodzenie w sektorze przedsiębiorstw. Rynkowi pracy nie grozi nic złego. Zatrudnienie co prawda spadło, ale za nami kolejny miesiąc wzrostu wynagrodzenia w tempie dwucyfrowym.

REKLAMA

Jedna lekcja religii w szkole, dodatkowe w salkach katechetycznych. MEN: zmiany od 1 września 2025 roku

Ministra edukacji narodowej Barbara Nowacka poinformowała 18 lipca 2024 r., że jedną lekcję religii tygodniowo w szkołach zamierza wprowadzić za pomocą rozporządzenia. Dodatkowe godziny mogą być realizowane w ramach zajęć w salkach katechetycznych - dodała.

500 zł dodatku do wynagrodzenia dla tych pracowników. Od kiedy? Sprawdź, co już wiadomo w tej sprawie.

500 zł dodatku do wynagrodzenia dla tych pracowników. Od kiedy? Sprawdź, co już wiadomo. Wysokość wynagrodzenia nauczyciela to nie tylko wynagrodzenie zasadnicze. To również dodatki do niego, w tym dodatek za wychowawstwo.

Odszkodowanie za opóźniony lot. Ile wynosi? Jak się o nie ubiegać?

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady WE 261/2004 ujednolica prawo lotnicze na terenie Unii Europejskiej. Rozporządzenie to określa zasady pomocy oraz odszkodowania dla podróżnych m.in. w przypadku opóźnionego lotu.

W listopadzie i grudniu 2024 r. wypłaty 1500 zł + dla rodziców dzieci od 12. do 35. miesiąca życia. Wnioski można składać od 1 października 2024 r.

Wnioski do programu Aktywny Rodzic będzie można składać od 1 października. Wiceministra rodziny Aleksandra Gajewska zapewniła, że pieniądze zostaną wypłacone do końca roku. Prezes ZUS Zbigniew Derdziuk dodał, że Zakład będzie gotowy do obsługi tego zadania.

REKLAMA

Przedawnienie długów w 2024 r. Kiedy kończy się możliwość dochodzenia swoich roszczeń?

28 lipca 2018 r. zmianie uległy terminy przedawnień. Podstawowy termin przedawnienia długu został skrócony z 10 lat do 6. Część roszczeń jednak ulega przedawnieniu dużo wcześniej. Czym jest przedawnienie długu? Jakie warunki trzeba spełniać by dług się przedawnił? Jak liczyć przedawnienie długu?

W roku szkolnym 2024/2025 pojawią się nie tylko mydło i papier toaletowy. Barbara Nowacka mówi o nowym programie pilotażowym.

Od września 2024 r. nie tylko mydło i papier toaletowy w szkołach. Barbara Nowacka mówi o programie pilotażowym. Zdaniem RPO problem ubóstwa menstruacyjnego godzi w konstytucyjne prawo do nauki. MEN chce to sprawdzić.

REKLAMA