Nieprzyjemne prawdy o sygnalistach – o czym się nie mówi? [WYWIAD]

Wioleta Matela-Marszałek, Infor.pl: Ustawa o ochronie sygnalistów zacznie obowiązywać 25 września br. Prywatne podmioty prawne zobowiązane do stosowania ustawy czekały na ten moment nawet kilka lat. Jakie spostrzeżenia pojawiają się obecnie wśród przedsiębiorców?

Magdalena Sudoł, adwokat: Pewnym truizmem jest stwierdzenie obecnie, że proces legislacyjny „zmęczył” adresatów ustawy. Kilkanaście projektów ustawy, kolejno pojawiające się zapowiedzi  i związane z nim niepewności, nie pozostały bez wpływu na decyzje podmiotów prawnych. Część podmiotów zobowiązanych do ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych, nie czekało bowiem na ustawodawcę i wprowadziło odpowiednie rozwiązania w swoich organizacjach. W rezultacie, część wsparcia prawnego jakie oferujemy koncentruje się na aktualizacji już istniejących rozwiązań.

Czy trudno przekonać firmy do przyjęcia odpowiedniej procedury dotyczącej sygnalistów?

Wydaje się, że przedsiębiorcy są świadomi potrzeby wdrożenia odpowiednich procedur, czy też de facto utworzenia w organizacji prawidłowego systemu zgłoszeń. Po wejściu w życie ustawy, kwestia ustalenia procedury nie będzie dobrowolna, a stanie się kolejnym prawnym obowiązkiem nałożonym na organizacje. Z mojego doświadczenia, szczególnie w zakresie wsparcia w prowadzeniu postępowań wyjaśniających  w sprawach pracowniczych, wyraźnie kształtuje się potrzeba szkoleń i wsparcia organizacji przy prowadzeniu działań następczych. Nie każdy przedsiębiorca posiada odpowiednie wyspecjalizowane działy prawne czy compliance, inni przedsiębiorcy jak się czasami wydaje, nie mają odpowiednio licznej załogi, po to, aby prowadzić takie postępowania. Nie dziwi zatem wsparcie zewnętrznych prawników czy konsultantów.

Wspominała Pani o wyjaśnianiu spraw pracowniczych, chociaż ustawa nie zobowiązuje obecnie do ich uwzględnienia. Czy pracodawcy decydują się na połączenie procedur zgłoszeń i uwzględnienie spraw pracowniczych?

Prawdą jest, że ostatecznie ustawa nie zobowiązuje do uwzględnienia w zakresie przedmiotowym procedury naruszeń prawa pracy. Odpowiedź czy dopuścić zgłaszanie skarg z tego obszaru zależy naturalnie od sytuacji konkretnej organizacji. Założenie połączenia kanałów zgłoszeń i umożliwienie pracownikom zgłaszania nieprawidłowości w zakresie np. naruszeń procedur antymobbingowych, antydyskryminacyjnych czy kodeksów etyki, jest rozwiązaniem korzystnym zarówno dla organizacji, jak również dla załogi, która może skuteczniej (szybciej) zidentyfikować i skorzystać z określonej przez firmę ścieżki złożenia zgłoszenia. Bywa bowiem tak, że pojawia się pewna psychologiczna bariera złożenia skargi, kiedy pracownik nie ma pewności, w jaki sposób skutecznie może zasygnalizować dostrzeżone naruszenie. Stąd, jak podkreślamy również w praktyce, warto zadbać o „legal design” samej procedury po to, aby zachęcała swoich odbiorców nawet wizualnie do zapoznania się z nią, ułatwiała lekturę i odnalezienie stosownej ścieżki działania. Pojawiają się zatem niekiedy ciekawe infografiki, plakaty, zdjęcia zachęcające do skorzystania z procedury.

O czym jeszcze warto pamiętać przygotowując procedurę zgłoszeń wewnętrznych?

Myślę, że o bezpieczeństwie przyjmujących zgłoszenia. Mam na myśli, takie zaprojektowanie procesu przyjmowania zgłoszeń, aby zapewnić odpowiednie przeszkolenie i bezpieczeństwo przyjmujących skargi, którzy będą zobowiązani m.in. do spotykania się z sygnalistami. To nieprzyjemna prawda, o której nie należy zapominać – sygnalistą może być osoba spoza organizacji, która uzyskała informację przy okazji.  Oznacza to, że upoważnieni do przyjmowania zgłoszeń mogą  w praktyce nie znać sygnalistów, a ustawa zobowiąże ich do zorganizowania spotkania osobistego po to, aby umożliwić sygnaliście dokonanie zgłoszenia tj. złożenia skargi „w cztery oczy”. Co to oznacza? Że realizacja procedury może wymagać dostępu np. do siedziby spółki lub do konkretnej osoby wskazanej w procedurze, w celach innych niż złożenie skargi. Organizacje powinny zatem pomyśleć np. w ramach przygotowania konkretnych instrukcji czy regulaminów o działaniach upoważnionych osób, czy o zapewnieniu im bezpieczeństwa (zarówno fizycznego jak i psychicznego). 

Ma Pani na myśli konkretną niebezpieczną sytuację?

Żyjemy, jak się wydaje, w „ciekawych czasach”. Niezależnie od wdrożenia procedury zgłoszeń, warto dbać o bezpieczeństwo, w tym cyberbezpieczeństwo załogi. Niezmiennie z perspektywy prawnej szczególnej ochronie podlegać powinna tajemnica przedsiębiorstwa i własność intelektualna. W toku weryfikowania i rozpatrywania skarg, niezmiernie istotne pozostaje zachowanie równowagi pomiędzy przeciwstawnymi często interesami, tak aby zapewnić prawidłową ochronę sygnalistów i jednocześnie umożliwić organizacjom odpowiednią reakcję na bezpodstawne skargi złożone w złej wierze.

Niektórzy eksperci wskazują, że ustawa o ochronie sygnalistów w praktyce będzie regulacją martwą. Czy podziela Pani taki pogląd?

Mam nadzieje, że tak nie będzie, a organizacje, które zostały niejako „zmuszone” ustawą do refleksji nad zakresem swojej działalności, z którym związane jest  wyjaśnianie skarg, docenią wartość dobrze wdrożonej procedury zgłoszeń. Wydaje się, że świadomość możliwości dokonywania zgłoszeń, w tym wynikająca chociażby  z doniesień medialnych tzw. „głośnych” spraw sygnalistów, będzie rosła. Szkoda, że nagłaśniane są często sprawy kontrowersyjne, w których sygnaliści nie byli odpowiednio traktowani. Liczę, że w przyszłości pojawią się informacje ukazujące pozytywny, korzystny wpływ sygnalistów, na organizacje czy szerzej na społeczność. Niewątpliwie o ustawie o ochronie sygnalistów, będziemy jeszcze słyszeć, warto zatem pozostać ciekawym empirycznych doświadczeń po wdrożeniu procedur.

Bardzo dziękuję za rozmowę.

adwokat Magdalena Sudoł
Szef HR Compliance w kancelarii Lubasz i Wspólnicy
Wspiera przedsiębiorców w zakresie prawa pracy obejmującego zarówno indywidualne, jak i zbiorowe stosunki pracy, w tym przygotowuje i wdraża procedury HR-owe w organizacjach. Ma 10-letnie doświadczenie w reprezentowaniu pracodawców przed sądami oraz w postępowaniach kontrolnych. Posiada doświadczenie przy doradztwie transakcyjnym obejmującym wsparcie przy procesach przejęcia personelu, restrukturyzacji i reintegracji zespołów pracowniczych, outsourcingu pracowników, w tym we wdrożeniu procedury zwolnień indywidualnych i grupowych. Członek Stowarzyszenia Praktycy Compliance oraz wykładowca ORA w Warszawie.

Polecamy: „Sygnaliści w firmie. Przewodnik dla pracodawcy”