REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kanały zgłoszeniowe dla sygnalistów – wymagania wobec aplikacji

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Paweł Bronisław Ludwiczak
Radca prawny, specjalizujący się w tematach związanych z obsługą prawną przedsiębiorców, prawem korporacyjnym, zamówieniami in house, publicznym transportem zbiorowym i Compliance.
Cezary Kociński
Doktor nauk prawnych. Przez 15 lat adiunkt i wykładowca w szkołach wyższych i doradca w JST. Specjalizuje się w ustroju administracji publicznej, procesach zachodzących w organizacjach sektora publicznego i Compliance
Kanały zgłoszeniowe dla sygnalistów – wymagania wobec aplikacji
Kanały zgłoszeniowe dla sygnalistów – wymagania wobec aplikacji
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Zarówno z doświadczeń rynkowych, jak również z badań wynika, że dedykowane aplikacje webowe są najczęściej wybieranym kanałem zgłoszeniowym przez sygnalistów. Jakie wymagania powinny spełniać takie aplikacje?

Różne kanały zgłoszeniowe dla sygnalistów

Teoretycznie możliwe jest funkcjonowanie kilkunastu różnych kanałów zgłoszeniowych dla sygnalistów. 

REKLAMA

REKLAMA

W praktyce jednak w trakcie wdrożeń lub audytów spotyka się najczęściej:

  1. skrzynka fizyczna,
  2. osobiste spotkanie,
  3. dedykowany e-mail,
  4. dedykowany telefon zaufania,
  5. dedykowana aplikację webową.

Aplikacja webowa dla sygnalistów

W niniejszym artykule chcielibyśmy pokrótce omówić kanał zgłoszeniowy jakim jest aplikacja webowa. Zarówno z doświadczeń rynkowych, jak również z badań (np. ACFE) wynika, że to dedykowane aplikacje webowe są najczęściej wybieranym kanałem zgłoszeniowym przez sygnalistów.

Takie aplikacje powinny:

REKLAMA

  1. zapewniać zarówno na poziomie funkcjonalnym, jak i technicznym (szyfrowanie danych) odpowiednio wysoki poziom bezpieczeństwa, patrząc zarówno z punktu widzenia sygnalisty, jak i podmiotu używającego jej do przyjmowania, rejestracji i obsługi zgłoszeń,
  2. spełniać wymagania RODO w tym: w zakresie poufności, dostępności i integralności, retencji danych oraz realizacji praw osób, których dane są przetwarzane,
  3. zapewniać sygnaliście bezpieczną komunikację ,
  4. umożliwiać potwierdzenie sygnaliście przyjęcie zgłoszenia,
  5. umożliwiać przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej,
  6. umożliwiać tworzenie i prowadzenie rejestrów zgłoszeń zgodnie z ustawą,
  7. umożliwiać sygnaliście zapoznanie się z klauzulą informacyjna RODO.

Dobrze jakby aplikacja webowa:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  1. zapewniała dostępność 24/7,
  2. umożliwiała zgłaszanie naruszeń z różnych urządzeń firmowych lub prywatnych (w szczególności) – PC, smartfon itd.
  3. umożliwiała przyjmowanie zgłoszeń anonimowych i umożliwiała anonimową korespondencję z sygnalistą,
  4. umożliwiała sygnaliście przekazywanie dowodów w postaci plików (dokumenty, zdjęcia, filmy itp.),
  5. zapewniała dostęp do historii działań w niej podejmowanych,
  6. zapewniała spełnienie zasad rozliczalności (w tym pełen audyt aktywności użytkowników odpowiedzialnych za przyjmowanie i obsługę zgłoszeń), 
  7. umożliwiała generowanie raportów statystycznych,
  8. była przyjazna w użytkowaniu, zarówno dla sygnalisty, jak i osób przyjmujących zgłoszenia lub osób prowadzących działania następcze, w tym postępowania wyjaśniające,
  9. umożliwiała zgłaszanie również innych naruszeń, jeżeli taką decyzję podejmie podmiot prawny,
  10. wspierała dokumentowanie działań następczych,
  11. umożliwiała udostępniania sygnalistom dokumentów: procedury zgłoszeń itp.

 

Profesjonalna aplikacja webowa jest najwygodniejszym i najefektywniejszym kanałem zgłoszeniowym. Jednocześnie jest narzędziem umożliwiającym podmiotom prawnym efektywną komunikację z sygnalistą i zapewniającym spełnienie szeregu obowiązków prawnych. W naszej ocenie jednak nie powinna być , w większości przypadków, jedynym kanałem przyjmowania zgłoszeń sygnalistów. Zalecamy jednocześnie wdrożenie i zarządzanie co najmniej jeszcze jednym kanałem pisemnym (np. skrzynka fizyczna) oraz wdrożenie przyjmowania zgłoszeń ustnych.

Czym się kierować przy wyborze odpowiedniej aplikacji?

Najlepsza jednak aplikacja nie będzie działać jeżeli nie będzie prowadzona odpowiednia komunikacja, w tym działania edukacyjne i marketingowe wśród pracowników.

W przypadku organów publicznych zwracamy uwagę, że należy używać dwóch osobnych aplikacji lub dwóch odrębnych instalacji danej aplikacji. Jednej do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i drugiej do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych. Funkcjonalności tych dwóch aplikacji będą się trochę różnić.

Ważnymi elementami przy ocenie dostawcy aplikacji są:

  1. jego wiarygodność, w tym dotychczasowe doświadczenie we wdrażaniu i utrzymaniu takich systemów, liczba i wielkość obsługiwanych podmiotów oraz posiadane referencje,
  2. zapewnienie bieżącego wsparcia technicznego (serwis na zasadach SLA określonych w umowie z dostawcą) aplikacji, a także nieodpłatnego dostosowywania jej do zmieniających się wymagań prawnych oraz pojawiających się zagrożeń z zakresu cyberbezpieczeństwa,
  3. gwarancja na system,
  4. posiadane certyfikaty i dokumenty potwierdzające, że aplikacja była testowana pod względem cyberbezpieczeństwa,
Ważne

Przypominamy, że z dostawcą aplikacji należy zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO).

Polecamy: Sygnaliści w firmie. Przewodnik dla pracodawców

oprac. Wioleta Matela-Marszałek
Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Dni opieki na dzieci z różnych związków to prawdziwa łamigłówka. Pracodawcy nie wiedzą co robić. Korzystają ci, którzy znają swoje prawa

Ile dni zwolnienia na opiekę nad dzieckiem mogą wykorzystać pracownicy, którzy mają dzieci z różnych związków? Podzielenie tego uprawnienia to prawdziwa łamigłówka. Wygrać mogą tylko te osoby, które znają swoje prawa.

Czy partner ma prawo do zachowku? Przepisy i propozycje zmian

Partnerzy często nie wiedzą czy po sobie dziedziczą i jakie mają prawa. Komu przysługuje zachowek? Co z osobami będącymi w związkach nieformalnych? Czy obecne przepisy mogą się zmienić? Odpowiadamy na najważniejsze pytania!

Szybciej, prościej, bezpieczniej – szykuje się nowe prawo dla znalazców i właścicieli zgub [PROJEKT]

Aktualnie obowiązuje jeszcze ustawa z dnia 20 lutego 2015 r. o rzeczach znalezionych (t.j. Dz. U. z 2023 r., poz. 501), ale czas gruntownie ją znowelizować. W Sejmie trwają prace nad rządowym projektem nowelizacji ustawy o rzeczach znalezionych oraz Kodeksu cywilnego (druk nr 1629). Celem zmian jest uproszczenie procedur, zwiększenie skuteczności poszukiwań właścicieli zgubionych przedmiotów oraz lepsza ochrona danych osobowych. Praktyka pokazała wiele problemów – m.in. niejasne kompetencje urzędów, brak procedur dla dokumentów z danymi osobowymi czy zbyt długie postępowania. Nowelizacja odpowiada na postulaty starostw, portów lotniczych i innych instytucji.

Mini-prohibicja tuż za rogiem – Ministerstwo Zdrowia chce poważnie ograniczyć sprzedaż alkoholu już od 1 stycznia 2026 roku

Ministerstwo Zdrowia przyspieszyło pracę nad zmianami w ustawie o przeciwdziałaniu alkoholizmowi i wychowaniu w trzeźwości. U podstaw nowych założeń leży ograniczenie sprzedaży alkoholu i wyrobów alkoholowych. Projekt jest już na etapie konsultacji społecznych. Okazuje się, że najnowsza propozycja zawiera rozwiązania idące dalej, niż wcześniej zapowiadane przez Ministerstwo. Wszystko w trosce o zdrowie Polaków.

REKLAMA

Skrócony czas pracy. Eksperci ostrzegają: problemem będą absencje i urlopy – firmy już muszą przygotować się na chaos w kadrach

Skrócony czas pracy staje się faktem – Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zakończyło nabór firm do pilotażu „Skrócony czas pracy – to się dzieje!”. Do programu zakwalifikowano około 90 przedsiębiorstw, choć zgłosiło się niemal dwa tysiące. Eksperci już ostrzegają, że choć to historyczny projekt, może on przynieść poważne problemy z ewidencją, absencjami i urlopami. Firmy będą musiały prowadzić dwa systemy rozliczeń, a kadry staną przed jednym z największych wyzwań organizacyjnych ostatnich lat.

Zmiana czasu na zimowy w 2025 r. – w którą noc zegarki przestawiamy godzinę do tyłu? Co z wynagrodzeniem? Jakie korzyści ze zmian czasu?

Zmiana czasu letniego na zimowy w 2025 roku nastąpi (jak co roku) w ostatni weekend października – a dokładnie w nocy z soboty 25 października na niedzielę 26 października. Zmiana ta następuje w Polsce i całej Unii Europejskiej zmiana czasu z zimowego na letni. Wskazówki zegarów trzeba przesunąć z godz. 3.00 na 2.00 a zatem tej nocy będziemy spać (a niektórzy - pracować) całą godzinę dłużej. Zyskamy 60 minut snu i będziemy mieli więcej jaśniejszych poranków z naturalnym światłem dziennym (słonecznym) ale za to popołudniami szybciej będzie się robiło ciemno. Jaki ma wpływ październikowa zmiana czasu na wynagrodzenie za pracę?

Właściciele psów i kotów poniosą dodatkowe koszty. Chodzi o obowiązkową ewidencję zwierząt w systemie KROPiK

Obowiązek rejestracji psów i kotów w systemie KROPiK będzie wiązał się dla właścicieli zwierząt z koniecznością poniesienia dodatkowych kosztów? Czy da się ich uniknąć? Kto będzie miał dostęp do danych wprowadzonych do systemu? Po co zwierzętom PESEL?

Niepełnosprawni zyskają nowe prawa. Projekt ustawy o asystencji osobistej w Sejmie

Do Sejmu trafił poselski projekt ustawy o asystencji osobistej osób z niepełnosprawnościami. Posłanki zapowiadają, że to przełomowy krok w stronę samodzielności, równości i realizacji konwencji ONZ o prawach osób z niepełnosprawnościami.

REKLAMA

Czy to wreszcie przełom, na który czekały tysiące par w Polsce? Wraca sprawa związków partnerskich. Katarzyna Kotula zapowiada: szczegóły już wkrótce!

Po latach politycznych obietnic i gorących debat, sprawa związków partnerskich znów znalazła się w centrum uwagi całego kraju. W piątek rządząca koalicja ma przedstawić szczegóły projektu, który – jak mówią jego autorzy – „ułatwi ludziom życie” i „odpowie na realne potrzeby społeczne”. Choć temat wracał do Sejmu wielokrotnie, nigdy jeszcze nie był tak blisko realizacji. Tym razem w grę wchodzi kompromis, który połączył nawet polityków z różnych biegunów ideowych.

Świadczenia po urodzeniu dziecka w 2026 r. Co przysługuje rodzicom? [LISTA]

Wielu rodziców oczekujących narodzin dziecka w 2026 r. zastanawia się nad możliwymi formami finansowego wsparcia. Na jakie świadczenia można liczyć? Czy trzeba spełnić dodatkowe kryteria? Odpowiadamy!

REKLAMA