REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kanały zgłoszeniowe dla sygnalistów – wymagania wobec aplikacji

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Paweł Bronisław Ludwiczak
Radca prawny, specjalizujący się w tematach związanych z obsługą prawną przedsiębiorców, prawem korporacyjnym, zamówieniami in house, publicznym transportem zbiorowym i Compliance.
Cezary Kociński
Doktor nauk prawnych. Przez 15 lat adiunkt i wykładowca w szkołach wyższych i doradca w JST. Specjalizuje się w ustroju administracji publicznej, procesach zachodzących w organizacjach sektora publicznego i Compliance
Kanały zgłoszeniowe dla sygnalistów – wymagania wobec aplikacji
Kanały zgłoszeniowe dla sygnalistów – wymagania wobec aplikacji
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Zarówno z doświadczeń rynkowych, jak również z badań wynika, że dedykowane aplikacje webowe są najczęściej wybieranym kanałem zgłoszeniowym przez sygnalistów. Jakie wymagania powinny spełniać takie aplikacje?

Różne kanały zgłoszeniowe dla sygnalistów

Teoretycznie możliwe jest funkcjonowanie kilkunastu różnych kanałów zgłoszeniowych dla sygnalistów. 

REKLAMA

W praktyce jednak w trakcie wdrożeń lub audytów spotyka się najczęściej:

  1. skrzynka fizyczna,
  2. osobiste spotkanie,
  3. dedykowany e-mail,
  4. dedykowany telefon zaufania,
  5. dedykowana aplikację webową.

Aplikacja webowa dla sygnalistów

W niniejszym artykule chcielibyśmy pokrótce omówić kanał zgłoszeniowy jakim jest aplikacja webowa. Zarówno z doświadczeń rynkowych, jak również z badań (np. ACFE) wynika, że to dedykowane aplikacje webowe są najczęściej wybieranym kanałem zgłoszeniowym przez sygnalistów.

Takie aplikacje powinny:

  1. zapewniać zarówno na poziomie funkcjonalnym, jak i technicznym (szyfrowanie danych) odpowiednio wysoki poziom bezpieczeństwa, patrząc zarówno z punktu widzenia sygnalisty, jak i podmiotu używającego jej do przyjmowania, rejestracji i obsługi zgłoszeń,
  2. spełniać wymagania RODO w tym: w zakresie poufności, dostępności i integralności, retencji danych oraz realizacji praw osób, których dane są przetwarzane,
  3. zapewniać sygnaliście bezpieczną komunikację ,
  4. umożliwiać potwierdzenie sygnaliście przyjęcie zgłoszenia,
  5. umożliwiać przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej,
  6. umożliwiać tworzenie i prowadzenie rejestrów zgłoszeń zgodnie z ustawą,
  7. umożliwiać sygnaliście zapoznanie się z klauzulą informacyjna RODO.

Dobrze jakby aplikacja webowa:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  1. zapewniała dostępność 24/7,
  2. umożliwiała zgłaszanie naruszeń z różnych urządzeń firmowych lub prywatnych (w szczególności) – PC, smartfon itd.
  3. umożliwiała przyjmowanie zgłoszeń anonimowych i umożliwiała anonimową korespondencję z sygnalistą,
  4. umożliwiała sygnaliście przekazywanie dowodów w postaci plików (dokumenty, zdjęcia, filmy itp.),
  5. zapewniała dostęp do historii działań w niej podejmowanych,
  6. zapewniała spełnienie zasad rozliczalności (w tym pełen audyt aktywności użytkowników odpowiedzialnych za przyjmowanie i obsługę zgłoszeń), 
  7. umożliwiała generowanie raportów statystycznych,
  8. była przyjazna w użytkowaniu, zarówno dla sygnalisty, jak i osób przyjmujących zgłoszenia lub osób prowadzących działania następcze, w tym postępowania wyjaśniające,
  9. umożliwiała zgłaszanie również innych naruszeń, jeżeli taką decyzję podejmie podmiot prawny,
  10. wspierała dokumentowanie działań następczych,
  11. umożliwiała udostępniania sygnalistom dokumentów: procedury zgłoszeń itp.

 

Profesjonalna aplikacja webowa jest najwygodniejszym i najefektywniejszym kanałem zgłoszeniowym. Jednocześnie jest narzędziem umożliwiającym podmiotom prawnym efektywną komunikację z sygnalistą i zapewniającym spełnienie szeregu obowiązków prawnych. W naszej ocenie jednak nie powinna być , w większości przypadków, jedynym kanałem przyjmowania zgłoszeń sygnalistów. Zalecamy jednocześnie wdrożenie i zarządzanie co najmniej jeszcze jednym kanałem pisemnym (np. skrzynka fizyczna) oraz wdrożenie przyjmowania zgłoszeń ustnych.

Czym się kierować przy wyborze odpowiedniej aplikacji?

Najlepsza jednak aplikacja nie będzie działać jeżeli nie będzie prowadzona odpowiednia komunikacja, w tym działania edukacyjne i marketingowe wśród pracowników.

W przypadku organów publicznych zwracamy uwagę, że należy używać dwóch osobnych aplikacji lub dwóch odrębnych instalacji danej aplikacji. Jednej do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i drugiej do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych. Funkcjonalności tych dwóch aplikacji będą się trochę różnić.

Ważnymi elementami przy ocenie dostawcy aplikacji są:

  1. jego wiarygodność, w tym dotychczasowe doświadczenie we wdrażaniu i utrzymaniu takich systemów, liczba i wielkość obsługiwanych podmiotów oraz posiadane referencje,
  2. zapewnienie bieżącego wsparcia technicznego (serwis na zasadach SLA określonych w umowie z dostawcą) aplikacji, a także nieodpłatnego dostosowywania jej do zmieniających się wymagań prawnych oraz pojawiających się zagrożeń z zakresu cyberbezpieczeństwa,
  3. gwarancja na system,
  4. posiadane certyfikaty i dokumenty potwierdzające, że aplikacja była testowana pod względem cyberbezpieczeństwa,
Ważne

Przypominamy, że z dostawcą aplikacji należy zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO).

Polecamy: Sygnaliści w firmie. Przewodnik dla pracodawców

oprac. Wioleta Matela-Marszałek
Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
14. emerytura z KRUS - ile i dla kogo w 2025 roku. Kiedy wypłata?

Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego poinformowała w komunikacie, że dodatkowe roczne świadczenie pieniężne dla emerytów i rencistów, potocznie zwane "czternastą emeryturą", będzie w 2025 roku wypłacone we wrześniu, podobnie jak w poprzednich dwóch latach. Kto ma prawo do tego świadczenia, ile wyniesie w tym roku?

Rachunki uśpione wreszcie dostępne dla spadkobierców! Prezydent podpisał nowelę Prawa bankowego

Prezydent Karol Nawrocki podpisał nowelizację Prawa bankowego, która umożliwia szybkie zamknięcie tzw. „rachunków uśpionych” i ułatwia spadkobiercom dostęp do środków po zmarłych. Równocześnie przyjął ustawę wydłużającą terminy na przechowywanie nawozów naturalnych w gospodarstwach rolnych, a zdecydowanie zawetował przepisy obniżające kary za przestępstwa skarbowe.

Umowa szkoleniowa (tzw. „Lojalka”) – zasady, terminy, plusy i minusy. Kiedy trzeba dać pracownikowi urlop szkoleniowy?

Sfinansowanie przez pracodawcę kosztownego szkolenia czy studiów pracownika to inwestycja. W naturalny sposób rodzi się pytanie: co jeśli pracownik po zakończeniu nauki szybko odejdzie z firmy? Jednym z narzędzi, które mają chronić pracodawcę przed stratą takiej inwestycji, jest umowa szkoleniowa, potocznie nazywana lojalką.

Świadczenia alimentacyjne. MRPiPS zapowiada ważną zmianę

Wprawdzie kryterium dochodowe pozostanie, ale ma podlegać corocznej waloryzacji. Aktualnie próg dochodowy dla świadczeń z funduszu alimentacyjnego zmienia się raz na trzy lata.

REKLAMA

Nawet 6,3 tys. zł miesięcznie dla studentów tych uczelni. MON już uszczelnia przepisy!

Studia wojskowe kuszą wysokim uposażeniem już od pierwszego roku, jednak atrakcyjny system sprzyja nadużyciom. MON wprowadza zmiany i uszczelnia przepisy, by ograniczyć rezygnacje studentów-żołnierzy oraz straty dla budżetu państwa.

500 plus dla małżeństw i niezwykłe jubileusze! Czy najstarsze pary w Polsce doczekają się gratyfikacji?

„500 plus dla małżeństw” – tak w skrócie określa się projekt jubileuszowej gratyfikacji, która ma nagradzać pary z wyjątkowo długim stażem. W Polsce nie brakuje małżeństw obchodzących złote, diamentowe czy brylantowe gody, a dziś znamy nawet parę, która wspólnie przeżyła 79 lat! Czy nowe świadczenie finansowe – od 5000 do 8000 zł – stanie się formą docenienia ich miłości i wytrwałości?

W 2025 r. emeryci pokrzywdzeni waloryzacją 9,49% subkonta ZUS. W 2026 r. nie będzie lepiej

Przez lata konto główne w ZUS miało wyższą waloryzacją (np. 14,41% w 2025 r.) niż subkonto ZUS (np. 9,49% w 2025 r.). Sejm zajmie się propozycją zrównania tych wartości i to wstecznie (aż od 2014 r.). To są spore pieniądze. Propozycja obywatela jest uczciwa, ale należy ocenić szanse jej przeprowadzenia przez parlament na 0%. Ta petycja obywatela będzie procedowana przez odpowiednią komisję, ale konkluzja będzie najpewniej taka „Niestety, nie ma na to pieniędzy w budżecie”.

Krótszy czas pracy w Polsce. Ministerstwo ujawniło pierwsze dane z pilotażu

W trakcie pierwszego tygodnia od rozpoczęcia pilotażu skrócenia czasu pracy do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wpłynęło 150 kompletnych wniosków od pracodawców, którzy chcieliby wziąć udział w programie. Kolejne są w trakcie przygotowywania.

REKLAMA

Duże zmiany w Karcie Nauczyciela od września 2025 r. M.in. godziny ponadwymiarowe, nagrody, odprawy ochrona przedemerytalna. Prezydent podpisał nowelizację

W dniu 21 sierpnia 2025 r. Prezydent RP podpisał ustawę z 25 lipca 2025 r. o zmianie ustawy – Karta nauczyciela oraz niektórych innych ustaw. Nowe przepisy mają w większości wejść w życie 1 września 2025 r. Nowelizacja ta zmienia także kilka innych ustaw - np. ustawę o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych i Prawo oświatowe.

Sprzedaż spadku z problemami. Notariusze ostrzegają przed pułapkami w nowych przepisach. Czy będą odmawiać sporządzania aktów notarialnych?

Kolejna nowelizacja ustawy o podatku od spadków i darowizn, choć w założeniu ma ograniczyć biurokrację, w praktyce może prowadzić do licznych problemów interpretacyjnych – ostrzegają notariusze z Izby Notarialnej w Poznaniu. Chodzi o ustawę z 25 lipca 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od spadków i darowizn, która weszła w życie 20 sierpnia 2025 r.

REKLAMA