REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kanały zgłoszeniowe dla sygnalistów – wymagania wobec aplikacji

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Paweł Bronisław Ludwiczak
Radca prawny, specjalizujący się w tematach związanych z obsługą prawną przedsiębiorców, prawem korporacyjnym, zamówieniami in house, publicznym transportem zbiorowym i Compliance.
Cezary Kociński
Doktor nauk prawnych. Przez 15 lat adiunkt i wykładowca w szkołach wyższych i doradca w JST. Specjalizuje się w ustroju administracji publicznej, procesach zachodzących w organizacjach sektora publicznego i Compliance
Kanały zgłoszeniowe dla sygnalistów – wymagania wobec aplikacji
Kanały zgłoszeniowe dla sygnalistów – wymagania wobec aplikacji
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Zarówno z doświadczeń rynkowych, jak również z badań wynika, że dedykowane aplikacje webowe są najczęściej wybieranym kanałem zgłoszeniowym przez sygnalistów. Jakie wymagania powinny spełniać takie aplikacje?

Różne kanały zgłoszeniowe dla sygnalistów

Teoretycznie możliwe jest funkcjonowanie kilkunastu różnych kanałów zgłoszeniowych dla sygnalistów. 

REKLAMA

W praktyce jednak w trakcie wdrożeń lub audytów spotyka się najczęściej:

  1. skrzynka fizyczna,
  2. osobiste spotkanie,
  3. dedykowany e-mail,
  4. dedykowany telefon zaufania,
  5. dedykowana aplikację webową.

Aplikacja webowa dla sygnalistów

W niniejszym artykule chcielibyśmy pokrótce omówić kanał zgłoszeniowy jakim jest aplikacja webowa. Zarówno z doświadczeń rynkowych, jak również z badań (np. ACFE) wynika, że to dedykowane aplikacje webowe są najczęściej wybieranym kanałem zgłoszeniowym przez sygnalistów.

Takie aplikacje powinny:

  1. zapewniać zarówno na poziomie funkcjonalnym, jak i technicznym (szyfrowanie danych) odpowiednio wysoki poziom bezpieczeństwa, patrząc zarówno z punktu widzenia sygnalisty, jak i podmiotu używającego jej do przyjmowania, rejestracji i obsługi zgłoszeń,
  2. spełniać wymagania RODO w tym: w zakresie poufności, dostępności i integralności, retencji danych oraz realizacji praw osób, których dane są przetwarzane,
  3. zapewniać sygnaliście bezpieczną komunikację ,
  4. umożliwiać potwierdzenie sygnaliście przyjęcie zgłoszenia,
  5. umożliwiać przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej,
  6. umożliwiać tworzenie i prowadzenie rejestrów zgłoszeń zgodnie z ustawą,
  7. umożliwiać sygnaliście zapoznanie się z klauzulą informacyjna RODO.

Dobrze jakby aplikacja webowa:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  1. zapewniała dostępność 24/7,
  2. umożliwiała zgłaszanie naruszeń z różnych urządzeń firmowych lub prywatnych (w szczególności) – PC, smartfon itd.
  3. umożliwiała przyjmowanie zgłoszeń anonimowych i umożliwiała anonimową korespondencję z sygnalistą,
  4. umożliwiała sygnaliście przekazywanie dowodów w postaci plików (dokumenty, zdjęcia, filmy itp.),
  5. zapewniała dostęp do historii działań w niej podejmowanych,
  6. zapewniała spełnienie zasad rozliczalności (w tym pełen audyt aktywności użytkowników odpowiedzialnych za przyjmowanie i obsługę zgłoszeń), 
  7. umożliwiała generowanie raportów statystycznych,
  8. była przyjazna w użytkowaniu, zarówno dla sygnalisty, jak i osób przyjmujących zgłoszenia lub osób prowadzących działania następcze, w tym postępowania wyjaśniające,
  9. umożliwiała zgłaszanie również innych naruszeń, jeżeli taką decyzję podejmie podmiot prawny,
  10. wspierała dokumentowanie działań następczych,
  11. umożliwiała udostępniania sygnalistom dokumentów: procedury zgłoszeń itp.

 

Profesjonalna aplikacja webowa jest najwygodniejszym i najefektywniejszym kanałem zgłoszeniowym. Jednocześnie jest narzędziem umożliwiającym podmiotom prawnym efektywną komunikację z sygnalistą i zapewniającym spełnienie szeregu obowiązków prawnych. W naszej ocenie jednak nie powinna być , w większości przypadków, jedynym kanałem przyjmowania zgłoszeń sygnalistów. Zalecamy jednocześnie wdrożenie i zarządzanie co najmniej jeszcze jednym kanałem pisemnym (np. skrzynka fizyczna) oraz wdrożenie przyjmowania zgłoszeń ustnych.

Czym się kierować przy wyborze odpowiedniej aplikacji?

Najlepsza jednak aplikacja nie będzie działać jeżeli nie będzie prowadzona odpowiednia komunikacja, w tym działania edukacyjne i marketingowe wśród pracowników.

W przypadku organów publicznych zwracamy uwagę, że należy używać dwóch osobnych aplikacji lub dwóch odrębnych instalacji danej aplikacji. Jednej do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i drugiej do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych. Funkcjonalności tych dwóch aplikacji będą się trochę różnić.

Ważnymi elementami przy ocenie dostawcy aplikacji są:

  1. jego wiarygodność, w tym dotychczasowe doświadczenie we wdrażaniu i utrzymaniu takich systemów, liczba i wielkość obsługiwanych podmiotów oraz posiadane referencje,
  2. zapewnienie bieżącego wsparcia technicznego (serwis na zasadach SLA określonych w umowie z dostawcą) aplikacji, a także nieodpłatnego dostosowywania jej do zmieniających się wymagań prawnych oraz pojawiających się zagrożeń z zakresu cyberbezpieczeństwa,
  3. gwarancja na system,
  4. posiadane certyfikaty i dokumenty potwierdzające, że aplikacja była testowana pod względem cyberbezpieczeństwa,
Ważne

Przypominamy, że z dostawcą aplikacji należy zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO).

Polecamy: Sygnaliści w firmie. Przewodnik dla pracodawców

oprac. Wioleta Matela-Marszałek
Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Sondaż zaufania: Jest zupełnie nowy lider, już nie Rafał Trzaskowski

W najnowszym sondażu zaufania Rafał Trzaskowski traci pozycję lidera. Zastępuje go były prezydent Aleksander Kwaśniewski, który debiutuje w zestawieniu. Wzrosty notują Sławomir Mentzen i Karol Nawrocki, a Donald Tusk i Jarosław Kaczyński tracą poparcie społeczne.

Nie dla teściów 7000 zł zasiłku pogrzebowego. Prezydent RP podpisał ustawę

Wreszcie! Wreszcie, po tylu latach jest ustawa podwyższająca kwotę zasiłku pogrzebowego z 4 000 zł do 7 000 zł, takie kwoty nie są jednak przewidziane dla każdego. Ustawa z dnia 9 maja 2025 r. o zmianie ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych oraz niektórych innych ustaw, podpisana przez Prezydenta w dniu 30 maja 2025 r - przewiduje szereg wyjątków i zastrzeżeń!

Już postanowione. Od lipca praca tylko przez cztery dni w tygodniu. Będzie 35-godzinny tydzień pracy

Przemęczeni zestresowani... Polacy dołączyli do czołówki najbardziej zapracowanych narodów w Europie. To zdanie potwierdzają dane Eurostatu. Tak jak my harują też Grecy i Rumuni. Czy będziemy pracować mniej? Na razie resort rodziny, pracy i polityki społecznej deklaruje, że do końca tej kadencji rządu czyli do 2027, zostaną w naszym kraju wdrożone przepisy skracające czas pracy. Są jednak tacy, którzy na ustawowe rozwiązania nie czekają i rewolucyjne zmiany wprowadzają sami.

Specustawa niekorzystna dla wcześniejszych emerytów - pozorne wykonanie wyroku TK z 4 czerwca 2024 r. Zadowolone będą tylko osoby nieobjęte tymi przepisami

Po opublikowaniu w dniu 3 marca 2025 r. założeń projektu ustawy o ustalaniu wysokości emerytur z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych dla osób, które do 6 czerwca 2012 r. przeszły na emerytury wcześniejsze na stronach Rządowego Centrum Legislacji ukazał się długo oczekiwany projekt tej ustawy datowany na 4 czerwca 2025 r.

REKLAMA

Pozew o zachowek. Co powinien zawierać i gdzie złożyć dokumenty?

Jak napisać pozew o zachowek, by uniknąć błędów, które mogą spowolnić lub utrudnić dochodzenie należności? To ważne informacje dla osób, które zostały pominięte w testamencie lub otrzymały mniej niż im się należało.

Prezydent Andrzej Duda podpisał ważną ustawę. Prosiła go o to ministra z rządu Tuska

Prezydent Andrej Duda podpisał ustawę o jawności cen mieszkań, po wcześniejszym spotkaniu z minister Katarzyną Pełczyńską–Nałęcz. Nowe regulacje nakładają na deweloperów obowiązek prowadzenia stron internetowych, na których podawane mają być ceny mieszkań od początku sprzedaży do jej zakończenia.

Kiedy TSUE wyda wyrok w sprawie WIBOR-u w umowach kredytowych? Pierwsza rozprawa już w tym tygodniu

W środę, 11 czerwca 2025 r. odbędzie się rozprawa przed Trybunałem Sprawiedliwości Unii Europejskiej, która dotyczy kredytu udzielonego przez PKO BP. To będzie pierwsza rozprawa przed TSUE dotycząca WIBOR-u. Wyrok TSUE w tej sprawie zapaść może pod koniec 2025 roku lub na początku 2026 roku - oceniają prawnicy reprezentujący bank w tym sporze.

Ponad 872 tys. pracujących emerytów w Polsce [Dane ZUS]

Liczba pracujących emerytów w Polsce dynamicznie rośnie. Na przestrzeni ostatnich dziewięciu lat zwiększyła się o niemal 52 proc. Jak wynika z danych ZUS, aktywnych zawodowo seniorów jest już 872,6 tys.

REKLAMA

Kartel cementowy w Polsce? UOKiK wszczął postępowanie. Czy powraca słynna sprawa sprzed 16 lat?

Biuro Prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów poinformowało o wszczętym postępowaniu przeciwko działu prawdopodobnie "kartelu cementowego" w Polsce. Chodzi o możliwą Potencjalna zmowę, która mogła wpływać na wyższe ceny cementu. Miliony konsumentów mogło paść ofiarom tych nie uczciwych praktyk. Co dalej będzie działo się w sprawie?

800 plus dla seniorów czy nawet 50. latków: za każde wychowane i pracujące dziecko, które płaci podatki w Polsce. Czy wejdzie?

Co dalej ze świadczeniem 800 plus? Jest pomysł nowej formy wsparcia dla seniorów. Miałoby to być nawet 800 plus na rzecz seniorów ale i 800 plus dla 50. latków. Za co? Za każde wychowane i pracujące dziecko, które płaci podatki w Polsce. To postulat, który wzbudza skrajne emocje i może wywołać debatę publiczną na temat sprawiedliwości pokoleniowej w systemie świadczeń. Czy taki postulat ma szanse na realizację? Czym jest sprawiedliwość społeczna? Jak seniorzy udowodniliby, że rzeczywiście taką opiekę sprawowali nad dzieckiem? Czy przyniesie to więcej wydatków czy też korzyści dla polskiego budżetu? Są głosy za i przeciw - jak we wszystkim.

REKLAMA