Jawność wynagrodzeń pracowników w Polsce: co się zmieni od Wigilii 2025 r. i w I połowie 2026 r. Jak się przygotować - checklista. Co muszą wiedzieć pracownicy i pracodawcy

• Dlaczego jawność wynagrodzeń jest ważna?
• Dyrektywa o jawności wynagrodzeń (UE 2023/970) – najważniejsze założenia
• Jawność wynagrodzeń w Polsce – od kiedy nowe przepisy?
• Jakie nowe obowiązki dla pracodawców na pierwszym etapie (od 25 grudnia 2025 r.)?
• Kolejny etap implementacji unijnej Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 do 07 czerwca 2026 roku
• Prawo pracowników do informacji – jak będzie działać?
• Sankcje za brak jawności wynagrodzeń
• Jak przygotować firmę na jawność wynagrodzeń?
• Długofalowe skutki jawności wynagrodzeń
• Podsumowanie

Dlaczego jawność wynagrodzeń jest ważna?

Według danych Eurostatu, luka płacowa w UE wynosi średnio ok. 13% – oznacza to, że kobiety zarabiają średnio o tyle mniej niż mężczyźni za pracę tej samej wartości. W Polsce luka płacowa jest mniejsza niż unijna średnia, ale nadal wynosi około 4,5–8,5% (zależnie od metodologii).

Brak transparentności płacowej utrudnia pracownikom egzekwowanie prawa do równego wynagrodzenia. Jeśli nie wiesz, ile zarabiają inni na podobnym stanowisku, trudno stwierdzić, czy Twoje wynagrodzenie jest sprawiedliwe.

Jawność wynagrodzeń ma więc kilka kluczowych funkcji:
• eliminuje dyskryminację płacową (szczególnie ze względu na płeć),
• zwiększa przejrzystość rekrutacji,
• buduje zaufanie między pracownikami a pracodawcą,
• motywuje do ustalania jasnych kryteriów płacowych,
• ułatwia negocjacje kandydatom – szczególnie tym, którzy wcześniej byli niedoszacowani płacowo.

Dyrektywa o jawności wynagrodzeń (UE 2023/970) – najważniejsze założenia

Unijna dyrektywa wprowadza zestaw mechanizmów, które mają zagwarantować równość wynagrodzeń. Oto najważniejsze z nich:

1. Informacja o zarobkach

Pracodawcy będą musieli informować o przewidzianym wynagrodzeniu (lub jego przedziale) z wyprzedzeniem umożliwiającym zapoznanie się z tymi informacjami, w postaci papierowej lub elektronicznej, osobie ubiegającej się o zatrudnienie, zapewniając świadome i przejrzyste negocjacje:
1) w ogłoszeniu o naborze na stanowisko;
2) przed rozmową kwalifikacyjną – jeżeli pracodawca nie ogłosił naboru na stanowisko albo nie przekazał tych informacji w ogłoszeniu o naborze;
3) przed nawiązaniem stosunku pracy – jeżeli pracodawca nie ogłosił naboru na stanowisko albo nie przekazał tych informacji w ogłoszeniu o naborze albo przed rozmową kwalifikacyjną. (zob. art. 183ca kodeksu pracy ).

2. Zakaz pytań o dotychczasowe zarobki

Pracodawca nie będzie mógł pytać kandydata o jego obecne ani wcześniejsze wynagrodzenie. Ma to zapobiegać „ciągnięciu za sobą” niesprawiedliwych stawek z poprzednich miejsc pracy.

3. Prawo do informacji dla pracowników

Każdy pracownik będzie mógł wystąpić o informacje dotyczące średniego wynagrodzenia osób zatrudnionych na takich samych lub równoważnych stanowiskach, z podziałem na płeć.

4. Raportowanie luki płacowej

Firmy zatrudniające co najmniej 100 pracowników będą zobowiązane do cyklicznego raportowania różnic w wynagrodzeniach:
• w dużych firmach (250+) – co roku,
• w średnich firmach (100–249 osób) – raz na trzy lata.

5. Transparentne polityki wynagrodzeń

Pracodawcy muszą zapewnić jasne, obiektywne i neutralne pod względem płci kryteria ustalania wynagrodzeń i awansów.

Jawność wynagrodzeń w Polsce – od kiedy nowe przepisy?

Polska implementuje dyrektywę w następujących krokach:

1. Maj 2025 r. – Sejm uchwala nowelizację Kodeksu pracy.
2. 23 Czerwca 2025 r. – publikacja zmian w Dzienniku Ustaw - Dz.U.2025.807
3. 24 Grudnia 2025 r. – wejście w życie kluczowych przepisów (m.in. widełki płacowe w ogłoszeniach, zakaz pytań o wcześniejsze zarobki, prawo do informacji dla pracowników).

Na pełną implementację Polska – podobnie jak inne kraje UE – ma czas do 7 czerwca 2026 roku.

Jakie nowe obowiązki dla pracodawców na pierwszym etapie (od 25 grudnia 2025 r.)?

Dla wszystkich pracodawców:
• widełki płacowe w ogłoszeniach rekrutacyjnych,
• zakaz pytania kandydatów o wynagrodzenie z poprzednich miejsc pracy.

Kolejny etap implementacji unijnej Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 do 07 czerwca 2026 roku

Dla wszystkich pracodawców:
• prawo pracownika do uzyskania informacji o średnich płacach na podobnych stanowiskach.

Dla firm zatrudniających od 100 do 249 pracowników:
• raportowanie luki płacowej raz na trzy lata.

Dla firm zatrudniających 250+ pracowników:
• raportowanie luki płacowej co roku,
• obowiązek przeprowadzenia wspólnej oceny wynagrodzeń (z udziałem przedstawicieli pracowników), jeśli raport wykaże różnicę w wynagrodzeniach między kobietami a mężczyznami powyżej 5%.

Prawo pracowników do informacji – jak będzie działać?

Pracownicy będą mieli prawo otrzymać pisemnie (na wniosek) informacje o:
• własnym wynagrodzeniu;
• średnich poziomach wynagrodzeń w przedsiębiorstwie dla pracowników tej samej kategorii lub wykonujących pracę o równoważnej wartości, rozdzielonych według płci.

Pracodawca musi także przekazać pracownikowi kryteria, na podstawie których wynagrodzenie i jego wzrost (awans, podwyżka) są ustalane — kryteria te muszą być obiektywne i neutralne płciowo.

Pracownik będzie mógł zwrócić się także przez przedstawicieli pracowników lub organ ds. równości.

Sankcje za brak jawności wynagrodzeń

Za nieprzestrzeganie przepisów przewidziano grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł.

Dotyczyć to będzie m.in.:
• braku widełek płacowych w ogłoszeniu,
• odmowy udzielenia informacji pracownikowi,
• stosowania klauzul poufności wynagrodzeń.

Dodatkowo w przypadku sporów o nierówne wynagrodzenie zastosowanie znajdzie odwrócony ciężar dowodu – to pracodawca będzie musiał udowodnić, że różnice płacowe są uzasadnione.

Jak przygotować firmę na jawność wynagrodzeń?

Zmiany te oznaczają spore wyzwanie, zwłaszcza dla dużych pracodawców. Oto praktyczna checklista:

1. Audyt wynagrodzeń

Sprawdź, czy w Twojej firmie istnieją nieuzasadnione różnice płacowe – zwłaszcza między kobietami a mężczyznami na podobnych stanowiskach.

2. Aktualizacja polityki rekrutacyjnej

Dostosuj ogłoszenia rekrutacyjne tak, aby zawierały widełki płacowe i były neutralne pod względem płci.

3. Szkolenia dla HR i menedżerów

Upewnij się, że osoby prowadzące rekrutację wiedzą, czego nie wolno pytać (np. o wcześniejsze zarobki).

4. Systemy cyfrowe i raportowanie
Wdróż narzędzia wspierające ewidencję czasu pracy, analizę wynagrodzeń i raportowanie luki płacowej.

5. Komunikacja wewnętrzna
Przygotuj pracowników na zmiany – wyjaśnij, jakie będą mieli nowe prawa i jak firma zamierza je realizować.

Długofalowe skutki jawności wynagrodzeń

Jawność wynagrodzeń to nie tylko obowiązki, ale też szansa na pozytywne zmiany:
• bardziej sprawiedliwe płace – szczególnie w branżach, gdzie różnice są duże,
• wzrost zaufania między pracownikami a pracodawcą,
• lepsza marka pracodawcy – kandydaci coraz częściej oczekują widełek płacowych w ofertach,
• profesjonalizacja HR – firmy będą musiały wdrożyć jasne procedury i kryteria płacowe.

Z drugiej strony – dla niektórych pracodawców oznacza to konieczność głębokiej restrukturyzacji polityki wynagrodzeń i większe koszty związane z raportowaniem czy dostosowaniem systemów kadrowych.

Podsumowanie

Jawność wynagrodzeń to jedna z najważniejszych zmian w prawie pracy ostatnich lat. Nowe przepisy, które wejdą w życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw, czyli 24 grudnia 2025 roku wymuszą większą transparentność w zakresie płac, a także dadzą pracownikom nowe narzędzia do walki o równe traktowanie.

Choć zmiany mogą być trudne dla wielu firm, w dłuższej perspektywie jawność wynagrodzeń przyczyni się do budowania bardziej sprawiedliwego i konkurencyjnego rynku pracy w Polsce.

Karolina Woźniczka, starszy specjalista ds. kadr i płac - Meritoros SA

Podstawa prawna:
- Ustawa z 4 czerwca 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy - Dz.U. 2025 poz. 807,
- DYREKTYWA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2023/970 z 10 maja 2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania.