Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne pracownika

• Podstawa wymiaru składek ZUS pracowników - przychód
• Wartość świadczeń w naturze
• Wyłączenia z podstawy wymiaru składek
• Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe
• Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe

Podstawa wymiaru składek ZUS pracowników - przychód

W przypadku pracownika podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne jest jego przychód.

Jeśli pracuje na podstawie umowy o pracę i jednocześnie jest zatrudniony w tej samej firmie na podstawie:

• umowy zlecenia,
• umowy o świadczenie usług lub
• umowy o dzieło,

– wtedy podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia jest łączny przychód z umowy o pracę i pozostałych umów. Ta sama zasada dotyczy go, jeżeli zawrze jedną z tych umów z innym podmiotem, aby wykonać usługę, zlecenie bądź dzieło na rzecz firmy, której jest pracownikiem.

Polecamy: Jak przygotować się do zmian 2019. Podatki, rachunkowość, prawo pracy i ZUS.

Wartość świadczeń w naturze

Oprócz wynagrodzenia przychodem jest także wartość świadczenia w naturze, np. gdy firma wynajmuje pracownikowi mieszkanie. Pracodawca ustala wartość takiego świadczenia w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu. Kiedy nie ma takich przepisów, pracodawca ustala tę wartość:

• dla lokalu mieszkalnego:
  • dla lokali spółdzielczych typu lokatorskiego i własnościowego – w wysokości czynszu obowiązującego dla tego typu lokalu w danej spółdzielni mieszkaniowej,
  • dla lokali komunalnych – w wysokości czynszu wyznaczonego dla tego lokalu przez gminę,
  • dla lokali własnościowych, z wyłączeniem lokali spółdzielczych typu lokatorskiego i własnościowego oraz domów stanowiących własność prywatną – w wysokości czynszu określonego według zasad i stawek dla mieszkań komunalnych na danym terenie, a w miastach – w danej dzielnicy,
  • dla lokali w hotelach – w wysokości kosztu udokumentowanego rachunkami wystawionymi przez hotel;
• dla rzeczy lub usług, które wchodzą w zakres jego działalności gospodarczej – według cen wobec innych odbiorców niż pracownicy,
• dla rzeczy lub usług, które kupił – według cen ich zakupu.

Wyłączenia z podstawy wymiaru składek

W podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracownika pracodawca nie uwzględnia:

1. wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, zasiłków z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego oraz świadczenia rehabilitacyjnego,
2. nagród jubileuszowych (gratyfikacji), które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat,
3. należności obliczanych od wielkości efektów uzyskanych przez zastosowanie pracowniczego projektu wynalazczego i za dokumentację dostarczoną bezumownie przez twórcę projektu, przydatną do stosowania projektu oraz nagród za wynalazczość, a także nagród za prace badawcze i wdrożeniowe,
4. nagród ministra gospodarki za szczególne osiągnięcia w eksporcie,
5. odpraw pieniężnych, które przysługują, gdy pracownik będzie przechodził na emeryturę lub rentę,
6. odpraw, odszkodowań i rekompensat wypłacanych, gdy wygaśnie lub zostanie rozwiązany stosunek pracy, w tym z przyczyn po stronie pracodawcy, nieuzasadnionego lub niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę lub rozwiązania jej bez wypowiedzenia, skrócenia okresu jej wypowiedzenia, niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy,
7. odszkodowań wypłacanych po rozwiązaniu stosunku pracy, na podstawie umowy o zakazie konkurencji, o której mowa w art. 101² Kodeksu pracy,
8. odpraw wypłaconych w związku z powołaniem do zasadniczej służby wojskowej,
9. wartości świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalentów za te świadczenia wypłacanych zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalentów pieniężnych za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego oraz wartości otrzymanych przez Ciebie bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, gdy mimo ciążącego na pracodawcy obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania posiłków i napojów bezalkoholowych,
10. odszkodowań za utratę lub uszkodzenie w związku z wypadkiem przy pracy Twoich przedmiotów osobistego użytku oraz Twoich przedmiotów niezbędnych do wykonywania pracy należnych od pracodawcy na podstawie art. 237¹ § 2 kodeksu pracy,
11. ekwiwalentów pieniężnych za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia pracownika, materiały lub sprzęt,
12. wartości ubioru służbowego (umundurowania), którego używanie należy do obowiązków pracownika, lub ekwiwalentu pieniężnego za ten ubiór,
13. wartości finansowanych przez pracodawcę posiłków do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu – do wysokości 190 zł miesięcznie,
14. zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracownika, na potrzeby pracodawcy, pojazdów, które nie są własnością pracodawcy – do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości, która nie przekroczy kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu – określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, pracownik udokumentuje w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych,
15. kwot otrzymywanych z tytułu zwrotu kosztów przeniesienia służbowego oraz zasiłków na zagospodarowanie i osiedlenie w związku z przeniesieniem służbowym – do wysokości nieprzekraczającej kwoty, która z tego tytułu została zwolniona od podatku dochodowego od osób fizycznych,
16. diet i innych należności z tytułu podróży służbowej – do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej w kraju oraz poza jego granicami, z zastrzeżeniem pkt 18,
17. części wynagrodzenia pracownika – jeżeli pracuje za granicą i jego przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie – w wysokości równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu, określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, z tym zastrzeżeniem, że tak ustalony miesięczny przychód stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia,
18. dodatku za warunki pracy z tytułu wykonywania pracy za granicą (dodatek walutowy), przysługującego nauczycielom zatrudnionym w publicznych szkołach i szkolnych punktach konsultacyjnych przy przedstawicielstwach dyplomatycznych, urzędach konsularnych i przedstawicielstwach wojskowych Rzeczypospolitej Polskiej – określonego w odrębnych przepisach wydanych przez Ministerstwo Edukacji Narodowej,
19. równowartości dodatków dewizowych, jeżeli pracownik jest zatrudniony na morskich statkach handlowych i rybackich – w części odpowiadającej 75% dodatków,
20. dodatku za rozłąkę, jeśli pracownik jest czasowo przeniesiony, oraz strawnego – do wysokości diet z tytułu podróży służbowej w kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej w kraju,
21. świadczeń finansowanych ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
22. świadczeń wypłacanych z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe na podstawie układu zbiorowego pracy u zleceniodawców, którzy nie tworzą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych – do wysokości, która nie przekracza rocznie kwoty odpisu podstawowego, określonej w art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych,
23. świadczeń urlopowych wypłacanych na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – do wysokości, która nie przekracza rocznie kwoty odpisu podstawowego określonej w tej ustawie,
24. zapomóg losowych w przypadku klęsk żywiołowych, indywidualnych zdarzeń losowych lub długotrwałej choroby,
25. środków, które otrzymasz na rehabilitację zawodową, społeczną oraz leczniczą osób niepełnosprawnych, na podstawie odrębnych przepisów z zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych albo zakładowego funduszu aktywności, z wyłączeniem wynagrodzeń finansowanych ze środków publicznych,
26. składników wynagrodzenia, do których masz prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, w myśl postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagrodzeniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku,
27. dodatków uzupełniających 80-procentowy zasiłek chorobowy, wypłacanych przez zleceniodawców – do kwoty, która nie przekracza łącznie z zasiłkiem chorobowym 100% Twojego przychodu, stanowiącego podstawę wymiaru składek,
28. korzyści materialnych, które wynikają z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegają na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz na korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji,
29. dodatkowych świadczeń, które nie mają charakteru deputatu i są przyznawane na podstawie przepisów szczególnych – kart branżowych lub układów zbiorowych pracy, czyli ekwiwalentu pieniężnego z tytułu zwrotu kosztów przejazdów urlopowych, świadczeń na pomoce naukowe dla dzieci, świadczeń przyznawanych z tytułu uroczystych dni, jak tradycyjne „barbórkowe”, z wyjątkiem nagród pieniężnych wypłacanych z tytułu uroczystych dni,
30. nagród za wyniki sportowe, które są wypłacane przez kluby sportowe i polskie związki sportowe, oraz nagród za wybitne osiągnięcia sportowe lub wybitne osiągnięcia w pracy zawodowej w dziedzinie kultury fizycznej, wypłacanych ze środków budżetowych,
31. wartości świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez zleceniodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego, z wyłączeniem wynagrodzeń otrzymywanych za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień z części dnia pracy, które przysługują podejmującym naukę lub podnoszącym kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych,
32. świadczeń w naturze w postaci działki gruntu.

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe

Roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i ubezpieczenia rentowe wszystkich ubezpieczonych w danym roku kalendarzowym nie może być wyższa od kwoty odpowiadającej 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy, określonego w ustawie budżetowej, ustawie o prowizorium budżetowym lub ich projektach (w razie ich braku przy ustalaniu wymienionego wynagrodzenia bierze się pod uwagę przeciętne miesięczne wynagrodzenie z III kwartału poprzedniego roku). W 2018 roku jest to 133 290 zł.

Dlatego płatnik przekazuje składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracownika do osiągnięcia przez niego w danym roku podstawy wymiaru w kwocie 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. Natomiast po przekroczeniu tej kwoty przestaje obliczać i przekazywać te składki.

Płatnik przestaje opłacać składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe na podstawie:

• informacji uzyskanej od ZUS, że kwota ograniczenia została osiągnięta,
• własnej dokumentacji płacowej.

Jeżeli po sprawdzeniu wysokości rocznej podstawy wymiaru składek stwierdzimy, że płatnik danego pracownika nadal opłaca składki od nadwyżki ponad kwotę ograniczenia, poinformujemy go o tym niezwłocznie, a za jego pośrednictwem – pracownika.

Jeśli z dokumentacji płacowej wynika, że w danym miesiącu pracownik przekroczy kwotę ograniczenia, płatnik oblicza i przekazuje składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracownika tylko od tej części podstawy wymiaru składek, która nie przekroczy tej kwoty.

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe i ubezpieczenie wypadkowe stanowi podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Jeżeli jednak pracownik podlega ubezpieczeniu chorobowemu dobrowolnie, np. jest zleceniobiorcą lub prowadzi działalność, podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe nie może przekraczać miesięcznie 250% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy. W 2018 r. jest to 11 107,50 zł.

Przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe nie stosuje się ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek do 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego.

Jeżeli płatnik przestał opłacać składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracownika z powodu przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na te ubezpieczenia, w dalszym ciągu musi opłacać składki na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe.