Jakie są skutki błędu w doręczeniu pisma?

Zgodnie z treścią kodeksu postępowania administracyjnego pisma są doręczane przez organ administracji publicznej za pośrednictwem poczty, swoich pracowników lub innych upoważnionych osób lub organów.

Co do zasady, pismo powinno zostać doręczone adresatowi (stronie postępowania) do rąk własnych, jednak przepisy przewidują kilka odstępstw od tej zasady:

1. doręczenie pisma przedstawicielowi lub pełnomocnikowi strony, jeżeli takiego posiada;

2. doręczenie zastępcze, czyli doręczenie pisma domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu (w razie nieobecności adresata);

3. pozostawienie awizo zawiadamiającego o konieczności odbioru przesyłki w ciągu 7 dni (jeżeli adresat w tym terminie nie odbierze pisma, wystawia się kolejne awizo na 7 dni, a jeśli to nie zostanie odebrane, przyjmuje się, że pismo zostało doręczone z upływem 14. dnia).

Zobacz również: Postępowanie administracyjne

O tym, że prawidłowe i skuteczne doręczanie pism przez organy administracyjne jest istotne, wskazuje szereg orzeczeń wydanych przez sądy w tej kwestii.

Jak wskazuje jedno z nich, organ administracyjny nie może uchylać się od obowiązków wynikających z przepisów dotyczących doręczania pism z powodu braku środków finansowych (np. wysłanie decyzji listem zwykłym, co uniemożliwia pokwitowanie jej doręczenia i ustalenia daty doręczenia).

Warto podkreślić, że nawet jeśli decyzja została sporządzona zgodnie z wymaganiami przewidzianymi przez przepisy prawne, ale wystąpiły błędy formalne w doręczeniu korespondencji, sprawa nie zostanie uznana za załatwioną. Decyzja taka nie wywiera skutków prawnych. Ani organ ani strona postępowania nie są nią związane.

To, że pismo nie zostało doręczone bez winy adresata, nie oznacza, że poniesie on negatywne konsekwencje tego faktu. Zgodnie z treścią jednego z orzeczeń Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, nie może mieć miejsca fikcja prawna doręczenia pisma (nieodebranie powtórnie awizowanej przesyłki z poczty), jeżeli przesyłka nie była zaadresowana prawidłowo. Może wówczas wnioskować o przywrócenie terminu.

Zobacz również: Jak przywrócić termin w postępowaniu administracyjnym?

Natomiast nie będzie uzasadniony wniosek strony, która otrzymała decyzję w dniu wyjazdu na urlop i np. nie wniosła odwołania. Termin można przywrócić, jeżeli czynność nie została dokonana w terminie z powodu przeszkód trudnych do usunięcia, niezależnych od strony. W tym przypadku, nie była to sytuacja uniemożliwiająca podjęcie działania.