Staż pracy: zmiany od 2026 roku. ZUS wyda zaświadczenia do „stażowego” ale trzeba złożyć wniosek USP albo US-7 (za okresy sprzed 1999 roku)

• Zmiany w kodeksie pracy
• Wniosek o zaświadczenie (USP) – tylko w formie elektronicznej
• Kiedy złożyć do ZUS wniosek o wydanie zaświadczenia
• Różne wnioski dla okresów sprzed i po 1 stycznia 1999 r.
• Dlaczego warto postarać się o zaświadczenie z ZUS by mieć dłuższy staż pracy

Zmiany w kodeksie pracy

Kodeks pracy wskazuje okresy, które będzie można zaliczyć do stażu pracy, pod warunkiem uzyskania z ZUS-u stosownego zaświadczenia. Będą to (od 1 stycznia 2026 r.):

1) okresy opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe lub ubezpieczenie wypadkowe przez osobę prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą oraz osobę współpracującą z osobą prowadzącą taką działalność;

2) okresy podlegania ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu:
• wykonywania umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu,
• wykonywania umowy agencyjnej,
• współpracy z osobą wykonującą umowę zlecenia, inną umowę o świadczenie usług lub umowę agencyjną,
• pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej,
• pozostawania członkiem spółdzielni kółek rolniczych;

3) okresy zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego w ramach tzw. ulgi na start, tj. jako osoba podejmująca działalność gospodarczą i niepodlegająca ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym przez pierwsze 6 miesięcy jej prowadzenia, a także okresy opłacania składek przez osobę współpracującą z taką osobą;

4) okresy, za które zostały sfinansowane składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem w czasie zawieszenia działalności gospodarczej, zarówno przez przedsiębiorcę, jak i osobę współpracującą;

5) okresy wykonywania pracy zarobkowej za granicą na innej podstawie niż stosunek pracy.

Wniosek o zaświadczenie (USP) – tylko w formie elektronicznej

Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy (USP) jest dostępny od 1 stycznia 2026 r. na koncie w eZUS. Po zalogowaniu się do eZUS wniosek będzie można złożyć wyłącznie w formie elektronicznej. Zgodnie z obowiązującymi przepisami formularz nie będzie dostępny w wersji papierowej. Zaświadczenie, decyzję oraz inne pisma w tej sprawie Zakład Ubezpieczeń Społecznych przekaże wnioskodawcy wyłącznie elektronicznie - informuje Krystyna Michałek, regionalna rzeczniczka prasowa ZUS w województwie kujawsko-pomorskim.

Kiedy złożyć do ZUS wniosek o wydanie zaświadczenia

Zakład Ubezpieczeń Społecznych będzie wydawał zaświadczenia tylko za niektóre okresy wskazane w Kodeksie pracy. Chodzi o zatrudnienie, w których dana osoba była objęta ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi albo opłacała składki na te ubezpieczenia lub na ubezpieczenie wypadkowe. Zaświadczenie może dotyczyć również okresów zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego, jeśli osoba prowadząca działalność gospodarczą korzystała z tzw. ulgi na start.

ZUS nie wyda zaświadczenia za okresy, w których uczeń lub student wykonywał np. umowę zlecenia, ponieważ w takim przypadku nie podlegał ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.

Zaświadczenie będzie wydawane na podstawie danych zapisanych na koncie ubezpieczonego w ZUS. Jeżeli na koncie nie będzie informacji o zgłoszeniu do ubezpieczeń, ZUS wyda decyzję o odmowie wydania zaświadczenia. Po otrzymaniu takiej decyzji będzie można złożyć wniosek o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego i dołączyć do niego dokumenty potwierdzające dane okresy. Wniosek o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego wraz z posiadanymi dokumentami będzie można złożyć:
• elektronicznie – za pośrednictwem konta w eZUS, z wykorzystaniem wniosku ogólnego POG,
• listownie – na adres najbliższej jednostki Zakład Ubezpieczeń Społecznych,
• osobiście – w dowolnej placówce ZUS-u.

Różne wnioski dla okresów sprzed i po 1 stycznia 1999 r.

Jeżeli wniosek o wydanie zaświadczenia dotyczy okresów sprzed 1 stycznia 1999 r., nadal należy korzystać z wniosku US-7. Okresy te nie są zapisane na indywidualnym koncie ubezpieczonego, dlatego nie można ich wskazać we wniosku USP.

Jeżeli okres ubezpieczenia rozpoczął się przed 1 stycznia 1999 r. i trwał po tej dacie, należy złożyć dwa oddzielne wnioski:
• US-7 – za okres ubezpieczenia sprzed 1 stycznia 1999 r.,
• USP – za okres ubezpieczenia od 1 stycznia 1999 r.

Krystyna Michałek, regionalna rzeczniczka prasowa ZUS w województwie kujawsko-pomorskim

Dlaczego warto postarać się o zaświadczenie z ZUS by mieć dłuższy staż pracy

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wyjaśnia, że dodatkowe okresy wliczane do stażu pracy będą wpływać m.in. na:
- wyższy wymiar urlopu wypoczynkowego;
- wyższy dodatek stażowy;
- nabycie prawa do nagrody jubileuszowej lub nabycie prawa do kolejnego, wyższego jej poziomu;
- dostęp do większej liczby ofert pracy tam, gdzie wymagany jest konkretny staż pracy;
- dłuższy okres wypowiedzenia umowy o pracę;
- wyższą odprawę w przypadku rozwiązania umowy o pracę.

Te uprawnienia będą - co do zasady - obowiązywać we wszystkich zakładach pracy - tak w sektorze publicznym jak i w firmach prywatnych. Przy czym MRPiPS podkreśla, że uprawnienia takie jak dodatek stażowy czy nagroda jubileuszowa będą przysługiwały na podstawie przepisów obowiązujących u danego pracodawcy - o ile takowe w ogóle obowiązują u tego pracodawcy.

W szczególności staż pracy (długość zatrudnienia) wpływa na długość urlopu wypoczynkowego. Bowiem wymiar tego urlopu wynosi:
1) 20 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat;
2) 26 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Przykład: Pracownik ma wliczone do okresu zatrudnienia 4 lata z tytułu ukończenia średniej szkoły ogólnokształcącej, a następnie przepracował 4 lata - a zatem ma 20 dni urlopu. Jeżeli ten pracownik wcześniej przez dwa lata wykonywał umowę zlecenia i przedstawi pracodawcy niezbędne potwierdzające ten fakt zaświadczenie z ZUS, to z dniem wliczenia tych dwóch lat i osiągnięcia dziesięcioletniego okresu zatrudnienia, będzie miał prawo do 26 dni urlopu.
Gdy taki pracownik już w danym roku wykorzystał cały urlop wypoczynkowy za dany rok kalendarzowy, a potem w trakcie tego roku udokumentował ww. dwa lata zatrudnienia na zleceniu, to będzie mu przysługiwał urlop uzupełniający: 6 dni.