KP do zmiany: sprawy kadrowe już nie na piśmie a elektronicznie lub w postaci papierowej [PROJEKT z 10 czerwca 2025 r.]

• KP do zmiany: sprawy kadrowe już nie na piśmie a elektronicznie lub w postaci papierowej [PROJEKT z 10 czerwca 2025 r.]
• Skąd wynikają zmiany w Kodeksie Pracy: projekt z 10 czerwca 2025 r.
• Kiedy ustawa wchodzi w życie?

Kodeks Pracy znowu do zmiany? Tak, bo sprawy kadrowe już teraz będzie się załatwiało nie na piśmie a elektronicznie lub w postaci papierowej. Ustawodawca a raczej Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zaproponowało projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej jako: projekt). Zdaniem projektodawcy: skutkiem wejścia w życie ustawy będzie stworzenie lepszych warunków dla prowadzenia działalności gospodarczej, usunięcie zbędnych formalności oraz uspójnienie systemu prawnego w zakresie prawa pracy. Zmiany mają nastąpić w dwóch aktach prawnych, w:

• ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277)
• ustawie z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 288).

KP do zmiany: sprawy kadrowe już nie na piśmie a elektronicznie lub w postaci papierowej [PROJEKT z 10 czerwca 2025 r.]

Być może jeszcze w 2025 r. będzie można całkiem wiele spraw załatwić elektronicznie w zakresie prawa pracy. Wynika to z tego, że planowane jest wprowadzenie do Kodeksu pracy możliwości załatwiania szeregu spraw w postaci elektronicznej, co do:

• przekazania informacji o monitoringu,
• przekazania informacji o warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę,
• konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową,
• rozkładu czasu pracy,
• wniosku o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy,
• wniosku o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy,
• wniosku o zastosowanie systemu pracy weekendowej,
• wniosku o zastosowanie rozkładu czasu pracy, o którym mowa w art. 140 zn. 1 k.p., czyli ruchomego czasu pracy,
• wniosku u udzielenie czasu wolnego w celu załatwienia spraw osobistych,
• wniosku o udzielenie czasu wolnego za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych,
• wniosku o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy,
• wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego,
• wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego na czas pracy u innego pracodawcy, czy instrukcji i wskazówek pracodawcy w zakresie zaznajomienia pracowników z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy.

Zgodnie z projektem w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277) wprowadza się następujące zmiany:

• 1) w art. 22² w § 8 i w art. 23¹ w § 3 wyrazy „na piśmie” zastępuje się wyrazami „w postaci papierowej lub elektronicznej”;
• 2) w art. 38: a) w § 1 wyrazy „na piśmie” zastępuje się wyrazami „w postaci papierowej lub elektronicznej”, b) w § 2 skreśla się wyrazy „na piśmie” i po wyrazie „pracodawcy” dodaje się wyrazy „w postaci papierowej lub elektronicznej”;
• 3) w art. 129: a) w § 3 wyrazy „w formie pisemnej lub elektronicznej” zastępuje się wyrazami „w postaci papierowej lub elektronicznej”, b) w § 4 w pkt 3 i 4 skreśla się wyraz „pisemny” i po wyrazie „pracownika” dodaje się wyrazy „złożony w postaci papierowej lub elektronicznej”;
• 4) w art. 142, w art. 143, w art. 144 i w art. 150 w § 5 skreśla się wyraz „pisemny” i po wyrazie „pracownika” dodaje się wyrazy „złożony w postaci papierowej lub elektronicznej”;
• 5) w art. 151 w § 21 w zdaniu pierwszym skreśla się wyraz „pisemny” i po wyrazie „wniosek” dodaje się wyrazy „złożony w postaci papierowej lub elektronicznej”;
• 6) w art. 151 zn. 2 w § 1 skreśla się wyraz „pisemny” i po wyrazie „pracownika” dodaje się wyrazy „złożony w postaci papierowej lub elektronicznej”;
• 7) w art. 151 zn. 7 w § 6 skreśla się wyraz „pisemny” i po wyrazie „wniosek” dodaje się wyrazy „złożony w postaci papierowej lub elektronicznej przez”;
• 8) w art. 171 po § 3 dodaje się § 4 w brzmieniu: ,,§ 4. Pracodawca dokonuje wypłaty ekwiwalentu pieniężnego w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym zgodnie z art. 85.”;
• 9) w art. 174 § 1 skreśla się wyraz „pisemny” i po wyrazie „pracownika” dodaje się wyrazy „złożony w postaci papierowej lub elektronicznej,”;
• 10) w art. 174 zn. 1 w§ 1 i w art. 2374 w § 3 wyrazy „na piśmie” zastępuje się wyrazami „w postaci papierowej lub elektronicznej”.

Skąd wynikają zmiany w Kodeksie Pracy: projekt z 10 czerwca 2025 r.

Jak podaje MRPiPS: "Celem projektu jest deregulacja przepisów dotyczących obowiązków nałożonych na pracodawców. Proponowane zmiany pozwolą na zmniejszenie obciążeń pracodawców oraz ujednolicenie sposobu reprezentacji pracowników przed pracodawcą. Projekt zmian ma na celu ułatwienie dokonywania rozliczeń między pracodawcami a pracownikami, wydłużając nieznacznie termin wypłaty ekwiwalentu za urlop w przypadku rozwiązywania jest umowy o pracę, a także zwiększenie do dwóch osób minimalnej reprezentacji pracowników przed pracodawcą w sprawach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w zakładach, w których nie funkcjonują związki zawodowe. Projekt zawiera również zmiany, zgodnie z którymi rozszerzona zostanie możliwość komunikacji pracodawcy z pracownikami i związkami zawodowymi w postaci elektronicznej, ograniczając tym samym biurokrację i usprawniając załatwianie spraw w ramach stosunku pracy.".

Kiedy ustawa wchodzi w życie?

Zgodnie z projektem ustawa wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.