Resort pracy: zmiany w wypłatach wynagrodzeń i ekwiwalentów [PROJEKT z 10 czerwca 2025 r.]

• Resort pracy: zmiany w wypłatach wynagrodzeń i ekwiwalentów [PROJEKT z 10 czerwca 2025 r.]
• Zmiany w zakresie terminu wypłaty ekwiwalentu za urlop
• Ile pracodawca ma czasu na wypłatę ekwiwalentu za urlop?

Przedstawiono kolejny już projekt zmian w zakresie prawa pracy. Trzeba przyznać, że Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej proponuje i wdraża sporo zmian w tym obszarze prawa. Tym razem chodzi o projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej jako: projekt). Zmiany mają nastąpić w dwóch aktach prawnych, w:

• ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277)
• ustawie z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 288).

Resort pracy: zmiany w wypłatach wynagrodzeń i ekwiwalentów [PROJEKT z 10 czerwca 2025 r.]

Jak podaje MRPiPS: "Celem projektu jest deregulacja przepisów dotyczących obowiązków nałożonych na pracodawców. Proponowane zmiany pozwolą na zmniejszenie obciążeń pracodawców oraz ujednolicenie sposobu reprezentacji pracowników przed pracodawcą. Projekt zmian ma na celu ułatwienie dokonywania rozliczeń między pracodawcami a pracownikami, wydłużając nieznacznie termin wypłaty ekwiwalentu za urlop w przypadku rozwiązywania jest umowy o pracę, a także zwiększenie do dwóch osób minimalnej reprezentacji pracowników przed pracodawcą w sprawach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w zakładach, w których nie funkcjonują związki zawodowe. Projekt zawiera również zmiany, zgodnie z którymi rozszerzona zostanie możliwość komunikacji pracodawcy z pracownikami i związkami zawodowymi w postaci elektronicznej, ograniczając tym samym biurokrację i usprawniając załatwianie spraw w ramach stosunku pracy.".

Zmiany w zakresie terminu wypłaty ekwiwalentu za urlop

Jedną z proponowanych zmian, jest zmiana w zakresie terminu wypłaty ekwiwalentu za urlop. W zakresie wiążących na chwilę obecną przepisów prawa pracy, roszczenie o wypłatę ekwiwalentu za urlop staje się wymagalne w dniu rozwiązania umowy o pracę. Powoduje to konieczność generowania przez pracodawców dodatkowych list płac i przelewów, poza comiesięcznymi listami wynagrodzeń oraz może prowadzić do nieprawidłowego wyliczenia wysokości ekwiwalentu z powodu konieczności jego ustalenia przed ustaniem stosunku pracy. Nowe i dopiero proponowane przepisy ustalają termin wypłaty ekwiwalentu za urlop na ten sam dzień, w którym wypłacane jest wynagrodzenie.

Ile pracodawca ma czasu na wypłatę ekwiwalentu za urlop?

Zgodnie z proponowaną regulacją: "w art. 171 po § 3 dodaje się § 4 w brzmieniu: ,,§ 4. Pracodawca dokonuje wypłaty ekwiwalentu pieniężnego w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym zgodnie z art. 85.”

W myśl przepisu art. 85 § 1 KP: Wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. § 2. Wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Proponowana zmian powinna więc korelować z powyższym. Na chwilę obecną przepisy nie są aż tak skonkretyzowane, ponieważ przepis art. 171 § 1 KP ogólnie określa, że w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. § 3. Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w § 1, w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.

Jak podkreśla sam resort pracy: planowane zmiany w zakresie terminu wypłaty ekwiwalentu za urlop pozwolą za zmniejszenie nadmiaru biurokracji w jednostkach płacowych pracodawców. Pracodawcy będą mogli dokonać jednego przelewu należnych środków wraz z wypłatą ostatniego wynagrodzenia. Pozwoli to pracodawcom także na zmniejszenie ryzyka wypłaty ekwiwalentu w błędnej wysokości, umożliwiając dokonanie niezbędnych wyliczeń po ustaniu stosunku pracy.

Podsumowując, głównie skutkiem projektowanych zmian będzie, co podkreśla resort pracy w uzasadnieniu do projektu:

• uproszczenie procesu rozliczeń przy rozwiązaniu umowy o pracę,
• ograniczenie liczby błędów wynikających z braku pełnych danych w dniu zakończenia pracy,
• mniejsze ryzyko naruszeń przepisów i sankcji dla pracodawców ze strony Państwowej Inspekcji Pracy dzięki bardziej klarownej konstrukcji przepisów oraz przyznaniu pracodawcom czasu na bezsporne wyliczenie wysokości ekwiwalentu po ustaniu stosunku pracy,
• odciążenie działów kadrowo-płacowych, szczególnie w firmach z dużą rotacją pracowników