Czy pracownik może odmówić delegacji?

Delegacja pracownicza

Pojęcie delegacji pracowniczej kojarzone jest najczęściej z jedno- lub kilkudniową nieobecnością pracownika w jego podstawowym miejscu pracy. Wyjazdy na szkolenia czy spotkania z kontrahentami najczęściej nie trwają dłużej niż tydzień. Zdarzają się jednak sytuacje, kiedy stacjonarny pracownik jest zobowiązany do kilkumiesięcznego wyjazdu np. w celu kontrolowania prac firmy na oddalonym terenie. Czy tak długi wyjazd może także zostać uznany delegacja pracownika?

Czym jest podróż służbowa pracownika firmy?

Aby określić, jaki wyjazd może zostać uznany za delegację pracownika, a jaki zdecydowanie nią nie jest, należy w pierwszej kolejności określić podstawową definicję podróży służbowej. W tym celu należy odnieść się do podstawowej ustawy dotyczącej pracowników – czyli do Kodeksu pracy.

Polecamy: Zatrudnianie pracowników. Nowe zasady po dostosowaniu do RODO

Wprawdzie w kodeksie definicja podróży służbowej nie została wskazana wprost, natomiast art. 77⁵ §1 wskazując, że za podróż służbową przysługuje pokrycie kosztów, pozwala jednocześnie ustalić podstawową charakterystykę delegacji pracowniczej, zgodnie z poniższym brzmieniem: „Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.”

Podróż służbowa jest to zatem wyjazd pracownika poza stałe miejsce pracy lub poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy. Delegacja pracownika musi zostać zlecona przed pracodawcę, a jej celem musi być wykonanie określonego służbowego zadania. Spełnienie łącznie przedstawionych trzech warunków pozwala określić, czy pracownik został wysłany w delegację.

Podróżą służbową jest wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. Tak więc, jak słusznie wskazuje J. Wratny (Wratny, Komentarz 2005, s. 198), definicji podróży służbowej nie odpowiadają przejazdy służbowe pracownika w granicach miejscowości, w której znajduje się jego miejsce pracy.

W Kodeksie pracy wskazano, że głównym kryterium określenia, czy wyjazd jest rzeczywiście podróżą służbową, jest docelowe miejsce delegacji. Jeśli bowiem pracownik wyjedzie nawet do miasta położonego na drugim końcu województwa, ale jako pracownik terenowy znajduje się ciągle w swoim stałym miejscu pracy, to nie należy takiego wyjazdu uznawać jako delegacja pracownika. Natomiast jeśli podwładny pracujący wyłącznie w stacjonarnym biurze, będzie musiał wyjechać do leżącej tuż obok miejscowości w celu wykonania służbowego zadania, to w tym wypadku konieczne będzie rozliczenie delegacji.

Jak długa może być delegacja pracownika?

Zgodnie z powyższym Kodeks pracy wskazuje, jakie warunki muszą być spełnione, aby podróż pracownika mogła zostać uznana za służbową. W definicji nie uwzględniono czasu trwania takiej delegacji. Czy jest on zatem nieograniczony?

Według Kodeksu pracy – tak. W żadnym miejscu ustawy nie wskazano, ile minimalnie lub maksymalnie musi trwać wyjazd, aby móc uznać go za podróż służbową. W związku z tym nieistotne, że jeden pracownik wysyłany jest w delegację na jeden dzień, a drugi na miesiąc (choć oczywiście wysokość wynagrodzenia będzie się w tej sytuacji różnić).

Tymczasem niektórzy specjaliści przekonują, że delegacja pracownika nie powinna jednak przekraczać trzech miesięcy. Art. 42 par. 4 Kodeksu pracy mówi: „Wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nie przekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika.”

Z powyższego przepisu wynika, że nie jest konieczna zmiana warunków pracy w sytuacji, gdy dojdzie do odstępstw od zawartej z pracownikiem umowy o pracę, pod kilkoma warunkami, w tym właśnie ograniczeniem czasowym do trzech miesięcy. Alternatywą dla polecenia wyjazdu służbowego staje się w takim przypadku okresowa zmiana miejsca pracy, która powinna zostać uwzględniona w aneksie do umowy o pracę.

Mimo to w związku z faktem, że wskazany art. 42 nie odnosi się bezpośrednio do podróży służbowej, która jest dość specyficzną sytuacją powstającą w ramach stosunku pracy, zastosowanie alternatywnego rozwiązania nie jest oczywiste. Zatem pracodawca teoretycznie może wysłać pracownika na czteromiesięczny wyjazd do innego miasta w celu dopilnowania projektu oraz udokumentować go i rozliczyć jako delegację.

Zatem, należy podkreślić, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Należą do nich przede wszystkim diety, stanowiące ekwiwalent za zwiększone koszty utrzymania poza stałym miejscem pobytu pracownika. Podwładnemu może być przyznany również zwrot kosztów noclegu i należności z tytułu przejazdu na miejsce delegacji.

Warunki wypłacania takich należności pracodawcy prywatni mogą określić w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę. Musi być jednak spełniony warunek, że pokryją koszty podróży służbowej pracowników i nie wprowadzą stawki diety niższej niż przewidziana w rozporządzeniu delegacyjnym.

Pracownik może odmówić wykonania polecenia służbowego (w tym wyjazdu na delegację), jeżeli polecenie to będzie naruszało zasady współżycia społecznego. Może to się zdarzyć np. wtedy, kiedy na delegację wysyła się osobę niepełnosprawną, mającą trudności w poruszaniu się. Według art. 100 § 1 Kodeksu pracy pracownik ma obowiązek pracować sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, o ile nie są sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę.

Wobec powyższego należy stwierdzić, że odmowa wykonania polecenia służbowego jest naruszeniem obowiązków pracownika. Takie naruszenie obowiązków może się wiązać z nałożeniem na pracownika kary porządkowej (nagany lub upomnienia – art. 108 § 1 Kodeksu pracy), a nawet rozwiązaniem przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków wynikających ze stosunku pracy (art. 52 § 1 Kodeksu pracy).

Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego odmowa wykonania polecenia służbowego może powodować pociągnięcie pracownika do odpowiedzialności i rozwiązania z nim stosunku pracy bez wypowiedzenia z jego winy bez potrzeby uprzedniego stosowania kar porządkowych.

Podsumowując powyższe rozważania – pracodawca ma prawo wysłać pracownika w delegację, a pracownik nie posiadając dzieci (i nie będąc w ciąży) nie ma prawa odmówić wyjazdu – tylko w przypadku posiadania dzieci albo gdy pracownik jest w ciąży pracodawca bez jego zgody nie może go wysłać w delegację. Jeśli pracownik odmówi – pracodawca może pracownika zwolnić dyscyplinarnie.

Zatem, ustawodawca ograniczył jednak wydanie polecenia wyjazdu w podróż służbową, wprowadzając względny zakaz delegowania:

• kobiety w ciąży,
• pracownika (kobiety lub mężczyzny) opiekującego się dzieckiem do lat czterech.

Wyjazd służbowy możliwy jest tylko za zgodą tych osób. Nie można zatem narzucić im delegacji.

Przepisy nie ustanawiają wymogu stosowania określonej formy do oświadczenia pracownicy w ciąży dotyczącego zgody na wyjazd służbowy. Zgodnie z art. 60 kodeksu cywilnego oświadczenie woli może być złożone przez każde zachowanie, z którego jasno wynika jego treść. Sam wyjazd w podróż służbową pracownicy w ciąży może świadczyć o tym, że na taki wyjazd wyraziła ona dorozumianą zgodę. Do celów dowodowych lepiej jednak stosować formę pisemną, ale nie jest to konieczne.

Z kim zostawić dziecko?

Pracodawca nie może narzucić wyjazdu służbowego osobie zatrudnionej, która opiekuje się dzieckiem, do ukończenia przez nie czwartego roku życia. Oczywiście może ona jeździć w delegacje, lecz trzeba uzyskać od niej na to zgodę. Pracownica (lub pracownik) opiekująca się dzieckiem do lat czterech musi złożyć oświadczenie o zamiarze korzystania lub nie z uprawnienia do odmowy wyjazdu w delegację. Włącza się je do akt osobowych pracownika (w części B).

Pamiętajmy, że taką ogólną zgodę podwładny może w każdej chwili odwołać. Pobranie oświadczenia ma ułatwić wyjazdy służbowe (nie ma konieczności każdorazowo uzyskiwać zgody na wyjazd), nie może jednak ograniczać swobodnego korzystania z uprawnienia do odmowy wyjazdu.

Wbrew współżyciu społecznemu

Zwróćmy jednak jeszcze uwagę na ograniczenie zlecenia wyjazdu, które mogą wynikać z art. 8 k.p. Zgodnie z nim nie wolno czynić ze swojego prawa użytku, który byłby sprzeczny z jego społeczno-gospodarczym przeznaczeniem lub zasadami współżycia społecznego. Takie działanie lub zaniechanie uprawnionego nie jest uważane za wykonywanie prawa i nie korzysta z ochrony.

Brak zakazu delegowania tych osób poza stałe miejsce pracy powoduje, że pracodawca generalnie ma swobodę przy poleceniu pracownikowi niepełnosprawnemu udania się w podróż służbową. Niezgodne natomiast z zasadami współżycia społecznego byłoby nakazanie wyjazdu delegacyjnego temu, kto ma trudności w samodzielnym przemieszczaniu się.

Dyspozycję wydaną w takich okolicznościach uznać należy za niezgodną z prawem, a tym samym pracownik może odmówić jej wykonania bez narażania się na konsekwencje dyscyplinarne.

Bez znaczenia inny etat

Inne zajęcia zarobkowe pracownika nie wpływają na zakres uprawnień kierowniczych pracodawcy wynikający z łączącego strony stosunku pracy. Wydając polecenie służbowe, szef nie musi brać pod uwagę utrudnień dla pracownika związanych z wykonaniem tej dyspozycji dla jego działalności poza stosunkiem pracy. Nie można uznać, że takim nakazem naruszył zasady współżycia społecznego.

Takie podejście prowadziłoby do tego, że szef musiałby uzyskiwać zgodę pracownika na wszystkie działania nieco nawet odbiegające od standardu przyjętego na początku zatrudnienia (praca w godzinach nadliczbowych, dyżur, zmiana rozkładów i systemów czasu pracy), co w oczywisty sposób byłoby nie do zaakceptowania.

Źródła:

1. Legalis, Art. 775 KP red. Walczak 2019, wyd. 29/K. Walczak;
2. Ustawa z dnia Kodeks pracy, Dz.U. 1974 Nr 24, poz. 141, t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040.