Ustawa o ochronie sygnalistów. Narzędzia do zgłaszania naruszeń prawa - firmy mają czas na wdrożenia do 25 września

• Czego dotyczy ustawa o ochronie sygnalistów
• Jak zapewnić możliwość zgłaszania naruszeń prawa
• Zgłoszenia sygnalistów - jakie wymogi muszą być spełnione

Czego dotyczy ustawa o ochronie sygnalistów

Ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928) wynika z dyrektywy unijnej, zgodnie z którą kraje członkowskie, w tym Polska, muszą implementować do własnych systemów prawnych przepisy chroniące prawa sygnalistów. Sygnalistą może być zarówno pracownik, jak i wspólnik, stażysta czy wolontariusz. Ustawa uwzględnia także służby mundurowe. 

Nowe przepisy wskazują na konkretne obszary naruszeń prawa. Są to m.in.: 

• zamówienia publiczne, 

• usługi, 

• produkty i rynki finansowe, 

• bezpieczeństwo transportu,

• ochrona środowiska. 

Lista jest jednak znacznie dłuższa i dotyczy różnorodnych przestępstw, od korupcji po łamanie praw zwierząt. 

Sygnaliści w firmie. Przewodnik dla pracodawców

Jak zapewnić możliwość zgłaszania naruszeń prawa

Obowiązkiem pracodawców jest zapewnienie narzędzia umożliwiającego zgłaszanie naruszeń prawa, zapewniając przy tym anonimowość i bezpieczeństwo. Na rynku dostępne są proste narzędzia SaaS (ang. Software as a Service), które po odpowiedniej konfiguracji sprawdzą się w małych organizacjach. Dla większych firm stworzono bardziej skomplikowane narzędzia, wdrażane i zarządzane w infrastrukturze klienta. W obu przypadkach pracodawca musi więc wprowadzić dodatkowy system, wymagający przeszkolenia pracowników i utrzymywania go.

Dobrą alternatywą jest rozszerzenie zakresu działania jednego z posiadanych w organizacji systemów o obsługę procesu zgłoszeń od sygnalistów. Dzięki temu do organizacji nie jest wprowadzany dodatkowy dostawca i nie pojawiają się nowe ryzyka.

 - Znaczna część naszych klientów jest objęta obowiązkiem wdrożenia procesu obsługi zgłoszeń od sygnalistów. W ramach rozwoju współpracy planujemy dla nich takie moduły – mówi Andrzej Dąbrowa, członek zarządu LoVo Software, dostawcy systemu BPM FlowDog. 

– Ponadto otrzymujemy sygnały, że coraz więcej firm rozważa wybór szerzej działającego narzędzia, które zajmie się również innymi procesami biznesowymi, np. sprzedażowymi, logistycznymi, produkcyjnymi, backoffice’owymi. Dla tych klientów konieczność wprowadzenia obsługi sygnalistów staje się impulsem do podjęcia odkładanej od dawna decyzji o wdrożeniu systemu klasy BPM. Prowadzi to do korzyści biznesowej z automatyzacji procesów – dodaje Dąbrowa.

Sygnaliści w administracji publicznej. Procedura dla pracodawców

Zgłoszenia sygnalistów - jakie wymogi muszą być spełnione

Decydując się na narzędzie do przyjmowania zgłoszeń sygnalistów warto wcześniej sprawdzić, czy spełnia ono wymogi dyrektywy unijnej oraz ustawy o ochronie sygnalistów, jak zapewnienie bezpiecznego i anonimowego przesyłania informacji. 

Platforma, taka jak FlowDog, powinna umożliwiać składanie zgłoszeń za pomocą różnych kanałów: 

• formularza online, 

• infolinii, 

• poczty głosowej, 

• email,

• aplikacji mobilnej. 

Bardzo ważna jest także systematyzacja napływających zgłoszeń. FlowDog ułatwia zarządzanie nimi, sortuje, nadaje priorytety, usprawniając ich rozpatrywanie. Generuje też konfigurowalne raporty. Co istotne, wszystkie podjęte działania są dokumentowane i przechowywane w bezpiecznym środowisku, co zapewnia przejrzystość i bezpieczeństwo procesu. FlowDog może być też spersonalizowany pod firmową kolorystykę oraz branding. Platforma integruje się z większością dostępnych na rynku systemów klasy BPM.