Termin mija 31 stycznia 2025 r. Co grozi za brak informacji o niewypłacaniu świadczenia urlopowego?

• Świadczenie urlopowe dofinansowaniem do urlopu
• Konieczna informacja pracodawcy o niewypłacaniu świadczenia urlopowego
• Konsekwencje niedopełnienia obowiązku informacyjnego przez pracodawcę

Świadczenie urlopowe dofinansowaniem do urlopu

Świadczenie urlopowe to dofinansowanie przez pracodawcę urlopu wypoczynkowego pracownika. Świadczenie mogą wypłacać pracodawcy spoza sfery budżetowej, którzy zatrudniają według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz nie tworzą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (zfśs).

Prawo do świadczenia urlopowego mają tylko pracownicy. Świadczenie nie przysługuje osobom świadczącym pracę na podstawie umów cywilnoprawnych, np. umowy zlecenia czy umowy o dzieło.

Świadczenie urlopowe wypłaca się tylko raz w roku pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego. Przy czym urlop ten musi obejmować co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych, do których należy wliczać także dni wolne od pracy – soboty, niedziele i święta będące dniami wolnymi od pracy. Pracodawca wypłaca świadczenie nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego.

Świadczenie urlopowe nie przysługuje, jeśli w danym roku pracownik nie skorzysta z urlopu wypoczynkowego bądź urlop nie obejmie kolejnych 14 dni. Pracownik nie otrzyma świadczenia także wtedy, gdy złożył wniosek o urlop, ale pracodawca go nie udzielił.

Konieczna informacja pracodawcy o niewypłacaniu świadczenia urlopowego

Pracodawcy nietworzący zfśs i zatrudniający poniżej 50 pracowników, nieobjęci układem zbiorowym pracy oraz niezobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania nie są zobowiązani do wypłaty świadczenia urlopowego. Jeśli zadecydują o jego niewypłacaniu, to informację w tej sprawie powinni przekazać pracownikom do 31 stycznia danego roku kalendarzowego.

Informację należy przekazać pracownikom w sposób przyjęty u danego pracodawcy (np. przez wywieszenie na tablicy ogłoszeń, wręczenie pracownikom pism informujących w tej sprawie, przesłanie informacji pocztą elektroniczną).

Jakie będą konsekwencje, jeśli pracodawca nie przekaże pracownikom informacji o niewypłacaniu świadczenia urlopowego?

Konsekwencje niedopełnienia obowiązku informacyjnego przez pracodawcę

Niedopełnienie przez pracodawcę obowiązku informacyjnego stanowi wykroczenie określone ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Pracodawca, który popełnił to wykroczenie, zagrożony jest karą grzywny.

Naruszenie przepisów ustawy o zfśs poprzez nieprzekazanie pracownikom informacji o niewypłacaniu świadczenia urlopowego nie powinno być utożsamiane z zobowiązaniem pracodawcy do wypłaty tego świadczenia. Z takim stanowiskiem można się spotkać w orzecznictwie sądowym – np. w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 1 marca 2007 r. (I OSK 814/06) czy w wyroku Sądu Rejonowego w Warszawie z 21 lutego 2007 r. (VII P 3143/06).

W kwestii konsekwencji braku informacji dla pracowników o niewypłacaniu świadczenia urlopowego można też spotkać się ze stanowiskiem przeciwnym. Zgodnie z nim niedopełnienie przez pracodawcę obowiązku informacyjnego skutkuje koniecznością wypłacania pracownikom tego świadczenia.

Takie przeciwstawne stanowiska powodują, że wskazane jest jednak, aby pracodawcy pamiętali o przekazaniu pracownikom informacji o niewypłacaniu świadczenia urlopowego. Termin mija 31 stycznia 2025 r. – to ostatni moment na uniknięcie ewentualnych problemów.

Podstawa prawna:

• art. 3, art. 12a ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 288)