Czy można wypłacić wynagrodzenie zleceniobiorcy, który nie wystawił rachunku? Praktyka nie idzie w parze z przepisami

• Umowy zlecenia pod specjalnym nadzorem
• Minimalna stawka godzinowa
• Kto może wystawić rachunek?

Umowy zlecenia pod specjalnym nadzorem

Gdy oficjalnie poinformowano, że reforma Państwowej Inspekcji Pracy w formie mającej umożliwiać inspektorom przekształcanie umów zlecenia i współpracy B2B w stosunki pracy nie wejdzie w życie, powszechna uwaga nieco odwróciła się od umów cywilnoprawnych potocznie nazywanych śmieciowymi. I choć od początku prac nad wspomnianą nowelizacją resort pracy i PIP deklarowały, że ich celem nie jest wyparcie tych umów z rynku pracy, a jedynie walka z nadużyciami, to bez wątpienia wielu zleceniodawców i zleceniobiorców odczuło po tej publicznej deklaracji pewną ulgę. To jednak nie znaczy, że strony umów nie mając „nad głową” straszaka w postaci planowanych zmian przepisów, nie powinny dokładać staranności przy kształtowaniu treści łączących je umów, a następnie przy ich rozliczaniu. W tym zakresie w praktyce wiele wątpliwości nadal budzi to, czy wypłata wynagrodzenia z tytułu zrealizowanej umowy zlecenia zależy od wystawienia przez zleceniobiorcę rachunku?

Minimalna stawka godzinowa

Strony umowy zlecenia mają swobodę przy ustalaniu wynagrodzenia z tytułu jej wykonania. Swoboda ta nie jest jednak całkowita. Ogranicza ją wynikająca z postanowień ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę wysokość minimalnej stawki godzinowej rozumiana jako minimalna wysokość wynagrodzenia za każdą godzinę wykonania zlecenia lub świadczenia usług, przysługująca przyjmującemu zlecenie lub świadczącemu usługi. Od 1 stycznia 2026 r. wynosi ona 31,40 zł brutto i w stosunku do 2025 roku wzrosła o 0,90 zł.

Jak wynika z art. 744 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, w razie odpłatnego zlecenia wynagrodzenie należy się przyjmującemu dopiero po wykonaniu zlecenia, chyba że co innego wynika z umowy lub z przepisów szczególnych. Jednak czy do dokonania takiej wypłaty konieczne jest wystawienie rachunku? Przepisy tego nie przewidują, lecz w praktyce faktycznie stał się on kluczowym elementem rozliczeń dokonywanych między zleceniobiorcą a zleceniodawcą, a praktyka ta ściśle wiąże się z ograniczeniami dotyczącymi minimalnej stawki godzinowej. Na wystawianym rachunku zamieszcza się bowiem informację o ilości przepracowanych przez zleceniobiorcę godzin, co ma kluczowe znaczenie dla oceny, czy wypłacone zleceniobiorcy wynagrodzenie spełnia wymogi ustawowe. Ustawodawca nie nałożył na strony umowy zlecenia obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy zleceniobiorcy, a jednocześnie konieczne jest weryfikowanie zgodności z prawem rozliczeń dokonywanych przez strony. Doprowadziło to do sytuacji, w której wystawiany rachunek w pewnym sensie zastępuje po prostu ewidencję czasu pracy zleceniobiorcy.

Polecamy: Umowy cywilnoprawne od 1 stycznia 2026 r.

Kto może wystawić rachunek?

Jednak czy osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej może wystawić rachunek? Odpowiedź na to pytanie odnajdziemy w przepisach ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa. Z art. 87 tej ustawy wynika, że jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi. Aby powstał obowiązek wystawienia rachunku, muszą więc być spełnione trzy warunki: nie ma obowiązku wystawienia faktury, podatnik prowadzi działalność gospodarczą, kupujący żąda wystawienia dokumentu. Pozornie może więc się wydawać, że w przypadku zleceniobiorców nieprowadzących działalności gospodarczej taki obowiązek nie powstanie właśnie z uwagi na to, że nie są przedsiębiorcami. Nie można jednak zapominać o tym, że w regulacji tej jest mowa o działalności w rozumieniu Ordynacji podatkowej, a więc każdej działalności zarobkowej w rozumieniu przepisów ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, w tym wykonywania wolnego zawodu, a także każdej innej działalności zarobkowej wykonywanej we własnym imieniu i na własny lub cudzy rachunek, nawet gdy inne ustawy nie zaliczają tej działalności do działalności gospodarczej lub osoby wykonującej taką działalność – do przedsiębiorców (art. 3 pkt 9 Ordynacji podatkowej). Jak z tego wynika, definicja działalności gospodarczej zawarta w tej ustawie jest bardzo szeroka i z całą pewnością obejmuje także działalność zleceniobiorców. W konsekwencji, jeśli zleceniodawca zażąda wystawienia rachunku z tytułu wykonanej umowy, zleceniobiorca ma obowiązek go wystawić.