REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przetwarzanie danych osobowych - obowiązki pracodawcy

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Aleksandra Pajewska
Przetwarzanie danych osobowych to obowiązek administratora (pracodawcy). /Fot. Fotolia
Przetwarzanie danych osobowych to obowiązek administratora (pracodawcy). /Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Jak przechowywać dane osobowe kandydatów uzyskane w procesie rekrutacji? Co zrobić z dokumentami aplikacyjnymi, pozostałymi po zakończonej rekrutacji? Czy zachować dane osobowe w celu ich dalszego przetwarzania czy zwrócić samym zainteresowanym?

Przetwarzanie danych rozumiane jest jako wszelkie operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych. Przetwarzanie danych zachodzi więc również w procesie rekrutacyjnym jak i w ramach nawiązanego już stosunku pracy.

REKLAMA

Administrator

Administratorem jest organ, jednostka organizacyjna, podmiot lub osoba, decydująca o celach i środkach przetwarzania danych osobowych. Administratorem danych może być organ państwowy, organ samorządu terytorialnego, państwowa i komunalna jednostka organizacyjna, a także podmiot niepubliczny realizujący zadania publiczne, osoba fizyczna, osoba prawna oraz jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną.

Każdy pracodawca, nawet ten, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, uznawany jest za administratora danych.

Zobacz również: Ochrona danych osobowych a proces rekrutacji

Zgoda zainteresowanego

Pracodawca musi pamiętać, że przetwarzanie danych następuje za zgodą osoby, której dotyczą informacje. Zgoda musi zostać wyrażona dobrowolnie, przed przystąpieniem do procesu rekrutacji. Nie może być domniemana ani dorozumiana. Ma formę pisemnego oświadczenia woli zezwalającego na przetwarzanie danych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Standardem jest zamieszczanie zgody w postaci następującej klauzuli: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych zawartych w mojej ofercie dla potrzeb procesu rekrutacji, zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29.08.1997 r. (t.j. Dz.U. 2002 r. Nr 101 poz. 926 r. z późn. zm.)”.

Przetwarzanie danych dopuszczalne jest także w sytuacji, gdy jest niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa; jest konieczne do realizacji umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub jest niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą; wymaga tego wykonanie określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego; jest niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

Obowiązki pracodawcy

Na pracodawcy ciąży szereg obowiązków, wynikających z prowadzonego procesu rekrutacji. Jest on obowiązany do zachowania szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dotyczą dane. Zapewnia więc zgodne z prawem przetwarzanie danych, zbieranie ich dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów, nie poddawanie dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z celami, przechowywanie w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania. Administrator danych będący jednocześnie pracodawcą, który przetwarza dane w związku z zatrudnieniem, został zwolniony w drodze ustawy z obowiązku zgłoszenia zbioru danych osobowych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych (GIODO). Pracodawca zobowiązany został do zapewnienia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych dla właściwej ochrony danych osobowych. Mogą one obejmować rozwiązania architektoniczno – budowlane, systemy alarmowe oraz służby ochrony. Mają one na celu wyeliminowanie zagrożenia dostania się w niepowołane ręce, kradzieży, przetwarzania z naruszeniem przepisów ustawy, zmiany, utraty, uszkodzenia lub zniszczenia danych osobowych. Administrator danych – pracodawca tworzy również dokumentację polityki bezpieczeństwa danych, do której należy wyznaczenie Administratora Bezpieczeństwa Informacji, zastosowanie instrukcji zarządzania systemem informatycznym, w którym dane osobowe są przetwarzane oraz udzielenie pracownikom stosownych uprawnień czy upoważnień.

Zakończenie procesu rekrutacji powoduje, że przechowywanie danych staje się zbędne. Nie spełnia bowiem prawnie usprawiedliwionych celów. Co w tej sytuacji powinien zrobić pracodawca z pozostałymi po rekrutacji dokumentami niezatrudnionych kandydatów? Jeśli nie uzyskał odrębnej zgody na dalsze przetwarzanie tych danych, to ma do dyspozycji dwa rozwiązania. Albo zwrócenie dokumentów uprawnionym osobom, albo ich usunięcie/zniszczenie. Potwierdza to stanowisko Naczelnego Sądu Administracyjnego przedstawione w wyroku z dnia 3 lipca 2009 r., I OSK 633/08. NSA stwierdził, że „skoro administrator danych osobowych utracił prawo do przetwarzania danych konkretnego podmiotu, to spoczywający na nim obowiązek ochrony tych danych polega na usunięciu danych tego podmiotu ze swego systemu informatycznego”.

Polecamy serwis: Praca

Pracodawca, który informuje osoby biorące udział w procedurze rekrutacyjnej o jej wynikach, powinien uważać na to, w jaki sposób przekazuje wiadomości.

Wysłanie zbiorowej korespondencji do potencjalnych pracowników, która ujawnia adresy mailowe pozostałych osób stanowi naruszenie ustawy o ochronie danych osobowych i może być podstawą złożenia skargi do Generalnego Inspektora Danych Osobowych. Poszczególne adresy mailowe nie powinny być bowiem widoczne i tym samym dostępne dla wszystkich adresatów wiadomości.

Podstawa prawna:

  • ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 1997 nr 133 poz. 883),
  • rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika,
  • wyrok NSA w Warszawie z dnia 3 lipca 2009 r. (I OSK 633/08).
Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Od 240 zł do 960 zł za pomoc radcy prawnego z urzędu od 1 stycznia 2026 r. Zmiany dotyczą tej grupy spraw

Radca prawny z urzędu po 1 stycznia 2026 r. weźmie za sprawy z zakresu prawa rodzinnego od 240 zł do 960 zł. Są nowe stawki kosztów pomocy prawnej. Sprawdź za co, ile zapłacisz w 2026 r.

Bon ciepłowniczy 2025: 500, 1000 albo 1750 zł. Wnioski od 3 listopada

Już 3 listopada 2025 r. gminy zaczną przyjmowanie wniosków o bony ciepłownicze za okres od 1 lipca 2025 r. do 31 grudnia 2025 r. Drugi nabór wystartuje na początku przyszłego roku. Czym jest bon ciepłowniczy i ile wynosi? Jakie warunki trzeba spełnić, aby otrzymać takie wsparcie? Kiedy można spodziewać się wypłaty środków?

Osoby niepełnosprawne i ich rodziny: Dlaczego nam to robicie? Komisje orzecznicze uzdrawiają

PZON: Przez 10 lat stopień znaczny niepełnosprawności. I nagle w 2025 r. cudowne ozdrowienie. Stan zdrowia bez zmian osoby niepełnosprawnej, ale orzeczenia o znacznym stopniu już nie. W mojej ocenie (być może mylnej) narasta problem „cudownych” ozdrowień dzieci i młodych ludzi obciążonych zespołem Aspergera. To samo dotyczy autyzmu. Chodzi o to, że PZON zmieniły praktykę orzeczniczą. Przy niezmienonym stanie zdrowia 10-latek otrzymywał znaczny stopień niepełnosprawności, a dziś już tak nie jest (drugi wariant takiej sytuacji to zabranie z orzeczenia pkt 7 i 8). Wczoraj był stopień znaczny niepełnosprawności i świadczenie pielęgnacyjne. Dziś cudowne uzdrowienie i nie ma znacznego stopnia niepełnosprawności.

Czy, gdyby Tato wystąpił po świadczenie wspierające, to czy ja nadal mogłabym otrzymywać świadczenie pielęgnacyjne, jak dotychczas?

Założeniem obecnego systemu wspierania osób niepełnosprawnych jest wygaszenie świadczenia pielęgnacyjnego (starego) dla opiekunów niepełnosprawnych osób dorosłych. Tylko osoby dorosłe mogą otrzymać świadczenie wspierające. Więc osoba niepełnosprawna (dorosła) składając wniosek o świadczenie wspierające "zabiera" np. swojej córce świadczenie pielęgnacyjne (stare). Nowe świadczenie pielęgnacyjne jest tylko dla opiekunów opiekujących się dziećmi do 18. życia (które nie mają prawa do świadczenia wspierającego).

REKLAMA

Mitem jest, że MOPS daje tylko jeden zasiłek na osobę. W przykładzie wypłacił 6 zasiłków. Na jedzenie, buty, ciuchy, leki i lekarz, czynsz

Czy jedna osoba z MOPS otrzymuje średnio tylko jeden rodzaj zasiłku? A może jest możliwa kumulacja świadczeń i jedna osoba potrzebująca otrzyma ich wiele rodzajów (albo na różne cele)? W artykule przykład na drugą sytuację - wyrok sądu dla osoby, która otrzymała z MOPS 6 zasiłków w trzy miesiące. Jedzenie, buty, ciuchy, leki i lekarz, czynsz. Beneficjentka zasiłków poszła do sądu nie dlatego, że nie otrzymała zasiłku. Spierała się (skutecznie) o zbyt niską jego wartość.

Zdolność kredytowa w październiku 2025 r. Kolejny rekord pobity: prawie milion złotych dla rodziny ze średnimi zarobkami

W ciągu roku zdolność kredytowa trzyosobowej rodziny dysponującej dwiema średnimi krajowymi wzrosła o 1/4. Najmocniej sytuacja poprawiła się w ciągu ostatnich 6 miesięcy, w trakcie których mediana zdolności kredytowej konsekwentnie wyznaczała kolejne historyczne rekordy. Dziś kwota, którą banki skłonne są pożyczyć na zakup mieszkania rodzinie z dwiema średnimi krajowymi, to 940 tysięcy złotych. Choć nominalnie jest to najwyższy zanotowany wynik, to po korekcie o inflację do rekordu wciąż brakuje kilkunastu procent.

Ile weźmiesz trzynastki w 2026 - nowa wysokość świadczenia

Nie jest wprawdzie jeszcze oficjalnie wiadome, ile dokładnie wyniesie trzynastka w 2026 roku, ale na podstawie dostępnych danych gospodarczych z GUS oraz przepisów, można już oszacować z dużą dokładnością tę kwotę świadczenia. Dowiedz się już teraz, ile wyniesie nowa trzynastka. W artykule znajdziesz szczegółowe obliczenia oparte o dotychczas dostępne dane makroekonomiczne.

Uwaga na nowe oszustwo! Bazuje na zmianie przepisów. Każdy powinien wiedzieć i ostrzec seniorów przed naciągaczami

Koniec roku to moment, w którym oszuści działają bardziej intensywnie. W tym okresie często bazują na informacjach o tym, że od nowego roku ma nastąpić zmiana przepisów, w związku z którą na obywateli zostaną nałożone nowe obowiązki. Warto więc być na bieżąco z planowanymi zmianami prawa i odpowiednio reagować oraz ostrzec seniorów.

REKLAMA

31 października – ważna data dla studentów z rentą rodzinną. ZUS: Z tym obowiązkiem nie można się spóźnić

Jak co roku, do końca października część studentów pobierających rentę rodzinną z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych ma obowiązek dostarczenia do ZUS-u zaświadczenia z uczelni potwierdzającego kontynuowanie nauki. Brak takiego dokumentu spowoduje wstrzymanie wypłaty renty rodzinnej.

Sylwester bez fajerwerków? Toczą się prace na nowymi przepisami. Chodzi o dobro zwierząt dzikich i domowych

Rząd popiera zmiany zmierzające do ograniczenia możliwości używania fajerwerków i petard. Prace nad nowymi przepisami są w toku. Chodzi o materiały pirotechniczne klas F1, F2 i F3. Czy to znaczy, że nie będzie można strzelać w Sylwestra? Od kiedy?

REKLAMA