REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przetwarzanie danych osobowych - obowiązki pracodawcy

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Aleksandra Pajewska
Przetwarzanie danych osobowych to obowiązek administratora (pracodawcy). /Fot. Fotolia
Przetwarzanie danych osobowych to obowiązek administratora (pracodawcy). /Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Jak przechowywać dane osobowe kandydatów uzyskane w procesie rekrutacji? Co zrobić z dokumentami aplikacyjnymi, pozostałymi po zakończonej rekrutacji? Czy zachować dane osobowe w celu ich dalszego przetwarzania czy zwrócić samym zainteresowanym?

Przetwarzanie danych rozumiane jest jako wszelkie operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych. Przetwarzanie danych zachodzi więc również w procesie rekrutacyjnym jak i w ramach nawiązanego już stosunku pracy.

REKLAMA

Administrator

Administratorem jest organ, jednostka organizacyjna, podmiot lub osoba, decydująca o celach i środkach przetwarzania danych osobowych. Administratorem danych może być organ państwowy, organ samorządu terytorialnego, państwowa i komunalna jednostka organizacyjna, a także podmiot niepubliczny realizujący zadania publiczne, osoba fizyczna, osoba prawna oraz jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną.

Każdy pracodawca, nawet ten, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, uznawany jest za administratora danych.

Zobacz również: Ochrona danych osobowych a proces rekrutacji

Zgoda zainteresowanego

Pracodawca musi pamiętać, że przetwarzanie danych następuje za zgodą osoby, której dotyczą informacje. Zgoda musi zostać wyrażona dobrowolnie, przed przystąpieniem do procesu rekrutacji. Nie może być domniemana ani dorozumiana. Ma formę pisemnego oświadczenia woli zezwalającego na przetwarzanie danych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Standardem jest zamieszczanie zgody w postaci następującej klauzuli: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych zawartych w mojej ofercie dla potrzeb procesu rekrutacji, zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29.08.1997 r. (t.j. Dz.U. 2002 r. Nr 101 poz. 926 r. z późn. zm.)”.

Przetwarzanie danych dopuszczalne jest także w sytuacji, gdy jest niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa; jest konieczne do realizacji umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub jest niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą; wymaga tego wykonanie określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego; jest niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

Obowiązki pracodawcy

Na pracodawcy ciąży szereg obowiązków, wynikających z prowadzonego procesu rekrutacji. Jest on obowiązany do zachowania szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dotyczą dane. Zapewnia więc zgodne z prawem przetwarzanie danych, zbieranie ich dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów, nie poddawanie dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z celami, przechowywanie w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania. Administrator danych będący jednocześnie pracodawcą, który przetwarza dane w związku z zatrudnieniem, został zwolniony w drodze ustawy z obowiązku zgłoszenia zbioru danych osobowych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych (GIODO). Pracodawca zobowiązany został do zapewnienia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych dla właściwej ochrony danych osobowych. Mogą one obejmować rozwiązania architektoniczno – budowlane, systemy alarmowe oraz służby ochrony. Mają one na celu wyeliminowanie zagrożenia dostania się w niepowołane ręce, kradzieży, przetwarzania z naruszeniem przepisów ustawy, zmiany, utraty, uszkodzenia lub zniszczenia danych osobowych. Administrator danych – pracodawca tworzy również dokumentację polityki bezpieczeństwa danych, do której należy wyznaczenie Administratora Bezpieczeństwa Informacji, zastosowanie instrukcji zarządzania systemem informatycznym, w którym dane osobowe są przetwarzane oraz udzielenie pracownikom stosownych uprawnień czy upoważnień.

Zakończenie procesu rekrutacji powoduje, że przechowywanie danych staje się zbędne. Nie spełnia bowiem prawnie usprawiedliwionych celów. Co w tej sytuacji powinien zrobić pracodawca z pozostałymi po rekrutacji dokumentami niezatrudnionych kandydatów? Jeśli nie uzyskał odrębnej zgody na dalsze przetwarzanie tych danych, to ma do dyspozycji dwa rozwiązania. Albo zwrócenie dokumentów uprawnionym osobom, albo ich usunięcie/zniszczenie. Potwierdza to stanowisko Naczelnego Sądu Administracyjnego przedstawione w wyroku z dnia 3 lipca 2009 r., I OSK 633/08. NSA stwierdził, że „skoro administrator danych osobowych utracił prawo do przetwarzania danych konkretnego podmiotu, to spoczywający na nim obowiązek ochrony tych danych polega na usunięciu danych tego podmiotu ze swego systemu informatycznego”.

Polecamy serwis: Praca

Pracodawca, który informuje osoby biorące udział w procedurze rekrutacyjnej o jej wynikach, powinien uważać na to, w jaki sposób przekazuje wiadomości.

Wysłanie zbiorowej korespondencji do potencjalnych pracowników, która ujawnia adresy mailowe pozostałych osób stanowi naruszenie ustawy o ochronie danych osobowych i może być podstawą złożenia skargi do Generalnego Inspektora Danych Osobowych. Poszczególne adresy mailowe nie powinny być bowiem widoczne i tym samym dostępne dla wszystkich adresatów wiadomości.

Podstawa prawna:

  • ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 1997 nr 133 poz. 883),
  • rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika,
  • wyrok NSA w Warszawie z dnia 3 lipca 2009 r. (I OSK 633/08).
Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
To może być pierwsza taka sytuacja w historii Polski: Prezes NBP Adam Glapiński już ostrzega!

Historyczny moment dla polskiej gospodarki? Prezes NBP Adam Glapiński ostrzega, że już w 2026 roku dług publiczny może po raz pierwszy przekroczyć unijny próg 60 proc. PKB. Choć inflacja zbliża się do celu NBP, to fiskalna polityka rządu – najluźniejsza w całej UE poza Rumunią – może zachwiać stabilnością makroekonomiczną kraju.

Aby mieć od stycznia więcej urlopu i wyższe wypłaty, już teraz zadbaj o dokumenty. Dotyczy wszystkich pracowników

Przed nami duża zmiana dla wszystkich pracowników. Będzie dotyczyła zarówno pracowników budżetówki, jak i sektora prywatnego. Chodzi o większe pieniądze i wyższy wymiar urlopu. Żeby skorzystać, trzeba będzie mieć dowody.

Za nowy trawnik z rolki zapłaci… dostawca prądu. Przełomowy wyrok NSA, na podstawie którego tysiące właścicieli nieruchomości będzie mogło bezkosztowo odtworzyć swoje ogrody

Niejeden właściciel nieruchomości zmagał się już na pewno z usuwaniem drzew (lub krzewów) z jego nieruchomości na wniosek właściciela urządzeń przesyłowych służących do doprowadzania energii elektrycznej, z tego względu, że drzewa te (lub krzewy) – z tymi urządzeniami kolidowały (a konkretniej – zagrażały funkcjonowaniu tych urządzeń). Okazuje się, że zgodnie z najnowszym wyrokiem NSA – w takim przypadku – odszkodowanie należne od przedsiębiorstwa energetycznego, obejmuje nie tylko wartość usuniętych drzew (lub krzewów), koszty ich wycinki, ponownego zalesienia i pielęgnacji, ale również koszty odtworzenia trawnika, który – na skutek powyższych działań – uległ zniszczeniu.

Kupując tę nieruchomość, wpadniesz w finansową pułapkę i poniesiesz dodatkowy koszt sięgający nawet 50 tys. zł. To skutek nowych wymogów Unii Europejskiej

Dla wielu z nas zakup nieruchomości to jedna z najważniejszych decyzji w życiu. W związku z nowymi klimatycznymi celami Unii Europejskiej, nieruchomości ogrzewane węglem lub gazem będą musiały przejść kosztowną modernizację. W przeciwnym razie ich utrzymanie stanie się bardzo drogie.

REKLAMA

Nowe uprawnienia PIP i wyższe kary dla firm od 2026 r. Czy dojdzie do masowej zamiany śmieciówek w umowy o pracę? Szef PIP: uszczęśliwianie etatami na siłę się nie sprawdza

Nie będziemy masowo zmieniać umów cywilnoprawnych na etaty, a jedynie działać w przypadkach niebudzących wątpliwości – powiedział PAP szef Państwowej Inspekcji Pracy, główny inspektor pracy Marcin Stanecki. Zaznaczył, że w planowanych zmianach nie chodzi o „uszczęśliwianie etatami na siłę”, tylko o reagowanie na skargi.

Zmiana cen gazu. Chodzi o kwoty od 1 tysiąca, nawet do kilkunastu tysięcy złotych. Kto odczuje nową taryfę?

Choć większość z nas od miesięcy żyje tematem cen energii, to dla wielu osób równie istotne są ceny gazu. A te właśnie się zmieniły. Różnica obejmie rocznie kwoty od tysiąca, nawet do kilkunastu tysięcy.

Renta wdowia 2025. ZUS wypłaca świadczenia w zbiegu [Ważne terminy]

Zakład Ubezpieczeń Społecznych wypłaca już wdowie renty. Jak informuje ZUS, dzięki rencie wdowiej świadczeniobiorcy zyskają średnio 359,82 zł. Dlaczego ważne jest szybkie złożenie wniosku?

Milion wniosków o rentę wdowią. ZUS: tym osobom świadczenia nie przyznamy

REKLAMA

Dodatek pielęgnacyjny przed ukończeniem 75 lat. Ważny warunek i przykład z sądu

Po ukończeniu 75 lat Zakład Ubezpieczeń Społecznych przyzna emerytowi dodatek z urzędu. Inaczej jest jednak w przypadku młodszych osób, które muszą spełnić dodatkowe warunki.

W 2025 roku już 900 plus na dentystę. Może skorzystać każdy, kto opłaca składkę zdrowotną. Ale czy wiesz, jak?

Na początku 2025 roku pisaliśmy o tym, że każdy, kto opłaca składkę zdrowotną, może liczyć na 600 plus na dentystę. Co się w tym zakresie zmieniło? Głównie kwoty. Inflacja hamuje, ceny rosną, a pacjenci mają już 900 plus na dentystę.

REKLAMA