REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przetwarzanie danych osobowych - obowiązki pracodawcy

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Aleksandra Pajewska
Przetwarzanie danych osobowych to obowiązek administratora (pracodawcy). /Fot. Fotolia
Przetwarzanie danych osobowych to obowiązek administratora (pracodawcy). /Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Jak przechowywać dane osobowe kandydatów uzyskane w procesie rekrutacji? Co zrobić z dokumentami aplikacyjnymi, pozostałymi po zakończonej rekrutacji? Czy zachować dane osobowe w celu ich dalszego przetwarzania czy zwrócić samym zainteresowanym?

Przetwarzanie danych rozumiane jest jako wszelkie operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych. Przetwarzanie danych zachodzi więc również w procesie rekrutacyjnym jak i w ramach nawiązanego już stosunku pracy.

REKLAMA

Administrator

Administratorem jest organ, jednostka organizacyjna, podmiot lub osoba, decydująca o celach i środkach przetwarzania danych osobowych. Administratorem danych może być organ państwowy, organ samorządu terytorialnego, państwowa i komunalna jednostka organizacyjna, a także podmiot niepubliczny realizujący zadania publiczne, osoba fizyczna, osoba prawna oraz jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną.

Każdy pracodawca, nawet ten, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, uznawany jest za administratora danych.

Zobacz również: Ochrona danych osobowych a proces rekrutacji

Zgoda zainteresowanego

Pracodawca musi pamiętać, że przetwarzanie danych następuje za zgodą osoby, której dotyczą informacje. Zgoda musi zostać wyrażona dobrowolnie, przed przystąpieniem do procesu rekrutacji. Nie może być domniemana ani dorozumiana. Ma formę pisemnego oświadczenia woli zezwalającego na przetwarzanie danych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Standardem jest zamieszczanie zgody w postaci następującej klauzuli: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych zawartych w mojej ofercie dla potrzeb procesu rekrutacji, zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29.08.1997 r. (t.j. Dz.U. 2002 r. Nr 101 poz. 926 r. z późn. zm.)”.

Przetwarzanie danych dopuszczalne jest także w sytuacji, gdy jest niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa; jest konieczne do realizacji umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub jest niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą; wymaga tego wykonanie określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego; jest niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

Obowiązki pracodawcy

Na pracodawcy ciąży szereg obowiązków, wynikających z prowadzonego procesu rekrutacji. Jest on obowiązany do zachowania szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dotyczą dane. Zapewnia więc zgodne z prawem przetwarzanie danych, zbieranie ich dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów, nie poddawanie dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z celami, przechowywanie w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania. Administrator danych będący jednocześnie pracodawcą, który przetwarza dane w związku z zatrudnieniem, został zwolniony w drodze ustawy z obowiązku zgłoszenia zbioru danych osobowych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych (GIODO). Pracodawca zobowiązany został do zapewnienia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych dla właściwej ochrony danych osobowych. Mogą one obejmować rozwiązania architektoniczno – budowlane, systemy alarmowe oraz służby ochrony. Mają one na celu wyeliminowanie zagrożenia dostania się w niepowołane ręce, kradzieży, przetwarzania z naruszeniem przepisów ustawy, zmiany, utraty, uszkodzenia lub zniszczenia danych osobowych. Administrator danych – pracodawca tworzy również dokumentację polityki bezpieczeństwa danych, do której należy wyznaczenie Administratora Bezpieczeństwa Informacji, zastosowanie instrukcji zarządzania systemem informatycznym, w którym dane osobowe są przetwarzane oraz udzielenie pracownikom stosownych uprawnień czy upoważnień.

Zakończenie procesu rekrutacji powoduje, że przechowywanie danych staje się zbędne. Nie spełnia bowiem prawnie usprawiedliwionych celów. Co w tej sytuacji powinien zrobić pracodawca z pozostałymi po rekrutacji dokumentami niezatrudnionych kandydatów? Jeśli nie uzyskał odrębnej zgody na dalsze przetwarzanie tych danych, to ma do dyspozycji dwa rozwiązania. Albo zwrócenie dokumentów uprawnionym osobom, albo ich usunięcie/zniszczenie. Potwierdza to stanowisko Naczelnego Sądu Administracyjnego przedstawione w wyroku z dnia 3 lipca 2009 r., I OSK 633/08. NSA stwierdził, że „skoro administrator danych osobowych utracił prawo do przetwarzania danych konkretnego podmiotu, to spoczywający na nim obowiązek ochrony tych danych polega na usunięciu danych tego podmiotu ze swego systemu informatycznego”.

Polecamy serwis: Praca

Pracodawca, który informuje osoby biorące udział w procedurze rekrutacyjnej o jej wynikach, powinien uważać na to, w jaki sposób przekazuje wiadomości.

Wysłanie zbiorowej korespondencji do potencjalnych pracowników, która ujawnia adresy mailowe pozostałych osób stanowi naruszenie ustawy o ochronie danych osobowych i może być podstawą złożenia skargi do Generalnego Inspektora Danych Osobowych. Poszczególne adresy mailowe nie powinny być bowiem widoczne i tym samym dostępne dla wszystkich adresatów wiadomości.

Podstawa prawna:

  • ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 1997 nr 133 poz. 883),
  • rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika,
  • wyrok NSA w Warszawie z dnia 3 lipca 2009 r. (I OSK 633/08).
Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Świadczenie pielęgnacyjne z podwyżką o 99 zł. Bo nowa pensja minimalna 4666 zł brutto i 3605,85 zł netto

Bo zasiłek pielęgnacyjny nie będzie miał podwyżki (aż do początku 2028 r.). Jak rząd tłumaczy dlatego, że 1 mln osób z zasiłkiem pielęgnacyjnym może się starać o świadczenie wspierające, które otrzymywało na koniec marca 2025 r. około 120 000 osób niepełnosprawnych (stopień znaczny). Zupełnie inna sytuacja w 2026 r. (i kolejnych latach jest w świadczeniu pielęgnacyjnym (zarówno "starym" jak i "nowym"). W 2026 r. świadczenie to będzie podwyższone o 99 zł. To 3% podwyżka na 2026 r. Nie tak duża jak w latach minionych, kiedy mieliśmy galopująca inflację. Ale porównując z 0% podwyżki dla zasiłku pielęgnacyjnego, nie wygląda to źle. Opiekunowie osób niepełnosprawnych otrzymają w 2026 r.

WIBOR w umowach kredytu. Czy opinia Rzeczniczki Generalnej TSUE, to sukces konsumentów, czy banków?

W dniu 11 września 2025 r. Rzeczniczka Generalna Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej wydała opinię w sprawie C-471/24 z wniosku o wydanie orzeczenia w trybie prejudycjalnym złożonego przez Sąd Okręgowy w Częstochowie. Opinia ta jest całkowicie korzystna dla kredytobiorców i niekorzystna dla banków – twierdzi Radca Prawny Michał Kanabaja z Kancelarii Rachelski i Wspólnicy.

Najniższa krajowa 2026: 4806 zł brutto. Ile netto do wypłaty na rękę minimalnego wynagrodzenia? W jakich umowach trzeba stosować minimalną stawkę godzinową?

W rozporządzeniu Rady Ministrów z 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2026 r., określono, że od 1 stycznia 2026 r. minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4806 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa dla określonych umów cywilnoprawnych – 31,40 zł. Czy trzeba zmieniać (aneksować) umowy o pracę od nowego roku? Co może zrobić pracownik, gdy pracodawca nie wypłaca minimalnego wynagrodzenia? W jakich umowach trzeba stosować minimalną stawkę godzinową? Wyjaśniamy.

System kaucyjny 2025: od października mała rewolucja, a sklepy nie są gotowe? Dodatkowe koszty i brak miejsca na składowanie butelek i puszek

Zaledwie kilkanaście dni pozostało do wprowadzenia systemu kaucyjnego w Polsce. Zgodnie z przepisami, które zaczną obowiązywać od 1 października, wszystkie sklepy o powierzchni powyżej 200 m kw. będą musiały zbierać opakowania objęte systemem, z kolei mniejsze punkty sprzedaży mogą przystąpić do programu dobrowolnie. Zmiany są nowością nie tylko dla przedsiębiorców – badania pokazują, że z systemu kaucyjnego korzystało dotychczas zaledwie 28 proc. Polaków . Pozytywnie oceniły go trzy na cztery osoby z tej grupy, co potwierdza coraz większe przywiązanie konsumentów do kwestii ekologicznych w handlu detalicznym. Choć są one ważne również dla właścicieli sklepów, przepisy w obecnym kształcie rodzą w ich opinii zbyt wiele wyzwań finansowych i organizacyjnych.

REKLAMA

Rewolucja mieszkaniowa dla seniorów. Nowe przepisy pozwolą osobom starszym uciec z „więzienia czwartego piętra” i zamieszkać wygodnie już od 2026 roku

Nowa ustawa wprowadzająca umowy najmu senioralnego lokalu to prawdziwa rewolucja dla starszych mieszkańców Polski. Już od 1 stycznia 2026 roku seniorzy mieszkający powyżej trzeciego piętra bez windy będą mogli zamienić swoje mieszkania na lokale dostosowane do ich potrzeb – bez konieczności spełniania kryteriów dochodowych. Projekt wprost rozwiązuje problem tzw. „więźniów czwartego piętra” i daje gminom narzędzia do elastycznego zarządzania mieszkaniowym zasobem, poprawiając jakość życia milionów osób starszych w całym kraju.

System kaucyjny od 1 października 2025 r. Nie zgniataj, nie niszcz butelek i puszek, bo nie dostaniesz zwrotu kaucji. Czy trzeba mieć paragon?

W dniu 1 października 2025 roku zacznie obowiązywać w Polsce system kaucyjny. Przedsiębiorcy wprowadzający napoje w opakowaniach objętych systemem zobowiązani są do umieszczania na tych opakowaniach oznakowania wskazującego na objęcie opakowania systemem kaucyjnym i określającego wysokość kaucji. Przy zwrocie do sklepu butelki plastikowej o pojemności do 3 litrów, czy puszki metalowej do 1 litra (jeżeli są oznaczone znakiem systemu kaucyjnego) - otrzymasz 50 groszy za każdą taką butelkę, czy puszkę. Za zwrot każdej butelki szklanej (ze znakiem systemu kaucyjnego) o objętości do 1,5 litra, otrzymasz 1 zł. Nie trzeba mieć paragonu, by dostać zwrot kaucji.

Ustawowy zakaz zamieszczania w internecie zdjęć dzieci przez rodziców – rząd podjął decyzję po interwencji RPO

W związku z pogłębiającym się problemem tzw. sharentingu, który polega na upowszechnianiu w środowisku cyfrowym, w szczególności w mediach społecznościowych, wizerunku dzieci przez rodziców i inne osoby – na skutek podjętej w tej sprawie interwencji przez Rzecznika Praw Obywatelskich (RPO) – Ministerstwo Cyfryzacji zajęło stanowisko w sprawie wprowadzenia w Polsce generalnego, ustawowego zakazu (lub ograniczenia) zamieszczania w internecie zdjęć dzieci.

Sąd: Jak liczyć zachowek od mieszkania [Wyrok w sprawie wydziedziczonego synka i trójki wnuków]

W artykule przedstawiam przykład (za wyrokiem sądu) obliczania zachowku dla rodziny, w której spadkodawca miał trójkę dzieci i trójkę wnuków. Córka przejęła mieszkanie po ojcu na podstawie testamentu, pozostałe dzieci (i wnuki) nie otrzymali nic. Wnuki (3 osoby) dziedziczą dlatego, że ich ojciec (syn zmarłego spadkobiercy) także zmarł. Jak sąd obliczył zachowek? Przedstawiam to krok po kroku.

REKLAMA

Abp Przybylski: Lekcje religii i etyki powinny być dla uczniów obowiązkowe [wywiad]

"Lekcje religii i etyki powinny być dla uczniów obowiązkowe" – powiedział nowy metropolita katowicki abp Andrzej Przybylski w wywiadzie dla PAP. Dodał, że człowiek z natury jest religijny i etyczny, dlatego potrzebuje wiedzy o religii i wyborach moralnych, żeby harmonijnie się rozwijać.

Ustawa o ochronie ojczyzny. W czasie wojny wojsko może wyjąć pracownika z firmy na 7 dni

Przepisy przewidują możliwość nałożenia na firmę świadczeń rzeczowych na rzecz wojska po wybuchu wojny. Pracodawcy muszą uwzględnić ryzyko prowadzenia działalności w sytuacji rekrutacji części pracowników do służby wojskowej. Pracownicy w czasie zatrudnienia mogą wykonywać świadczenia osobiste na rzecz wojska przerywając na ten okres (jednorazowo do 7 dni) świadczenie pracy dla pracodawcy.

REKLAMA