REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Procedura whistleblowingu - na czym polega i jak bezpiecznie ją stosować?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Robert Nogacki
radca prawny
Kancelaria Prawna Skarbiec
Kancelaria Prawna Skarbiec świadczy doradztwo prawne z zakresu prawa podatkowego, gospodarczego, cywilnego i karnego.
Whistleblowing to coraz popularniejsze w ostatnim czasie pojęcie, posiadające liczne definicje./Fot. Shutterstock
Whistleblowing to coraz popularniejsze w ostatnim czasie pojęcie, posiadające liczne definicje./Fot. Shutterstock
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Procedura whistleblowingu wzbudza wiele emocji. Uregulowanie i rozwijanie tego obszaru wydaje się jednak zasadne, w szczególności z perspektywy podmiotów dążących do funkcjonowania w zgodzie z prawem.

Przetwarzanie i ochrona danych w ramach procedury whistleblowingu

Whistleblowing to coraz popularniejsze w ostatnim czasie pojęcie, posiadające liczne definicje. Międzynarodowa Organizacja Pracy określa go jako „raportowanie przez obecnych lub byłych pracowników o nielegalnych, niewłaściwych, niebezpiecznych lub nieetycznych praktykach pracodawców”. Natomiast według autorek jednej z pierwszych publikacji w tej materii „Blowing the whistle” z 1985 r. jest to „ujawnienie przez obecnych lub byłych członków organizacji nielegalnych, niemoralnych lub niedopuszczalnych praktyk prowadzonych pod nadzorem/kontrolą ich pracodawców, osobom lub organizacjom, które są w stanie przedsięwziąć działania”. Niezależnie od przyjętej definicji jedno jest pewne – koncepcja ta wzbudza mnóstwo emocji: od pełnego przyzwolenia, poprzez warunkową tolerancję, aż po wyraźną krytykę. Na czym jednak tak naprawdę polega whistleblowing i jak w prawidłowy i bezpieczny sposób go stosować?

REKLAMA

Polecamy: Kodeks pracy 2020 PREMIUM

Whistleblowing w świetle prawa

Niezależnie od przytoczonych wyżej, sformalizowanych definicji whistleblowingu w praktyce sprowadza się on do informowania o szeroko pojętych nadużyciach mających miejsce w określonej organizacji, najczęściej w odniesieniu do korporacji. Początkowo instytucja ta nie była w żaden sposób regulowana przez prawo. Obecnie dotykające jej ustawodawstwo dynamicznie się rozwija. W grudniu 2019 r. weszła w życie Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady nr 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. ws. ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, na wdrożenie której państwa członkowskie UE mają dwa lata. Istotą unijnego aktu jest opracowanie odpowiednich procedur mających umożliwić proste i bezpieczne dokonywanie zgłoszenia, jak również zapewnienie pełnej ochrony sygnalistom, bo tak powszechnie nazywane są osoby zgłaszające naruszenia w swojej organizacji. Działania zmierzające do wydania w tym zakresie normy ISO 37002 („Zarządzanie systemami zgłaszania nieprawidłowości”) rozpoczęła także Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna. Zakończenie prac zadeklarowała na 2021 r. Również w Polsce powstają kolejne unormowania dotyczące przedmiotowej materii. Ministerstwo Inwestycji i Rozwoju wydało poradnik w zakresie przeciwdziałania nadużyciom finansowym w ramach projektów z Programu Infrastruktura i Środowisko 2014-2020, a UOKiK opracował dedykowany sygnalistom program. Idąc dalej, treść ustawy z dnia 16 października 2019 r. o zmianie ustawy o ofercie i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych, która weszła w życie 30 listopada 2019 r., przewiduje pewne wymagania w odniesieniu do procedur anonimowego zgłaszania naruszeń prawa. Nie bez znaczenia dla uregulowania whistleblowingu w Polsce są także projekty ustawy o jawności życia publicznego oraz nowelizacji ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary.

Jak dbać o informacje wykorzystywane w procesie whistleblowingu?

Oprócz aktów wymienionych powyżej dla realizacji procedury zgłaszania naruszeń niebagatelne znaczenie mają Wytyczne Europejskiego Inspektora Ochrony Danych (dalej „EIOD”) dotyczące przetwarzania informacji w ramach procedury whistleblowingu, których treść w znacznym stopniu wpływa także na kształt przywoływanych powyżej aktów.

Wśród rekomendacji EIOD na pierwszy plan wysuwa się zapewnienie poufności otrzymanych informacji, jak również ochrona tożsamości sygnalistów i osób zaangażowanych. W szczególności niedopuszczalne jest ujawnianie danych sygnalisty bez jego wyraźnej zgody w tym zakresie. Analogicznie postępować należy w odniesieniu do osób, wobec których kierowane są oskarżenia o udział w określonej sprawie. Istotne jest też, aby przekazywane przez sygnalistów informacje kierowane były wyłącznie do ograniczonego kręgu wyznaczonych do tego osób, które nadto będą zobowiązane do zachowania tajemnicy w tym obszarze. Realizacja powyższego pociąga za sobą oczywiście konieczność opracowania, a następnie wdrożenia w organizacji czytelnych i przejrzystych polityk oraz kanałów przeznaczonych do zgłaszania nieprawidłowości.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Tylko tyle danych, ile potrzebujemy

Europejski Inspektor Ochrony Danych zaznacza, że wspomniane procedury powinny uwzględniać zasadę minimalizacji danych polegającą na zawężeniu zakresu pozyskiwanych danych do tych, które są absolutnie niezbędne do realizacji założonego celu. Natomiast pozyskane w toku procesu dane osobowe, które pozostają irrelewantne dla konkretnej sprawy, zwłaszcza jeśli są to dane wrażliwe, powinny zostać niezwłocznie usunięte.

Informowanie obowiązkowe

Nie sposób nie wspomnieć, że organizacja przetwarzająca dane w związku z sygnalizowaniem nieprawidłowości jest ich administratorem w świetle RODO, wobec czego spoczywa na niej szereg obowiązków, w tym obowiązek informacyjny. Stosownie do przywoływanych wytycznych w omawianym procesie obowiązek informacyjny powinien być spełniony dwuetapowo. Po pierwsze klauzula informacyjna uwzględniająca niezbędne elementy wymagane przez przepisy prawa powinna zostać zamieszczona w ogólnodostępnych miejscach, takich jak firmowy serwis internetowy czy intranet. Poprzestanie na tym nie jest jednak wystarczające, wobec czego każda osoba, której dane w jakikolwiek sposób są przetwarzane z uwagi na realizację konkretnego postępowania sygnalizacyjnego, powinna otrzymać klauzulę informacyjną bezpośrednio. Z zobowiązaniem administratora do przekazywania określonych informacji osobom, których dane dotyczą, wiąże się nadto uprawnienie podmiotu danych do dostępu do nich, w odniesieniu do którego zaakcentowania wymaga konieczność zadbania o to, aby dane nie zostały udostępnione osobom postronnym. Administrator jest oczywiście zobowiązany również do realizacji pozostałych uprawnień przysługujących osobom, których dane dotyczą na gruncie RODO.

Udostępnianie danych tylko wyjątkowo, a przechowywanie możliwie krótko

Dane osobowe przetwarzane w ramach whistleblowingu co do zasady nie powinny być udostępniane podmiotom trzecim. Jedynym wyjątkiem od tej reguły jest potrzeba pozyskania danych z uwagi na konieczność realizacji przyznanych przez prawo kompetencji oznaczonego odbiorcy. Za przykład tego typu podmiotów można podać prokuraturę, Policję czy właściwe organy skarbowe. Pochylając się nad inną istotną dla bezpieczeństwa danych kwestią, jaką jest okres ich przetwarzania, zaznaczenia wymaga, iż w przedmiotowej materii okres przechowywania danych osobowych należy badać indywidualnie w każdym stanie faktycznym. Ogólnym zaleceniem jest jednak bezzwłoczne ich usuwanie w momencie, gdy nie są już przydatne.

Proces trudny, ale potrzebny

Mimo że pojęcia „whistleblowing” oraz „sygnalista” niejednokrotnie uważane są za nacechowane pejoratywnie, uregulowanie i rozwijanie tego obszaru wydaje się zasadne, w szczególności z perspektywy podmiotów dążących do funkcjonowania w zgodzie z prawem. Aby móc jednak w pełni skorzystać z atutów tego systemu, nie należy tracić z pola widzenia właściwej jego konstrukcji, obejmującej również przetwarzanie danych osobowych. Przygotowanie odpowiednich polityk, instrukcji, a także środków technicznych uzasadnionych wynikami analizy ryzyka powinno zagwarantować stosowne i bezpieczne warunki tak dla organizacji, jak i dla osób, których dane w procesie whistleblowingu są wykorzystywane.

radca prawny Robert Nogacki

Kancelaria Prawna Skarbiec

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Tak długo jeszcze nie żyliśmy! Nowy raport GUS ujawnia zaskakujące dane

Przeciętne trwanie życia w Polsce osiągnęło najwyższy poziom w historii. Z danych Głównego Urzędu Statystycznego (GUS) wynika, że w ubiegłym roku mężczyźni żyli przeciętnie 74,93 roku, a kobiety 82,26 roku. To niezwykle istotny sygnał powrotu do pozytywnych trendów po gwałtownym spadku długości życia w czasie pandemii COVID-19.

Bitcoin ETF bez podatku? Jak działa inwestowanie przez IKE/IKZE i co naprawdę daje zwolnienie z podatku Belki

Inwestowanie w aktywa cyfrowe jeszcze pewien czas temu wydawało się ciekawostką Dzisiaj jest to standard z perspektywy dywersyfikacji portfela inwestycyjnego. Jeszcze kilka lat temu lokowanie kapitału w Bitcoinie bez podatku wydawało się marzeniem. Ale w 2024 roku, po zatwierdzeniu pierwszych ETF-ów spot na Bitcoina w Stanach Zjednoczonych, temat wrócił z nową siłą. Co ważniejsze, zaczęto go łączyć z polskimi kontami emerytalnymi IKE i IKZE. Brzmi jak luka w systemie? Niekoniecznie. W praktyce możliwość inwestowania w Bitcoina bez podatku Belki naprawdę istnieje – ale nie dla każdego i nie w każdej formie. Co to oznacza? Dowiedz się nieco więcej właśnie w tym artykule.

Nowelizacja kodeksu pracy i ustawy o zfśs w II poł. 2025 r. Zmiany w rozliczaniu ekwiwalentu za urlop i inne nowości. Rada Ministrów przyjęła projekt

W dniu 29 lipca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (projekt deregulacyjny), przedłożony przez Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Zmiany zawarte w tym projekcie dotyczą rozliczenia ekwiwalentu za urlop przy rozwiązywaniu umowy o pracę.

NIK: oceny maturalne nie zawsze obiektywne i sprawiedliwe. 40 proc. wniosków o weryfikację wyniku egzaminu było zasadnych. Wyniki kontroli za lata 2021-2024

W latach 2021-2024 system sprawdzania i oceniania egzaminów maturalnych oraz weryfikacji wyników nie funkcjonował w pełni skutecznie, w konsekwencji oceny nie zawsze były obiektywne i sprawiedliwe - poinformowała 29 lipca 2025 r. dyrektor delegatury NIK w Poznaniu Karolina Wirszyc-Sitkowska. Kontrola NIK wykazała liczne błędy egzaminatorów przy ocenianiu egzaminów maturalnych.

REKLAMA

Ustawa o asystencji osobistej to nie luksus. To prawo. Czas, by Sejm je w końcu zagwarantował

Ustawa o asystencji osobistej dla osób z niepełnosprawnościami wciąż nie trafia do Sejmu. Polska 2050 i Lewica apelują o szybkie działania i zapowiadają własny projekt, jeśli rząd nie zareaguje do września. To test dla polityków i sprawdzian z człowieczeństwa.

W systemie kaucyjnym nie będzie wyjątków. MKiŚ: Dla zachowania szczelności systemu wszyscy sprzedawcy muszą uczestniczyć w obiegu kaucji

System kaucyjny obejmie nie tylko sklepy spożywcze, ale także apteki sprzedające napoje w opakowaniach objętych nowymi przepisami. Posłanka Gabriela Lenartowicz zwróciła się z interpelacją do Ministerstwa Klimatu i Środowiska w sprawie wyłączenia aptek i suplementów diety z tego obowiązku. Odpowiedź resortu nie pozostawia wątpliwości. Sprawdź, czego dotyczyła interpelacja i jak ją uzasadniono.

Średnia pensja to już 22 769 zł. Największe wzrosty od lat – branża IT znów przyspiesza!

Branża IT znów przyspiesza – średnie wynagrodzenie wzrosło o 12% r/r, osiągając 22 769 zł. Rośnie liczba ofert pracy, ale tylko dla doświadczonych specjalistów. Juniorzy nadal mają pod górkę, a wymagania są coraz wyższe. Sprawdź, co napędza rynek i które technologie są dziś na topie.

Płatności dla rolników 2025. Te dokumenty i informacje trzeba złożyć do 31 lipca do ARiMR

Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi poinformowało w komunikacie z 28 lipca 2025 r., że rolnicy ubiegający się o płatność dobrostanową, płatność ekologiczną lub o płatność rolno-środowiskowo-klimatyczną w ramach Planu Strategicznego dla Wspólnej Polityki Rolnej na lata 2023-2027 zobowiązani są do 31 lipca 2025 r. do złożenia w Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa (ARiMR) następujących dokumentów i informacji:

REKLAMA

Handel w Polsce wyraźnie się zmienia. Sieci convenience i hipermarkety coraz bardziej ogrywają dyskonty

Sieci convenience cały czas rosną, dlaczego? Bo stają się pierwszym wyborem w codziennych i szybkich zakupach. Badania potwierdzają, że duże miasta i mobilni konsumenci coraz chętniej stawiają na convenience. Konsumenci coraz bardziej cenią sobie czas i dostępność ponad najniższą cenę [RAPORT]

Eksperci: kryptowaluty dadzą w tym roku porządnie zarobić. Rynek czeka kilkumiesięczna hossa

Rynek kryptowalut idzie na rekord. Dalczego? Jeszcze w tym roku BTC może kosztować nawet 200 tys. USD. Wykresy kursowe do końca roku utrzymają się w zielonym trendzie a eksperci zapowiadają kolejną falę rekordów. Poniżej dane, analizy i komentarze ekspertów.

REKLAMA