REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Procedura whistleblowingu - na czym polega i jak bezpiecznie ją stosować?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Robert Nogacki
radca prawny
Kancelaria Prawna Skarbiec
Kancelaria Prawna Skarbiec świadczy doradztwo prawne z zakresu prawa podatkowego, gospodarczego, cywilnego i karnego.
Whistleblowing to coraz popularniejsze w ostatnim czasie pojęcie, posiadające liczne definicje./Fot. Shutterstock
Whistleblowing to coraz popularniejsze w ostatnim czasie pojęcie, posiadające liczne definicje./Fot. Shutterstock
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Procedura whistleblowingu wzbudza wiele emocji. Uregulowanie i rozwijanie tego obszaru wydaje się jednak zasadne, w szczególności z perspektywy podmiotów dążących do funkcjonowania w zgodzie z prawem.

Przetwarzanie i ochrona danych w ramach procedury whistleblowingu

Whistleblowing to coraz popularniejsze w ostatnim czasie pojęcie, posiadające liczne definicje. Międzynarodowa Organizacja Pracy określa go jako „raportowanie przez obecnych lub byłych pracowników o nielegalnych, niewłaściwych, niebezpiecznych lub nieetycznych praktykach pracodawców”. Natomiast według autorek jednej z pierwszych publikacji w tej materii „Blowing the whistle” z 1985 r. jest to „ujawnienie przez obecnych lub byłych członków organizacji nielegalnych, niemoralnych lub niedopuszczalnych praktyk prowadzonych pod nadzorem/kontrolą ich pracodawców, osobom lub organizacjom, które są w stanie przedsięwziąć działania”. Niezależnie od przyjętej definicji jedno jest pewne – koncepcja ta wzbudza mnóstwo emocji: od pełnego przyzwolenia, poprzez warunkową tolerancję, aż po wyraźną krytykę. Na czym jednak tak naprawdę polega whistleblowing i jak w prawidłowy i bezpieczny sposób go stosować?

REKLAMA

Polecamy: Kodeks pracy 2020 PREMIUM

Whistleblowing w świetle prawa

Niezależnie od przytoczonych wyżej, sformalizowanych definicji whistleblowingu w praktyce sprowadza się on do informowania o szeroko pojętych nadużyciach mających miejsce w określonej organizacji, najczęściej w odniesieniu do korporacji. Początkowo instytucja ta nie była w żaden sposób regulowana przez prawo. Obecnie dotykające jej ustawodawstwo dynamicznie się rozwija. W grudniu 2019 r. weszła w życie Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady nr 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. ws. ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, na wdrożenie której państwa członkowskie UE mają dwa lata. Istotą unijnego aktu jest opracowanie odpowiednich procedur mających umożliwić proste i bezpieczne dokonywanie zgłoszenia, jak również zapewnienie pełnej ochrony sygnalistom, bo tak powszechnie nazywane są osoby zgłaszające naruszenia w swojej organizacji. Działania zmierzające do wydania w tym zakresie normy ISO 37002 („Zarządzanie systemami zgłaszania nieprawidłowości”) rozpoczęła także Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna. Zakończenie prac zadeklarowała na 2021 r. Również w Polsce powstają kolejne unormowania dotyczące przedmiotowej materii. Ministerstwo Inwestycji i Rozwoju wydało poradnik w zakresie przeciwdziałania nadużyciom finansowym w ramach projektów z Programu Infrastruktura i Środowisko 2014-2020, a UOKiK opracował dedykowany sygnalistom program. Idąc dalej, treść ustawy z dnia 16 października 2019 r. o zmianie ustawy o ofercie i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych, która weszła w życie 30 listopada 2019 r., przewiduje pewne wymagania w odniesieniu do procedur anonimowego zgłaszania naruszeń prawa. Nie bez znaczenia dla uregulowania whistleblowingu w Polsce są także projekty ustawy o jawności życia publicznego oraz nowelizacji ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary.

Jak dbać o informacje wykorzystywane w procesie whistleblowingu?

Oprócz aktów wymienionych powyżej dla realizacji procedury zgłaszania naruszeń niebagatelne znaczenie mają Wytyczne Europejskiego Inspektora Ochrony Danych (dalej „EIOD”) dotyczące przetwarzania informacji w ramach procedury whistleblowingu, których treść w znacznym stopniu wpływa także na kształt przywoływanych powyżej aktów.

Wśród rekomendacji EIOD na pierwszy plan wysuwa się zapewnienie poufności otrzymanych informacji, jak również ochrona tożsamości sygnalistów i osób zaangażowanych. W szczególności niedopuszczalne jest ujawnianie danych sygnalisty bez jego wyraźnej zgody w tym zakresie. Analogicznie postępować należy w odniesieniu do osób, wobec których kierowane są oskarżenia o udział w określonej sprawie. Istotne jest też, aby przekazywane przez sygnalistów informacje kierowane były wyłącznie do ograniczonego kręgu wyznaczonych do tego osób, które nadto będą zobowiązane do zachowania tajemnicy w tym obszarze. Realizacja powyższego pociąga za sobą oczywiście konieczność opracowania, a następnie wdrożenia w organizacji czytelnych i przejrzystych polityk oraz kanałów przeznaczonych do zgłaszania nieprawidłowości.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Tylko tyle danych, ile potrzebujemy

Europejski Inspektor Ochrony Danych zaznacza, że wspomniane procedury powinny uwzględniać zasadę minimalizacji danych polegającą na zawężeniu zakresu pozyskiwanych danych do tych, które są absolutnie niezbędne do realizacji założonego celu. Natomiast pozyskane w toku procesu dane osobowe, które pozostają irrelewantne dla konkretnej sprawy, zwłaszcza jeśli są to dane wrażliwe, powinny zostać niezwłocznie usunięte.

Informowanie obowiązkowe

Nie sposób nie wspomnieć, że organizacja przetwarzająca dane w związku z sygnalizowaniem nieprawidłowości jest ich administratorem w świetle RODO, wobec czego spoczywa na niej szereg obowiązków, w tym obowiązek informacyjny. Stosownie do przywoływanych wytycznych w omawianym procesie obowiązek informacyjny powinien być spełniony dwuetapowo. Po pierwsze klauzula informacyjna uwzględniająca niezbędne elementy wymagane przez przepisy prawa powinna zostać zamieszczona w ogólnodostępnych miejscach, takich jak firmowy serwis internetowy czy intranet. Poprzestanie na tym nie jest jednak wystarczające, wobec czego każda osoba, której dane w jakikolwiek sposób są przetwarzane z uwagi na realizację konkretnego postępowania sygnalizacyjnego, powinna otrzymać klauzulę informacyjną bezpośrednio. Z zobowiązaniem administratora do przekazywania określonych informacji osobom, których dane dotyczą, wiąże się nadto uprawnienie podmiotu danych do dostępu do nich, w odniesieniu do którego zaakcentowania wymaga konieczność zadbania o to, aby dane nie zostały udostępnione osobom postronnym. Administrator jest oczywiście zobowiązany również do realizacji pozostałych uprawnień przysługujących osobom, których dane dotyczą na gruncie RODO.

Udostępnianie danych tylko wyjątkowo, a przechowywanie możliwie krótko

Dane osobowe przetwarzane w ramach whistleblowingu co do zasady nie powinny być udostępniane podmiotom trzecim. Jedynym wyjątkiem od tej reguły jest potrzeba pozyskania danych z uwagi na konieczność realizacji przyznanych przez prawo kompetencji oznaczonego odbiorcy. Za przykład tego typu podmiotów można podać prokuraturę, Policję czy właściwe organy skarbowe. Pochylając się nad inną istotną dla bezpieczeństwa danych kwestią, jaką jest okres ich przetwarzania, zaznaczenia wymaga, iż w przedmiotowej materii okres przechowywania danych osobowych należy badać indywidualnie w każdym stanie faktycznym. Ogólnym zaleceniem jest jednak bezzwłoczne ich usuwanie w momencie, gdy nie są już przydatne.

Proces trudny, ale potrzebny

Mimo że pojęcia „whistleblowing” oraz „sygnalista” niejednokrotnie uważane są za nacechowane pejoratywnie, uregulowanie i rozwijanie tego obszaru wydaje się zasadne, w szczególności z perspektywy podmiotów dążących do funkcjonowania w zgodzie z prawem. Aby móc jednak w pełni skorzystać z atutów tego systemu, nie należy tracić z pola widzenia właściwej jego konstrukcji, obejmującej również przetwarzanie danych osobowych. Przygotowanie odpowiednich polityk, instrukcji, a także środków technicznych uzasadnionych wynikami analizy ryzyka powinno zagwarantować stosowne i bezpieczne warunki tak dla organizacji, jak i dla osób, których dane w procesie whistleblowingu są wykorzystywane.

radca prawny Robert Nogacki

Kancelaria Prawna Skarbiec

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Dlaczego warto udzielić pełnomocnictwa do konta bankowego? Jakie prawa ma pełnomocnik a jakie współwłaściciel konta?

Choć nikomu tego nie życzymy, to niespodziewane zdarzenia mogą przytrafić się każdemu. Na skutek choroby, niesprawności, dłuższego wyjazdu czy innych okoliczności właściciel konta może nie być w stanie dostać się do banku i skorzystać ze swoich pieniędzy. Jak można się przygotować na taką sytuację? Rozwiązaniem może być ustanowienie pełnomocnictwa dla innej zaufanej osoby.

Bon ciepłowniczy 2025/2026: dopłaty od 500 do 3500 zł. Zamrożenie cen prądu do końca 2025 r. Rada Ministrów podjęła decyzję

Rada Ministrów przyjęła 9 września 2025 r. projekt ustawy o bonie ciepłowniczym i zamrożeniu cen prądu dla gospodarstw domowych w IV kwartale 2025 r. na poziomie 500 zł za MWh netto - poinformował na konferencji prasowej minister energii Miłosz Motyka. Bon ciepłowniczy ma być przyznawany dwukrotnie - za II połowę 2025 r. i cały 2026 r. - w kwotach od 500 zł do 3500 zł (w zależności od płaconej ceny za tzw. ciepło systemowe).

Czy pracownik musi zapłacić pracodawcy za stłuczony wyświetlacz telefonu? To wcale nie jest oczywiste. Sprawdź zasady

Zasady odpowiedzialności materialnej pracownika wcale nie są proste. Choć może to wydawać się oczywiste - zepsułeś, to zapłać, to jednak obowiązujące w tym zakresie przepisy są bardziej skomplikowane i uwzględniają wiele dodatkowych okoliczności.

To ostatnie dni na to, by pracownicy zdecydowali o swoich uprawnieniach. Później wedle swojego uznania zrobi to pracodawca

Choć o wielu sprawach dotyczących przebiegu stosunku pracy pracodawca i pracownik powinni decydować wspólnie, to jednak jednocześnie to pracodawca jako podmiot profesjonalny ponosi ewentualną odpowiedzialność za niewywiązanie się ustawowych obowiązków. Dotyczy to m.in. prawa pracowników do wypoczynku, czyli urlopów.

REKLAMA

Sejm na żywo: 9 września 2025 [Transmisja online]

We wtorek, 9 września o godz. 12:00 rozpocznie się czterodniowe posiedzenie Sejmu.

Wzór na wyższą emeryturę [obliczenia] ZUS: Emerytura wyższa nawet o kilkanaście procent za każdy rok pracy po osiągnięciu wieku emerytalnego

ZUS dość regularnie przypomina, że opłacalne jest późniejsze przejście na emeryturę. Im dłużej będziemy aktywni zawodowo (czyli im dłużej będziemy płacili składki emerytalne) po osiągnięciu wieku emerytalnego, tym większe świadczenie z ZUS-u można otrzymać tytułem emerytury. ZUS szacuje, że każdy dodatkowy rok pracy może podnieść emeryturę nawet o kilkanaście procent. Dłuższej aktywności sprzyjają potrzeby rynku i otwartość pracodawców, a analizy ekspertów ZUS jasno pokazują, że warto odłożyć w czasie decyzję o zakończeniu pracy.

Ile zyskuję kupując 3 masła w Biedronce? UOKiK stawia zarzuty: kombinacje z wielosztukami, fałszywe obniżki i niewidoczne najniższe ceny w sklepach

W dniu 9 września 2025 r. poinformowano, że Prezes UOKiK postawił spółce Jeronimo Martins Polska (właścicielowi sieci sklepów Biedronka) zarzuty naruszenia zbiorowych interesów konsumentów. Za niejasno komunikowane ceny Jeronimo Martins Polska grozi kara do 10 proc. obrotu. Zarzuty usłyszały również trzy osoby zarządzające, którym grozi kara do 2 mln zł. Podstawą działań podjętych przez UOKiK były sygnały napływające od konsumentów, którzy opisywali różne nieprawidłowości podczas akcji promocyjnych sieci Biedronka. Klienci sklepów skarżyli się w szczególności na problemy z odczytaniem właściwej ceny przy zakupie wielosztuk oraz podawanie informacji o najniższych cenach z 30 dni przed obniżkami w sposób nieczytelny, w tym zbyt małą czcionką. W ramach sprawdzenia wykonywania przepisów dyrektywy Omnibus i badania sieci handlowych, podległa UOKiK Inspekcja Handlowa przeprowadziła kontrole również w sklepach sieci Biedronka. Inspektorzy zgromadzili obszerną dokumentację zdjęciową, przede wszystkim etykiet cenowych i wywieszek, prezentujących obniżki cenowe oferowane konsumentom. Analiza zebranego materiału dowodowego potwierdziła - zdaniem Prezesa UOKiK - sygnalizowane nieprawidłowości.

Znamy nowe stawki abonamentu RTV. Polacy zapłacą więcej

Wszyscy czekają na nowe rozwiązania dotyczące opłat za radio i telewizję. Od dłuższego czasu jest zapowiadane zniesienia abonamentu RTV. Jak się podkreśla, rozwiązanie to jest już przestarzałe i system finansowania mediów publicznych musi ulec zmianie. Ustalenia nadal trwają, a stawki za abonament rosną. W przyszłym roku zapłacimy więcej.

REKLAMA

GIP: pilotaż czterodniowego tygodnia pracy to genialne rozwiązanie. Może być początkiem nowej ery

Główny Inspektor Pracy, Marcin Stanecki uważa, że pilotaż czterodniowego tygodnia pracy to genialne rozwiązanie. Może być początkiem nowej ery, kiedy będziemy pracować mniej. Od 100 lat praca organizowana jest w systemie 5 dni po 8 godzin. Czas na zmianę.

Drewno dobrej jakości pod ochroną! Czy kominki, piece kaflowe i kotły opalane drewnem mogą działać jak dotąd?

Elektrownie i elektrociepłownie nie mogą już spalać pełnowartościowego drewna. Nowe przepisy to rewolucja dla energetyki, branży drzewnej i ochrony środowiska. Surowiec, który do tej pory trafiał do pieców, teraz zasili przemysł meblarski i stolarski, a do spalania będą wykorzystywane wyłącznie odpady i drewno niskiej jakości. Co to oznacza?

REKLAMA