REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Procedura whistleblowingu - na czym polega i jak bezpiecznie ją stosować?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Robert Nogacki
radca prawny
Kancelaria Prawna Skarbiec
Kancelaria Prawna Skarbiec świadczy doradztwo prawne z zakresu prawa podatkowego, gospodarczego, cywilnego i karnego.
Whistleblowing to coraz popularniejsze w ostatnim czasie pojęcie, posiadające liczne definicje./Fot. Shutterstock
Whistleblowing to coraz popularniejsze w ostatnim czasie pojęcie, posiadające liczne definicje./Fot. Shutterstock
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Procedura whistleblowingu wzbudza wiele emocji. Uregulowanie i rozwijanie tego obszaru wydaje się jednak zasadne, w szczególności z perspektywy podmiotów dążących do funkcjonowania w zgodzie z prawem.

Przetwarzanie i ochrona danych w ramach procedury whistleblowingu

Whistleblowing to coraz popularniejsze w ostatnim czasie pojęcie, posiadające liczne definicje. Międzynarodowa Organizacja Pracy określa go jako „raportowanie przez obecnych lub byłych pracowników o nielegalnych, niewłaściwych, niebezpiecznych lub nieetycznych praktykach pracodawców”. Natomiast według autorek jednej z pierwszych publikacji w tej materii „Blowing the whistle” z 1985 r. jest to „ujawnienie przez obecnych lub byłych członków organizacji nielegalnych, niemoralnych lub niedopuszczalnych praktyk prowadzonych pod nadzorem/kontrolą ich pracodawców, osobom lub organizacjom, które są w stanie przedsięwziąć działania”. Niezależnie od przyjętej definicji jedno jest pewne – koncepcja ta wzbudza mnóstwo emocji: od pełnego przyzwolenia, poprzez warunkową tolerancję, aż po wyraźną krytykę. Na czym jednak tak naprawdę polega whistleblowing i jak w prawidłowy i bezpieczny sposób go stosować?

REKLAMA

Polecamy: Kodeks pracy 2020 PREMIUM

Whistleblowing w świetle prawa

Niezależnie od przytoczonych wyżej, sformalizowanych definicji whistleblowingu w praktyce sprowadza się on do informowania o szeroko pojętych nadużyciach mających miejsce w określonej organizacji, najczęściej w odniesieniu do korporacji. Początkowo instytucja ta nie była w żaden sposób regulowana przez prawo. Obecnie dotykające jej ustawodawstwo dynamicznie się rozwija. W grudniu 2019 r. weszła w życie Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady nr 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. ws. ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, na wdrożenie której państwa członkowskie UE mają dwa lata. Istotą unijnego aktu jest opracowanie odpowiednich procedur mających umożliwić proste i bezpieczne dokonywanie zgłoszenia, jak również zapewnienie pełnej ochrony sygnalistom, bo tak powszechnie nazywane są osoby zgłaszające naruszenia w swojej organizacji. Działania zmierzające do wydania w tym zakresie normy ISO 37002 („Zarządzanie systemami zgłaszania nieprawidłowości”) rozpoczęła także Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna. Zakończenie prac zadeklarowała na 2021 r. Również w Polsce powstają kolejne unormowania dotyczące przedmiotowej materii. Ministerstwo Inwestycji i Rozwoju wydało poradnik w zakresie przeciwdziałania nadużyciom finansowym w ramach projektów z Programu Infrastruktura i Środowisko 2014-2020, a UOKiK opracował dedykowany sygnalistom program. Idąc dalej, treść ustawy z dnia 16 października 2019 r. o zmianie ustawy o ofercie i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych, która weszła w życie 30 listopada 2019 r., przewiduje pewne wymagania w odniesieniu do procedur anonimowego zgłaszania naruszeń prawa. Nie bez znaczenia dla uregulowania whistleblowingu w Polsce są także projekty ustawy o jawności życia publicznego oraz nowelizacji ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary.

Jak dbać o informacje wykorzystywane w procesie whistleblowingu?

Oprócz aktów wymienionych powyżej dla realizacji procedury zgłaszania naruszeń niebagatelne znaczenie mają Wytyczne Europejskiego Inspektora Ochrony Danych (dalej „EIOD”) dotyczące przetwarzania informacji w ramach procedury whistleblowingu, których treść w znacznym stopniu wpływa także na kształt przywoływanych powyżej aktów.

Wśród rekomendacji EIOD na pierwszy plan wysuwa się zapewnienie poufności otrzymanych informacji, jak również ochrona tożsamości sygnalistów i osób zaangażowanych. W szczególności niedopuszczalne jest ujawnianie danych sygnalisty bez jego wyraźnej zgody w tym zakresie. Analogicznie postępować należy w odniesieniu do osób, wobec których kierowane są oskarżenia o udział w określonej sprawie. Istotne jest też, aby przekazywane przez sygnalistów informacje kierowane były wyłącznie do ograniczonego kręgu wyznaczonych do tego osób, które nadto będą zobowiązane do zachowania tajemnicy w tym obszarze. Realizacja powyższego pociąga za sobą oczywiście konieczność opracowania, a następnie wdrożenia w organizacji czytelnych i przejrzystych polityk oraz kanałów przeznaczonych do zgłaszania nieprawidłowości.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Tylko tyle danych, ile potrzebujemy

Europejski Inspektor Ochrony Danych zaznacza, że wspomniane procedury powinny uwzględniać zasadę minimalizacji danych polegającą na zawężeniu zakresu pozyskiwanych danych do tych, które są absolutnie niezbędne do realizacji założonego celu. Natomiast pozyskane w toku procesu dane osobowe, które pozostają irrelewantne dla konkretnej sprawy, zwłaszcza jeśli są to dane wrażliwe, powinny zostać niezwłocznie usunięte.

Informowanie obowiązkowe

Nie sposób nie wspomnieć, że organizacja przetwarzająca dane w związku z sygnalizowaniem nieprawidłowości jest ich administratorem w świetle RODO, wobec czego spoczywa na niej szereg obowiązków, w tym obowiązek informacyjny. Stosownie do przywoływanych wytycznych w omawianym procesie obowiązek informacyjny powinien być spełniony dwuetapowo. Po pierwsze klauzula informacyjna uwzględniająca niezbędne elementy wymagane przez przepisy prawa powinna zostać zamieszczona w ogólnodostępnych miejscach, takich jak firmowy serwis internetowy czy intranet. Poprzestanie na tym nie jest jednak wystarczające, wobec czego każda osoba, której dane w jakikolwiek sposób są przetwarzane z uwagi na realizację konkretnego postępowania sygnalizacyjnego, powinna otrzymać klauzulę informacyjną bezpośrednio. Z zobowiązaniem administratora do przekazywania określonych informacji osobom, których dane dotyczą, wiąże się nadto uprawnienie podmiotu danych do dostępu do nich, w odniesieniu do którego zaakcentowania wymaga konieczność zadbania o to, aby dane nie zostały udostępnione osobom postronnym. Administrator jest oczywiście zobowiązany również do realizacji pozostałych uprawnień przysługujących osobom, których dane dotyczą na gruncie RODO.

Udostępnianie danych tylko wyjątkowo, a przechowywanie możliwie krótko

Dane osobowe przetwarzane w ramach whistleblowingu co do zasady nie powinny być udostępniane podmiotom trzecim. Jedynym wyjątkiem od tej reguły jest potrzeba pozyskania danych z uwagi na konieczność realizacji przyznanych przez prawo kompetencji oznaczonego odbiorcy. Za przykład tego typu podmiotów można podać prokuraturę, Policję czy właściwe organy skarbowe. Pochylając się nad inną istotną dla bezpieczeństwa danych kwestią, jaką jest okres ich przetwarzania, zaznaczenia wymaga, iż w przedmiotowej materii okres przechowywania danych osobowych należy badać indywidualnie w każdym stanie faktycznym. Ogólnym zaleceniem jest jednak bezzwłoczne ich usuwanie w momencie, gdy nie są już przydatne.

Proces trudny, ale potrzebny

Mimo że pojęcia „whistleblowing” oraz „sygnalista” niejednokrotnie uważane są za nacechowane pejoratywnie, uregulowanie i rozwijanie tego obszaru wydaje się zasadne, w szczególności z perspektywy podmiotów dążących do funkcjonowania w zgodzie z prawem. Aby móc jednak w pełni skorzystać z atutów tego systemu, nie należy tracić z pola widzenia właściwej jego konstrukcji, obejmującej również przetwarzanie danych osobowych. Przygotowanie odpowiednich polityk, instrukcji, a także środków technicznych uzasadnionych wynikami analizy ryzyka powinno zagwarantować stosowne i bezpieczne warunki tak dla organizacji, jak i dla osób, których dane w procesie whistleblowingu są wykorzystywane.

radca prawny Robert Nogacki

Kancelaria Prawna Skarbiec

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
„Ozłocony” projekt ustawy o rynku kryptoaktywów. Po co Polsce surowsze przepisy niż wymaga UE?

Projekt ustawy o rynku kryptoaktywów trafił parę dni temu do Sejmu. Celem tego projektu powinno być uszczegółowienie i doprecyzowanie, w zakresie w jakim jest to konieczne, rozwiązań wprowadzanych unijnym rozporządzeniem MICA. To jednak zbyt mało ambitne zadanie dla Ministra Finansów, twórcy projektu, który postanowił pokryć przepisy unijne warstwą krajowego, "normatywnego złota". Zobaczmy, na ile przepisy projektu stały się przedmiotem tzw. gold-platingu i co z tego wynika w praktyce.

Może czas, aby sąd mógł zmusić ZUS do odpuszczenia ścigania za niezapłacone składki? Jak jest rak, hospicjum, śmierć bliskich, utrata majątku?

Problemem udzielania przez ZUS ulg w postaci umorzenia zaległości w składkach jest to, że jest to decyzja całkowicie uznaniowa (po stronie ZUS). Osoba wnioskująca o taką ulgę może spełniać na 1000% zasady współżycia społecznego, które uzasadniają ulgę, a ZUS można tylko o nią prosić. I ZUS nie musi jej przyznać. Można stracić cały majątek w pożarze, być w stanie przedagonalnym w hospicjum, stracić rodzinę w wypadku samochodowym. A i tak ZUS może odmówić umorzenia zaległych składek w tym znaczeniu, że nie można ZUS zmusić do przyznania ulgi. Żaden sąd nie może wydać wyroku “Zmuszam ZUS do przyznania ulgi w kwocie 5000 zł w postaci umorzenia zaległych składek ZUS bo wnioskodawca choruje na raka w fazie przerzutów i zostało mu nie więcej niż 12 miesięcy życia “. Sąd może tylko wskazywać, że ZUS naruszył przepisy o umarzaniu zaległości bo nie zrobił tego, gdy sytuacja wnioskującego o ulgę, uzasadnia jej przyznanie.

Adwokat: TSUE potwierdzi uczciwość postanowień umów kredytowych odwołujących się do WIBOR

Postanowienia umów kredytowych odwołujące się do wskaźnika referencyjnego WIBOR w ogóle nie powinny stanowić przedmiotu badania pod kątem ewentualnej abuzywności – uważa adwokat Wojciech Wandzel. Jego zdaniem Trybunał Sprawiedliwości UE w sprawie C-471/24 potwierdzi uczciwość postanowień umownych odwołujących się do WIBOR.

Jest ustawa o osobach starszych (czyli 60 plus). Co to daje?

Mało osób ma świadomość, a szczególnie osób starszych, że polityka senioralna w naszym kraju jest do tego stopnia rozwinięta, że jest specjalna ustawa o osobach starszych. Ustawa choć krótka to dość istotna dla praw seniorów, którzy mają ukończony 60 rok życia, czyli są tzw. seniorami 60 plus. Ustawa jest też istotna z perspektywy obowiązków państwa względem seniorów. Co zatem daje to prawo?

REKLAMA

ZUS: Po nowelizacji mundurowi będą dalej informować o swoich finansach. Zwykły emeryt albo rencista już nie

Warunkiem łączenia wcześniejszej emerytury albo renty z dochodami z pracy jest nieosiąganie zbyt wysokich limitów dochodów z pracy. Do tej pory co roku trzeba było o kwotach przychodów informować ZUS. W ramach deregulacji zniknie obowiązek zawiadamiania przez emeryta lub rencistę ZUS (jako organu rentowego) o wysokości osiąganego przychodu. Nie jest to już potrzebne bo ZUS sam sobie te informacje sprawdzi. Obowiązek informowania ZUS o przychodach dotyczy tylko dwóch przypadków - 1) mundurowi, którzy pobierają uposażenie oraz 2) osoby, które osiągają przychody za granicą.

Bon leczniczy zamiast 13. i 14. emerytury: czy to koniec z dodatkowymi pieniędzmi? Nowy pomysł na wsparcie seniorów

Nie da się ukryć, że seniorzy przyzwyczaili się już do otrzymywania dodatkowego wsparcia finansowego w postaci 13. i 14. emerytury. Świadczenia te okazały się wręcz stałym elementem polityki senioralnej, w ramach szeroko rozbudowanej polityki społecznej w Polsce. Dla wielu seniorów rzeczywiście jest to realne wsparcie finansowe, które pomaga niekiedy związać koniec z końcem. Odebranie tych kilku tysięcy to byłby cios dla tych osób. Jednak coraz częściej pojawiają się głosy, że jednorazowe dodatki nie rozwiązują systemowych problemów osób starszych – zwłaszcza w obszarze zdrowia. Czy zamiast gotówki lepszym rozwiązaniem byłby zatem bon leczniczy? Przyjrzyjmy się tej propozycji i ocenimy jej skutki.

Duże pieniądze na modernizację budynku i kanalizację: rusza nowy program

Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej ogłosił nabór wniosków w nowym programie – do rozdysponowania dla beneficjentów jest aż 1,3 mld zł. Program będzie dostępny wyłącznie w czterech województwach.

Renta wdowia od 1 lipca 2025 – ZUS gotowy do wypłat. Sprawdź, czy masz prawo do świadczenia

Od 1 lipca 2025 roku Zakład Ubezpieczeń Społecznych rozpocznie wypłatę renty wdowiej. Dotychczas do ZUS wpłynęło prawie milion wniosków. Łącznie, do wszystkich uprawnionych instytucji wpłynęło ponad 1 mln 64 tys. 414 wniosków o rentę wdowią. Sprawdź, komu przysługuje świadczenie, jakie są warunki i jak wygląda procedura.

REKLAMA

WSA: Nowa klasyfikacja chorób dla spraw w MOPS jeszcze nie obowiązuje. A urzędnicy ją stosują

Sądy pilnują, aby MOPS i SKO nie powoływały się na IDC-11. Ta klasyfikacja chorób jeszcze nie obowiązuje. Trwają prace nad jej wdrożeniem. Mówi się o 2026 r.

WSA: urzędnicy w MOPS nie mogą polemizować z zaświadczeniem od lekarza. Nie mogą podważać stopnia lekkiego, umiarkowanego i znacznego [orzeczenie o niepełnosprawności]

To duży problem w praktyce korzystania z usług i świadczeń z MOPS. Urzędnicy samowolnie kwestionują treść nie tylko orzeczenia o niepełnosprawności, ale także zaświadczenia lekarskie. Ten sam zarzut dotyczy także SKO kontrolujących decyzje MOPS.

REKLAMA