Kategorie

Procedura whistleblowingu - na czym polega i jak bezpiecznie ją stosować?

Robert Nogacki
radca prawny
Kancelaria Prawna Skarbiec
Kancelaria Prawna Skarbiec, specjalizuje się w kompleksowej obsłudze prawnej podmiotów gospodarczych.
Whistleblowing to coraz popularniejsze w ostatnim czasie pojęcie, posiadające liczne definicje./Fot. Shutterstock
Whistleblowing to coraz popularniejsze w ostatnim czasie pojęcie, posiadające liczne definicje./Fot. Shutterstock
shutterstock
Procedura whistleblowingu wzbudza wiele emocji. Uregulowanie i rozwijanie tego obszaru wydaje się jednak zasadne, w szczególności z perspektywy podmiotów dążących do funkcjonowania w zgodzie z prawem.

Przetwarzanie i ochrona danych w ramach procedury whistleblowingu

Whistleblowing to coraz popularniejsze w ostatnim czasie pojęcie, posiadające liczne definicje. Międzynarodowa Organizacja Pracy określa go jako „raportowanie przez obecnych lub byłych pracowników o nielegalnych, niewłaściwych, niebezpiecznych lub nieetycznych praktykach pracodawców”. Natomiast według autorek jednej z pierwszych publikacji w tej materii „Blowing the whistle” z 1985 r. jest to „ujawnienie przez obecnych lub byłych członków organizacji nielegalnych, niemoralnych lub niedopuszczalnych praktyk prowadzonych pod nadzorem/kontrolą ich pracodawców, osobom lub organizacjom, które są w stanie przedsięwziąć działania”. Niezależnie od przyjętej definicji jedno jest pewne – koncepcja ta wzbudza mnóstwo emocji: od pełnego przyzwolenia, poprzez warunkową tolerancję, aż po wyraźną krytykę. Na czym jednak tak naprawdę polega whistleblowing i jak w prawidłowy i bezpieczny sposób go stosować?

Polecamy: Kodeks pracy 2020 PREMIUM

Whistleblowing w świetle prawa

Niezależnie od przytoczonych wyżej, sformalizowanych definicji whistleblowingu w praktyce sprowadza się on do informowania o szeroko pojętych nadużyciach mających miejsce w określonej organizacji, najczęściej w odniesieniu do korporacji. Początkowo instytucja ta nie była w żaden sposób regulowana przez prawo. Obecnie dotykające jej ustawodawstwo dynamicznie się rozwija. W grudniu 2019 r. weszła w życie Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady nr 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. ws. ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, na wdrożenie której państwa członkowskie UE mają dwa lata. Istotą unijnego aktu jest opracowanie odpowiednich procedur mających umożliwić proste i bezpieczne dokonywanie zgłoszenia, jak również zapewnienie pełnej ochrony sygnalistom, bo tak powszechnie nazywane są osoby zgłaszające naruszenia w swojej organizacji. Działania zmierzające do wydania w tym zakresie normy ISO 37002 („Zarządzanie systemami zgłaszania nieprawidłowości”) rozpoczęła także Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna. Zakończenie prac zadeklarowała na 2021 r. Również w Polsce powstają kolejne unormowania dotyczące przedmiotowej materii. Ministerstwo Inwestycji i Rozwoju wydało poradnik w zakresie przeciwdziałania nadużyciom finansowym w ramach projektów z Programu Infrastruktura i Środowisko 2014-2020, a UOKiK opracował dedykowany sygnalistom program. Idąc dalej, treść ustawy z dnia 16 października 2019 r. o zmianie ustawy o ofercie i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych, która weszła w życie 30 listopada 2019 r., przewiduje pewne wymagania w odniesieniu do procedur anonimowego zgłaszania naruszeń prawa. Nie bez znaczenia dla uregulowania whistleblowingu w Polsce są także projekty ustawy o jawności życia publicznego oraz nowelizacji ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary.

Jak dbać o informacje wykorzystywane w procesie whistleblowingu?

Oprócz aktów wymienionych powyżej dla realizacji procedury zgłaszania naruszeń niebagatelne znaczenie mają Wytyczne Europejskiego Inspektora Ochrony Danych (dalej „EIOD”) dotyczące przetwarzania informacji w ramach procedury whistleblowingu, których treść w znacznym stopniu wpływa także na kształt przywoływanych powyżej aktów.

Wśród rekomendacji EIOD na pierwszy plan wysuwa się zapewnienie poufności otrzymanych informacji, jak również ochrona tożsamości sygnalistów i osób zaangażowanych. W szczególności niedopuszczalne jest ujawnianie danych sygnalisty bez jego wyraźnej zgody w tym zakresie. Analogicznie postępować należy w odniesieniu do osób, wobec których kierowane są oskarżenia o udział w określonej sprawie. Istotne jest też, aby przekazywane przez sygnalistów informacje kierowane były wyłącznie do ograniczonego kręgu wyznaczonych do tego osób, które nadto będą zobowiązane do zachowania tajemnicy w tym obszarze. Realizacja powyższego pociąga za sobą oczywiście konieczność opracowania, a następnie wdrożenia w organizacji czytelnych i przejrzystych polityk oraz kanałów przeznaczonych do zgłaszania nieprawidłowości.

Tylko tyle danych, ile potrzebujemy

Europejski Inspektor Ochrony Danych zaznacza, że wspomniane procedury powinny uwzględniać zasadę minimalizacji danych polegającą na zawężeniu zakresu pozyskiwanych danych do tych, które są absolutnie niezbędne do realizacji założonego celu. Natomiast pozyskane w toku procesu dane osobowe, które pozostają irrelewantne dla konkretnej sprawy, zwłaszcza jeśli są to dane wrażliwe, powinny zostać niezwłocznie usunięte.

Informowanie obowiązkowe

Nie sposób nie wspomnieć, że organizacja przetwarzająca dane w związku z sygnalizowaniem nieprawidłowości jest ich administratorem w świetle RODO, wobec czego spoczywa na niej szereg obowiązków, w tym obowiązek informacyjny. Stosownie do przywoływanych wytycznych w omawianym procesie obowiązek informacyjny powinien być spełniony dwuetapowo. Po pierwsze klauzula informacyjna uwzględniająca niezbędne elementy wymagane przez przepisy prawa powinna zostać zamieszczona w ogólnodostępnych miejscach, takich jak firmowy serwis internetowy czy intranet. Poprzestanie na tym nie jest jednak wystarczające, wobec czego każda osoba, której dane w jakikolwiek sposób są przetwarzane z uwagi na realizację konkretnego postępowania sygnalizacyjnego, powinna otrzymać klauzulę informacyjną bezpośrednio. Z zobowiązaniem administratora do przekazywania określonych informacji osobom, których dane dotyczą, wiąże się nadto uprawnienie podmiotu danych do dostępu do nich, w odniesieniu do którego zaakcentowania wymaga konieczność zadbania o to, aby dane nie zostały udostępnione osobom postronnym. Administrator jest oczywiście zobowiązany również do realizacji pozostałych uprawnień przysługujących osobom, których dane dotyczą na gruncie RODO.

Udostępnianie danych tylko wyjątkowo, a przechowywanie możliwie krótko

Dane osobowe przetwarzane w ramach whistleblowingu co do zasady nie powinny być udostępniane podmiotom trzecim. Jedynym wyjątkiem od tej reguły jest potrzeba pozyskania danych z uwagi na konieczność realizacji przyznanych przez prawo kompetencji oznaczonego odbiorcy. Za przykład tego typu podmiotów można podać prokuraturę, Policję czy właściwe organy skarbowe. Pochylając się nad inną istotną dla bezpieczeństwa danych kwestią, jaką jest okres ich przetwarzania, zaznaczenia wymaga, iż w przedmiotowej materii okres przechowywania danych osobowych należy badać indywidualnie w każdym stanie faktycznym. Ogólnym zaleceniem jest jednak bezzwłoczne ich usuwanie w momencie, gdy nie są już przydatne.

Proces trudny, ale potrzebny

Mimo że pojęcia „whistleblowing” oraz „sygnalista” niejednokrotnie uważane są za nacechowane pejoratywnie, uregulowanie i rozwijanie tego obszaru wydaje się zasadne, w szczególności z perspektywy podmiotów dążących do funkcjonowania w zgodzie z prawem. Aby móc jednak w pełni skorzystać z atutów tego systemu, nie należy tracić z pola widzenia właściwej jego konstrukcji, obejmującej również przetwarzanie danych osobowych. Przygotowanie odpowiednich polityk, instrukcji, a także środków technicznych uzasadnionych wynikami analizy ryzyka powinno zagwarantować stosowne i bezpieczne warunki tak dla organizacji, jak i dla osób, których dane w procesie whistleblowingu są wykorzystywane.

radca prawny Robert Nogacki

Kancelaria Prawna Skarbiec

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Prawo
    1 sty 2000
    27 wrz 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Oszustwo "na 14. emeryturę" - co robić?

    Oszustwo "na 14. emeryturę? ZUS przestrzega przed osobami, które oferują pomoc przy wypełnieniu wniosku o świadczenie.

    Zasada niezmienności składu orzekającego - zmiany w k.p.k.

    Zasada niezmienności składu orzekającego sprawia, że zmiana sędziego oznacza przymus prowadzenia procesu od początku – co nikomu nie służy. Jest jednak szansa na poprawę sytuacji.

    Wjazd do Wielkiej Brytanii od 1 października 2021 r. - zmiany

    Wjazd do Wielkiej Brytanii od 1 października 2021 r. będzie tylko na podstawie ważnego paszportu. Są jednak wyjątki. Jakie?

    Ochrona konsumenta - przepisy uzupełniające weszły w życie

    Przepisy uzupełniające ochronę konsumentów weszły w życie. Zmiany dotyczą m.in. postępowania nakazowego z weksla czy wnoszenia pism do sądu.

    Noc spisowa - GUS wydłuża godziny pracy 25 września

    Noc spisowa zostanie zorganizowana przez GUS w sobotę 25 września. Jak i gdzie będzie można się spisać?

    Kalkulator zmiany oprocentowania kredytu mieszkaniowego

    Kalkulator zmiany oprocentowania kredytu mieszkaniowego. Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów przygotował kalkulator, dzięki któremu można sprawdzić o ile orientacyjnie wzrośnie rata kredytu, gdy zmieni się jego oprocentowanie. Jak skorzystać z kalkulatora?

    Ubezwłasnowolnienie - zasady, skutki, procedura

    Ubezwłasnowolnienie jest możliwe tylko w określonych przypadkach. Na czym polega? Jakie wywołuje skutki? Jak wygląda procedura?

    Duże zmiany w prawach konsumenta - dyrektywa Omnibus

    Prawa konsumenta. Szykują się rewolucyjne zmiany w ochronie praw konsumenta. Wdrożenie tzw. dyrektywy Omnibus ma wyeliminować nieprawidłowości podczas wyprzedaży. W przypadku obniżki cen towarów, sklepy - tradycyjne oraz internetowe - będą miały obowiązek podawania informacji o najniższej cenie tego produktu lub usługi w ciągu 30 dni przed wprowadzeniem obniżki. Wpłynie to istotnie na przebieg coraz popularniejszych w Polsce wyprzedaży. Co więcej, zabroniona będzie sprzedaż usług finansowych poza lokalem sprzedawcy, gdy ma to miejsce podczas tzw. pokazów lub wycieczek.

    DVB-T2/HEVC. Od kiedy w Polsce nowy standard telewizji?

    DVB-T2/HEVC to nowy standard telewizji Od kiedy pojawi się w Polsce? Na wiele pytań konsumentów ma odpowiedzieć nowa kampania społeczna.

    Sąd okręgowy – od jakiej kwoty? [ZMIANY]

    Sąd okręgowy rozpatruje m.in. sprawy od określonej kwoty wartości przedmiotu sporu. Zmianę tego progu przewiduje projekt przygotowany przez resort sprawiedliwości.

    Turnusy rehabilitacyjne dla emerytowanych rolników

    Możliwość kierowania emerytowanych rolników na turnusy rehabilitacyjne zakłada projekt, który znalazł się w pracach legislacyjnych rządu. Co jeszcze ma się zmienić?

    Renta rodzinna dla studenta pierwszego roku za wrzesień

    Renta rodzinna dla studenta pierwszego roku również za wrzesień? To możliwe, ale trzeba pamiętać o formalnościach. Termin upływa 30 września.

    Sprawy o stwierdzenie nieważności decyzji starszych niż 30 lat

    Nowelizacja Kodeksu postępowania administracyjnego weszła w życie 16 września 2021 r. Co z umorzeniem spraw o stwierdzenie nieważności decyzji starszych niż 30 lat?

    Świadczenie pielęgnacyjne a śmierć dziecka

    Świadczenie pielęgnacyjne nie przysługuje w przypadku śmierci dziecka z niepełnosprawnością. Czy przepisy ulegną zmianie?

    1000 plus – dla kogo?

    1000 plus. Dla kogo przewidziano wsparcie w ramach rodzinnego kapitału opiekuńczego? Prezentujemy najważniejsze założenia.

    Zadośćuczynienie za naruszenie więzi rodzinnej - nowe przepisy

    Przepisy dotyczące zadośćuczynienia za naruszenie więzi rodzinnej weszły w życie. Jakie sytuacje obejmują?

    Zmiany w "500 plus" - nowelizacja uchwalona

    Zmiany w "500 plus" mają dotyczyć przejęcia przez ZUS obsługi programu. Wniosek złożymy tylko elektronicznie. Nowelizacja została uchwalona przez Sejm.

    Punkty spisowe w placówkach ZUS

    Punkty spisowe w placówkach ZUS powstaną w całej Polsce. Jaką pomoc będzie można w nich uzyskać?

    Opieka nad seniorem w miejscu zamieszkania

    Opieka nad seniorami ma być świadczona w miejscu zamieszkania. Rząd planuje zmiany w funkcjonowaniu domów pomocy społecznej.

    Przepisy antylichwiarskie na stałe?

    Przepisy antylichwiarskie zostały uwzględnione w tzw. ustawach covidowych. Ministerstwo Sprawiedliwości pracuje nad nową stałą regulacją.

    ZUS przejmie obsługę 500 plus [WYWIAD]

    ZUS ma przejąć obsługę programu "500 plus"? Czy jest na to gotowy? O szczegółach mówił PAP wiceprezes ZUS Włodzimierz Owczarczyk.

    PE o wolności mediów i praworządności w Polsce

    Parlament Europejski przyjął w rezolucję zatytułowaną "Wolność mediów i dalsze pogarszanie się praworządności w Polsce".

    Nowelizacja KPA a odszkodowania

    Nowelizacja Kodeksu postępowania administracyjnego weszła w życie. Czy właściciele nieruchomości będą dochodzić odszkodowań przed ETPC?

    Czas pracy - od kiedy?

    Czas pracy budzi szereg wątpliwości. Od kiedy się liczy? Co z tzw. czynnościami przygotowawczymi?

    Brak alimentów a dodatkowe zajęcia pozalekcyjne [BADANIE]

    W wielu przypadkach rodziców opiekujących się dziećmi, które nie otrzymują alimentów, nie stać na sfinansowanie jakichkolwiek zajęć pozalekcyjnych.