Ten błąd pracodawcy popełniają od lat. Zwolnienie pracownika może stać się problemem, gdy uzasadnieniem jest utrata zaufania

• Zwalniając pracownika pracodawca musi podać przyczynę
• Pracodawcy wciąż popełniają ten sam błąd
• Utrata zaufania to zdecydoanie za mało

Zwalniając pracownika pracodawca musi podać przyczynę

Powszechnie znaną zasadą jest to, że w oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę zawartej na czas określony lub umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony lub o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinna być wskazana przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy. Wynika to z art. 30 § 4 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Choć regulacja ta wydaje się być nieskomplikowana i jasno wynika z niej, jakich formalności powinien dopełnić pracodawca chcąc rozwiązać z pracownikiem umowę o pracę, to w praktyce staje się ona źródłem wielu konfliktów pomiędzy stronami stosunku pracy, a sprawy dotyczące tej problematyki muszą być rozstrzygane przez spory. Dlaczego tak się dzieje? Bo pracodawcy, choć najczęściej wskazują przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie umowy, to jednak nie przywiązują wagi do tego, czy jest to przyczyna prawdziwa i zrozumiała dla pracownika. Często świadomie decydują się na podanie przyczyny fikcyjnej, która nie odzwierciedla rzeczywistej sytuacji pracownika, ale „dobrze wygląda na papierze”. Tymczasem takie postępowanie może pociągnąć za sobą poważne konsekwencje.

Pracodawcy wciąż popełniają ten sam błąd

Z jednolitego orzecznictwa Sądu Najwyższego wynika, że przyczyna wypowiedzenia umowy o pracę powinna być konkretna, prawdziwa, aktualna, rzeczywista i zrozumiała dla pracownika. Z oświadczenia złożonego przez pracodawcę musi wynikać w sposób niebudzący wątpliwości to, co jest istotą zarzutu usprawiedliwiającego rozwiązanie z pracownikiem stosunku pracy (wyrok Sądu Najwyższego z 15 listopada 2006 r., sygn. akt I PK 112/06). To dlatego przyczyny takie, jak „utrata zaufania”, choć być może dobrze brzmią i poważnie wyglądają na papierze, nie są wystarczające. Jeśli bowiem pracownik faktycznie doprowadził swoim postępowaniem do tego, że pracodawca utracił do niego zaufanie, to z oświadczenia o wypowiedzeniu umowy musi dowiedzieć się, jakie konkretnie jego zachowanie doprowadziło do takiego stanu rzeczy. W przypadku, gdy pracownik, któremu złożono oświadczenie o takiej treści podejmie decyzję o dochodzeniu swoich praw przed sądem, pracodawca musi pamiętać, że powoływanie się w trakcie procesu na konkretne, nawet poważne przewinienia pracownika będzie spóźnione i nie wywoła zamierzonego efektu. Jak bowiem wskazał Sąd Najwyższy, skonkretyzowana przyczyna wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę powinna być mu znana najpóźniej z chwilą otrzymania pisma wypowiadającego umowę (wyrok Sądu Najwyższego z 8 stycznia 2007 r., sygn. akt I PK 175/06). Nieprawidłowe, bo zbyt ogólne, jest podanie jako przyczyny wypowiedzenia utraty zaufania przez pracodawcę do pracownika czy niewłaściwe wykonywanie obowiązków bez ich skonkretyzowania (wyrok Sądu Najwyższego z 26 marca 1998 r., sygn. akt I PKN 565/97).

Utrata zaufania to zdecydoanie za mało

Jak wskazał Sąd Najwyższy w postanowieniu z 25 marca 2026 r. (sygn. akt I PSK 97/26), pracodawca nie wywiązuje się z obowiązku wynikającego z art. 30 § 4 Kodeksu pracy wówczas, gdy albo w ogóle nie wskazuje przyczyny wypowiedzenia, albo kiedy wskazanie przyczyny jest pozorne w tym znaczeniu, że jest ona niedostatecznie jasna, konkretna, a w rezultacie niezrozumiała dla pracownika i niepoddająca się weryfikacji w postępowaniu sądowym. Niepodanie przyczyny wypowiedzenia lub niewłaściwe jej podanie stanowi naruszenie prawa i uprawnia pracownika do dochodzenia roszczeń, a wskazanie przyczyny lub przyczyn przesądza o tym, że spór przed sądem pracy może się toczyć tylko w ich granicach. Okoliczności podane pracownikowi w uzasadnieniu decyzji o rozwiązaniu stosunku pracy, a następnie ujawnione w postępowaniu sądowym, muszą być takie same, zaś pracodawca pozbawiony jest możliwości powoływania się przed organem rozstrzygającym spór na inne przyczyny mogące przemawiać za słusznością wypowiedzenia umowy (zob. też wyroki Sądu Najwyższego: z 23 maja 2019 r., sygn. akt III PK 71/18 i z 10 maja 2018 r., sygn. akt II PK 74/17).