Jakie obowiązki IOD można wpisać w umowie?

Podobnie przy ocenie skutków, jego rola sprowadza się do dyskusji z administratorem na temat procesu przetwarzania, opracowaniu zaleceń, a jeżeli administrator zgodzi się na ich wprowadzenie, oszacowanie ryzyka dla przetwarzania na nowych warunkach.

W ust. 2 pkt. 2 art. 36 a starej ustawy o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2016 poz. 922) ustawodawca wskazał, jako jeden z obowiązków ABI (obecnie zastąpił go IOD) prowadzenie rejestru zbioru danych. Natomiast w art. 30 RODO wyraźnie wskazano, że rejestry czynności i kategorii przetwarzania prowadzi administrator danych. Inspektor może go wspierać w tych działaniach, jednak nie jest to jego obowiązek. W związku z tym, prowadzenie rejestru także nie może zostać “zrzucone” na inspektora. Ma on jednak w obowiązkach nadzorowanie dokumentacji bezpieczeństwa administratora, zatem w praktyce stworzenie rejestru wymaga zaangażowania administratora, który powinien uzyskać od personelu (np. poprzez ankiety) informacje niezbędne do stworzenia rejestru. Inspektor powinien przygotować odpowiednie tabele lub ankiety do wypełnienia, może także przeprowadzić szkolenie i rozmowy z pracownikami, aby zapewnić uzyskanie niezbędnych informacji. Jego nadzór będzie odbywał się poprzez audyty zgodności zapisów w rejestrze ze stanem rzeczywistym w danej komórce organizacyjnej. Dlaczego obowiązkiem inspektora nie może być stworzenie i prowadzenie rejestru? W praktyce tylko administrator danych a odpowiednie narzędzia i środki, aby uzyskać od wszystkich pracowników niezbędne informacje. Bez jego zaangażowania w proces, rejestr będzie jedynie efektem pracy twórczej inspektora, który nie do końca będzie zgodny ze stanem rzeczywistym. A przecież zgodnie z artykułem 5 RODO, administrator musi mieć pełną wiedzę o tym jakie dane przetwarza, więc rejestr jest mu niezbędny.

Należy pamiętać, że inspektor ochrony danych to osoba pełniąca rolę doradczą oraz nadzorczą. Jeżeli będzie zbyt mocno zaangażowana w same procesy przetwarzania, nie będzie w stanie skutecznie wspierać administratora danych. Rola inspektora w organizacji będzie rosła, tak jak rośnie rola informacji oraz danych osobowych w biznesie. Nim więcej dane są warte dla przedsiębiorcy, tym bardziej istotne będzie zapewnienie odpowiedniego wsparcia dla ochrony tych danych.

Polecamy serwis: Umowa o pracę