W czasie urlopu pracownik zdalny może dostać niższy przelew. Wszystko zależy od zapisów regulaminu

• Urlop to nie tylko wypoczynek, ale i czas większych wydatków
• Praca zdalna wiąże się z kosztami
• Ustawodawca zostawił pracodawcy dużo swobody
• W regulaminie trzeba przewidzieć zasady na czas nieobecności

Urlop to nie tylko wypoczynek, ale i czas większych wydatków

Choć lato to czas, w którym pierwszymi skojarzeniami są wakacje, urlop i wypoczynek, to jednak w tle tych przyjemności nieodmiennie pojawiają się kwestie finansowe. Mogą one dotyczyć różnych sfer życia i niemal w każdym przypadku w odniesieniu do nich możliwe pewne kontrowersje. Tak jest na przykład w odniesieniu do wysokości alimentów, które rodzic jest zobowiązany uiszczać na rzecz swojego dziecka. Co rok pojawiają się pytania o to, czy w sytuacji, gdy dziecko spędza część miesiąca lub czasami nawet cały, na wakacyjnym wyjeździe, to trzeba zapłacić alimenty w pełnej wysokości? Wątpliwości nie omijają też relacji między pracodawcą a pracownikiem. Tu na przykład pojawia się często pytanie, czy pracownikowi, który korzysta z urlopu wypoczynkowego, trzeba wypłacić ryczał za pracę zdalną?

Praca zdalna wiąże się z kosztami

Jak wynika z obowiązujących przepisów, pracodawca, który chce zorganizować w firmie pracę zdalną, musi wywiązać się z obowiązków określonych w art. 67²⁴ ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Przewiduje on m.in., że pracodawca ma obowiązek:
1) zapewnić pracownikowi zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy mn.in, zdalnej;
2) zapewnić pracownikowi instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
3) pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu zawartym z organizacją związkową, regulaminie pracy zdalnej, poleceniu pracy zdalnej, albo porozumieniu zawartym z pracownikiem;
4) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

Ustawodawca zostawił pracodawcy dużo swobody

Aby uprościć wykonywanie pracy zdalnej i zasady rozliczeń między stronami stosunku pracy i sprzyjać elastyczności tej formy świadczenia pracy, w przepisach przewidziano również możliwość wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej i który to ryczałt zastępuje:
1) pokrycie niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
2) pokrycie innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli ich zwrot został określony w porozumieniu zawartym z organizacją związkową, regulaminie pracy zdalnej, poleceniu pracy zdalnej, albo porozumieniu zawartym z pracownikiem;
3) wypłatę ekwiwalentu pieniężnego z tytułu wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę.

W regulaminie trzeba przewidzieć zasady na czas nieobecności

Jak wynika z przytoczonych zasad, w praktyce, zamiast dokonywać skomplikowanych rozliczeń z różnych tytułów, strony stosunku pracy mogą ustalić jedną kwotę, która pokryje szereg kosztów, do których poniesienia co do zasady jest w ramach stosunku pracy zobowiązany pracodawca, a które w przypadku pracy zdalnej w praktyce ponosi pracownik. Zasady, jakimi należy się kierować obliczając taki ryczałt należy określić w regulaminie pracy zdalnej obowiązującym w danym zakładzie pracy. Trzeba w nim wskazać, w jaki sposób ryczałt zostanie obliczony, ale również, w jakim terminie i w jaki sposób będzie wypłacany. I to właśnie w zapisach tego regulaminu należy również wskazać, jakie będą zasady rozliczeń między stronami w czasie nieobecności pracownika w pracy. Ustawodawca nie przewidział w tym zakresie powszechnie obowiązujących regulacji, nie narzucił pracodawcom i pracownikom sztywnych zasad, które mają obowiązek stosować. Oznacza to, że mogą przewidzieć zarówno, że ryczałt za czas nieobecności zawsze podlega proporcjonalnemu obniżeniu, jak i że nigdy nie jest obniżany. Możliwe jest również zróżnicowanie zasad na potrzeby krótkich i dłuższych nieobecności. Pracodawca może w regulaminie zawrzeć np. taki zapis, zgodnie z którym tylko dłuższa nieobecność, np. powyżej 2 tygodni, pociągnie za sobą skutek w postaci obniżenia przysługującego pracownikowi świadczenia.