REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kopiowanie dowodu osobistego a RODO

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Sylwia Czub-Kiełczewska
Specjalista ds. ochrony danych osobowych i informacji niejawnych
RODO fot. shutterstock
RODO fot. shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Jeżeli administrator kopiuje dowody osobiste, to musi przeprowadzić dla tej czynności ocenę skutków zgodnie z RODO oraz zastosować środki ochrony danych. Kiedy kopiowanie i przechowywanie dowodów osobistych jest zgodne z prawem?

Kopiowanie i przechowywanie dowodów osobistych zgodnie z RODO

Temat nielegalnego powielania dowodów jest co chwilę poruszany przez Urząd Ochrony Danych Osobowych oraz ekspertów od bezpieczeństwa informacji. Często jest podkreślane, że kopiowanie dowodu jest zabronione, chyba że taki obowiązek wynika bezpośrednio z przepisu prawa lub wyrazisz na to zgodę (jednak tylko wtedy, gdy ten kto chce kopiować dowód wykaże uzasadnienie dla takiej prośby, np. wysokie ryzyko wyłudzeń jego usług). Kontrole przeprowadzane przez (jeszcze wówczas) GIODO rok rocznie wykazywały, że od kiedy w firmach pojawiły się kopiarki, zaczęliśmy kopiować wszystko na potęgę. W erze sprzed kopiarek po prostu zatrzymywaliśmy dowody pod zastaw. Świadomość się zwiększa, coraz rzadziej zgadzamy się na to, żeby ktoś brał nasz dowód do ręki, a co dopiero kopiował (a jeśli już chce kopiować, musi wykazać swój interes prawny). Są jednak sytuacje, choć rzadkie, w których skopiowanie dowodu jest umotywowane w przepisach prawa, na przykład:

REKLAMA

REKLAMA

Banki mogą przetwarzać dla celów prowadzonej działalności bankowej informacje zawarte w dokumentach tożsamości osób fizycznych. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe, art. 112b.

Instytucje obowiązane na potrzeby stosowania środków bezpieczeństwa finansowego mogą przetwarzać informacje zawarte w dokumentach tożsamości klienta i osoby upoważnionej do działania w jego imieniu oraz sporządzać ich kopie. Ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, art. 34 ust. 4.

Podobne zapisy znajdziemy także w innych przepisach, np. dotyczących działalności policji, czy straży granicznej. Należy podkreślić, że kopiowanie dowodu osobistego to dla administratora danych ogromna odpowiedzialność i ryzyko. Kopia dowodu może posłużyć do kradzieży tożsamości osoby, której dane dotyczą, zatem przechowywanie przez administratora takich dokumentów istotnie zwiększa ryzyko naruszenia poufności danych osobowych. Jest to zasób, który wzbudza ogromne zainteresowanie potencjalnych przestępców. Jeżeli administrator kopiuje dowody osobiste musi przeprowadzić dla tej czynności ocenę skutków zgodnie z art. 35 RODO oraz zastosować środki ochrony danych, w szczególności zastosować zabezpieczone, zamykane szafy, zamykane pomieszczenia, może kontrolę dostępu lub kraty, a w przypadku danych elektronicznych szyfrowanie zasobów, bezpieczne przesyłanie danych, ograniczenie dostępu do kopii. Oznacza to istotne zwiększenie kosztów przechowywania danych.

REKLAMA

Uprawnienie administratora do kopiowania dokumentu tożsamości nie oznacza, że jest on uprawniony do przechowywania wszystkich zawartych w nim danych, tzn. pełnej kopii.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Dla przykładu w ustawie z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu został wyraźnie wskazany zakres danych, do którego przetwarzania jest uprawniony podmiot, który kopiuje dowód: imiona, nazwiska, obywatelstwo, adres, PESEL, daty urodzenia, serii i numeru dokumentu tożsamości (art. 36). Oznacza to, że jeżeli taki podmiot po skopiowaniu dokumentu tożsamości nie dokona jego modyfikacji w celu anonimizacji pozostałych danych (w tym zdjęcia), będzie przetwarzał je w niedozwolonym zakresie i dokona naruszenia przepisów RODO.

Zauważyliście (być może), że od jakiegoś czasu firmy telekomunikacyjne proszą o zgodę na zrobienie kopii dowodu osobistego? Potrzebę motywują wysokim ryzykiem wyłudzania ich usług na podstawionych klientów. Z mojej praktyki wynika, że nie wszyscy pracownicy tych firm są przeszkoleni w zakresie modyfikowania kopii – nawet za Twoją zgodą taka firma nie jest uprawniona do przechowywania pełnej kopii dowodu. Ja w takiej sytuacji proszę o zrobienie zmian przy mnie lub dokonuję samodzielnie modyfikacji kopii mojego dowodu. Odrębną kwestią jest skanowanie dokumentu – tutaj bardzo podoba mi się (nieoficjalne) rozwiązanie, które wymyślił PLAY, czyli nakładka na dowód, która już podczas kopiowania zasłania dane, których przetwarzanie nie jest niezbędne. Wielu pracowników samodzielnie nie potrafi lub nie chce modyfikować skanów dowodów, więc jest to bardzo dobre i praktyczne rozwiązanie. Uczulam też na przekazywanie kopii swojego dowodu kurierowi, gdy umowa jest zawierana na odległość. Przygotuj wcześniej odpowiednio zmodyfikowaną kopię, kurier powinien jedynie zweryfikować tożsamość i potwierdzić zgodność zmodyfikowanej kopii z dowodem.

Warto także podkreślić, że przechowywanie kopii dowodów osobistych (papierowych lub skanów) w zmodyfikowanej formie istotnie minimalizuje ryzyko naruszenia poufności w przypadku kradzieży tych danych, a co za tym idzie minimalizuje koszty. Zalecałabym takie działanie każdemu administratorowi. Warto także przygotować wcześniej procedurę postępowania przez pracowników z dowodami osobistymi, tzn. procedurę weryfikacji tożsamości, jeżeli muszą jej dokonywać oraz procedurę kopiowania oraz modyfikowania kopii dokumentu tożsamości. Nie można wymagać od nich odpowiedniego postępowania, jeżeli nie zapewni im się odpowiednich narzędzi.

Polecamy serwis: Prawa konsumenta

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
273,00 złote dodatku do emerytury. Trzeba złożyć dokumenty, wypłata do 15 dnia miesiąca. Tym razem nie wypłaca ZUS

Po złożeniu tego wniosku emeryci mogą dostać co miesiąc dodatkowe świadczenie w wysokości 273 złotych. Trzeba spełnić określone warunki. Pieniędzy nie wypłaca ZUS, a trafiają one na konto do 15 dnia miesiąca.

Wojsko to nie tylko mundur, pieniądze i doświadczenie. Po zwolnieniu ze służby żołnierzom przysługują konkretne uprawnienia

Młodzi ludzie obecnie przychylniej niż przed laty patrzą na służbę wojskową. Do jej podjęcia zachęcają ich kampanie społeczne i warunki finansowe. Jednak jakie są pozostałe konsekwencje służby wojskowej dla późniejszej kariery cywilnej?

500+ dla seniora, wszystko co musisz wiedzieć o nowym świadczeniu. Wnioski można składać już od 3 listopada 2025 r.

Rząd w celu wykluczenia ubóstwa energetycznego wprowadził od 30 września ustawę o bonie ciepłowniczym oraz o zmianie niektórych ustaw w celu ograniczenia wysokości cen energii elektrycznej. W związku z podwyżkami cen ogrzewania systemowego (nawet o 80-90%), ustawodawca postanowił wesprzeć najuboższe gospodarstwa. Jednocześnie ustawodawca scedował obsługę wniosków dot. bonu ciepłowniczego na gminy.

Pod domem pojawi się nowy (pomarańczowy) worek na odpady. Nie będzie już trzeba odbywać wycieczek do PSZOK-u

Niektóre miasta i gminy w Polsce decydują się na wprowadzenie nowego (pomarańczowego) worka na odpady – aby „ułatwić życie” swoim mieszkańcom (a zwłaszcza seniorom) zwalniając ich z konieczności wizyt w gminnych punktach selektywnego zbierania odpadów (tzw. PSZOK-ach) oraz aby zapobiec powstawaniu „dzikich” wysypisk odpadów na terenie miasta. Jest to rozwiązanie prospołeczne i proekologiczne, z którego mogą brać przykład również inne miasta i gminy w Polsce.

REKLAMA

W 2026 r. trzynasta pensja dla każdego etatowego pracownika na minimalnej płacy – otrzymaj nawet 5.379,20 zł więcej w skali roku

Od września 2025 r. są znane kwoty wynagrodzenia minimalnego miesięcznego oraz minimalnej stawki godzinowej. Jest pewien sposób aby zarabiać więcej będąc nadal tylko na minimalnej płacy – nawet o nieco więcej niż jedną dodatkową minimalną pensję w roku! Można otrzymać dodatkowo nawet 5.379,20 zł.

Kolejne pytanie do TSUE o kredyty z WIBOR-em. Czy polskie prawo wystarczająco chroni kredytobiorców?

Sąd Okręgowy w Krakowie w osobie sędzi Anny Baran postanowił skierować do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE), pytanie czy polskie regulacje dotyczące zasad oprocentowania kredytów hipotecznych są zgodne z unijnym prawem chroniącym konsumentów. Analizy pytania prejudycjalnego i jego uzasadnienia, dokonuje radca prawny Paweł Stalski, specjalizujący się w prawie ochronnych konsumentów i w sporach sądowych z bankami.

Kto może dostać orzeczenie o niepełnosprawności na stałe? Przepisy w 2025 r.

W czerwcu 2025 r. weszły w życie nowe przepisy, które określają minimalne okresy, na jakie – w określonych przypadkach – można otrzymać orzeczenie o niepełnosprawności lub jej stopniu. Czy zmianom uległy również zasady dotyczące wydawania orzeczeń na stałe? Jakie są aktualnie zasady? Rozwiewamy wątpliwości.

Jeśli stać cię na taki luksus, to zapłać podatek. Urzędy są zgodne i każą płacić miłośnikom zwierząt. Trzeba też dopełnić formalności

Czy cena psa, kota, czy żółwia to jedyny koszt, jaki ponosimy zapraszając go pod swój dach? Wiele osób tak myśli i nie bierze pod uwagę tego, że zakup zwierzaka może wiązać się z dodatkowymi kosztami od razu po zakupie.

REKLAMA

Dajesz pieniądze dzieciom? Musisz zachować te warunki, aby fiskus się nie przyczepił - karna stawka to nawet 20% darowizny

Któż z nas nie otrzymał lub nie przekazał komuś w rodzinie choćby drobnych sum pieniędzy, na przykład w związku z okazją taką jak rocznica urodzin, czy imieniny? Nie można jednak tego czynić dowolnie, aby nie znaleźć się w polu zainteresowania fiskusa. Nieprawidłowo dokonana darowizna może bowiem oznaczać konieczność zapłacenia karnej stawki podatku, która wynosi 20%, a także odpowiedzialność karno-skarbową! A wystarczy dokonać stosunkowo prostych formalności, by tego uniknąć.

Pracownicy samorządowi i premie – co może zakwestionować Regionalna Izba Obrachunkowa?

Premie i nagrody uznaniowe dla pracowników samorządowych to temat, który regularnie budzi zainteresowanie organów nadzoru finansowego. Regionalne Izby Obrachunkowe coraz częściej skupiają się i analizują zasadność ich przyznawania. Naruszenia dyscypliny finansów publicznych trafiają się nader często.

REKLAMA