REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kopiowanie dowodu osobistego a RODO

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Sylwia Czub-Kiełczewska
Specjalista ds. ochrony danych osobowych i informacji niejawnych
RODO fot. shutterstock
RODO fot. shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Jeżeli administrator kopiuje dowody osobiste, to musi przeprowadzić dla tej czynności ocenę skutków zgodnie z RODO oraz zastosować środki ochrony danych. Kiedy kopiowanie i przechowywanie dowodów osobistych jest zgodne z prawem?

Kopiowanie i przechowywanie dowodów osobistych zgodnie z RODO

Temat nielegalnego powielania dowodów jest co chwilę poruszany przez Urząd Ochrony Danych Osobowych oraz ekspertów od bezpieczeństwa informacji. Często jest podkreślane, że kopiowanie dowodu jest zabronione, chyba że taki obowiązek wynika bezpośrednio z przepisu prawa lub wyrazisz na to zgodę (jednak tylko wtedy, gdy ten kto chce kopiować dowód wykaże uzasadnienie dla takiej prośby, np. wysokie ryzyko wyłudzeń jego usług). Kontrole przeprowadzane przez (jeszcze wówczas) GIODO rok rocznie wykazywały, że od kiedy w firmach pojawiły się kopiarki, zaczęliśmy kopiować wszystko na potęgę. W erze sprzed kopiarek po prostu zatrzymywaliśmy dowody pod zastaw. Świadomość się zwiększa, coraz rzadziej zgadzamy się na to, żeby ktoś brał nasz dowód do ręki, a co dopiero kopiował (a jeśli już chce kopiować, musi wykazać swój interes prawny). Są jednak sytuacje, choć rzadkie, w których skopiowanie dowodu jest umotywowane w przepisach prawa, na przykład:

REKLAMA

REKLAMA

Banki mogą przetwarzać dla celów prowadzonej działalności bankowej informacje zawarte w dokumentach tożsamości osób fizycznych. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe, art. 112b.

Instytucje obowiązane na potrzeby stosowania środków bezpieczeństwa finansowego mogą przetwarzać informacje zawarte w dokumentach tożsamości klienta i osoby upoważnionej do działania w jego imieniu oraz sporządzać ich kopie. Ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, art. 34 ust. 4.

Podobne zapisy znajdziemy także w innych przepisach, np. dotyczących działalności policji, czy straży granicznej. Należy podkreślić, że kopiowanie dowodu osobistego to dla administratora danych ogromna odpowiedzialność i ryzyko. Kopia dowodu może posłużyć do kradzieży tożsamości osoby, której dane dotyczą, zatem przechowywanie przez administratora takich dokumentów istotnie zwiększa ryzyko naruszenia poufności danych osobowych. Jest to zasób, który wzbudza ogromne zainteresowanie potencjalnych przestępców. Jeżeli administrator kopiuje dowody osobiste musi przeprowadzić dla tej czynności ocenę skutków zgodnie z art. 35 RODO oraz zastosować środki ochrony danych, w szczególności zastosować zabezpieczone, zamykane szafy, zamykane pomieszczenia, może kontrolę dostępu lub kraty, a w przypadku danych elektronicznych szyfrowanie zasobów, bezpieczne przesyłanie danych, ograniczenie dostępu do kopii. Oznacza to istotne zwiększenie kosztów przechowywania danych.

REKLAMA

Uprawnienie administratora do kopiowania dokumentu tożsamości nie oznacza, że jest on uprawniony do przechowywania wszystkich zawartych w nim danych, tzn. pełnej kopii.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Dla przykładu w ustawie z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu został wyraźnie wskazany zakres danych, do którego przetwarzania jest uprawniony podmiot, który kopiuje dowód: imiona, nazwiska, obywatelstwo, adres, PESEL, daty urodzenia, serii i numeru dokumentu tożsamości (art. 36). Oznacza to, że jeżeli taki podmiot po skopiowaniu dokumentu tożsamości nie dokona jego modyfikacji w celu anonimizacji pozostałych danych (w tym zdjęcia), będzie przetwarzał je w niedozwolonym zakresie i dokona naruszenia przepisów RODO.

Zauważyliście (być może), że od jakiegoś czasu firmy telekomunikacyjne proszą o zgodę na zrobienie kopii dowodu osobistego? Potrzebę motywują wysokim ryzykiem wyłudzania ich usług na podstawionych klientów. Z mojej praktyki wynika, że nie wszyscy pracownicy tych firm są przeszkoleni w zakresie modyfikowania kopii – nawet za Twoją zgodą taka firma nie jest uprawniona do przechowywania pełnej kopii dowodu. Ja w takiej sytuacji proszę o zrobienie zmian przy mnie lub dokonuję samodzielnie modyfikacji kopii mojego dowodu. Odrębną kwestią jest skanowanie dokumentu – tutaj bardzo podoba mi się (nieoficjalne) rozwiązanie, które wymyślił PLAY, czyli nakładka na dowód, która już podczas kopiowania zasłania dane, których przetwarzanie nie jest niezbędne. Wielu pracowników samodzielnie nie potrafi lub nie chce modyfikować skanów dowodów, więc jest to bardzo dobre i praktyczne rozwiązanie. Uczulam też na przekazywanie kopii swojego dowodu kurierowi, gdy umowa jest zawierana na odległość. Przygotuj wcześniej odpowiednio zmodyfikowaną kopię, kurier powinien jedynie zweryfikować tożsamość i potwierdzić zgodność zmodyfikowanej kopii z dowodem.

Warto także podkreślić, że przechowywanie kopii dowodów osobistych (papierowych lub skanów) w zmodyfikowanej formie istotnie minimalizuje ryzyko naruszenia poufności w przypadku kradzieży tych danych, a co za tym idzie minimalizuje koszty. Zalecałabym takie działanie każdemu administratorowi. Warto także przygotować wcześniej procedurę postępowania przez pracowników z dowodami osobistymi, tzn. procedurę weryfikacji tożsamości, jeżeli muszą jej dokonywać oraz procedurę kopiowania oraz modyfikowania kopii dokumentu tożsamości. Nie można wymagać od nich odpowiedniego postępowania, jeżeli nie zapewni im się odpowiednich narzędzi.

Polecamy serwis: Prawa konsumenta

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Przeprowadzka dla niższych podatków? Możesz nieświadomie zmienić prawo spadkowe i narazić rodzinę na kłopoty

Coraz więcej Polaków wybiera Cypr, Maltę czy Dubaj, by obniżyć podatki. Ale mało kto zdaje sobie sprawę, że taka decyzja może diametralnie zmienić zasady dziedziczenia majątku. Różnica między rezydencją podatkową a miejscem zwykłego pobytu w prawie spadkowym sprawia, że nieprzemyślana zmiana może kosztować rodzinę lata sporów i ogromne pieniądze.

Senat: Komornik łatwiej sprzeda Twoje mieszkanie. Jak nie dasz rady z kredytem

Zasadą staje się bowiem licytacja elektroniczna nieruchomości przez komornika. Ustawa nowelizująca odpowiednio kodeksu postępowania cywilnego jest w Senacie.

Kancelaria, która słucha i sprzedaje - jak budować nowoczesną markę w zgodzie z wartościami?

Marketing kancelarii to nie fast food. Budowanie marki kancelarii to proces na lata. Przemyślana i wdrażana na bieżąco strategia, długoterminowe i krótkoterminowe plany, odpowiednio dobrane narzędzia - brzmi jak wyzwanie. Czy to się opłaca?

Jest decyzja! 10 listopada dniem wolnym od pracy. Jednak nie dla wszystkich

Premier zdecydował, że 10 listopada 2025 roku będzie dniem wolnym od pracy dla urzędników państwowych. Dzięki tej decyzji pracownicy służby cywilnej będą mieli czterodniowy weekend, który potrwa od soboty 8 listopada do wtorku 11 listopada, czyli Narodowego Święta Niepodległości. Oto szczegóły.

REKLAMA

Rzecznik Generalny TSUE przeciwny podważaniu metody wyznaczania WIBOR. Nie będzie masowego kwestionowania wszystkich umów z WIBOR-em

W większości sporów sądowych o WIBOR konsumenci zarzucają bankom, że nie wskazały w umowie metody ustalania WIBOR. Kategoryczna opinia Rzecznika Generalnego Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej, w tym zakresie znacząco zmniejsza szanse konsumentów na skuteczne podważenie WIBOR w swoich umowach kredytowych – piszą radca prawny Bartłomiej Rybicki oraz radca prawny Bartłomiej Ślażyński z Kancelarii Radców Prawnych Anety Ciechowicz-Jaworskiej i Bartłomieja Ślażyńskiego.

Bon kaucyjny za zwrócone butelki i puszki? MKiŚ: to legalne ale tylko gdy bon da się wymienić na pieniądze przez co najmniej 1 miesiąc

Ministerstwo Klimatu i Środowiska w komunikacie z 16 września 2025 r. poinformowało, że Polskie przepisy o systemie kaucyjnym jednoznacznie wskazują, że przy zwrocie opakowania ze znakiem kaucji, osobie zwracającej butelkę lub puszkę należy się zwrot w formie pieniężnej (np. w gotówce albo na kartę). Dopuszczalne prawnie jest jednak wydanie (np. przez automat) bonu lub kuponu, z kwotą kaucji - o ile taki druk da się łatwo spieniężyć i będzie on ważny przynajmniej miesiąc.

Rewolucja w recyklingu: system kaucyjny wchodzi w życie! Jak wpłynie na Ciebie, środowisko i gospodarkę? [WYWIAD]

Polska rozpoczyna rewolucję w recyklingu! Od października wchodzi w życie system kaucyjny dla butelek i puszek, który ma zwiększyć poziom selektywnej zbiórki, poprawić jakość surowców i dostosować kraj do wymogów Unii Europejskiej. Joanna Leoniewska-Gogola, liderka zespołu circular economy w Deloitte, tłumaczy w wywiadzie dla Infor.pl, jakie zmiany czekają konsumentów, przedsiębiorców i gospodarkę odpadami.

Dla kogo certyfikaty cyberbezpieczeństwa? Czy są obowiązkowe? Ustawa o krajowym systemie certyfikacji cyberbezpieczeństwa już weszła w życie

Certyfikaty cyberbezpieczeństwa są przeznaczone dla profesjonalistów IT, w tym dla administratorów systemów i sieci, specjalistów od bezpieczeństwa, inżynierów oraz osób aspirujących do tych ról, aby potwierdzić ich wiedzę i umiejętności praktyczne w zakresie ochrony przed zagrożeniami cyfrowymi. Certyfikacja obejmuje także produkty, usługi i procesy ICT, a ich celem jest informowanie konsumentów o poziomie bezpieczeństwa cyfrowego oraz wspieranie polskich firm na rynkach europejskich. Czy i dla kogo uzyskanie certyfikatów cyberbezpieczeństwa jest obligatoryjne?

REKLAMA

Będą kolejne ograniczenia dot. ogrzewania kominkami. Nowelizacja rozporządzenia ws. warunków technicznych budynków

Od początku 2025 roku Ministerstwo Rozwoju i Technologii, a po ostatniej rekonstrukcji rządu Ministerstwo Finansów i Gospodarki prowadzi prace nad zmianą rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie. Poprzednia poważniejsza nowelizacja tego rozporządzenia miała miejsce w roku 2021. Dotychczasowe zmiany tego rozporządzenia każdorazowo i stopniowo wprowadzały nowe ograniczenia dla instalacji kominków, pieców i trzonów kuchennych. W projekcie najnowszych zmian tendencja ta jest utrzymana. I niestety, tak jak przy poprzednich zmianach, wprowadzane ograniczenia nie mają żadnego uzasadnienia technicznego.

[Stare i nowe świadczenie pielęgnacyjne 3386 zł] W 2026 r. osoby niepełnosprawne i opiekunowie z podwyżką 99 zł

Zasiłek pielęgnacyjny nie będzie miał podwyżki (aż do początku 2028 r.). Jak rząd tłumaczy, dlatego, że 1 mln osób z zasiłkiem pielęgnacyjnym (większa część ze stopniem umiarkowanym niepełnosprawności) może się starać o świadczenie wspierające, które otrzymywało na koniec marca 2025 r. około 120 000 osób niepełnosprawnych (większa część beneficjentów ma stopień znaczny niepełnosprawności). Zupełnie inna sytuacja w 2026 r. (i kolejnych latach jest w świadczeniu pielęgnacyjnym (zarówno "starym" jak i "nowym"). W 2026 r. świadczenie to będzie podwyższone o 99 zł. To 3% podwyżka na 2026 r. Nie tak duża jak w latach minionych, kiedy mieliśmy galopująca inflację. Ale porównując z 0% podwyżki dla zasiłku pielęgnacyjnego, nie wygląda to źle. Opiekunowie osób niepełnosprawnych otrzymają w 2026 r. 3386 zł.

REKLAMA