REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kopiowanie dowodu osobistego a RODO

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Sylwia Czub-Kiełczewska
Specjalista ds. ochrony danych osobowych i informacji niejawnych
RODO fot. shutterstock
RODO fot. shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Jeżeli administrator kopiuje dowody osobiste, to musi przeprowadzić dla tej czynności ocenę skutków zgodnie z RODO oraz zastosować środki ochrony danych. Kiedy kopiowanie i przechowywanie dowodów osobistych jest zgodne z prawem?

Kopiowanie i przechowywanie dowodów osobistych zgodnie z RODO

Temat nielegalnego powielania dowodów jest co chwilę poruszany przez Urząd Ochrony Danych Osobowych oraz ekspertów od bezpieczeństwa informacji. Często jest podkreślane, że kopiowanie dowodu jest zabronione, chyba że taki obowiązek wynika bezpośrednio z przepisu prawa lub wyrazisz na to zgodę (jednak tylko wtedy, gdy ten kto chce kopiować dowód wykaże uzasadnienie dla takiej prośby, np. wysokie ryzyko wyłudzeń jego usług). Kontrole przeprowadzane przez (jeszcze wówczas) GIODO rok rocznie wykazywały, że od kiedy w firmach pojawiły się kopiarki, zaczęliśmy kopiować wszystko na potęgę. W erze sprzed kopiarek po prostu zatrzymywaliśmy dowody pod zastaw. Świadomość się zwiększa, coraz rzadziej zgadzamy się na to, żeby ktoś brał nasz dowód do ręki, a co dopiero kopiował (a jeśli już chce kopiować, musi wykazać swój interes prawny). Są jednak sytuacje, choć rzadkie, w których skopiowanie dowodu jest umotywowane w przepisach prawa, na przykład:

REKLAMA

REKLAMA

Banki mogą przetwarzać dla celów prowadzonej działalności bankowej informacje zawarte w dokumentach tożsamości osób fizycznych. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe, art. 112b.

Instytucje obowiązane na potrzeby stosowania środków bezpieczeństwa finansowego mogą przetwarzać informacje zawarte w dokumentach tożsamości klienta i osoby upoważnionej do działania w jego imieniu oraz sporządzać ich kopie. Ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, art. 34 ust. 4.

Podobne zapisy znajdziemy także w innych przepisach, np. dotyczących działalności policji, czy straży granicznej. Należy podkreślić, że kopiowanie dowodu osobistego to dla administratora danych ogromna odpowiedzialność i ryzyko. Kopia dowodu może posłużyć do kradzieży tożsamości osoby, której dane dotyczą, zatem przechowywanie przez administratora takich dokumentów istotnie zwiększa ryzyko naruszenia poufności danych osobowych. Jest to zasób, który wzbudza ogromne zainteresowanie potencjalnych przestępców. Jeżeli administrator kopiuje dowody osobiste musi przeprowadzić dla tej czynności ocenę skutków zgodnie z art. 35 RODO oraz zastosować środki ochrony danych, w szczególności zastosować zabezpieczone, zamykane szafy, zamykane pomieszczenia, może kontrolę dostępu lub kraty, a w przypadku danych elektronicznych szyfrowanie zasobów, bezpieczne przesyłanie danych, ograniczenie dostępu do kopii. Oznacza to istotne zwiększenie kosztów przechowywania danych.

REKLAMA

Uprawnienie administratora do kopiowania dokumentu tożsamości nie oznacza, że jest on uprawniony do przechowywania wszystkich zawartych w nim danych, tzn. pełnej kopii.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Dla przykładu w ustawie z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu został wyraźnie wskazany zakres danych, do którego przetwarzania jest uprawniony podmiot, który kopiuje dowód: imiona, nazwiska, obywatelstwo, adres, PESEL, daty urodzenia, serii i numeru dokumentu tożsamości (art. 36). Oznacza to, że jeżeli taki podmiot po skopiowaniu dokumentu tożsamości nie dokona jego modyfikacji w celu anonimizacji pozostałych danych (w tym zdjęcia), będzie przetwarzał je w niedozwolonym zakresie i dokona naruszenia przepisów RODO.

Zauważyliście (być może), że od jakiegoś czasu firmy telekomunikacyjne proszą o zgodę na zrobienie kopii dowodu osobistego? Potrzebę motywują wysokim ryzykiem wyłudzania ich usług na podstawionych klientów. Z mojej praktyki wynika, że nie wszyscy pracownicy tych firm są przeszkoleni w zakresie modyfikowania kopii – nawet za Twoją zgodą taka firma nie jest uprawniona do przechowywania pełnej kopii dowodu. Ja w takiej sytuacji proszę o zrobienie zmian przy mnie lub dokonuję samodzielnie modyfikacji kopii mojego dowodu. Odrębną kwestią jest skanowanie dokumentu – tutaj bardzo podoba mi się (nieoficjalne) rozwiązanie, które wymyślił PLAY, czyli nakładka na dowód, która już podczas kopiowania zasłania dane, których przetwarzanie nie jest niezbędne. Wielu pracowników samodzielnie nie potrafi lub nie chce modyfikować skanów dowodów, więc jest to bardzo dobre i praktyczne rozwiązanie. Uczulam też na przekazywanie kopii swojego dowodu kurierowi, gdy umowa jest zawierana na odległość. Przygotuj wcześniej odpowiednio zmodyfikowaną kopię, kurier powinien jedynie zweryfikować tożsamość i potwierdzić zgodność zmodyfikowanej kopii z dowodem.

Warto także podkreślić, że przechowywanie kopii dowodów osobistych (papierowych lub skanów) w zmodyfikowanej formie istotnie minimalizuje ryzyko naruszenia poufności w przypadku kradzieży tych danych, a co za tym idzie minimalizuje koszty. Zalecałabym takie działanie każdemu administratorowi. Warto także przygotować wcześniej procedurę postępowania przez pracowników z dowodami osobistymi, tzn. procedurę weryfikacji tożsamości, jeżeli muszą jej dokonywać oraz procedurę kopiowania oraz modyfikowania kopii dokumentu tożsamości. Nie można wymagać od nich odpowiedniego postępowania, jeżeli nie zapewni im się odpowiednich narzędzi.

Polecamy serwis: Prawa konsumenta

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
To koniec z mrożeniem cen prądu - Minister Energii wydał jasny komunikat. W 2026 zapłacimy więcej?

Ceny prądu dla odbiorców mają pozostać zamrożone jedynie do końca tego roku, a rząd nie będzie kontynuował programu mrożenia cen prądu. To oznacza, że ceny za energię elektryczną zostaną uwolnione od stycznia 2026 r. Czy to oznacza, że już od stycznia trzeba będzie sięgać głębiej do portfela przy rachunkach za prąd?

Ranking lokat bankowych [październik 2025 r.] Masowa obniżka oprocentowania oszczędności

W październiku 2025 r. aż 12 banków pogorszyło warunki lokat i rachunków oszczędnościowych. Podobny ruch zaplanował też Minister Finansów ogłaszając od listopada kolejne cięcie oprocentowania detalicznych papierów skarbowych. Na razie napływ oszczędności do banków nie maleje, bo Polacy spodziewając się dalszych cięć stóp procentowych, chcą skorzystać z dotychczasowych ofert - ocenia Bartosz Turek, niezależny analityk rynku finansowego.

D. Tusk o rozsądnym rozważeniu opuszczenia Europejskiej Konwencji Praw Człowieka. Rzecznik rządu prostuje

W wywiadzie dla brytyjskiego dziennika „Sunday Times”, opublikowanym 26 października 2025 r., premier polskiego rządu Donald Tusk zauważył, że istotną częścią problemu migracji jest sztywna i rozszerzająca się interpretacja Europejskiej Konwencji Praw Człowieka. Jak cytował Tuska brytyjski dziennik: jeśli 46 sygnatariuszy konwencji nie może dojść do porozumienia w sprawie jej modyfikacji, to jego zdaniem całkiem rozsądne będzie rozważenie po prostu opuszczenia konwencji”. W dniu 27 października 2025 r. rzecznik rządu Adam Szłapka powiedział Polskiej Agencji Prasowej, że Polska nie miała i nie ma planu wypowiedzenia Europejskiej Konwencji Praw Człowieka.

Przyrost naturalny nadal jest ujemny. Pierwszy krok do poprawy sytuacji to podwyższenie wieku emerytalnego dla bezdzietnych kobiet

Sytuacja demograficzna Polski nadal jest trudna. Przyrost naturalny jest ujemny, liczba osób w wieku produkcyjnym spada, a społeczeństwo się starzej. Co będzie z emeryturami? Pierwsza propozycja to podwyższenie wieku emerytalnego dla bezdzietnych kobiet.

REKLAMA

Rząd chce zakazać sprzedaży alkoholu na stacjach benzynowych. Branża alarmuje: to cios w małe firmy

Ministerstwo Zdrowia chce wprowadzić całkowity zakaz sprzedaży alkoholu na stacjach benzynowych. Projekt ustawy podzielił opinię publiczną. Lekarze mówią o konieczności walki z alkoholizmem, a przedsiębiorcy ostrzegają przed stratami i dyskryminacją. Sprawdzamy, co naprawdę oznaczają planowane zmiany i kto na nich straci.

Bon senioralny, najem senioralny i nowy program pobytu dziennego - 3 filary polityki senioralnej w Polsce

Rząd kończy prace nad trzema rozwiązaniami, które mają odmienić życie osób starszych w Polsce. Bon senioralny, najem senioralny oraz nowy program dziennych miejsc pobytu to kompleksowy pakiet wsparcia, który ma zapewnić seniorom bezpieczeństwo, lepsze warunki mieszkaniowe i codzienną opiekę. Minister Marzena Okła-Drewnowicz zapowiada, że to początek nowej jakości w polityce senioralnej – opartej na godności, aktywności i realnym wsparciu dla osób starszych oraz ich rodzin.

Karta sportowa to twój benefit? Pamiętaj, że to przychód, a z podatku musisz rozliczyć się sam. Wiele osób o tym zapomina, a to oznacza kłopoty

Karta sportowa to jeden z najbardziej popularnych benefitów, na który można liczyć nawiązując współpracę. Jednak każda uzyskana korzyść ma swoje konsekwencje podatkowe. Korzystający często o tym zapominają i wpadają w kłopoty.

Obligacje skarbowe (oszczędnościowe) - w listopadzie 2025 r. kolejne cięcie oprocentowania. Do końca października można jeszcze kupić obligacje z wyższymi odsetkami

Po obniżkach oprocentowania obligacji skarbowych (detalicznych - oszczędnościowych) w maju, czerwcu, sierpniu i październiku 2025 r. - w listopadzie kolejny raz w tym roku Ministerstwo Finansów tnie (o 0,25 pkt proc.) odsetki nowych emisji tych obligacji.

REKLAMA

Czy można fajerwerkami świętować Dzień Niepodległości 11 listopada? Są za to kary czy nie?

Jeżeli ktoś ma pomysł obchodzić z hukiem – i to dosłownie – Święto Niepodległości, które już niebawem, bo do 11 listopada pozostało niewiele dni, powinien przemyśleć sposób świętowania i podejść do używania fajerwerków czy petard w ten dzień ostrożnie. Niewłaściwe użycie fajerwerków w Dzień Niepodległości może bowiem grozić karami.

Wydatki na psychoterapię można rozliczyć w zeznaniu podatkowym. MF potwierdza to w wydanej interpretacji indywidualnej

Czy pieniądze wydane na usługi medyczne, z których ubezpieczeni korzystają na rynku prywatnym można odzyskać? Niestety rządzący nie dotrzymali swojej obietnicy wyborczej, jednak szansa w tym zakresie pojawia się na gruncie rozliczeń podatkowych. Ale czy dla każdego?

REKLAMA