Czy przed oszustwami i nadużyciami w firmie można się zabezpieczyć?

Utrata zaufania do służb księgowo-finansowych może skutkować m.in. tym, że korzystający  ze sprawozdań finansowych nie będą mieli pewności na ile odzwierciedlają one sytuację firmy i czy księgowy nie jest zaangażowany w oszustwo, które ukryte jest w zawiłych księgowaniach. Wreszcie nierzetelnie prowadzone księgi rachunkowe, stanowiące podstawę rozliczeń z fiskusem mogą być  w przyszłości źródłem zaległości podatkowych. Równie niekorzystna dla firmy może okazać się utrata reputacji wśród kontrahentów.

Zobacz: Liberalizacja przepisów dotyczących łączenia i podziału spółek

Przed, czyli lepiej zapobiegać

Jest wiele narzędzi, które firmy mogą stosować by utrzymywać zdrowe i etyczne środowisko pracy ograniczające znacznie możliwość występowania nadużyć: 

• systemy kontroli wewnętrznej i procedury - jasno określają zakres odpowiedzialności i zapewniają odpowiedni rozdział obowiązków, przez co eliminują okazję, która jest podstawą większości nadużyć występujących w firmach (na przykład fałszowanie wysokości sprzedaży przy jednoczesnym ukrywaniu wpłat od klientów) 

• Regularne inwentaryzacje (aktywów rzeczowych i finansowych) oraz procedury potwierdzania sald i sumienne ich rozliczanie z wyjaśnieniem wszelkich zidentyfikowanych różnic,

• Umiejętność czytania i analizowania sprawozdań finansowych przez kierowników bezpośrednio niezaangażowanych w procesy księgowe – monitorowanie jakości przygotowywanych sprawozdań i kompetencji księgowego (podstawowe wskaźniki ekonomiczne i finansowe oraz przeglądy analityczne)

• Przykład z góry i modelowanie w firmie postaw etycznych przy jednoczesnym braku tolerancji dla jakichkolwiek przykładów oszustw czy nadużyć (nawet na niewielką skalę) 

• Pisemne potwierdzanie przez pracowników zapoznania się z obowiązującymi procedurami, które uniemożliwi zasłanianie się nieświadomością co do funkcjonujących w firmie zasad,

• Budowanie w firmie atmosfery odpowiedzialności, zaufania i pracy zespołowej – nie tylko z uwagi na zwiększenie wydajności ale o zwykłą zasadę, że osobie rozważającej skorzystanie
z okazji nadużycia trudniej się będzie na nie zdecydować gdy lubi i szanuje współpracowników, kierowników czy właściciela firmy,

• Systemy motywacyjne, w których wynagrodzenia nie są uzależnione wyłącznie od wyników finansowych, co zwiększa ryzyko ich fałszowania

Ufaj, ale sprawdzaj

Ważnym elementem systemu ograniczającego występowanie oszustw i nadużyć jest audyt wewnętrzny, którego zadaniem jest badanie skuteczności realizowanych w firmie systemów kontroli wewnętrznej oraz identyfikowanie obszarów ryzyka, które powinny, ze względu na interes firmy, być minimalizowane.