E-doręczenia 2025. Baza adresów elektronicznych [Pytania i odpowiedzi]

• Jak będzie można wyszukać/zidentyfikować adresata e-doręczeń?
• Czym różnią się e-doręczenia od epuap-u?
• Skąd urzędy będą wiedziały, kiedy wybrać puh, a kiedy korespondencję papierową?
• Adres w BAE - gdzie trzeba będzie wnioskować?
• Czy POZ prywatne też muszą mieć skrzynki?
• Czy osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą też jest zobowiązana posiadać skrzynkę e-doręczeń czy też jako osoba fizyczna nie ma takiego obowiązku?
• Czy wysyłając PIT-11 byłemu pracownikowi mam to zrobić przez e-doręczenia?
• Wysyłka pism pomiędzy pełnomocnikami również będzie odbywała się przez e-doręczenia?
• Czy jak otrzymam poprzez e-doręczenie np. akt urodzenia, to wydruk będzie honorowany tam, gdzie będę musiał go przedłożyć?

Jak będzie można wyszukać/zidentyfikować adresata e-doręczeń?

Jeśli chcemy posiadać adres u publicznego dostawcy nie musimy oddzielnie wnioskować o wpis do BAE. Wystarczy, że aktywujemy utworzony dla nas adres, a wpis nastąpi automatycznie. Inaczej jest w przypadku adresu założonego u niepublicznego dostawcy – aby został dodany do BAE konieczny jest wniosek przedsiębiorcy. Adresy w BAE sprawdza się w skrzynce do e-Doręczeń na gov.pl. Dostęp do Bazy Adresów Elektronicznych jest wyłącznie dla podmiotów korzystających z usług doręczeń elektronicznych.

Aby baza adresów elektronicznych służyła celom, dla jakich została utworzona, przyjęto ogólną zasadę, że dostęp do wyszukiwania i wglądu do danych ma każdy uwierzytelniony użytkownik korzystający z usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Dodatkowe zabezpieczenia mające na celu ochronę danych osobowych osób fizycznych znajdujących się w bazie adresów elektronicznych polegają na tym, że możliwość wyszukania adresu do doręczeń elektronicznych osoby fizycznej mają wyłącznie podmioty publiczne.

Możliwość wyszukania adresu nie oznacza jednak możliwości dostępu do danych zgromadzonych w bazie (jest to tylko możliwość wyszukania adresu na podstawie danych, które podmiot publiczny posiada).

Dodatkowo dostęp do usług wyszukiwania obwarowany jest koniecznością uprzedniego uwierzytelniania uprawnionej osoby fizycznej z wykorzystaniem środka identyfikacji elektronicznej zapewniającego co najmniej średni poziom bezpieczeństwa, o którym mowa w art. 8 ust. 2 rozporządzenia 910/2014, albo uwierzytelnienia systemu teleinformatycznego używanego do obsługi skrzynki doręczeń z wykorzystaniem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub pieczęci elektronicznej wydanej przez ministra właściwego do spraw informatyzacji.

Czym różnią się e-doręczenia od epuap-u?

Jak wynika z uzasadnienia do projektu ustawy:

“Aktualnie tylko elektroniczne skrzynki podawcze na ePUAP są formalnie przyporządkowane – na podstawie wniosku kierowanego do ministra właściwego do spraw informatyzacji – do podmiotów publicznych wskazanych w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zdania publiczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 700, z późn. zm.). Ustawa ta nakłada na nie bowiem obowiązek posiadania elektronicznej skrzynki podawczej. Adresy skrzynek innych podmiotów nie są weryfikowane. W efekcie „powiązanie” adresu skrzynki na ePUAP z osobą fizyczną lub pomiotem niepublicznym możliwe jest jedynie w sytuacji:

• odebrania przez podmiot publiczny podpisanego elektronicznie podania wniesionego na jego elektroniczną skrzynkę podawczą;
• wskazania przez podmiot niepubliczny adresu skrzynki w podaniu wniesionym na papierze.

Aktualne zasady dopuszczają do sytuacji, kiedy dowolny podmiot (osoba fizyczna, podmiot niepubliczny, a nawet podmiot publiczny) może mieć wiele adresów elektronicznych na ePUAP, zakładanych często tylko w celu wysłania i odebrania korespondencji w jednej sprawie. Nie istnieje ograniczenie dla podmiotów posiadania jednego, ustalonego adresu elektronicznego ani możliwość jego wskazania w przeznaczonym do tego rejestrze. W efekcie funkcjonuje wiele adresów elektronicznych, które są znane tylko określonym podmiotom publicznym korespondującym z danym podmiotem w określonej sprawie. Każdy z podmiotów publicznych zarządza własną listą adresów elektronicznych swoich klientów, niejednokrotnie będąc zmuszonym do przechowywania kilku adresów elektronicznych dla jednego klienta, a dodatkowo przetwarzać informację, w której sprawie którego adresu użyć.

Z punktu widzenia osób fizycznych i podmiotów niepublicznych jednym z najbardziej uciążliwych aspektów obecnie funkcjonującego rozwiązania jest to, że doręczenie na adres elektronicznej skrzynki podawczej jest skuteczne tylko w niektórych procedurach. ”

Obecnie praktycznie każdy może korzystać z usługi doręczenia elektronicznego na ePUAP przy wykorzystaniu swojego konta. Narzędzie to jest skuteczne jednakże tylko w komunikacji z podmiotami publicznymi i tylko w ramach spraw wszczętych za jego pomocą lub tych, dla których została wyrażona zgoda na doręczanie elektroniczne. Nowe skrzynki doręczeń będą stwarzać ich posiadaczom możliwość działania w szerszym spektrum.

E-doręczenia mają wyeliminować ww niedogodności wynikające z korzystania z usług doręczeń elektronicznych.

Skąd urzędy będą wiedziały, kiedy wybrać puh, a kiedy korespondencję papierową?

Podmiot publiczny znajdzie Twój adres do e-Doręczeń w Bazie Adresów Elektronicznych. Gdy odbiorca nie będzie miał adresu do e-Doręczeń, urząd wyśle dokumenty elektronicznie, ale zostaną one wydrukowane i doręczone odbiorcy przez operatora wyznaczonego (obecnie to Poczta Polska). Czasami podmioty publiczne będą musiały wybrać usługę hybrydową lub korespondencję papierową ze względu na wymogi prawa.

Adres w BAE - gdzie trzeba będzie wnioskować?

Jeśli chcesz mieć adres u publicznego dostawcy (obecnie Poczta Polska S.A., to podmiot wyznaczony do świadczenia bezpłatnej usługi e-Doręczeń oraz do zapewnienia skrzynek elektronicznych wszystkim tym, którzy zdecydują się na korzystanie z publicznej usługi e-Doręczeń) nie musisz oddzielnie wnioskować o wpis do BAE. Wystarczy, że aktywujesz utworzony dla ciebie adres, a wpis nastąpi automatycznie. Inaczej jest w przypadku adresu założonego u niepublicznego dostawcy (to podmiot komercyjny, u którego możesz założyć adres oraz skrzynkę do e-Doręczeń) – aby został dodany do BAE konieczny jest wniosek przedsiębiorcy.

Czy POZ prywatne też muszą mieć skrzynki?

Wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń przez Biznes.gov.pl składają tylko firmy. Należy skorzystać z e-usługi na Biznes.gov.pl, jeśli chcemy utworzyć adres do e-Doręczeń dla:

• przedsiębiorcy zarejestrowanego w CEIDG, spółki jawnej, spółki komandytowej, spółki komandytowo-akcyjnej, spółki partnerskiej, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjnej, prostej spółki akcyjnej.

Czy osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą też jest zobowiązana posiadać skrzynkę e-doręczeń czy też jako osoba fizyczna nie ma takiego obowiązku?

Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, wpisaną do CEIDG musi posiadać skrzynkę do e-doręczeń. Na osoby fizyczne, nie nakłada się obowiązku posiadania adresu do doręczeń elektronicznych. Decyzję o jego posiadaniu podejmują one w oparciu o własne potrzeby, jako w szczególności interesariusze administracji rządowej, w tym obywatele.

Czy wysyłając PIT-11 byłemu pracownikowi mam to zrobić przez e-doręczenia?

E-Doręczenia to forma cyfrowej komunikacji, która zastąpi dotychczasowe przesyłki polecone. Dzięki temu obywatele oraz przedsiębiorcy będą mogli bezpiecznie i szybko komunikować się z podmiotami publicznymi. E-doręczenia nie mają służyć komunikacji z pracownikami.

Wysyłka pism pomiędzy pełnomocnikami również będzie odbywała się przez e-doręczenia?

W przypadku doręczenia z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego doręczenie realizowane jest na adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych, a w przypadku pełnomocnika – na adres do doręczeń elektronicznych wskazany w piśmie. W przypadku gdy adres do doręczeń elektronicznych strony lub uczestnika postępowania nie został wpisany do bazy adresów elektronicznych, doręczenie następuje na adres do doręczeń elektronicznych powiązany z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, z którego wniesiono podanie. W przepisach dotyczących doręczeń elektronicznych brak informacji dotyczących możliwości wysyłki pism między pełnomocnikami.

Czy jak otrzymam poprzez e-doręczenie np. akt urodzenia, to wydruk będzie honorowany tam, gdzie będę musiał go przedłożyć?

Jeśli składasz wniosek o odpis w formie elektronicznej – dostaniesz go na swoją skrzynkę Gov (ePUAP). Uwaga: jeśli twój odpis zostanie wydany automatyczne, w miejscu podpisu urzędnika będzie elektroniczna pieczęć ministra cyfryzacji. To także podpis kwalifikowany. Uwaga! Odpis aktu stanu cywilnego przesłany na skrzynkę Gov (ePUAP) jest dokumentem elektronicznym XML lub PDF. Nie drukuj go – przekazuj tylko w tej formie. Wydruk nie ma mocy prawnej i odbiorca może go nie uznać.