E-dyplom od 1 stycznia 2027 roku. Co jeśli uczelnia nie będzie gotowa na te zmiany?

• E-dyplom od 2027 roku
• Wystarczy rozbieżność w danych, aby dokument nie został zarejestrowany
• Po rejestracji dokument staje się niezmienny
• Ponad 100 tysięcy studentów zagranicznych to osobne wyzwanie
• E-dyplomy to pierwszy projekt, który obejmuje całą uczelnię
• Styczeń 2027 roku będzie jedynie podsumowaniem wcześniejszych decyzji

E-dyplom od 2027 roku

Od 1 stycznia 2027 roku dokument elektroniczny stanie się podstawową formą wydawania dyplomów ukończenia studiów. Dla wielu osób będzie to symboliczny moment zakończenia epoki papierowych dokumentów. Z perspektywy uczelni warto jednak spojrzeć na tę zmianę szerzej. E-dyplomy nie są kolejnym projektem informatycznym ani nową funkcjonalnością systemu POL-on. To pierwsza od lat zmiana, która jednocześnie dotyka procesów administracyjnych, jakości danych, organizacji pracy dziekanatów, procedur bezpieczeństwa oraz sposobu zarządzania dokumentacją studencką.

Wystarczy rozbieżność w danych, aby dokument nie został zarejestrowany

Przez wiele lat administracja akademicka funkcjonowała w środowisku, w którym część nieścisłości można było wychwycić na późniejszych etapach procesu. Jeśli w dokumentacji pojawił się błąd, doświadczeni pracownicy dziekanatu zwykle potrafili go zauważyć i skorygować przed wydaniem dokumentów końcowych.

Model oparty na Repozytorium Dyplomów Elektronicznych znacząco zmienia tę logikę. Dane zawarte w dokumentach będą podlegały automatycznej weryfikacji względem różnych źródeł, w tym wykazu studentów oraz rejestru PESEL. Oznacza to, że zgodność danych wyłącznie w obrębie systemów uczelnianych może okazać się niewystarczająca. W praktyce może dojść do sytuacji, w której informacje zapisane w systemie dziekanatowym oraz na samym dyplomie są identyczne, ale nie odpowiadają danym znajdującym się w rejestrze państwowym. W takim przypadku dokument nie zostanie zarejestrowany, a uczelnia będzie musiała najpierw poprawić dane źródłowe, a następnie ponownie przygotować dokument.

Ten pozornie techniczny szczegół w rzeczywistości pokazuje skalę zmiany. Po raz pierwszy jakość danych gromadzonych przez lata studiów będzie miała bezpośredni wpływ na możliwość wydania dokumentu końcowego. Dla wielu uczelni oznacza to konieczność dokładnego przejrzenia procesów związanych z aktualizacją danych osobowych studentów oraz sposobem ich przechowywania w różnych systemach.

Po rejestracji dokument staje się niezmienny

Jednym z najważniejszych elementów nowego modelu jest fakt, że formalnym momentem wydania e-dyplomu będzie jego rejestracja w Repozytorium Dyplomów Elektronicznych. To właśnie wtedy dokument zostanie opatrzony kwalifikowaną pieczęcią repozytorium oraz znacznikiem czasu.

W praktyce oznacza to również coś jeszcze. Po zarejestrowaniu dokument nie będzie podlegał edycji.

W przypadku dokumentów papierowych poprawienie błędu najczęściej oznaczało przygotowanie nowego egzemplarza i wykonanie kilku dodatkowych czynności administracyjnych. W środowisku elektronicznym sytuacja wygląda inaczej. Jeżeli po rejestracji okaże się, że dokument zawiera nieprawidłowości, konieczne będzie przeprowadzenie procedury unieważnienia oraz wydania nowego dokumentu. Nie jest to oczywiście przeszkoda nie do pokonania, ale pokazuje, jak duże znaczenie zyskuje kontrola jakości danych jeszcze przed zakończeniem procesu. W praktyce może to wymagać zmian organizacyjnych oraz dodatkowych punktów kontrolnych w procedurach obowiązujących na uczelni.

Ponad 100 tysięcy studentów zagranicznych to osobne wyzwanie

Polskie uczelnie od lat konsekwentnie zwiększają liczbę studentów zagranicznych. Dla wielu szkół wyższych internacjonalizacja stała się jednym z kluczowych elementów strategii rozwoju. Tymczasem w dyskusji o e-dyplomach ten aspekt pojawia się stosunkowo rzadko. Absolwenci posiadający numer PESEL będą mogli korzystać z usług cyfrowych państwa, takich jak login.gov.pl czy aplikacja mObywatel, aby pobrać swoje dokumenty. Inaczej wygląda sytuacja osób, które numeru PESEL nie posiadają.

W ich przypadku uczelnia będzie musiała samodzielnie przygotować procedury związane z przekazywaniem dokumentów oraz obsługą procesu. Dla instytucji kształcących dużą liczbę cudzoziemców może to oznaczać konieczność opracowania nowych zasad komunikacji, dodatkowych ścieżek administracyjnych i sposobów bezpiecznego udostępniania dokumentów.

To przykład wyzwania, którego nie rozwiąże nawet najlepiej przygotowany system informatyczny. Wymaga ono przede wszystkim odpowiedniego zaprojektowania procesu.

E-dyplomy to pierwszy projekt, który obejmuje całą uczelnię

Wiele wcześniejszych projektów cyfryzacyjnych dotyczyło jedynie wybranych obszarów działalności szkoły wyższej. Elektroniczna rekrutacja usprawniała proces pozyskiwania kandydatów, systemy dziekanatowe wspierały obsługę toku studiów, a elektroniczny obieg dokumentów porządkował procedury administracyjne. E-dyplomy są inne.

Po raz pierwszy w jednym procesie spotykają się dane zgromadzone podczas rekrutacji, informacje o przebiegu studiów, działania dziekanatów, kwestie związane z podpisami kwalifikowanymi, procedury bezpieczeństwa, systemy uczelniane oraz centralne rejestry państwowe. Z tego powodu największym błędem byłoby traktowanie wdrożenia wyłącznie jako projektu technologicznego. O powodzeniu przedsięwzięcia zdecyduje nie tylko integracja z Repozytorium Dyplomów Elektronicznych, ale również jasny podział odpowiedzialności, uporządkowanie procesów oraz przygotowanie osób, które będą uczestniczyć w całym procesie.

W wielu uczelniach oznacza to konieczność ścisłej współpracy administracji, działów IT, dziekanatów, władz uczelni oraz osób odpowiedzialnych za bezpieczeństwo informacji. To właśnie dlatego e-dyplomy można traktować jako swoisty test dojrzałości organizacyjnej instytucji.

Styczeń 2027 roku będzie jedynie podsumowaniem wcześniejszych decyzji

Patrząc na skalę zmian, łatwo ulec pokusie sprowadzenia całego projektu do konkretnej daty. Tymczasem 1 stycznia 2027 roku nie będzie początkiem rewolucji, a raczej momentem, w którym okaże się, jakie decyzje uczelnie podjęły wcześniej.

Te instytucje, które wykorzystają najbliższe miesiące do uporządkowania danych, przeglądu procedur i przygotowania organizacji do nowych obowiązków, prawdopodobnie przejdą przez ten proces bez większych problemów. Pozostałe mogą odkryć, że największym wyzwaniem nie jest wcale technologia, lecz konsekwencje wieloletnich zaniedbań w obszarze zarządzania informacją.

I być może właśnie to jest najważniejsza lekcja płynąca z projektu e-dyplomów. Cyfrowa transformacja szkolnictwa wyższego nie zaczyna się od wdrożenia nowego systemu, tylko od uporządkowania procesów, które od dawna funkcjonują w uczelni, ale dopiero teraz zostaną poddane prawdziwej próbie.

Autor: Adam Przymusiała, Akademus