Kategorie

RODO w rekrutacji – dane kandydata do pracy, zgoda na ich przetwarzanie, prawo do bycia zapomnianym

RODO w rekrutacji – dane kandydata do pracy, zgoda na ich przetwarzanie, prawo do bycia zapomnianym. / fot. Shutterstock
fot.Shutterstock
Co kandydat do pracy powinien wiedzieć o RODO w rekrutacji? O jakie dane może pytać pracodawca? Jak wyrazić zgodę na przetwarzanie danych w procesie rekrutacji? Jak długo firma może przechowywać dane kandydata do pracy? Jak skorzystać z prawa do bycia zapomnianym?

RODO a rekrutacja do pracy 

25 maja 2018 r. weszło w życie Rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO). Dzięki zawartym w nim przepisom obywatelom łatwiej jest kontrolować, co dzieje się z ich danymi osobowymi. Z drugiej strony rozporządzenie dostosowuje prawo do możliwości technologicznych XXI wieku. A jak ta zmiana wpłynęła na proces rekrutacyjny?

Osoby, które szukają pracy lub kiedykolwiek w swoim życiu wysłały do jakiejś firmy CV, mają swoje prawa i warto o nich wiedzieć. Pracodawcy są zobowiązani do poinformowania kandydatów o tym, kto i w jakim zakresie będzie przetwarzał ich dane. Ten obowiązek informacyjny pracodawcy spełniają poprzez umieszczenie informacji w treści ogłoszenia o pracę, w formularzu elektronicznym służącym do aplikowania lub w serwisach dotyczących kariery w danej firmie.

Polecamy: Przewodnik po zmianach przepisów 2018/2019

O jakie dane może pytać przyszły pracodawca?

Pracodawca nie może wymagać podawania nadmiarowych danych. Dopiero na potrzeby zatrudnienia może poprosić kandydatów np. o PESEL (w niedalekiej przyszłości ma się to zmienić). Kodeks Pracy definiuje katalog danych, o które obecnie może wystąpić pracodawca do kandydata. Są to:

  • imię (imiona) i nazwisko,
  • imiona rodziców kandydata,
  • data urodzenia,
  • miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
  • wykształcenie,
  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

O inne dane spoza tego katalogu pracodawca może wystąpić, o ile istnieje ku temu podstawa prawna, wynikająca z Kodeksu Pracy, szczególnych przepisów lub uzasadnionego interesu pracodawcy.

RODO w rekrutacji – jakie dane warto udostępnić?

Reklama

Od 2019 roku ze wspomnianego katalogu danych znika adres zamieszkania (zastępuje go adres korespondencyjny). Zniknęły też imiona rodziców, ale pojawił się adres mailowy i telefon. Wszelkie pozostałe dane są nadmiarowe, ale to wcale nie znaczy, że niepotrzebne. Podczas przygotowywania CV warto, aby kandydat pomyślał o tym, jak najlepiej się zaprezentować, a nie o tym, czego nie musi przedstawiać. Zdobytych certyfikatów w tym katalogu nie ma, a jednak mogą one zwiększyć szanse aplikującego na zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną.

Przede wszystkim warto, aby kandydat nie zaszkodził sam sobie. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest jego zgoda. Zgoda powinna być świadoma, dobrowolna, ale też udzielona konkretnie do wskazanych celów. Z tego powodu używana w przeszłości formuła Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z Ustawą z dnia 29.08.1997 roku o Ochronie Danych Osobowych; tekst jednolity: Dz. U. z 2002r. Nr 101, poz. 926 ze zm) nie jest już adekwatna. Zwłaszcza, że wskazywana w niej ustawa już nie obowiązuje.

Czy i jak wyrazić zgodę na przetwarzanie danych w procesie rekrutacji?

Co prawda sam fakt przesłania aplikacji w odpowiedzi na konkretne ogłoszenie oznacza, że kandydat wyraża zgodę na przetwarzania jego danych (niezależnie od treści użytej w stopce CV zgody), jednak wróćmy do informacji o tym, że zgoda powinna być konkretna i specyficzna. W praktyce oznacza to, że kandydat nie może jednocześnie wyrazić zgody na przetwarzanie jego danych w ramach różnych procesów. Dlatego, jeśli kandydaci chcą, by rekruter uwzględnił ich np. w procesie, który pojawi się w firmie w przyszłości, powinien wyrazić dodatkową zgodę na przetwarzanie danych osobowych w innych procesach rekrutacyjnych. Wiele firm umożliwia wyrażenie zgodnych z ustawą zgód w formularzu służącym do aplikowania, zaznaczając, które są obligatoryjne, a które dobrowolne. Jednak przygotowanie CV specjalnie na potrzeby konkretnego procesu rekrutacyjnego na pewno pozwoli kandydatowi wyróżnić się spośród innych chętnych do pracy.

Jak długo firma może przechowywać dane kandydata?

Reklama

Tu ważne zastrzeżenie: nawet jeśli kandydat wyraził zgodę na przetwarzanie danych osobowych w ramach rekrutacji, nie oznacza to, że firma, do której aplikował, może jego dane przechowywać i przetwarzać w nieskończoność. Firma zobowiązana jest określić maksymalny okres przetwarzania danych i podać go do wiadomości kandydata. Może zaskakiwać fakt, że w różnych firmach będą to różne okresy, jednak RODO nie doprecyzowało tej kwestii, oddając pracodawcom decyzję w tej sprawie.

Każda osoba aplikująca o pracę ma też prawo do bycia zapomnianą. RODO uporządkowało funkcjonujące w tym zakresie zasady. Kandydat może poinformować firmę, że cofa swoją zgodę na przetwarzanie danych i prosi o ich usunięcie. Administrator danych osobowych w tej firmie musi to zrobić w ciągu miesiąca. Jednak jeśli toczy się postępowanie sądowe związane z procesem rekrutacji i dane osobowe kandydata są dowodem w tej sprawie, termin usunięcia danych może zostać odroczony.

Jeżeli ktoś skontaktuje się z kandydatem z propozycją udziału w kolejnej rekrutacji, mimo że ten wcześniej wnioskował o usunięcie swoich danych, można poprosić o interwencję Inspektora Ochrony Danych – to stanowisko powoływane w firmach i instytucjach, by wspierać je we wdrażaniu RODO i monitorowaniu tego, co dzieje się z danymi osobowymi. Kontakt do Inspektora Ochrony Danych powinien znajdować się w informacji o zakresie przetwarzania danych osobowych, albo na stronie internetowej firmy. Powołanie i rola Inspektora Ochrony Danych są również regulowane przez RODO.

Prawo do bycia zapomnianym – jak z niego skorzystać?

Firmy udostępniają formularze, które służą do złożenia wniosku o bycie zapomnianym. W praktyce powinna wystarczyć wiadomość mailowa zawierająca prośbę i niezbędne do identyfikacji osoby dane np. imię i nazwisko oraz adres mailowy. Jeżeli kandydat poda za mało informacji w takim wniosku, osoba odpowiedzialna za jego realizację poprosi jeszcze o dodatkowe dane – musi mieć pewność, że z baz usunie właściwą osobę.

Kiedy kandydat powinien taki wniosek złożyć? Wydaje się, że warto być uwzględnianym w dodatkowych procesach rekrutacyjnych prowadzonych przez firmy. Jednak zdarza się, że kandydatom przestaje odpowiadać misja firmy, lub w trakcie rekrutacji dzieje się coś, co zniechęca kandydata do tego pracodawcy. Być może na rynku pojawiły się o firmie takie informacje, które sprawiają, że przestaje być ona atrakcyjnym miejscem pracy. W takich sytuacjach warto skorzystać z prawa do bycia zapomnianym.

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Prawo
    1 sty 2000
    24 cze 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Kwarantanna dla osób przybywających spoza strefy Schengen - zmiany

    Zmienią się zasady 10-dniowej kwarantanny dla przyjeżdżających do Polski spoza strefy Schengen. Od kiedy?

    Rodzina wielodzietna – ile dzieci?

    Ile dzieci liczy rodzina wielodzietna? W jakich przepisach można znaleźć definicje i formy wsparcia rodzin wielodzietnych?

    Rosną długi Polaków wobec wymiaru sprawiedliwości

    Z danych BIG InfoMonitor wynika, iż długi wobec wymiaru sprawiedliwości najczęściej dotyczą grzywien i kosztów sądowych.

    Przedawnienie, wyzysk, odpowiedzialność najemców - zmiany w Kodeksie cywilnym

    Przedawnienie, wyzysk, odpowiedzialność najemców - zmiany w Kodeksie cywilnym. 22 czerwca 2021 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks cywilny oraz ustawy – Kodeks postępowania cywilnego, przedłożony przez ministra sprawiedliwości. Celem tej nowelizacji jest usprawnienie i doprecyzowanie przepisów Kodeku cywilnego dotyczących przerwania i zawieszenia biegu przedawnienia oraz wymagania aktu notarialnego w przypadku gruntów rolnych, mających wchodzić w skład rolniczej spółdzielni produkcyjnej. Zmiany dotyczyć będą także przepisów zawiązanych z instytucją wyzysku oraz odpowiedzialnością pełnoletnich dzieci najemców za zobowiązania rodziców wynikające z tytułu umowy najmu.

    Wniosek o "Dobry start" - pomoc w wybranych placówkach

    Wniosek o "Dobry start" od 1 lipca 2021 r. będzie można złożyć tylko elektronicznie. Rodzice otrzymają pomoc w niektórych placówkach ZUS, KRUS i Poczty Polskiej.

    Ojciec na macierzyńskim to wciąż rzadkość [AUDIO]

    Przepisy dopuszczają, by część okresu pobierania zasiłku macierzyńskiego przejmowali mężczyźni. Okazuje się, że ojcowie niechętnie korzystają z tej możliwości.

    Uznanie ojcostwa przed porodem w 2021 r.

    Uznanie ojcostwa przed porodem wywołuje ważne skutki dla rodziców i dziecka. Jakie zasady obowiązują w 2021 r.?

    Prawa autorskie - odpowiedzialność operatorów platform internetowych

    Prawa autorskie. W obecnym stanie prawa UE operatorzy platform internetowych, co do zasady, sami nie dokonują publicznego udostępniania treści chronionych prawem autorskim, bezprawnie zamieszczanych na tych platformach przez ich użytkowników. Niemniej jednak owi operatorzy dokonują tej czynności z naruszeniem prawa autorskiego, jeżeli przyczyniają się – w inny sposób niż samo udostępnienie tych platform – do publicznego udostępniania takich treści. Tak orzekł Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej w wyroku z 22 czerwca 2021 r. w sprawach połączonych C-682/18, YouTube i C-683/18, Cyando.

    Nowelizacja procedur karnych w okresie pandemii

    22 czerwca 2021 r. weszła w życie nowelizacja dotycząca procedur karnych w okresie pandemii. Zmiany dotyczą m.in. liczebności składów orzekających.

    Spis powszechny 2021- wywiady bezpośrednie od 23 czerwca

    Wywiady bezpośrednie w spisie powszechnym rachmistrzowie rozpoczną 23 czerwca 2021 r. Jak można sprawdzić tożsamość rachmistrza?

    Podróże po Europie w wakacje 2021 r.

    Podróże po Europie w wakacje 2021 r. rodzą wiele pytań m.in. o testy czy świadectwa szczepień. Jakie są aktualne zasady w poszczególnych krajach?

    Uznanie ojcostwa w 2021 r. – jak i kiedy?

    Zasady dotyczące uznania ojcostwa w 2021 r. nie zmieniły się. Na czym polega uznanie ojcostwa i jak tego dokonać?

    Kto ponosi odpowiedzialność za wypadek na basenie?

    Czy i od kogo można żądać odszkodowania za wypadek na basenie? Kwestię odpowiedzialności należy wywodzić z Kodeksu cywilnego.

    26.07.2021 wojewodowie ogłoszą termin kwalifikacji wojskowej

    26.07.2021 ogłoszony zostanie termin drugiej w tym roku kwalifikacji wojskowej. Kwalifikacja potrwa do 19.11.2021 i przeprowadzona zostanie przez powiatowe komisje lekarskie. Za powołanie tych komisji odpowiedzialni są wojewodowie.

    Upadłość konsumencka - koszty

    Upadłość konsumencka wiąże się z kilkoma kosztami, które dłużnik zobowiązany jest pokryć. Jak przygotować się do złożenia wniosku?

    RDOŚ powoła nowe strefy ochronne

    Nowe strefy ochronne dla rzadkich gatunków ptaków. Leśnicy z Nadleśnictwa Połczyn (RDLP w Szczecinku) znaleźli aż trzy nowe stanowiska ptaków chronionych, które wymagają ustalenia stref ochrony. Dwa gniazda są zajęte przez bociana czarnego (Ciconia nigra), a jedno przez orlika krzykliwego (Clanga pomarina).

    Delegowanie funkcjonariuszy SW do ośrodka w Gostyninie

    20.06.2021 weszła w życie ustawa mająca zapewnić środki na stworzenie tymczasowej placówki dla pacjentów ośrodka w Gostyninie, w którym przebywają najgroźniejsi przestępcy już po odbyciu kary. Przepisy pozwolą też na czasowe delegowanie tam funkcjonariuszy Służby Więziennej.

    Loty przeciwpożarowe i gaśnicze 2021 r.

    W 2021 r. zmieniły się przepisy ustawy – Prawo lotnicze. Umożliwiono Prezesowi Urzędu Lotnictwa Cywilnego wydanie – na wniosek zainteresowanego podmiotu – zezwolenia na wykonywanie zarobkowych operacji specjalistycznych wysokiego ryzyka statkami powietrznymi pozostającymi pod nadzorem krajowym, a także na wykonywanie zarobkowych operacji polegających na wykonywaniu lotów przeciwpożarowych i gaśniczych.

    500 plus – czerwiec 2021 r.

    Dla świadczeń „500 plus” czerwiec 2021 r. jest ważnym miesiącem. O jakim terminie warto pamiętać?

    Zmiany w zawiadamianiu wojskowych komendantów uzupełnień o osobach podlegających obowiązkowi czynnej służby wojskowej od 29.06.2021

    Od 29.06.2021 obowiązywać będą nowe wzory zawiadomień wojskowych komendantów uzupełnień o osobach podlegających obowiązkowi czynnej służby wojskowej oraz wydawania przez pracodawców, szkoły i inne jednostki organizacyjne zaświadczeń w sprawach powszechnego obowiązku obrony.

    Nowy formularz skierowania do komisji lekarskiej w Służbie Więziennej od 29.06.2021

    29.06.2021 r. w Służbie Więziennej obowiązywać będzie nowy formularz skierowania do komisji lekarskiej. Skierowane dotyczy kandydata, funkcjonariusza, funkcjonariusza zwolnionego, emeryta oraz rencisty.

    Czy Policja nie będzie musiała już badać stanu trzeźwości pracownika?

    Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii przygotowało przepisy, które umożliwią pracodawcom - pod pewnymi warunkami - wprowadzenie prewencyjnego badania pracowników na obecność alkoholu lub podobnie działających środków, a także zasady jego przeprowadzania.

    30.06.2021 r. upływa termin na dokonanie zgłoszenia rejestracyjnego do Centralnego Rejestru Podmiotów Akcyzowych

    Od 1 lipca 2021 r. podmioty, które nie zostały zarejestrowane w CRPA nie będą mogły prowadzić działalności gospodarczej w zakresie wyrobów akcyzowych. Z kolei podmioty zużywające wyroby akcyzowe nieprowadzące działalności gospodarczej i niebędące osobami fizycznymi (takie jak jednostki samorządu terytorialnego, wojsko, policja, straż graniczna) nie będą mogły nabywać zwolnionych od akcyzy - ze względu na ich przeznaczenie - paliw lotniczych, paliw żeglugowych i gazu LPG.

    NIK o resocjalizacji więźniów poprzez aktywizację zawodową

    Nastąpił wzrost aktywności pracowniczej i społecznej więźniów oraz zwiększenie ich zdolności do zatrudnienia. Przyczynił się do tego specjalny program szkoleń, które w ramach resocjalizacji prowadziła Służba Więzienna. Choć praca osadzonych po zakończonych szkoleniach była istotą projektu, to jednak jego założenia nie gwarantowały utrwalania zdobytych umiejętności. W konsekwencji większość uczestników projektu wykonywało nieodpłatne prace porządkowe i pomocnicze na rzecz zakładów karnych. W wielu przypadkach prace te pozostawały bez związku z tematem ukończonego szkolenia a wykonywane były przez krótkie okresy. Ograniczało to skuteczność wejścia na rynek pracy po opuszczeniu jednostki penitencjarnej.

    Podsumowanie operacji Labour Exploitation Empact Action Days 2021

    Od 31 maja do 6 czerwca 2021r. polska Policja uczestniczyła w międzynarodowej operacji Labour Exploitation Empact Action Days 2021 mającej na celu zwalczanie handlu ludźmi wykorzystywanymi do pracy przymusowej. Wydział dw. z Handlem Ludźmi Biura Kryminalnego Komendy Głównej Policji, jako krajowy koordynator platformy EMPACT THB, koordynował działania podjęte przez wszystkie Komendy Wojewódzkie Policji i Komendę Stołeczną Policji. W operacji wzięli udział również funkcjonariusze Straży Granicznej, pracownicy Okręgowych Inspekcji Pracy oraz Sanepidu. Całość działań koordynowana była przez Europol.