RODO w rekrutacji – dane kandydata do pracy, zgoda na ich przetwarzanie, prawo do bycia zapomnianym

RODO a rekrutacja do pracy 

25 maja 2018 r. weszło w życie Rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO). Dzięki zawartym w nim przepisom obywatelom łatwiej jest kontrolować, co dzieje się z ich danymi osobowymi. Z drugiej strony rozporządzenie dostosowuje prawo do możliwości technologicznych XXI wieku. A jak ta zmiana wpłynęła na proces rekrutacyjny?

Osoby, które szukają pracy lub kiedykolwiek w swoim życiu wysłały do jakiejś firmy CV, mają swoje prawa i warto o nich wiedzieć. Pracodawcy są zobowiązani do poinformowania kandydatów o tym, kto i w jakim zakresie będzie przetwarzał ich dane. Ten obowiązek informacyjny pracodawcy spełniają poprzez umieszczenie informacji w treści ogłoszenia o pracę, w formularzu elektronicznym służącym do aplikowania lub w serwisach dotyczących kariery w danej firmie.

Polecamy: Przewodnik po zmianach przepisów 2018/2019

O jakie dane może pytać przyszły pracodawca?

Pracodawca nie może wymagać podawania nadmiarowych danych. Dopiero na potrzeby zatrudnienia może poprosić kandydatów np. o PESEL (w niedalekiej przyszłości ma się to zmienić). Kodeks Pracy definiuje katalog danych, o które obecnie może wystąpić pracodawca do kandydata. Są to:

• imię (imiona) i nazwisko,
• imiona rodziców kandydata,
• data urodzenia,
• miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
• wykształcenie,
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

O inne dane spoza tego katalogu pracodawca może wystąpić, o ile istnieje ku temu podstawa prawna, wynikająca z Kodeksu Pracy, szczególnych przepisów lub uzasadnionego interesu pracodawcy.

RODO w rekrutacji – jakie dane warto udostępnić?

Od 2019 roku ze wspomnianego katalogu danych znika adres zamieszkania (zastępuje go adres korespondencyjny). Zniknęły też imiona rodziców, ale pojawił się adres mailowy i telefon. Wszelkie pozostałe dane są nadmiarowe, ale to wcale nie znaczy, że niepotrzebne. Podczas przygotowywania CV warto, aby kandydat pomyślał o tym, jak najlepiej się zaprezentować, a nie o tym, czego nie musi przedstawiać. Zdobytych certyfikatów w tym katalogu nie ma, a jednak mogą one zwiększyć szanse aplikującego na zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną.

Przede wszystkim warto, aby kandydat nie zaszkodził sam sobie. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest jego zgoda. Zgoda powinna być świadoma, dobrowolna, ale też udzielona konkretnie do wskazanych celów. Z tego powodu używana w przeszłości formuła Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z Ustawą z dnia 29.08.1997 roku o Ochronie Danych Osobowych; tekst jednolity: Dz. U. z 2002r. Nr 101, poz. 926 ze zm) nie jest już adekwatna. Zwłaszcza, że wskazywana w niej ustawa już nie obowiązuje.