Pracodawca nie musi informować o tych pieniądzach. Albo zadbasz sam, albo stracisz

• Pracodawcy nie obciąża obowiązek informacyjny
• Preliminarz to dobre i praktyczne rozwiązanie
• Dobre praktyki to dobra wola pracodawcy

Okres wakacyjny sprzyja większemu zainteresowaniu tematyką związaną z działalnością socjalną pracodawców. Bo choć może ona przybierać różne formy, to nadal do najpopularniejszych należą świadczenia na rzecz wypoczynku, o które pracownicy najczęściej ubiegają się właśnie w okresie letnim. Jednak skąd wiadomo, czy w danym zakładzie pracy takie świadczenie jest przyznawane? W mediach społecznościowych można trafić na wiele wpisów dotyczących sytuacji, w których pracownik nie złożył wniosku o przyznanie mu świadczenia, bo nie wiedział, że może/powinien. W tych wypowiedziach czuć negatywne emocje i pretensje do pracodawcy, który nie poinformował pracowników o przysługujących im prawach i obciążających ich w związku z tym obowiązkach. Jednak czy są one słuszne?

Pracodawcy nie obciąża obowiązek informacyjny

Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie. Przepisy ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie nakładają na pracodawców generalnego obowiązku dopełniania wobec osób uprawnionych do korzystania z funduszu, obowiązku informacyjnego. Obowiązek taki może zostać przewidziany w postanowieniach regulaminu, jednak w praktyce takiego rozwiązania się po prostu nie stosuje, co ma istotne uzasadnienie organizacyjno-praktyczne. Czy to oznacza, że zasady, na jakich działa fundusz pozostają dla uprawnionych tajemnicą? Absolutnie nie! Regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest źródłem prawa wewnątrzzakładowego, a pracodawca ma obowiązek zapoznać pracowników z jego treścią. Powinien zrobić to „w sposób przyjęty u danego pracodawcy”. To zaś może oznaczać, że w różnych zakładach pracy sposób ten będzie różny i na przykład może polegać na:

• wywieszeniu stosownej informacji na tablicy ogłoszeń która znajduje się w miejscu dostępnym dla wszystkich uprawnionych,
• przesłaniu zbiorczej wiadomości e-mail,
• zamieszczeniu odpowiedniej informacji na wewnątrzzakładowym intranecie,
• poinformowaniu uprawnionych za pośrednictwem funkcjonującego w zakładzie pracy systemu kadrowo-płacowego, do którego uprawnieni mają dostęp.

Preliminarz to dobre i praktyczne rozwiązanie

Niektórzy pracodawcy tworzą też preliminarz zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, czyli plan rzeczowo-finansowy, w którym określają przewidywane wydatki na poszczególne rodzaje działalności socjalnej. Z takiego planu często wynika dość szczegółowo, jaki charakter przybierze działalność funduszu w danym roku kalendarzowym i o jakiego rodzaju świadczenia osoby uprawnione będą mogły się ubiegać. Taki preliminarz stanowi część regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, a co za tym idzie, tak samo jak w przypadku jego treści, należy zapoznać pracowników z jego treścią w sposób przyjęty u danego pracodawcy. To zaś sprawia, że w praktyce nie powinno dojść do sytuacji, w której osoby uprawnione do korzystania z funduszu nie będą miały możliwości powzięcia informacji na temat jego działalności.

Dobre praktyki to dobra wola pracodawcy

Pomimo braku obowiązku informacyjnego wielu pracodawców w ramach tzw. dobrych praktyk przekazuje pracownikom przypomnienia dotyczące możliwości korzystania z zfśs. W dobie znaczących ułatwień komunikacyjnych w większości przypadków nie jest trudno za pośrednictwem wewnętrznych kanałów komunikacji przekazać zbiorczą informację dot. działalności zfśs. Pracownicy muszą jednak pamiętać, że takie działanie pracodawcy to przejaw jego dobrej woli, a nie realizacja obowiązku i każdorazowo to oni sami są odpowiedzialni za monitorowanie swoich spraw i realizację przysługujących im uprawnień m.in. poprzez terminowe wywiązanie się z obowiązków formalnych związanych z ubieganiem się o przyznanie świadczenia z zfśs. Mówiąc kolokwialnie, piłka jest po ich stronie i jeśli chcą skorzystać ze świadczeń socjalnych, muszą wykazać się w tym zakresie niezbędną aktywnością.