Obowiązki pracodawcy wobec telepracownika

Telepraca -  obowiązki pracodawcy

Do obowiązków pracodawcy zatrudniającego telepracownika zaliczyć można:

1. Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej,
2. Obowiązek przedstawienia informacji o warunkach zatrudnienia,
3. Obowiązek dostarczenia sprzętu niezbędnego do wykonywania telepracy spełniającego wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy,
4. Obowiązek ubezpieczenia sprzętu,
5. Obowiązek pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu,
6. Obowiązek zapewnienia pomocy technicznej i niezbędnych szkoleń z zakresu obsługi sprzętu,
7. Obowiązek wypłaty wynagrodzenia powiększonego o ekwiwalent w przypadku używania sprzętu własnego pracownika,
8. Obowiązek określenia zasady ochrony danych przekazywanych telepracownikowi oraz w razie potrzeby przeprowadzenie instruktażu i szkoleń w tym zakresie,
9. Obowiązek niedyskryminowania telepracownika,
10. Obowiązek przyjęcia rezygnacji z telepracy w terminie 3 miesięcy.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej

Pracodawca tak jak w stosunku do każdego zatrudnionego, prowadzi dokumentację pracownicą telepracownika. Zakłada akta osobowe, prowadzi ewidencję czasu pracy, tworzy listę płac. Więcej informacji o dokumentacji pracowniczej i nowych zasadach znajdziesz tutaj >>>

4 sposoby prowadzenia dokumentacji pracowniczej w 2019 r. - forma papierowa lub elektroniczna

Teczki osobowe – jakie zmiany obowiązują od 2019 roku?

Informacja o warunkach zatrudnienia

Jeszcze przed zawarciem umowy z telepracownikiem należy przedstawić mu informację o warunkach zatrudnienia. Obowiązek ten dotyczy także pracownika, który świadczy pracę w danym zakładzie pracy, ale zmienia jej warunki na formę telepracy. W informacji o warunkach zatrudnienia zawsze znajduje się:

• dobowa i tygodniowa norma czasu pracy,
• częstotliwość wypłat wynagrodzenia za pracę,
• wymiar urlopu wypoczynkowego,
• okres wypowiedzenia,
• informacja o układzie zbiorowym pracy.

W przypadku telepracownika dokument ten powinien być wzbogacony o dwie dodatkowe informacje:

• jednostkę organizacyjną, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy,
• podmiot dokonujący czynności z zakresu prawa pracy odpowiedzialny za współpracę z telepracownikiem oraz upoważniony do przeprowadzenia kontroli w miejscu wykonywania pracy.

Przy zawieraniu umowy o telepracę z nowym pracownikiem informację o warunkach zatrudnienia przedstawia się w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę. Jeśli sytuacja dotyczy dotychczasowego pracownika czyli zmiany formy wykonywania pracy na telepracę, należy dostarczyć mu informację najpóźniej w dniu rozpoczęcia wykonywania pracy w nowej formie.

Polecamy: Zatrudnianie pracowników po zmianach w Kodeksie pracy

Odrębna umowa

Niektóre z powyższych obowiązków można jednak przenieść na pracownika, bądź w całości, bądź częściowo. Do takich obowiązków zalicza się: dostarczenie sprzętu niezbędnego do wykonywania telepracy spełniającego wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy, ubezpieczenie sprzętu, pokrycie kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu, zapewnienie pomocy technicznej i niezbędnych szkoleń z zakresu obsługi sprzętu.

W przypadku odmiennych od kodeksowych uzgodnień w tych kwestiach strony zawierają odrębną umowę. W takiej umowie mogą przede wszystkim określić:

1. zakres ubezpieczenia i zasady wykorzystywania przez telepracownika sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy, stanowiącego własność telepracownika, spełniającego wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego;
2. zasady porozumiewania się pracodawcy z telepracownikiem, w tym sposób potwierdzania obecności telepracownika na stanowisku pracy;
3. sposób i formę kontroli wykonywania pracy przez telepracownika.

Obowiązek wypłaty wynagrodzenia powiększonego o ekwiwalent w przypadku używania sprzętu własnego pracownika

Po stronie pracodawcy ciąży również obowiązek wypłaty za wykonaną pracę umówionego wynagrodzenia. Co więcej, jeśli strony postanowią, że pracownik przy świadczeniu telepracy będzie korzystał z własnych sprzętów, pracodawca zobowiązany jest do wypłaty stosownego ekwiwalentu pieniężnego. Więcej o ekwiwalencie oraz jego wysokości znajdziesz w artykule >>> Czy pracodawca musi zapewnić telepracownikowi sprzęt i Internet?

Obowiązki z zakresu ochrony danych osobowych

Kodeks pracy zobowiązuje pracodawcę do określenia zasad ochrony danych przekazywanych telepracownikowi. Dodatkowo jeśli zachodzi taka potrzeba przeprowadza instruktaż i szkolenie w tym zakresie.

Autopromocja

Kodeks pracy 2025. Praktyczny komentarz z przykładami

Sprawdź

Obowiązki z zakresu bhp

Pracodawca powinien skierować telepracownika na badania wstępne, okresowe i kontrolne na tych samych zasadach jak pracowników wykonujących pracę w zakładzie pracy. Ponadto, zapewnia im szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Obowiązki te powinny zostać spełnione w czasie pracy pracownika i być opłacone przez pracodawcę.

Warto zaznaczyć, że w przypadku wykonywania pracy z domu pracodawca nie ma obowiązku dbania o bezpieczeństwo i higienę pomieszczeń pracy, obiektów budowlanych, w których jest wykonywana praca oraz pomieszczeń higieniczno-sanitarnych. Więcej informacji o bhp na telepracy znajdziesz w artykule >>> Telepraca - przepisy bhp

Obowiązek niedyskryminowania pracownika

Telepracownik nie może być mniej korzystnie traktowany jedynie z tego powodu, że wykonuje pracę zdalnie. Telepraca nie może stanowić powodu jakiejkolwiek dyskryminacji. Także odmowa przez pracownika podjęcia pracy w formie telepracy nie może być pretekstem do dyskryminowania pracownika (art. 67¹⁵ § 2 Kodeksu pracy).

Więcej informacji o zakazie dyskryminacji telepracownika znajdziesz w artykule >>> Zakaz nierównego traktowania i dyskryminacji telepracownika

Obowiązek przyjęcia rezygnacji z telepracy w terminie 3 miesięcy

Kodeks pracy daje telepracownikowi możliwość rezygnacji z tej formy świadczenia pracy do 3 miesięcy od momentu podjęcia telepracy. Składa się w tym celu wniosek o rezygnacji z telepracy i przywrócenie poprzednich warunków pracy. Wniosek jest wiążący i pracodawca ma obowiązek go przyjąć. Taką samą możliwość odejścia od stosowania telepracy ustawodawca zapewnił pracodawcy.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dziennik Ustaw rok 2019 poz. 1040)