REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jakie obowiązki IOD można wpisać w umowie?

Sylwia Czub-Kiełczewska
Specjalista ds. ochrony danych osobowych i informacji niejawnych
dokumenty RODO fot. shutterstock
dokumenty RODO fot. shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Inspektor ochrony danych to osoba pełniąca rolę doradczą oraz nadzorczą. Jeżeli będzie zbyt mocno zaangażowana w same procesy przetwarzania, nie będzie w stanie skutecznie wspierać administratora danych. Jaki powinien być zakres obowiązków IOD w umowie?

Zakres obowiązków IOD w umowie

W rozmowach z moimi znajomymi, pełniącym obowiązki Inspektorów, często przewija się temat zadań, jakie powinien wykonywać inspektor, a tym czego oczekuje administrator danych i co próbuje zamieścić w umowie z Inspektorem. Rozbieżność w oczekiwaniach obu stron jest duża, a jej główną przyczyną często jest to, że administrator chciałby zapłacić komuś, aby wziął na siebie “problem RODO” i nie zawracać sobie tym tematem głowy, a także fakt, że przed RODO zakres obowiązków ówczesnego ABI wynikający z obowiązujących wówczas przepisów był szerszy, niż obecnie. Polski ustawodawca uczynił ABI wykonawcą wielu obowiązków, które na mocy RODO należą do administratora danych. Osoby, które z ABI stały się IOD, stanęły przed dylematem, jak działać “po nowemu”.

REKLAMA

Zakres obowiązków IOD wynikający z RODO

  • powinien być właściwie i niezwłocznie włączany we wszystkie sprawy dotyczące ochrony danych osobowych,
  • jest punktem kontaktowym dla osób, których dane dotyczą w sprawach dotyczących ich danych,
  • jest punktem kontaktowym dla organu nadzorczego w sprawach, które dotyczą przetwarzania danych przez administratora danych,
  • ma ustawowy obowiązek zachowania poufności,
  • doradzanie administratorowi, podmiotom przetwarzającym, a także personelowi administratora w zakresie sposób przetwarzania danych osobowych zgodnie z RODO,
  •  zapewnienie przeszkolenia osób przetwarzających dane osobowe z obowiązków wynikających z RODO,
  •  nadzorowanie zgodności przetwarzania danych osobowych z RODO, w szczególności poprzez przeprowadzanie audytów i opracowywanie sprawozdań z zaleceniami dla administratora danych,
  • monitorowanie polityk bezpieczeństwa danych osobowych oraz podziału obowiązków u administratora,
  • uwzględnianie ryzyka związanego z operacjami przetwarzania, tzn. charakteru, zakresu, kontekstu i celi przetwarzania, w wypełnianiu swoich obowiązków,
  • wspieranie administratora danych przy podejrzeniach oraz naruszeniach dla ochrony danych osobowych, szacowaniu ryzyka dla ochrony danych, ocenie skutków dla ochrony danych, prowadzeniu rejestru czynności oraz kategorii przetwarzania danych, powierzaniu, udostępnianiu, współadministrowaniu danych.

Zakres obowiązków administratora danych wynikający z RODO

  • zapewnia, by inspektor był właściwie i niezwłocznie włączany we wszystkie sprawy dotyczące ochrony danych osobowych,
  • wspiera inspektora w wypełnianiu przez niego zadań, w tym zapewnia mu niezbędne zasoby oraz dostęp do danych osobowych i operacji przetwarzania,
  • zapewnia zasoby niezbędne do utrzymania wiedzy fachowej inspektora,
  • zapewnia, aby inspektor nie otrzymywał instrukcji dotyczących wykonywania przez niego zadań,
  • jeżeli inspektor ma także inne zadania, zapewnia aby nie kolidowały one z zadaniami wynikającymi z przepisów o ochronie danych osobowych,
  • zawiadamianie organu nadzorczego, a także osób, których naruszenie dotyczy (o ile ma to zastosowanie przy naruszeniu) o naruszeniu dla ochrony danych,
  • przeprowadzanie działań wyjaśniających oraz naprawczych przy podejrzeniach oraz naruszeniach dla ochrony danych osobowych,
  • szacowanie ryzyka dla ochrony danych,
  • przeprowadzanie oceny skutków dla ochrony danych,
  • prowadzenie rejestru czynności oraz kategorii przetwarzania danych,
  • powierzanie, udostępnianie, współadministrowanie danych osobowych,
  • zawiadamianie organu nadzorczego o wyznaczeniu/zmianie/odwołaniu inspektora,
  • wdrażanie działań naprawczych, w tym zaleceń inspektora.

I tutaj muszę napisać, że niestety bardzo często administratorzy danych wpisują inspektorowi ochrony danych swoje obowiązki w jego zakres zadań. To nie jest już kwestia odpowiedzialności (w końcu inspektor nie może być karany ani odwoływany za realizację swoich działań), ale niskiej świadomości administratora, który nie zdaje sobie sprawy, że nawet jeżeli spróbuje na kogoś przerzucić umownie swoje obowiązki, to nadal ponosi odpowiedzialność za ich realizację. W szczególności ponosi odpowiedzialność za ich niezrealizowanie, co w wielu przypadkach będzie miało miejsce, bo inspektor nie może nadzorować, zalecać, a następnie wdrażać swoich zaleceń. Jeżeli inspektor ma w zakresie obowiązków realizację zadań administratora danych, to tak naprawdę, już na starcie nie zostały przez administratora wypełnione obowiązki wynikające z art. 38 RODO, tzn. zapewnienie mu niezależności oraz narzędzi do pracy. Inspektor bardzo często zaleca zakup szaf lub oprogramowania. Jeżeli wpisano mu w obowiązki zapewnienie zgodności przetwarzania danych z RODO, wówczas powinien być uprawniony do zlecenia i realizacji tego zakupu. W praktyce najczęściej jest to niemożliwe, zatem taki zapis w jego zakresie obowiązków jest niezgodny z RODO.

Podobnie często administrator powierza inspektorowi przeprowadzanie analizy ryzyka i ocenę skutków dla ochrony danych, podczas gdy przepisy wyraźnie wskazują, że jest to jego obowiązek, a inspektor powinien go jedynie wspierać w tym zakresie. Przeprowadzanie oceny skutków przez inspektora, najczęściej powinno skończyć się zaleceniem zrezygnowania z czynności przetwarzania, ponieważ jest to najskuteczniejsza metoda omijania ryzyka, jaką może on zalecić. Z punktu widzenia administratora, przetwarzanie może być niezbędne (np. działania marketingowe istotnie wpływają na sprzedaż), więc to w jego interesie i zakresie obowiązków jest ocena skutków, czyli ocena, czy działanie jest niezbędne i powinno być realizowane przy zastosowaniu odpowiednich działań minimalizujących ryzyko. Warto dodać, że inspektor może nie mieć wystarczającej wiedzy do przeprowadzenia skutecznej analizy ryzyka i oceny skutków. Jego wsparcie w szczególności polega na uzyskaniu niezbędnych informacji, usystematyzowaniu ich oraz sformalizowaniu. Na przykład analizę ryzyka mogą przeprowadzić przy jego wsparciu poszczególne komórki organizacyjne, a on dokonuje analizy całościowych wyników, na ich podstawie tworząc zbiorczą analizę ryzyka. Nie może usiąść za biurkiem i na podstawie tego co mu się wydaje “stworzyć analizę ryzyka”, ponieważ analiza jest wynikiem pewnego procesu myślowego, dokonanego przez pracowników, które powinno być udokumentowane. Punktem wyjścia do analizy może być przeprowadzenie audytu przez inspektora.

Podobnie przy ocenie skutków, jego rola sprowadza się do dyskusji z administratorem na temat procesu przetwarzania, opracowaniu zaleceń, a jeżeli administrator zgodzi się na ich wprowadzenie, oszacowanie ryzyka dla przetwarzania na nowych warunkach.

W ust. 2 pkt. 2 art. 36 a starej ustawy o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2016 poz. 922) ustawodawca wskazał, jako jeden z obowiązków ABI (obecnie zastąpił go IOD) prowadzenie rejestru zbioru danych. Natomiast w art. 30 RODO wyraźnie wskazano, że rejestry czynności i kategorii przetwarzania prowadzi administrator danych. Inspektor może go wspierać w tych działaniach, jednak nie jest to jego obowiązek. W związku z tym, prowadzenie rejestru także nie może zostać “zrzucone” na inspektora. Ma on jednak w obowiązkach nadzorowanie dokumentacji bezpieczeństwa administratora, zatem w praktyce stworzenie rejestru wymaga zaangażowania administratora, który powinien uzyskać od personelu (np. poprzez ankiety) informacje niezbędne do stworzenia rejestru. Inspektor powinien przygotować odpowiednie tabele lub ankiety do wypełnienia, może także przeprowadzić szkolenie i rozmowy z pracownikami, aby zapewnić uzyskanie niezbędnych informacji. Jego nadzór będzie odbywał się poprzez audyty zgodności zapisów w rejestrze ze stanem rzeczywistym w danej komórce organizacyjnej. Dlaczego obowiązkiem inspektora nie może być stworzenie i prowadzenie rejestru? W praktyce tylko administrator danych a odpowiednie narzędzia i środki, aby uzyskać od wszystkich pracowników niezbędne informacje. Bez jego zaangażowania w proces, rejestr będzie jedynie efektem pracy twórczej inspektora, który nie do końca będzie zgodny ze stanem rzeczywistym. A przecież zgodnie z artykułem 5 RODO, administrator musi mieć pełną wiedzę o tym jakie dane przetwarza, więc rejestr jest mu niezbędny.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Należy pamiętać, że inspektor ochrony danych to osoba pełniąca rolę doradczą oraz nadzorczą. Jeżeli będzie zbyt mocno zaangażowana w same procesy przetwarzania, nie będzie w stanie skutecznie wspierać administratora danych. Rola inspektora w organizacji będzie rosła, tak jak rośnie rola informacji oraz danych osobowych w biznesie. Nim więcej dane są warte dla przedsiębiorcy, tym bardziej istotne będzie zapewnienie odpowiedniego wsparcia dla ochrony tych danych.

Polecamy serwis: Umowa o pracę

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Wynagrodzenie minimalne 2023 [quiz]
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/15
Kiedy będą miały miejsce podwyżki minimalnego wynagrodzenia w 2023 roku?
od 1 stycznia i od 1 lipca
od 1 stycznia i od 1 czerwca
od 1 lutego i od 1 lipca
Następne
Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
500 plus dla osoby niepełnosprawnej. Co z kryterium dochodowym?

Czy planowane jest zlikwidowanie kryterium dochodowego warunkującego uzyskanie świadczenia uzupełniającego dla osób z niepełnosprawnościami?

Senat: 300 zł plus dla sołtysa po siedmiu latach i niezależnie od liczby kadencji. Świadczenie to podlega corocznej waloryzacji od dnia 1 marca

Przyjęta 18 kwietnia 2024 r. wraz z poprawkami przez Senat nowelizacja ustawy dotycząca świadczenia dla sołtysów zakłada, że sołtysi będą mogli uzyskać świadczenie po siedmiu, a nie po ośmiu latach pełnienia funkcji sołtysa, niezależnie od liczby kadencji.

8600 zł – tyle od 1 lipca 2024 r. może wynieść kara dla kierowcy, który się zagapi. Namierzy go system.

Brak obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej jest zagrożony karą. Jej wysokość jest uzależniona od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę i długości przerwy w ochronie ubezpieczeniowej.

Zakaz sprzedaży alkoholu na stacjach benzynowych. Ministerstwo Zdrowia już pracuje nad nowymi przepisami

Możliwe jest wprowadzenie zakazu sprzedaży alkoholu na stacjach benzynowych. Zdaniem minister zdrowia Izabeli Leszczyny na stacjach benzynowych nie powinien być sprzedawany alkohol. Podobnego zdania jest były premier Mateusz Morawiecki.

REKLAMA

Dla 2-3 osobowego gospodarstwa bon energetyczny 400 zł lub 800 zł, dla 4-5 osobowego - 500 zł lub 1000 zł, a dla sześcio i więcej osobowego - 600 zł 1200 zł. Projekt na RCL

Dla gospodarstwa 2-3 osobowego bon energetyczny będzie miał wartość 400 zł, dla 4-5 osobowego - 500 zł, a dla sześcio i więcej osobowego - 600 zł.

Tysiące Polaków urodzonych po 2009 r. nie kupią i nie zapalą już legalnie papierosa? Celem wyeliminowanie palenie w kolejnych pokoleniach.

Czy stworzenie pierwszego pokolenia wolnego od nikotyny będzie korzystne dla państw, bo ograniczy liczbę chorób i zgonów ich obywateli, czy niekorzystne, bo spadną dochody z akcyzy i rozwinie się szara strefa? Kolejne państwo próbuje zaostrzyć przepisy antynikotynowe.

Zmiany w Kodeksie pracy jeszcze w 2024 r.? Prawdopodobnie tak

Zmiany w Kodeksie pracy jeszcze w 2024 r.? Taki jest plan.

Zakaz wprowadzania psów na plaże niezgodny z prawem. Ale nie można psów puszczać wolno – trzeba prowadzić na smyczy i po nich sprzątać

Rzecznik Praw Obywatelskich zajął się sprawą zakazu wprowadzania psów na plaże w gminie Ustronie Morskie, który uchwaliła ta gmina. Najpierw Rzecznik bezskutecznie interweniował u wójta, a potem zaskarżył uchwałę gminy do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie. WSA wyrokiem z 4 kwietnia 2024 r. stwierdził nieważność tego zakazu. Ale jednocześnie Sąd wskazał, że nieważność generalnego zakazu wprowadzania psów na plażę nie oznacza dowolności postępowania osób, wprowadzających psy na plaże. Cały czas bowiem obowiązują w tej gminie przepisy regulaminu utrzymania czystości i porządku, które zobowiązują właścicieli lub opiekunów do wyprowadzania psów na smyczy na terenach użytku publicznego (a psów ras uznawanych za na smyczy i w kagańcu przez osobę pełnoletnią). Przepisy te nakładają też na właścicieli lub opiekunów zwierząt domowych obowiązek usuwania zanieczyszczeń spowodowanych przez te zwierzęta w miejscach publicznych. To jedna z wielu podobnych spraw. Co jakiś czas samorządy gminne postanawiają zakazać wstępu psom a to do parku, na plażę, czy nawet na cmentarz.

REKLAMA

Rząd: wzrost opłat od bogatych firm aż o 200%. Opozycja: 200% to żadna podwyżka. Bo inflacja

Wzrost rocznego wskaźnika opłaty telekomunikacyjne na poziomie 0,15% - co stanowi wzrost o 200% w stosunku do stanu obecnego. Sprawdź szczegóły!

Zasiłek pielęgnacyjny i rodzinny: Zbliżają się terminy ustawowe waloryzacji tych zasiłków

Od wielu lat nie były waloryzowane świadczenia rodzinne. W 2024 r. muszą zostać podwyższone. Jest to nakaz ustawowy.

REKLAMA