REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jakie obowiązki IOD można wpisać w umowie?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Sylwia Czub-Kiełczewska
Specjalista ds. ochrony danych osobowych i informacji niejawnych
dokumenty RODO fot. shutterstock
dokumenty RODO fot. shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Inspektor ochrony danych to osoba pełniąca rolę doradczą oraz nadzorczą. Jeżeli będzie zbyt mocno zaangażowana w same procesy przetwarzania, nie będzie w stanie skutecznie wspierać administratora danych. Jaki powinien być zakres obowiązków IOD w umowie?

Zakres obowiązków IOD w umowie

W rozmowach z moimi znajomymi, pełniącym obowiązki Inspektorów, często przewija się temat zadań, jakie powinien wykonywać inspektor, a tym czego oczekuje administrator danych i co próbuje zamieścić w umowie z Inspektorem. Rozbieżność w oczekiwaniach obu stron jest duża, a jej główną przyczyną często jest to, że administrator chciałby zapłacić komuś, aby wziął na siebie “problem RODO” i nie zawracać sobie tym tematem głowy, a także fakt, że przed RODO zakres obowiązków ówczesnego ABI wynikający z obowiązujących wówczas przepisów był szerszy, niż obecnie. Polski ustawodawca uczynił ABI wykonawcą wielu obowiązków, które na mocy RODO należą do administratora danych. Osoby, które z ABI stały się IOD, stanęły przed dylematem, jak działać “po nowemu”.

REKLAMA

Zakres obowiązków IOD wynikający z RODO

  • powinien być właściwie i niezwłocznie włączany we wszystkie sprawy dotyczące ochrony danych osobowych,
  • jest punktem kontaktowym dla osób, których dane dotyczą w sprawach dotyczących ich danych,
  • jest punktem kontaktowym dla organu nadzorczego w sprawach, które dotyczą przetwarzania danych przez administratora danych,
  • ma ustawowy obowiązek zachowania poufności,
  • doradzanie administratorowi, podmiotom przetwarzającym, a także personelowi administratora w zakresie sposób przetwarzania danych osobowych zgodnie z RODO,
  •  zapewnienie przeszkolenia osób przetwarzających dane osobowe z obowiązków wynikających z RODO,
  •  nadzorowanie zgodności przetwarzania danych osobowych z RODO, w szczególności poprzez przeprowadzanie audytów i opracowywanie sprawozdań z zaleceniami dla administratora danych,
  • monitorowanie polityk bezpieczeństwa danych osobowych oraz podziału obowiązków u administratora,
  • uwzględnianie ryzyka związanego z operacjami przetwarzania, tzn. charakteru, zakresu, kontekstu i celi przetwarzania, w wypełnianiu swoich obowiązków,
  • wspieranie administratora danych przy podejrzeniach oraz naruszeniach dla ochrony danych osobowych, szacowaniu ryzyka dla ochrony danych, ocenie skutków dla ochrony danych, prowadzeniu rejestru czynności oraz kategorii przetwarzania danych, powierzaniu, udostępnianiu, współadministrowaniu danych.

Zakres obowiązków administratora danych wynikający z RODO

  • zapewnia, by inspektor był właściwie i niezwłocznie włączany we wszystkie sprawy dotyczące ochrony danych osobowych,
  • wspiera inspektora w wypełnianiu przez niego zadań, w tym zapewnia mu niezbędne zasoby oraz dostęp do danych osobowych i operacji przetwarzania,
  • zapewnia zasoby niezbędne do utrzymania wiedzy fachowej inspektora,
  • zapewnia, aby inspektor nie otrzymywał instrukcji dotyczących wykonywania przez niego zadań,
  • jeżeli inspektor ma także inne zadania, zapewnia aby nie kolidowały one z zadaniami wynikającymi z przepisów o ochronie danych osobowych,
  • zawiadamianie organu nadzorczego, a także osób, których naruszenie dotyczy (o ile ma to zastosowanie przy naruszeniu) o naruszeniu dla ochrony danych,
  • przeprowadzanie działań wyjaśniających oraz naprawczych przy podejrzeniach oraz naruszeniach dla ochrony danych osobowych,
  • szacowanie ryzyka dla ochrony danych,
  • przeprowadzanie oceny skutków dla ochrony danych,
  • prowadzenie rejestru czynności oraz kategorii przetwarzania danych,
  • powierzanie, udostępnianie, współadministrowanie danych osobowych,
  • zawiadamianie organu nadzorczego o wyznaczeniu/zmianie/odwołaniu inspektora,
  • wdrażanie działań naprawczych, w tym zaleceń inspektora.

I tutaj muszę napisać, że niestety bardzo często administratorzy danych wpisują inspektorowi ochrony danych swoje obowiązki w jego zakres zadań. To nie jest już kwestia odpowiedzialności (w końcu inspektor nie może być karany ani odwoływany za realizację swoich działań), ale niskiej świadomości administratora, który nie zdaje sobie sprawy, że nawet jeżeli spróbuje na kogoś przerzucić umownie swoje obowiązki, to nadal ponosi odpowiedzialność za ich realizację. W szczególności ponosi odpowiedzialność za ich niezrealizowanie, co w wielu przypadkach będzie miało miejsce, bo inspektor nie może nadzorować, zalecać, a następnie wdrażać swoich zaleceń. Jeżeli inspektor ma w zakresie obowiązków realizację zadań administratora danych, to tak naprawdę, już na starcie nie zostały przez administratora wypełnione obowiązki wynikające z art. 38 RODO, tzn. zapewnienie mu niezależności oraz narzędzi do pracy. Inspektor bardzo często zaleca zakup szaf lub oprogramowania. Jeżeli wpisano mu w obowiązki zapewnienie zgodności przetwarzania danych z RODO, wówczas powinien być uprawniony do zlecenia i realizacji tego zakupu. W praktyce najczęściej jest to niemożliwe, zatem taki zapis w jego zakresie obowiązków jest niezgodny z RODO.

Podobnie często administrator powierza inspektorowi przeprowadzanie analizy ryzyka i ocenę skutków dla ochrony danych, podczas gdy przepisy wyraźnie wskazują, że jest to jego obowiązek, a inspektor powinien go jedynie wspierać w tym zakresie. Przeprowadzanie oceny skutków przez inspektora, najczęściej powinno skończyć się zaleceniem zrezygnowania z czynności przetwarzania, ponieważ jest to najskuteczniejsza metoda omijania ryzyka, jaką może on zalecić. Z punktu widzenia administratora, przetwarzanie może być niezbędne (np. działania marketingowe istotnie wpływają na sprzedaż), więc to w jego interesie i zakresie obowiązków jest ocena skutków, czyli ocena, czy działanie jest niezbędne i powinno być realizowane przy zastosowaniu odpowiednich działań minimalizujących ryzyko. Warto dodać, że inspektor może nie mieć wystarczającej wiedzy do przeprowadzenia skutecznej analizy ryzyka i oceny skutków. Jego wsparcie w szczególności polega na uzyskaniu niezbędnych informacji, usystematyzowaniu ich oraz sformalizowaniu. Na przykład analizę ryzyka mogą przeprowadzić przy jego wsparciu poszczególne komórki organizacyjne, a on dokonuje analizy całościowych wyników, na ich podstawie tworząc zbiorczą analizę ryzyka. Nie może usiąść za biurkiem i na podstawie tego co mu się wydaje “stworzyć analizę ryzyka”, ponieważ analiza jest wynikiem pewnego procesu myślowego, dokonanego przez pracowników, które powinno być udokumentowane. Punktem wyjścia do analizy może być przeprowadzenie audytu przez inspektora.

Podobnie przy ocenie skutków, jego rola sprowadza się do dyskusji z administratorem na temat procesu przetwarzania, opracowaniu zaleceń, a jeżeli administrator zgodzi się na ich wprowadzenie, oszacowanie ryzyka dla przetwarzania na nowych warunkach.

W ust. 2 pkt. 2 art. 36 a starej ustawy o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2016 poz. 922) ustawodawca wskazał, jako jeden z obowiązków ABI (obecnie zastąpił go IOD) prowadzenie rejestru zbioru danych. Natomiast w art. 30 RODO wyraźnie wskazano, że rejestry czynności i kategorii przetwarzania prowadzi administrator danych. Inspektor może go wspierać w tych działaniach, jednak nie jest to jego obowiązek. W związku z tym, prowadzenie rejestru także nie może zostać “zrzucone” na inspektora. Ma on jednak w obowiązkach nadzorowanie dokumentacji bezpieczeństwa administratora, zatem w praktyce stworzenie rejestru wymaga zaangażowania administratora, który powinien uzyskać od personelu (np. poprzez ankiety) informacje niezbędne do stworzenia rejestru. Inspektor powinien przygotować odpowiednie tabele lub ankiety do wypełnienia, może także przeprowadzić szkolenie i rozmowy z pracownikami, aby zapewnić uzyskanie niezbędnych informacji. Jego nadzór będzie odbywał się poprzez audyty zgodności zapisów w rejestrze ze stanem rzeczywistym w danej komórce organizacyjnej. Dlaczego obowiązkiem inspektora nie może być stworzenie i prowadzenie rejestru? W praktyce tylko administrator danych a odpowiednie narzędzia i środki, aby uzyskać od wszystkich pracowników niezbędne informacje. Bez jego zaangażowania w proces, rejestr będzie jedynie efektem pracy twórczej inspektora, który nie do końca będzie zgodny ze stanem rzeczywistym. A przecież zgodnie z artykułem 5 RODO, administrator musi mieć pełną wiedzę o tym jakie dane przetwarza, więc rejestr jest mu niezbędny.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Należy pamiętać, że inspektor ochrony danych to osoba pełniąca rolę doradczą oraz nadzorczą. Jeżeli będzie zbyt mocno zaangażowana w same procesy przetwarzania, nie będzie w stanie skutecznie wspierać administratora danych. Rola inspektora w organizacji będzie rosła, tak jak rośnie rola informacji oraz danych osobowych w biznesie. Nim więcej dane są warte dla przedsiębiorcy, tym bardziej istotne będzie zapewnienie odpowiedniego wsparcia dla ochrony tych danych.

Polecamy serwis: Umowa o pracę

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Tablica alimentacyjna. Pytania i odpowiedzi MS

Ministerstwo Sprawiedliwości przygotowało odpowiedzi na najważniejsze pytania dotyczące tablicy alimentacyjnej. Mają one pomóc w lepszym zrozumieniu zasad działania tablicy i jej praktycznego zastosowania. Jednocześnie resort podkreśla, iż tablica alimentacyjna nie ma mocy wiążącej.

Czego nie wolno robić na plaży? Lista 9 przykładów!

Upalny czas letni sprzyja odpoczynkowi nad wodą. Niektóre zachowania na plaży mogą wydawać się z pozoru niewinne, ale w praktyce mogą skutkować odpowiedzialnością karną.

Drastyczne pogorszenie sytuacji prawnej i życiowej obywateli Ukrainy - co dalej z ustawą?

Nowelizacja ustawy pomocowej dla obywateli Ukrainy może drastycznie pogorszyć ich sytuację prawną i życiową - wskazuje RPO w swoich uwagach do projektu zmian przepisów. O co dokładnie chodzi? Przedstawiamy kluczowe problemy i ich potencjalne skutki.

Jest decyzja w sprawie parkomatów i opłat za postój. Szykują się zmiany: ma być lepiej dla seniorów i osób z niepełnosprawnościami

Jest decyzja w sprawie parkomatów i opłat za postój. Sprawą zajął się sam Rzecznik Praw Obywatelskich co sprawiło, że Ministerstwo Infrastruktury zajęło oficjalne stanowisko w sprawie. Wydaje się, że szykują się zmiany, bo ma być lepiej dla seniorów i osób z niepełnosprawnościami - które dotychczas mogą mieć utrudniony dostęp do płatnego postoju.

REKLAMA

Gotówka w strefie płatnego parkowania: RPO interweniuje, rząd przyznaje rację kierowcom

Rzecznik Praw Obywatelskich Marcin Wiącek zwrócił się do ministra infrastruktury w sprawie skarg kierowców, którzy zostali obciążeni opłatami dodatkowymi, ponieważ nie mieli możliwości zapłaty za parkowanie gotówką. Problem dotyczy stref, w których zlikwidowano tradycyjne parkomaty, pozostawiając jedynie urządzenia obsługujące płatności bezgotówkowe. Ministerstwo Infrastruktury przyznaje, że każdemu kierowcy należy zapewnić realną możliwość uiszczenia opłaty w formie gotówkowej – co może oznaczać konieczność zmiany przepisów ustawy o drogach publicznych.

Koniec ze swobodnym obrotem gotówką: zgłoszenie obowiązkowe, odbiór tylko osobiście. Jakiej kwoty już nie wypłacisz bez formalności?

Coraz bardziej restrykcyjne stają się ograniczenia w obrocie gotówką – zarówno dla firm, jak i osób fizycznych. W Polsce przedsiębiorstwa już nie mogą realizować transakcji między sobą za więcej niż 15 000 zł gotówką, a od 2027 r. w całej Unii będą obowiązywały limity na maks. 10 000 € (z możliwością obniżenia do 3 000 €) . Co więcej, poza już obowiązującymi lub dopiero nadchodzącymi limitami, wprowadzane są nowe – niespotykane wcześniej rozwiązania. Wszystko „w trosce o walkę z finansowaniem terroryzmu".

Kalendarz roku szkolnego 2025/2026: Uczniów czekają zmiany, które dotyczą nie tylko ferii

Nowy rok szkolny 2025/2026 przyniesie uczniom i nauczycielom nie tylko znane terminy przerw i ferii, ale również istotne zmiany w organizacji zajęć. Modyfikacjom ulegną lekcje religii i etyki, pojawi się też nowy przedmiot – edukacja zdrowotna. Warto poznać szczegóły, ponieważ będą one miały bezpośredni wpływ na codzienne życie szkolne.

Wysokość alimentów w 2025 r. według nowej tablicy alimentacyjnej [Przykład]

Ministerstwo Sprawiedliwości zaprezentowało nową tablicę alimentacyjną. Co istotne, nie ma ona charakteru wiążącego. Jak podkreśla resort, tabele będą narzędziem pomocowym dla sędziów i uczestników postępowania.

REKLAMA

Polacy chcą szybko na emeryturę, ale nie chcą przestać żyć aktywnie. Tylko nieliczni pracują po 60-tce

Choć prawo pozwala łączyć emeryturę z pracą, robi to zaledwie 11,6 proc. Polaków w wieku 50–74 lat. Ponad połowa osób zbliżających się do wieku emerytalnego nie wyobraża sobie dalszej aktywności zawodowej. Eksperci ostrzegają: bez zachęt do pracy po 60. roku życia system emerytalny może się nie utrzymać.

Nowe prawo planistyczne 2026: Co oznacza dla właścicieli gruntów rolnych? Ekspert wyjaśnia

Najistotniejszą zmianą wydaje się fakt, iż „dla właścicieli gruntów rolnych tych najlepszych klas bonitacyjnych, położonych poza granicami miast zasadniczo do czasu uchwalenia planu ogólnego nie będzie możliwe uzyskanie decyzji o warunkach zabudowy, a więc i faktyczne odrolnienie nieruchomości.” – mówi Barbara Pancer w wywiadzie z ekspertem INFOR, [Radca prawny, local partner w warszawskiej praktyce nieruchomości kancelarii Greenberg Traurig].

REKLAMA