REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jakie obowiązki IOD można wpisać w umowie?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Sylwia Czub-Kiełczewska
Specjalista ds. ochrony danych osobowych i informacji niejawnych
dokumenty RODO fot. shutterstock
dokumenty RODO fot. shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Inspektor ochrony danych to osoba pełniąca rolę doradczą oraz nadzorczą. Jeżeli będzie zbyt mocno zaangażowana w same procesy przetwarzania, nie będzie w stanie skutecznie wspierać administratora danych. Jaki powinien być zakres obowiązków IOD w umowie?

Zakres obowiązków IOD w umowie

W rozmowach z moimi znajomymi, pełniącym obowiązki Inspektorów, często przewija się temat zadań, jakie powinien wykonywać inspektor, a tym czego oczekuje administrator danych i co próbuje zamieścić w umowie z Inspektorem. Rozbieżność w oczekiwaniach obu stron jest duża, a jej główną przyczyną często jest to, że administrator chciałby zapłacić komuś, aby wziął na siebie “problem RODO” i nie zawracać sobie tym tematem głowy, a także fakt, że przed RODO zakres obowiązków ówczesnego ABI wynikający z obowiązujących wówczas przepisów był szerszy, niż obecnie. Polski ustawodawca uczynił ABI wykonawcą wielu obowiązków, które na mocy RODO należą do administratora danych. Osoby, które z ABI stały się IOD, stanęły przed dylematem, jak działać “po nowemu”.

REKLAMA

Zakres obowiązków IOD wynikający z RODO

  • powinien być właściwie i niezwłocznie włączany we wszystkie sprawy dotyczące ochrony danych osobowych,
  • jest punktem kontaktowym dla osób, których dane dotyczą w sprawach dotyczących ich danych,
  • jest punktem kontaktowym dla organu nadzorczego w sprawach, które dotyczą przetwarzania danych przez administratora danych,
  • ma ustawowy obowiązek zachowania poufności,
  • doradzanie administratorowi, podmiotom przetwarzającym, a także personelowi administratora w zakresie sposób przetwarzania danych osobowych zgodnie z RODO,
  •  zapewnienie przeszkolenia osób przetwarzających dane osobowe z obowiązków wynikających z RODO,
  •  nadzorowanie zgodności przetwarzania danych osobowych z RODO, w szczególności poprzez przeprowadzanie audytów i opracowywanie sprawozdań z zaleceniami dla administratora danych,
  • monitorowanie polityk bezpieczeństwa danych osobowych oraz podziału obowiązków u administratora,
  • uwzględnianie ryzyka związanego z operacjami przetwarzania, tzn. charakteru, zakresu, kontekstu i celi przetwarzania, w wypełnianiu swoich obowiązków,
  • wspieranie administratora danych przy podejrzeniach oraz naruszeniach dla ochrony danych osobowych, szacowaniu ryzyka dla ochrony danych, ocenie skutków dla ochrony danych, prowadzeniu rejestru czynności oraz kategorii przetwarzania danych, powierzaniu, udostępnianiu, współadministrowaniu danych.

Zakres obowiązków administratora danych wynikający z RODO

  • zapewnia, by inspektor był właściwie i niezwłocznie włączany we wszystkie sprawy dotyczące ochrony danych osobowych,
  • wspiera inspektora w wypełnianiu przez niego zadań, w tym zapewnia mu niezbędne zasoby oraz dostęp do danych osobowych i operacji przetwarzania,
  • zapewnia zasoby niezbędne do utrzymania wiedzy fachowej inspektora,
  • zapewnia, aby inspektor nie otrzymywał instrukcji dotyczących wykonywania przez niego zadań,
  • jeżeli inspektor ma także inne zadania, zapewnia aby nie kolidowały one z zadaniami wynikającymi z przepisów o ochronie danych osobowych,
  • zawiadamianie organu nadzorczego, a także osób, których naruszenie dotyczy (o ile ma to zastosowanie przy naruszeniu) o naruszeniu dla ochrony danych,
  • przeprowadzanie działań wyjaśniających oraz naprawczych przy podejrzeniach oraz naruszeniach dla ochrony danych osobowych,
  • szacowanie ryzyka dla ochrony danych,
  • przeprowadzanie oceny skutków dla ochrony danych,
  • prowadzenie rejestru czynności oraz kategorii przetwarzania danych,
  • powierzanie, udostępnianie, współadministrowanie danych osobowych,
  • zawiadamianie organu nadzorczego o wyznaczeniu/zmianie/odwołaniu inspektora,
  • wdrażanie działań naprawczych, w tym zaleceń inspektora.

I tutaj muszę napisać, że niestety bardzo często administratorzy danych wpisują inspektorowi ochrony danych swoje obowiązki w jego zakres zadań. To nie jest już kwestia odpowiedzialności (w końcu inspektor nie może być karany ani odwoływany za realizację swoich działań), ale niskiej świadomości administratora, który nie zdaje sobie sprawy, że nawet jeżeli spróbuje na kogoś przerzucić umownie swoje obowiązki, to nadal ponosi odpowiedzialność za ich realizację. W szczególności ponosi odpowiedzialność za ich niezrealizowanie, co w wielu przypadkach będzie miało miejsce, bo inspektor nie może nadzorować, zalecać, a następnie wdrażać swoich zaleceń. Jeżeli inspektor ma w zakresie obowiązków realizację zadań administratora danych, to tak naprawdę, już na starcie nie zostały przez administratora wypełnione obowiązki wynikające z art. 38 RODO, tzn. zapewnienie mu niezależności oraz narzędzi do pracy. Inspektor bardzo często zaleca zakup szaf lub oprogramowania. Jeżeli wpisano mu w obowiązki zapewnienie zgodności przetwarzania danych z RODO, wówczas powinien być uprawniony do zlecenia i realizacji tego zakupu. W praktyce najczęściej jest to niemożliwe, zatem taki zapis w jego zakresie obowiązków jest niezgodny z RODO.

Podobnie często administrator powierza inspektorowi przeprowadzanie analizy ryzyka i ocenę skutków dla ochrony danych, podczas gdy przepisy wyraźnie wskazują, że jest to jego obowiązek, a inspektor powinien go jedynie wspierać w tym zakresie. Przeprowadzanie oceny skutków przez inspektora, najczęściej powinno skończyć się zaleceniem zrezygnowania z czynności przetwarzania, ponieważ jest to najskuteczniejsza metoda omijania ryzyka, jaką może on zalecić. Z punktu widzenia administratora, przetwarzanie może być niezbędne (np. działania marketingowe istotnie wpływają na sprzedaż), więc to w jego interesie i zakresie obowiązków jest ocena skutków, czyli ocena, czy działanie jest niezbędne i powinno być realizowane przy zastosowaniu odpowiednich działań minimalizujących ryzyko. Warto dodać, że inspektor może nie mieć wystarczającej wiedzy do przeprowadzenia skutecznej analizy ryzyka i oceny skutków. Jego wsparcie w szczególności polega na uzyskaniu niezbędnych informacji, usystematyzowaniu ich oraz sformalizowaniu. Na przykład analizę ryzyka mogą przeprowadzić przy jego wsparciu poszczególne komórki organizacyjne, a on dokonuje analizy całościowych wyników, na ich podstawie tworząc zbiorczą analizę ryzyka. Nie może usiąść za biurkiem i na podstawie tego co mu się wydaje “stworzyć analizę ryzyka”, ponieważ analiza jest wynikiem pewnego procesu myślowego, dokonanego przez pracowników, które powinno być udokumentowane. Punktem wyjścia do analizy może być przeprowadzenie audytu przez inspektora.

Podobnie przy ocenie skutków, jego rola sprowadza się do dyskusji z administratorem na temat procesu przetwarzania, opracowaniu zaleceń, a jeżeli administrator zgodzi się na ich wprowadzenie, oszacowanie ryzyka dla przetwarzania na nowych warunkach.

W ust. 2 pkt. 2 art. 36 a starej ustawy o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2016 poz. 922) ustawodawca wskazał, jako jeden z obowiązków ABI (obecnie zastąpił go IOD) prowadzenie rejestru zbioru danych. Natomiast w art. 30 RODO wyraźnie wskazano, że rejestry czynności i kategorii przetwarzania prowadzi administrator danych. Inspektor może go wspierać w tych działaniach, jednak nie jest to jego obowiązek. W związku z tym, prowadzenie rejestru także nie może zostać “zrzucone” na inspektora. Ma on jednak w obowiązkach nadzorowanie dokumentacji bezpieczeństwa administratora, zatem w praktyce stworzenie rejestru wymaga zaangażowania administratora, który powinien uzyskać od personelu (np. poprzez ankiety) informacje niezbędne do stworzenia rejestru. Inspektor powinien przygotować odpowiednie tabele lub ankiety do wypełnienia, może także przeprowadzić szkolenie i rozmowy z pracownikami, aby zapewnić uzyskanie niezbędnych informacji. Jego nadzór będzie odbywał się poprzez audyty zgodności zapisów w rejestrze ze stanem rzeczywistym w danej komórce organizacyjnej. Dlaczego obowiązkiem inspektora nie może być stworzenie i prowadzenie rejestru? W praktyce tylko administrator danych a odpowiednie narzędzia i środki, aby uzyskać od wszystkich pracowników niezbędne informacje. Bez jego zaangażowania w proces, rejestr będzie jedynie efektem pracy twórczej inspektora, który nie do końca będzie zgodny ze stanem rzeczywistym. A przecież zgodnie z artykułem 5 RODO, administrator musi mieć pełną wiedzę o tym jakie dane przetwarza, więc rejestr jest mu niezbędny.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Należy pamiętać, że inspektor ochrony danych to osoba pełniąca rolę doradczą oraz nadzorczą. Jeżeli będzie zbyt mocno zaangażowana w same procesy przetwarzania, nie będzie w stanie skutecznie wspierać administratora danych. Rola inspektora w organizacji będzie rosła, tak jak rośnie rola informacji oraz danych osobowych w biznesie. Nim więcej dane są warte dla przedsiębiorcy, tym bardziej istotne będzie zapewnienie odpowiedniego wsparcia dla ochrony tych danych.

Polecamy serwis: Umowa o pracę

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Powstaje kompletnie nową gałąź gospodarki, kompletnie nowy zawód: tylko czy będą chętni [PROJEKT skierowany do stałej komisji]

Powstaje kompletnie nowa gałąź gospodarki, kompletnie nowy zawód - podkreśla Łukasz Krasoń. Jednak czy będą chętni na tą specyficzną i wymagającą dużego wysiłku psychicznego i fizycznego pracę?: Nie wiadomo też jak będzie z wynagrodzeniem, a nie wydaje się, żeby byli chętni do tej pracy tylko za minimalną krajową.

Donald Trump spotkał się z Karolem Nawrockim w Gabinecie Owalnym Białego Domu. "You will win"

Prezydent Stanów Donald Trump spotkał się w czwartek 1 maja 2025 r. z kandydatem na prezydenta RP Karolem Nawrockim - podał Biały Dom. Nawrocki relacjonował, że D. Trump przepowiadał mu wygraną w wyborach.

Dłuższe terminy ważności niektórych orzeczeń o niepełnosprawności (7 lat) i inne zmiany w orzekaniu o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności – projekt rozporządzenia MRPiPS

W dniu 30 kwietnia 2025 r. opublikowano projekt rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej zmieniającego rozporządzenie w sprawie orzekania o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności. Celem tej nowelizacji jest doprecyzowanie zasad wydawania orzeczeń o niepełnosprawności oraz o stopniu niepełnosprawności, a także wydłużenie okresów ważności tych orzeczeń. Co się dokładnie zmieni i od kiedy?

Grill na balkonie? Uważaj - może kosztować Cię nawet 5 500 zł, a ognisko w ogrodzie - nawet 11 500 zł

Można śmiało powiedzieć, że majówka to narodowe święto grilla (a w nieco mniejszym zakresie - również ogniska). Mieszkańcy bloków - z przyczyn oczywistych - mogą zdecydować się wyłącznie na to pierwsze, a posiadacze własnych ogródków - rozniecić nieco większy płomień. Czy jednak takie przyjemności - w obrębie własnych balkonów i ogródków są legalne? Okazuje się, że nie w każdym przypadku, a ich nieroztropnych amatorów, mogą niekiedy spotkać niemiłe konsekwencje.

REKLAMA

Rząd szykuje zmiany w emeryturach – grupa pracowników popracuje do 70 roku życia

Ministerstwo Sprawiedliwości pracuje nad projektem zmian w przepisach, które mają wydłużyć maksymalny wiek pełnienia funkcji przez komorników sądowych oraz ich asesorów. Zgodnie z planowanymi regulacjami, osoby wykonujące te zawody miałyby obowiązek pozostawać aktywne zawodowo nawet do 70. roku życia.

Prawne ryzyka używania AI przez pracowników. Odpowiedzialność pracodawcy wobec osób trzecich. Prawo pracy, prawo autorskie, ochrona danych poufnych i osobowych

Sztuczna inteligencja (AI) stanowi dużą pomoc w pracy, ułatwiając ją i przyspieszając w znacznym stopniu. Zdają sobie z tego sprawę zarówno pracodawcy, jak i pracownicy. Tak jednak ze strony pracodawców lub potencjalnych pracodawców wobec pracowników lub kandydatów, jak po ze strony pracowników, nieodpowiedzialne korzystania z AI może rodzić określone ryzyka prawne, które możemy ocenić przez pryzmat prawa pracy. Świadomość tych ryzyk jest ważna pod kątem znalezienia rozwiązań przed nimi zabezpieczających w sytuacji w której prawo powszechne takiego zabezpieczenia nie przewiduje.

Zmiana miejsca głosowania. Wybory 2025. Jak zagłosować w innym obwodzie?

Zmiana miejsca głosowania w wyborach na Prezydenta RP w dniu 18 maja 2025 r. jest możliwa. Co zrobić, aby zagłosować w obwodzie poza stałym miejscem zamieszkania? Niezbędne jest zaświadczenie o zmianie miejsca głosowania.

Ostatni dzień na rozliczenie PIT 2024 Sprawdź, co musisz zrobić, zanim system zamknie dostęp

Ministerstwo Finansów przypomina: 30 kwietnia mija termin składania zeznań podatkowych za 2024 rok. Ponad 8 milionów Polaków skorzystało już z usługi Twój e-PIT. Sprawdź, co zrobić, by nie zapłacić kary, jak uniknąć błędów i co grozi za brak reakcji.

REKLAMA

Specustawa o przeliczeniu emerytur: Bez wniosku, bez wyrównania i bez waloryzacji. I dopiero od połowy 2026 r.

Specustawa: ZUS załatwi sam ponowne przeliczenie emerytur. Bez wniosku, bez wyrównania i bez waloryzacji. I niestety dopiero od połowy 2026 r.

Artur Bartoszewicz – partia, program, wiek, zawód, wykształcenie [Kandydat na Prezydenta RP 2025]

Artur Bartoszewicz – czy należy do partii politycznej? Przedstawiamy program wyborczy kandydata na Prezydenta RP w 2025 roku, wiek, zawód oraz wykształcenie. Sprawdź pełną listę kandydatów w wyborach 2025 r. i wyniki najnowszego sondażu.

REKLAMA