Kategorie

Jakie obowiązki IOD można wpisać w umowie?

Sylwia Czub-Kiełczewska
Specjalista ds. ochrony danych osobowych i informacji niejawnych
dokumenty RODO fot. shutterstock
dokumenty RODO fot. shutterstock
Inspektor ochrony danych to osoba pełniąca rolę doradczą oraz nadzorczą. Jeżeli będzie zbyt mocno zaangażowana w same procesy przetwarzania, nie będzie w stanie skutecznie wspierać administratora danych. Jaki powinien być zakres obowiązków IOD w umowie?

Zakres obowiązków IOD w umowie

W rozmowach z moimi znajomymi, pełniącym obowiązki Inspektorów, często przewija się temat zadań, jakie powinien wykonywać inspektor, a tym czego oczekuje administrator danych i co próbuje zamieścić w umowie z Inspektorem. Rozbieżność w oczekiwaniach obu stron jest duża, a jej główną przyczyną często jest to, że administrator chciałby zapłacić komuś, aby wziął na siebie “problem RODO” i nie zawracać sobie tym tematem głowy, a także fakt, że przed RODO zakres obowiązków ówczesnego ABI wynikający z obowiązujących wówczas przepisów był szerszy, niż obecnie. Polski ustawodawca uczynił ABI wykonawcą wielu obowiązków, które na mocy RODO należą do administratora danych. Osoby, które z ABI stały się IOD, stanęły przed dylematem, jak działać “po nowemu”.

Zakres obowiązków IOD wynikający z RODO

  • powinien być właściwie i niezwłocznie włączany we wszystkie sprawy dotyczące ochrony danych osobowych,
  • jest punktem kontaktowym dla osób, których dane dotyczą w sprawach dotyczących ich danych,
  • jest punktem kontaktowym dla organu nadzorczego w sprawach, które dotyczą przetwarzania danych przez administratora danych,
  • ma ustawowy obowiązek zachowania poufności,
  • doradzanie administratorowi, podmiotom przetwarzającym, a także personelowi administratora w zakresie sposób przetwarzania danych osobowych zgodnie z RODO,
  •  zapewnienie przeszkolenia osób przetwarzających dane osobowe z obowiązków wynikających z RODO,
  •  nadzorowanie zgodności przetwarzania danych osobowych z RODO, w szczególności poprzez przeprowadzanie audytów i opracowywanie sprawozdań z zaleceniami dla administratora danych,
  • monitorowanie polityk bezpieczeństwa danych osobowych oraz podziału obowiązków u administratora,
  • uwzględnianie ryzyka związanego z operacjami przetwarzania, tzn. charakteru, zakresu, kontekstu i celi przetwarzania, w wypełnianiu swoich obowiązków,
  • wspieranie administratora danych przy podejrzeniach oraz naruszeniach dla ochrony danych osobowych, szacowaniu ryzyka dla ochrony danych, ocenie skutków dla ochrony danych, prowadzeniu rejestru czynności oraz kategorii przetwarzania danych, powierzaniu, udostępnianiu, współadministrowaniu danych.

Zakres obowiązków administratora danych wynikający z RODO

  • zapewnia, by inspektor był właściwie i niezwłocznie włączany we wszystkie sprawy dotyczące ochrony danych osobowych,
  • wspiera inspektora w wypełnianiu przez niego zadań, w tym zapewnia mu niezbędne zasoby oraz dostęp do danych osobowych i operacji przetwarzania,
  • zapewnia zasoby niezbędne do utrzymania wiedzy fachowej inspektora,
  • zapewnia, aby inspektor nie otrzymywał instrukcji dotyczących wykonywania przez niego zadań,
  • jeżeli inspektor ma także inne zadania, zapewnia aby nie kolidowały one z zadaniami wynikającymi z przepisów o ochronie danych osobowych,
  • zawiadamianie organu nadzorczego, a także osób, których naruszenie dotyczy (o ile ma to zastosowanie przy naruszeniu) o naruszeniu dla ochrony danych,
  • przeprowadzanie działań wyjaśniających oraz naprawczych przy podejrzeniach oraz naruszeniach dla ochrony danych osobowych,
  • szacowanie ryzyka dla ochrony danych,
  • przeprowadzanie oceny skutków dla ochrony danych,
  • prowadzenie rejestru czynności oraz kategorii przetwarzania danych,
  • powierzanie, udostępnianie, współadministrowanie danych osobowych,
  • zawiadamianie organu nadzorczego o wyznaczeniu/zmianie/odwołaniu inspektora,
  • wdrażanie działań naprawczych, w tym zaleceń inspektora.

I tutaj muszę napisać, że niestety bardzo często administratorzy danych wpisują inspektorowi ochrony danych swoje obowiązki w jego zakres zadań. To nie jest już kwestia odpowiedzialności (w końcu inspektor nie może być karany ani odwoływany za realizację swoich działań), ale niskiej świadomości administratora, który nie zdaje sobie sprawy, że nawet jeżeli spróbuje na kogoś przerzucić umownie swoje obowiązki, to nadal ponosi odpowiedzialność za ich realizację. W szczególności ponosi odpowiedzialność za ich niezrealizowanie, co w wielu przypadkach będzie miało miejsce, bo inspektor nie może nadzorować, zalecać, a następnie wdrażać swoich zaleceń. Jeżeli inspektor ma w zakresie obowiązków realizację zadań administratora danych, to tak naprawdę, już na starcie nie zostały przez administratora wypełnione obowiązki wynikające z art. 38 RODO, tzn. zapewnienie mu niezależności oraz narzędzi do pracy. Inspektor bardzo często zaleca zakup szaf lub oprogramowania. Jeżeli wpisano mu w obowiązki zapewnienie zgodności przetwarzania danych z RODO, wówczas powinien być uprawniony do zlecenia i realizacji tego zakupu. W praktyce najczęściej jest to niemożliwe, zatem taki zapis w jego zakresie obowiązków jest niezgodny z RODO.

Podobnie często administrator powierza inspektorowi przeprowadzanie analizy ryzyka i ocenę skutków dla ochrony danych, podczas gdy przepisy wyraźnie wskazują, że jest to jego obowiązek, a inspektor powinien go jedynie wspierać w tym zakresie. Przeprowadzanie oceny skutków przez inspektora, najczęściej powinno skończyć się zaleceniem zrezygnowania z czynności przetwarzania, ponieważ jest to najskuteczniejsza metoda omijania ryzyka, jaką może on zalecić. Z punktu widzenia administratora, przetwarzanie może być niezbędne (np. działania marketingowe istotnie wpływają na sprzedaż), więc to w jego interesie i zakresie obowiązków jest ocena skutków, czyli ocena, czy działanie jest niezbędne i powinno być realizowane przy zastosowaniu odpowiednich działań minimalizujących ryzyko. Warto dodać, że inspektor może nie mieć wystarczającej wiedzy do przeprowadzenia skutecznej analizy ryzyka i oceny skutków. Jego wsparcie w szczególności polega na uzyskaniu niezbędnych informacji, usystematyzowaniu ich oraz sformalizowaniu. Na przykład analizę ryzyka mogą przeprowadzić przy jego wsparciu poszczególne komórki organizacyjne, a on dokonuje analizy całościowych wyników, na ich podstawie tworząc zbiorczą analizę ryzyka. Nie może usiąść za biurkiem i na podstawie tego co mu się wydaje “stworzyć analizę ryzyka”, ponieważ analiza jest wynikiem pewnego procesu myślowego, dokonanego przez pracowników, które powinno być udokumentowane. Punktem wyjścia do analizy może być przeprowadzenie audytu przez inspektora.

Podobnie przy ocenie skutków, jego rola sprowadza się do dyskusji z administratorem na temat procesu przetwarzania, opracowaniu zaleceń, a jeżeli administrator zgodzi się na ich wprowadzenie, oszacowanie ryzyka dla przetwarzania na nowych warunkach.

W ust. 2 pkt. 2 art. 36 a starej ustawy o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2016 poz. 922) ustawodawca wskazał, jako jeden z obowiązków ABI (obecnie zastąpił go IOD) prowadzenie rejestru zbioru danych. Natomiast w art. 30 RODO wyraźnie wskazano, że rejestry czynności i kategorii przetwarzania prowadzi administrator danych. Inspektor może go wspierać w tych działaniach, jednak nie jest to jego obowiązek. W związku z tym, prowadzenie rejestru także nie może zostać “zrzucone” na inspektora. Ma on jednak w obowiązkach nadzorowanie dokumentacji bezpieczeństwa administratora, zatem w praktyce stworzenie rejestru wymaga zaangażowania administratora, który powinien uzyskać od personelu (np. poprzez ankiety) informacje niezbędne do stworzenia rejestru. Inspektor powinien przygotować odpowiednie tabele lub ankiety do wypełnienia, może także przeprowadzić szkolenie i rozmowy z pracownikami, aby zapewnić uzyskanie niezbędnych informacji. Jego nadzór będzie odbywał się poprzez audyty zgodności zapisów w rejestrze ze stanem rzeczywistym w danej komórce organizacyjnej. Dlaczego obowiązkiem inspektora nie może być stworzenie i prowadzenie rejestru? W praktyce tylko administrator danych a odpowiednie narzędzia i środki, aby uzyskać od wszystkich pracowników niezbędne informacje. Bez jego zaangażowania w proces, rejestr będzie jedynie efektem pracy twórczej inspektora, który nie do końca będzie zgodny ze stanem rzeczywistym. A przecież zgodnie z artykułem 5 RODO, administrator musi mieć pełną wiedzę o tym jakie dane przetwarza, więc rejestr jest mu niezbędny.

Należy pamiętać, że inspektor ochrony danych to osoba pełniąca rolę doradczą oraz nadzorczą. Jeżeli będzie zbyt mocno zaangażowana w same procesy przetwarzania, nie będzie w stanie skutecznie wspierać administratora danych. Rola inspektora w organizacji będzie rosła, tak jak rośnie rola informacji oraz danych osobowych w biznesie. Nim więcej dane są warte dla przedsiębiorcy, tym bardziej istotne będzie zapewnienie odpowiedniego wsparcia dla ochrony tych danych.

Polecamy serwis: Umowa o pracę

Poszerzaj swoją wiedzę, czytając naszą publikację
WIELKIE ŚMIAŁE CELE czyli jak inspirować siebie i innych do wysokich lotów
WIELKIE ŚMIAŁE CELE czyli jak inspirować siebie i innych do wysokich lotów
Tylko teraz
49,00 zł
59,00
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Prawo
    1 sty 2000
    17 wrz 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Nowelizacja KPA a odszkodowania

    Nowelizacja Kodeksu postępowania administracyjnego weszła w życie. Czy właściciele nieruchomości będą dochodzić odszkodowań przed ETPC?

    Czas pracy - od kiedy?

    Czas pracy budzi szereg wątpliwości. Od kiedy się liczy? Co z tzw. czynnościami przygotowawczymi?

    Brak alimentów a dodatkowe zajęcia pozalekcyjne [BADANIE]

    W wielu przypadkach rodziców opiekujących się dziećmi, które nie otrzymują alimentów, nie stać na sfinansowanie jakichkolwiek zajęć pozalekcyjnych.

    Wynagrodzenia rodzin zastępczych i inne zmiany

    Wynagrodzenia rodzin zastępczych powiązane z płacą minimalną zakłada projekt nowelizacji ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej.

    Cmentarze i chowanie zmarłych – planowane zmiany

    Nowa ustawa o cmentarzach i chowaniu zmarłych ma w sposób kompleksowy regulować problematykę tzw. prawa pośmiertnego. Oto założenia projektu.

    Świadczenie usług cyfrowych - duże zmiany od 2022 roku

    Usługi cyfrowe. 1 stycznia 2022 r. mija termin implementacji przez państwa członkowskie UE dyrektywy 2019/770 z 20 maja 2019 r. w sprawie niektórych aspektów umów o dostarczanie treści i usług cyfrowych. Co się zmieni po wejściu w życie tych przepisów? Jakie nowe zasady wprowadza ta dyrektywa? Co powinni wiedzieć konsumenci?

    "Małżeństwa" jednopłciowe i związki partnerskie - rezolucja PE

    Parlament Europejski przyjął rezolucję, w której postuluje, by "małżeństwa" jednopłciowe i związki partnerskie były uznawane w całej Unii .

    Straż Graniczna przypomina grzybiarzom o stanie wyjątkowym

    Straż Graniczna zaleca, by grzybiarze, zanim wybiorą się do lasów, sprawdzili jak przebiega strefa stanu wyjątkowego.

    Wnioski o "Dobry start" złożone przez większość uprawnionych

    Wnioski o "Dobry start" złożyła już wnioski o "Dobry start". Z danych ZUS wynika, iż rodzice najczęściej wybierali bankowość elektroniczną.

    Święta Wielkanocne w 2022 r.

    Święta Wielkanocne w 2022 r. to data oczekiwana przez wielu pracowników. Kiedy jest Wielkanoc? Czy jest to dzień wolny od pracy?

    Spis powszechny do 30 września 2021 r.

    Spis powszechny potrwa do 30 września. Jak można wziąć udział w Narodowym Spisie Powszechnym Ludności i Mieszkań w 2021 r.?

    Zakup akcji lub obligacji - UOKiK radzi

    Na co zwracać uwagę przy najbardziej popularnych instrumentach finansowych, czyli akcjach i obligacjach?

    Wydziedziczenie – na czym polega?

    Wydziedziczenie jest możliwe tylko po spełnieniu określonych warunków. Na czym w rzeczywistości polega?

    Alienacja rodzicielska - co robić?

    Alienacja rodzicielska, czyli utrudnianie kontaktów z dzieckiem przez rodzica to ważny problem. Co można zrobić w takiej sytuacji?

    Osoby niepełnosprawne - powstanie nowa ustawa?

    Ustawa o wyrównywaniu szans osób z niepełnosprawnościami ma umożliwić pełne wdrożenie Konwencji o prawach osób niepełnosprawnych.

    Stwierdzenie nieważności decyzji (KPA)

    Stwierdzenie nieważności decyzji to instytucja z Kodeksie postępowania administracyjnego, która stanowi wyjątek od zasady trwałości decyzji administracyjnych.

    O ile wzrosną emerytury w 2022 r.?

    O ile wzrosną najniższe emerytury w 2022 r.? Co z rentą z tytułu całkowitej niezdolności do pracy i rentą rodzinną?

    Zasiłek okresowy w 2022 r.

    Zasiłek okresowy w 2022 r. czeka podwyżka kryteriów dochodowych. Czy wpływa to na wysokość świadczeń?

    Wakacyjny urlop - gdzie i za ile? [BADANIE]

    Ponad 80% Polaków spędziło tegoroczny wakacyjny urlop w kraju. Ile środków przeznaczyliśmy na wyjazdy?

    MS zapowiada zmiany dotyczące samorządu kuratorskiego

    Przepisy mają zostać wyostrzone, aby kuratorzy mieli bardziej szczegółowe określone narzędzia działania.

    Dodatek energetyczny w 2021 r.

    Dodatek energetyczny w 2021 r. przysługuje odbiorcy wrażliwemu energii elektrycznej. Ile aktualnie wynosi takie świadczenie?

    Limity dorabiania dla emerytów z KRUS od września 2021 r.

    Ile może dorobić emeryt i rencista KRUS od 1 września 2021 r.? Przy jakich kwotach świadczenie może zostać zmniejszone lub zawieszone?

    Grzywna za podrzucanie śmieci

    Czy za podrzucanie śmieci sąsiad może zapłacić grzywnę? Co z możliwością wykorzystania nagrania z monitoringu?

    Czerwcowi emeryci - jakie zmiany?

    Czerwcowi emeryci już nie stracą. Ich emerytury zostaną przeliczone przez ZUS z urzędu na korzystniejszych zasadach.

    KE zwraca się do TSUE o nałożenie kar finansowych na Polskę

    Komisja Europejska zdecydowała o zwróceniu się do Trybunału Sprawiedliwości UE o nałożenie kar finansowych na Polskę za nieprzestrzeganie decyzji dotyczącej środków tymczasowych z 14 lipca.