Czy pracownicy dostaną świadczenia z ZFŚS przed Wielkanocą? To zależy m.in. od tego, czy złożyli niezbędne oświadczenie.

• Kto może dostać świadczenie z ZFŚS?
• Czy wysokość wynagrodzenia decyduje o przyznaniu świadczenia z ZFŚS?
• Czy można przyznać świadczenie z ZFŚS osobie, która nie złożyła oświadczenia?

Kto może dostać świadczenie z ZFŚS?

Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS nieodłącznie jest związane z tzw. kryterium socjalnym, na które składa się sytuacja życiowa, rodzinna i materialna pracownika. Wielu pracodawców postępuje nieprawidłowo przyznając uprawnionym świadczenia kierując się tylko wysokością wynagrodzenia, które pracownik od niego otrzymuje, podczas gdy jest to jedynie niewielka część kryteriów, które powinien brać pod uwagę.

Sytuacja rodzinna – ma związek z członkami rodziny pracownika, np. liczbą i wiekiem dzieci, pozostawaniem w związku małżeńskim, posiadaniem na utrzymaniu innych członków rodziny, np. rodziców.
Sytuacja materialna – to wypadkowa dochodów i posiadanego majątku pracownika i jego najbliższych.
Sytuacja życiowa – to ogół okoliczności składających się na położenie pracownika, uwzględniający dodatkowe kryteria, takie jak choroby, niepełnosprawność.

Czy wysokość wynagrodzenia decyduje o przyznaniu świadczenia z ZFŚS?

Podstawowym powodem, dla którego pracodawcy decydują się kierować jedynie wysokością wynagrodzenia, które wypłacają pracownikowi jest to, że jest to kryterium, które są w stanie łatwo zweryfikować we własnym zakresie, bez dużego nakładu pracy. Wzięcie pod uwagę sytuacji rodzinnej, życiowej i materialnej każdego pracownika wymaga współpracy ze strony pracowników. Tymczasem oni coraz częściej odmawiają nie tylko jej udokumentowania, ale nawet złożenia w tym zakresie stosownego oświadczenia. Argumenty, których w takiej sytuacji używają dotyczą zazwyczaj braku prawa pracodawcy do gromadzenia danych o członkach rodziny pracownika albo niechęci do informowania pracodawcy o swojej sytuacji życiowej i materialnej. Warto by pracodawca w takich przypadkach miał świadomość, że pracownicy nie mają w tej sytuacji racji. Ustawodawca wskazał w obowiązujących przepisach, że udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z ZFŚS i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może też żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. To zaś oznacza, że może żądać nie tylko złożenia stosownego oświadczenia, ale też przedłożenia odpowiednich dokumentów potwierdzających zawarte w nim informacje. 

Czy można przyznać świadczenie z ZFŚS osobie, która nie złożyła oświadczenia?

Pracownicy często nie zdają sobie sprawy z tego, że przyznanie świadczeń z ZFŚS nie jest obowiązkiem pracodawcy. Jeżeli pracownik odmawia złożenia oświadczenia o swojej sytuacji socjalnej lub udokumentowania zawartych w nim informacji, pracodawca nie tylko nie musi, ale wręcz nie wolno mu przyznać takiemu pracownikowi świadczenia, bo wypłacenie go bez wzięcia pod uwagę kryterium socjalnego będzie sprzeczne z obowiązującymi przepisami.

Pracodawcy nie chcąc działać na niekorzyść pracowników często starają się rozwiązywać we własnym zakresie problemy dotyczące ustalenia kryterium socjalnego i zamieszczają w regulaminach zakładowych zapisy, zgodnie z którymi osoby, które nie złożą oświadczenia są uznawane za najlepiej zarabiające. Takie rozwiązanie nie może być rekomendowane jako prawidłowe i należy pamiętać o tym, że jest ono sprzeczne z zasadami wynikającymi z ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, w której wprost wskazano, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń z ZFŚS musi być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionego. Pogląd ten jest również potwierdzany w przez sądy – patrz np. wyroki Sądu Apelacyjnego w Poznaniu: z 2 listopada 2022 r. (sygn. akt III AUa 378/21), z 14 września 2022 r. (sygn. akt III AUa 209/21) i z 2 sierpnia 2022 r. (sygn. akt III AUa 187/21).

Podstawa prawna
art. 8 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 998)