REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Lista obecności pracowników 2019 a ochrona danych osobowych

Donata Hermann
ekspert ds. prawa i rynku pracy
Powód nieobecności w pracy a lista obecności - RODO 2019. / fot. Shutterstock
Powód nieobecności w pracy a lista obecności - RODO 2019. / fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Aby lista obecności pracowników w 2019 r. spełniała wymogi ochrony danych osobowych, powinna zawierać imię i nazwisko pracownika, datę rozpoczęcia i zakończenia pracy, a także podpis pracownika. Lista obecności powinna znajdować się w takim miejscu, aby osoby trzecie nie miały do niej dostępu. Czy na liście mogą znajdować się symbole absencji pracownika?

Lista obecności 

Lista obecności jest jedną z form potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy. Zgodnie bowiem z art. 29 § 3 Kodeksu pracy pracodawca informuje pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, m.in. o przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Taki obowiązek spoczywa na pracodawcy, który nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy. W przypadku pracodawców, którzy mają obowiązek ustalenia regulaminu pracy, przepisy dotyczące sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy wynikają z przepisów wewnątrzzakładowych.

REKLAMA

Polecamy również artykuł: Lista obecności w pracy 2019 - wzór

Potwierdzanie przybycia i obecności w pracy może mieć różną formę. Pracodawca może przyjąć, że pracownik będzie potwierdzał przybycie do pracy np. poprzez zalogowanie się w systemie elektronicznym, odbijanie kart w czytnikach czy też podpisywanie się na liście obecności. Ten ostatni sposób jest najczęściej spotykany w praktyce. Nie ma przepisów prawa pracy, które nakazywałyby prowadzenie przez pracodawcę obowiązkowo listy obecności. Lista obecności nie jest zatem dokumentem obowiązkowym, jednak ze względów organizacyjnych i porządkowych jest ona prowadzona przez większość pracodawców.

Elementy listy obecności

Przepisy prawa pracy nie określają z jakich elementów powinna składać się lista obecności. Oczywistym jest, że przysłowiowa „lista obecności” powinna zawierać imię i nazwisko pracownika, datę rozpoczęcia (potwierdzenie przybycia) i zakończenia pracy (obecność w pracy), podpis pracownika (w przypadku tradycyjnej, papierowej listy obecności). Ujawnianie na piśmie zbiorczej imion i nazwisk pracowników, do której dostęp mają wyłącznie współpracownicy jest uzasadnione, gdyż są to dane ściśle związane z życiem zawodowym pracownika.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Prowadzenie i przechowywanie po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Symbol absencji a lista obecności

Pracodawca, kadrowa czy też pracownik nie powinni wprowadzać innych danych do listy obecności. Symbol absencji wskazuje na przyczynę nieobecności pracownika. Osoby mające dostęp do listy obecności zazwyczaj nie są upoważnione do pozyskiwania dodatkowych danych o współpracownikach, takich jak przyczyna ich nieobecności w pracy. RODO wprowadzając zasadę minimalizacji danych, bardzo podkreśla konieczność stosowania zasad poufności informacji.

Do ewidencjonowania przyczyn nieobecności pracownika służy ewidencja czasu pracy, a nie lista obecności. 

Część praktyków prawa pracy uważa jednak, że uzupełnienie przez osobę upoważnioną listy obecności o dane dotyczące absencji pracowników po zakończonym miesiącu kalendarzowym nie jest błędem, a pozwala na większą przejrzystość w kontekście uzupełniania tzw. karty ewidencji czasu pracy.

Lokalizacja listy obecności

Lista obecności ma służyć pracodawcy, a w praktyce pomaga osobom prowadzącym ewidencję czasu pracy w uzupełnieniu ewidencji czasu pracy. Osoby trzecie nie powinny mieć dostępu do listy obecności. Lista obecności nie powinna być powszechnie dostępna. Listę obecności należy umieścić w takim miejscu, aby dostęp do niej mieli jedynie zatrudnieni pracownicy.

W praktyce, listy obecności umieszczane są w sekretariacie, recepcji, rejestracji lub nawet w szatni zakładu pracy. Jeśli lista obecności udostępniania jest na żądanie pracownika, a dostęp do tego dokumentu ma jedynie osoba upoważniona, to umieszczenie listy obecności w wymienionych miejscach jest dozwolone. Lista obecności może również znajdować się w dziale kadr lub w każdym innym, dogodnym miejscu dla pracowników, jednak należy pamiętać o odpowiednim jej zabezpieczeniu przed dostępem osób trzecich.

Zasady potwierdzania przybycia i obecności w pracy przede wszystkim powinny wynikać z regulaminu pracy lub gdy pracodawca nie jest zobowiązany do tworzenia regulaminu pracy, z treści „informacji o warunkach zatrudnienia”.

Podpis na liście obecności

Złożenie podpisu pracownika na liście obecności potwierdzającego zgodność wskazanych danych ze stanem faktycznym jest dodatkowym zabezpieczeniem przed próbą fałszowania choćby godziny przybycia do miejsca pracy. Własnoręczny podpis określonej osoby, złożony np. na liście obecności, nie jest daną biometryczną. Taki podpis nie jest bowiem przetwarzany za pomocą specjalnej behawioralnej techniki biometrycznej umożliwiającej bądź pozwalającej na jednoznaczną identyfikację autora tego podpisu. Gdyby podpis pracownika miałby być przetwarzany na sygnał cyfrowy, wtedy taki wzór podpisu mógłby zostać uznany za daną biometryczną. W obecnym stanie prawnym nie jest możliwe przetwarzanie danych biometrycznych. Jednak po wejściu w życie ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 przetwarzanie danych biometrycznych pracownika będzie dopuszczalne wtedy, gdy podanie takich danych będzie niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Wynagrodzenie minimalne 2023 [quiz]
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/15
Kiedy będą miały miejsce podwyżki minimalnego wynagrodzenia w 2023 roku?
od 1 stycznia i od 1 lipca
od 1 stycznia i od 1 czerwca
od 1 lutego i od 1 lipca
Następne
Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czy alimenty natychmiastowe weszły w życie?

Na jakim etapie są prace związane z wprowadzeniem tzw. alimentów natychmiastowych i tablic alimentacyjnych? Jakie są aktualne przepisy?

Cimoszewicz uniewinniony w sprawie potrącenia rowerzystki

Sąd Rejonowy w Hajnówce uniewinnił Włodzimierza Cimoszewicza od zarzutu potrącenia rowerzystki na przejściu. Postępowanie w sprawie wykroczenia dotyczącego opuszczenia miejsca zdarzenia zostało umorzone z powodu przedawnienia orzekania.

5 390 zł miesięcznie stypendium dla młodych naukowców. Kto otrzyma w 2024 r.?

Ministerstwo Nauki przyznało stypendia 228 wybitnym młodym naukowcom, reprezentującym 53 różne dyscypliny naukowe i artystyczne. Laureaci konkursu otrzymają stypendia w wysokości 5 390 zł miesięcznie przez 3 lata. 

NSA: świadczenie pielęgnacyjne 54 800 zł, a nie 2988 zł

Tyle gminę kosztuje trzy lata upierania się przy odmowie uznania stałej opieki nad staruszkiem 86 lat. 54 800 zł (niestety bez odsetek). Procesy przed WSA i NSA trwały tak długo, że skumulowała się znaczna kwota zaległego świadczenia pielęgnacyjnego. MOPS i SKO uznały, że staruszek nie wymaga opieki (stałej) bo potrafi przejść z pokoju do pokoju. I da radę zrobić sobie herbatę. NSA miał inne zdanie.

REKLAMA

Whistleblowing jako wsparcie organizacji

Wiele podmiotów sektora prywatnego i publicznego stanie przed dylematem: Czy potraktować wdrożenie systemu wyłącznie jako koszt związany z obowiązkiem prawnym, czy jako szansę na poprawę bezpieczeństwa i doskonalenie organizacji?

MRPiPS odpowiada: „Stare” i „nowe” świadczenie pielęgnacyjne a 1500 zł od 1 października 2024 r.

Ministerstwo pracy potwierdziło możliwość łączenia „nowego” świadczenia pielęgnacyjnego z nowymi świadczeniami (od 1 października 2024 r.) 1500 zł z programu Aktywni Rodzice.

Pracownicy: Źle przyznawane dodatki do wynagrodzeń. Od 1 lipca dalej poniżej pensji minimalnej brutto

W dalszym ciągu wynagrodzenia pracowników samorządowych są poniżej pensji minimalnej. Nie zmieni się to od 1 lipca. Do pieniędzy z budżetu na pensje muszą się dorzucić poszczególne JTS. Dalej tylko 50-150 zł daje awans. No i RIO wykrywa błędy w przyznawaniu dodatków (zaznaczając, że na szczęście nie błędy nie są masowe).

Rząd zaprzecza: 800 plus, 13. i 14. emerytura, cięcia w pomocy społecznej i zasiłkach [unijna procedura nadmiernego deficytu]

Polska może być objęta procedurą nadmiernego deficytu. Pojawiły się obawy, że spowoduje to ograniczenia programów wspierających rodziców, emerytów i osoby uboższe. Minister rodziny, pracy i polityki społecznej Agnieszka Dziemianowicz-Bąk zaprzeczyła takim pogłoskom. 

REKLAMA

Parkowanie na chodnikach. Szykują się zmiany, ale czy już w 2025 r.? W sprawie działa Rzecznik Praw Obywatelskich.

Czy nadchodzi koniec parkowania na chodnikach? Ta sprawa niezmiennie budzi emocje. Zainteresował się nią Rzecznik Praw Obywatelskich. Aktywiści proponują na postój pojazdu na drodze dla pieszych tylko w miejscach wyznaczonych.

Prezydent podpisał ustawę o ochronie sygnalistów

Prezydent podpisał ustawę o ochronie sygnalistów. Sygnalista, po powzięciu informacji o naruszeniu prawa w zakresie objętym ustawą, będzie mógł dokonać jego zgłoszenia.

REKLAMA