REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Lista obecności pracowników 2019 a ochrona danych osobowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Donata Hermann
ekspert ds. prawa i rynku pracy
Powód nieobecności w pracy a lista obecności - RODO 2019. / fot. Shutterstock
Powód nieobecności w pracy a lista obecności - RODO 2019. / fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Aby lista obecności pracowników w 2019 r. spełniała wymogi ochrony danych osobowych, powinna zawierać imię i nazwisko pracownika, datę rozpoczęcia i zakończenia pracy, a także podpis pracownika. Lista obecności powinna znajdować się w takim miejscu, aby osoby trzecie nie miały do niej dostępu. Czy na liście mogą znajdować się symbole absencji pracownika?

Lista obecności 

Lista obecności jest jedną z form potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy. Zgodnie bowiem z art. 29 § 3 Kodeksu pracy pracodawca informuje pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, m.in. o przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Taki obowiązek spoczywa na pracodawcy, który nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy. W przypadku pracodawców, którzy mają obowiązek ustalenia regulaminu pracy, przepisy dotyczące sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy wynikają z przepisów wewnątrzzakładowych.

REKLAMA

Polecamy również artykuł: Lista obecności w pracy 2019 - wzór

Potwierdzanie przybycia i obecności w pracy może mieć różną formę. Pracodawca może przyjąć, że pracownik będzie potwierdzał przybycie do pracy np. poprzez zalogowanie się w systemie elektronicznym, odbijanie kart w czytnikach czy też podpisywanie się na liście obecności. Ten ostatni sposób jest najczęściej spotykany w praktyce. Nie ma przepisów prawa pracy, które nakazywałyby prowadzenie przez pracodawcę obowiązkowo listy obecności. Lista obecności nie jest zatem dokumentem obowiązkowym, jednak ze względów organizacyjnych i porządkowych jest ona prowadzona przez większość pracodawców.

Elementy listy obecności

Przepisy prawa pracy nie określają z jakich elementów powinna składać się lista obecności. Oczywistym jest, że przysłowiowa „lista obecności” powinna zawierać imię i nazwisko pracownika, datę rozpoczęcia (potwierdzenie przybycia) i zakończenia pracy (obecność w pracy), podpis pracownika (w przypadku tradycyjnej, papierowej listy obecności). Ujawnianie na piśmie zbiorczej imion i nazwisk pracowników, do której dostęp mają wyłącznie współpracownicy jest uzasadnione, gdyż są to dane ściśle związane z życiem zawodowym pracownika.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Prowadzenie i przechowywanie po zmianach od 1 stycznia 2019 r.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Symbol absencji a lista obecności

Pracodawca, kadrowa czy też pracownik nie powinni wprowadzać innych danych do listy obecności. Symbol absencji wskazuje na przyczynę nieobecności pracownika. Osoby mające dostęp do listy obecności zazwyczaj nie są upoważnione do pozyskiwania dodatkowych danych o współpracownikach, takich jak przyczyna ich nieobecności w pracy. RODO wprowadzając zasadę minimalizacji danych, bardzo podkreśla konieczność stosowania zasad poufności informacji.

Do ewidencjonowania przyczyn nieobecności pracownika służy ewidencja czasu pracy, a nie lista obecności. 

Część praktyków prawa pracy uważa jednak, że uzupełnienie przez osobę upoważnioną listy obecności o dane dotyczące absencji pracowników po zakończonym miesiącu kalendarzowym nie jest błędem, a pozwala na większą przejrzystość w kontekście uzupełniania tzw. karty ewidencji czasu pracy.

Lokalizacja listy obecności

Lista obecności ma służyć pracodawcy, a w praktyce pomaga osobom prowadzącym ewidencję czasu pracy w uzupełnieniu ewidencji czasu pracy. Osoby trzecie nie powinny mieć dostępu do listy obecności. Lista obecności nie powinna być powszechnie dostępna. Listę obecności należy umieścić w takim miejscu, aby dostęp do niej mieli jedynie zatrudnieni pracownicy.

W praktyce, listy obecności umieszczane są w sekretariacie, recepcji, rejestracji lub nawet w szatni zakładu pracy. Jeśli lista obecności udostępniania jest na żądanie pracownika, a dostęp do tego dokumentu ma jedynie osoba upoważniona, to umieszczenie listy obecności w wymienionych miejscach jest dozwolone. Lista obecności może również znajdować się w dziale kadr lub w każdym innym, dogodnym miejscu dla pracowników, jednak należy pamiętać o odpowiednim jej zabezpieczeniu przed dostępem osób trzecich.

Zasady potwierdzania przybycia i obecności w pracy przede wszystkim powinny wynikać z regulaminu pracy lub gdy pracodawca nie jest zobowiązany do tworzenia regulaminu pracy, z treści „informacji o warunkach zatrudnienia”.

Podpis na liście obecności

Złożenie podpisu pracownika na liście obecności potwierdzającego zgodność wskazanych danych ze stanem faktycznym jest dodatkowym zabezpieczeniem przed próbą fałszowania choćby godziny przybycia do miejsca pracy. Własnoręczny podpis określonej osoby, złożony np. na liście obecności, nie jest daną biometryczną. Taki podpis nie jest bowiem przetwarzany za pomocą specjalnej behawioralnej techniki biometrycznej umożliwiającej bądź pozwalającej na jednoznaczną identyfikację autora tego podpisu. Gdyby podpis pracownika miałby być przetwarzany na sygnał cyfrowy, wtedy taki wzór podpisu mógłby zostać uznany za daną biometryczną. W obecnym stanie prawnym nie jest możliwe przetwarzanie danych biometrycznych. Jednak po wejściu w życie ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 przetwarzanie danych biometrycznych pracownika będzie dopuszczalne wtedy, gdy podanie takich danych będzie niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nauczanie języka ukraińskiego w polskich szkołach jako drugiego obcego języka? MEN prostuje i wyjaśnia

W ostatnim czasie w mediach społecznościowych pojawiły się doniesienia, że ministra edukacji narodowej Barbara Nowacka zadeklarowała wsparcie dla inicjatywy wprowadzenia języka ukraińskiego jako drugiego języka obcego w polskich szkołach. W odpowiedzi na pytania naszej redakcji Ministerstwo Edukacji Narodowej zaprzeczyło i udzieliło obszernych wyjaśnień odnośnie obecnego statusu prawnego nauczania języka ukraińskiego w szkołach w Polsce.

Pracownik ZUS może odwiedzić Cię bez zapowiedzi w domu tylko w jednym przypadku. Uwaga na oszustów!

Coraz częściej zdarzają się sytuacje, w których oszuści próbują podszywać się pod pracowników Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, którzy przychodzą ze sprawą urzędową do ubezpieczonego. W trosce o bezpieczeństwo klientów ZUS przypomina, że wizyty urzędników tej instytucji w domach są możliwe wyłącznie w ściśle określonych przypadkach. A bez wcześniejszej zapowiedzi tylko w jednym przypadku.

Umowa o dożywocie z sąsiadem? Sprawdź, co stanie się po jego śmierci

W Polsce aż 99% umów o dożywocie zawieranych jest między osobami prywatnymi. Co jednak dzieje się, gdy taki prywatny świadczeniodawca umrze? Czy senior zostaje bez wsparcia? Czy dzieci, gmina lub Skarb Państwa przejmują zobowiązania? Sprawdzamy, co dokładnie dzieje się z mieszkaniem, rentą i opieką nad seniorem.

4000 zł na dziecko, jednorazowo. Dla kogo i kiedy?

Wiele osób nie ma świadomości, że oprócz tak powszechnych świadczeń jak 800 plus, 300 plus czy wiele innych dodatków, zasiłków i rzeczowych form pomocy na rzecz dzieci - można uzyskać jeszcze jednorazowo na rzecz dziecka 4000 zł. Co istotne świadczenie jest przyznawane bez kryterium dochodowego, ale nie każdy posiadający dziecko spełnia kryteria, aby otrzymać to wsparcie finansowe. Zatem kiedy i dla kogo 4000 zł na dziecko, jednorazowo?

REKLAMA

Działki letniskowe ceny w 2025 roku. Wystarczy 200 tys. zł na atrakcyjną lokalizację i domek? Aktualne oferty i opcje finansowania

Na rynku działek letniskowych trwa gorący sezon – rośnie liczba transakcji, ale i oczekiwania kupujących. Czy za 200 tys. zł można kupić działkę w atrakcyjnej lokalizacji, najlepiej z domkiem i czy bank pomoże sfinansować taki zakup kredytem? Eksperci Metrohouse i Credipass odpowiadają, na co realnie można liczyć.

Nowe procedury "Niebieskie Karty", system eNK@ – rząd pracuje nad nowelizacją przepisów

W wykazie prac legislacyjnych rządu pojawił się projekt nowelizacji ustawy o przeciwdziałaniu przemocy domowej. Nowelizacja ma zredukować biurokrację i ułatwić skuteczne wsparcie osobom doświadczającym przemocy domowej. Wśród najważniejszych zmian – uproszczenie dokumentacji, rozszerzenie kompetencji służb oraz utworzenie centralnego rejestru eNK@.

Trzecia Droga – rozpad. Kulisy rozstania PSL i Polski 2050 – co poszło nie tak?

Trzecia Droga właśnie się rozpadła – Kosiniak-Kamysz ogłasza koniec sojuszu z Hołownią, choć miało wyglądać inaczej. „To był projekt wyborczy, finał już za nami” – zdradził. Co wydarzyło się za kulisami? Czy PSL ruszy do wyborów samodzielnie, a Hołownia pójdzie własną drogą?

Skąd wziąć dodatkowe środki na nieprzewidziane wydatki?

Nieprzewidziane wydatki potrafią zaskoczyć w najmniej oczekiwanym momencie. Awarie domowe, pilna potrzeba naprawy samochodu, dodatkowe opłaty za leczenie czy nieplanowane wydarzenia rodzinne to sytuacje, które mogą znacząco obciążyć budżet. W takich chwilach kluczowe staje się znalezienie szybkiego i bezpiecznego źródła finansowania.

REKLAMA

Już 30 czerwca 2025 r. skrócony czas pracy stanie się rzeczywistością: 6 (zamiast 8) godzin pracy dziennie, 3-dniowy weekend albo dodatkowe dni urlopu, bez zmniejszenia wynagrodzenia

W dniu 28 kwietnia br. MRPiPS ogłosiło program pilotażowy skrócenia czasu pracy, z którego będą mogli skorzystać przedsiębiorcy (i nie tylko) z całej Polski, a 6 czerwca br. – w odpowiedzi na interpelację poselską w tej sprawie – ujawniło więcej szczegółów. Już niebawem, tysiące pracowników będzie mogło pracować 6 (zamiast 8) godzin dziennie, cieszyć się z 3-dniowego weekendu lub z dodatkowych dni urlopu, zachowując przy tym prawo do dotychczasowego wynagrodzenia. Stratni nie będą również pracodawcy, którzy zdecydują się na wprowadzenie pilotażu, bo na jego realizację (tylko w pierwszym roku) MRPiPS przewidziało budżet aż 10 mln zł.

Tysiące matek zyska zasiłek i to nie 800 plus a więcej [projekt MRPiPS z 23 maja 2025]. Koniec z krzywdzącą luką prawną

Tysiące matek zyska zasiłek i to nie 800+ a więcej. Dlaczego? Bo resort pracy przygotował projekt rozporządzenia z 23 maja 2025 r. Jest to dokładnie rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zmieniające rozporządzenie w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków. Projekt skierowany został do uzgodnień, konsultacji publicznych i opiniowania. Jaka grupa zyska zasiłek i z jakiego powodu?

REKLAMA