Obowiązki pracodawcy czasowo delegującego pracownika za granicę

Delegacja zagraniczna

Delegacją zagraniczną, czyli podróżą służbową poza granice kraju jest wykonywanie zadania określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika. Dodatkowo istotne jest, by realizacja polecenia odbywała się w terminie i miejscu zgodnym z tym, jakie zawarto w poleceniu wyjazdu służbowego. Czas takiej podróży nie podlega w zasadzie wliczeniu do czasu pracy, z wyjątkiem podróży odbywanej w godzinach pracy.

W przypadku gdy pracownik będzie pozostawał za granicą przez dłuższy czas, pracodawca powinien zmienić jego miejsce wykonywania pracy w umowie o pracę.  

Zwrot kosztów

Delegacja pracownika do pracy za granicą stwarza dla pracodawcy obowiązek zwrotu wydatków, takich jak diety, koszty przejazdu i noclegów. Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę.

Zobacz: Umowa o pracę - vademecum

W przypadku gdy zasady rozliczania należności w tytułu podróży służbowej poza granicami kraju nie zostały uregulowane ani w układzie zbiorowym pracy wiążącym pracodawcę, ani w regulaminie zakładowym ani też w umowie o pracę, wówczas przy rozliczaniu należy stosować przepisy dotyczące pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej.

Zaliczka i diety

Pracownik odbywający podróż służbową zagraniczną otrzymuje od pracodawcy zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju. Wysokość kwoty zaliczki opiera się na aktualnych kwotach diet i limitów hotelowych cen dla poszczególnych krajów.

Zobacz: Jakie świadczenia przysługują z tytułu podróży służbowej?

Z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:  

Autopromocja

Kodeks pracy 2025. Praktyczny komentarz z przykładami

Sprawdź

1. diety;  
2. zwrot kosztów:  

• przejazdów i dojazdów,  
• noclegów,  
• innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.  

Choroba

W przypadku gdy pracownik oddelegowany do pracy za granicą zachoruje, przysługuje mu zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz leków. Nie podlegają zwrotowi koszty leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i zabiegów kosmetycznych oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych, zakupu okularów.  

Zobacz: Wynagrodzenie chorobowe pracownika