Kontrole UODO w praktyce (wywiad)

Przetwarzanie danych osobowych jest problemem w różnych branżach. Potwierdzają to liczne zgłoszenia o naruszeniach bezpieczeństwa tego procesu. Część spraw docierających do UODO dotyczy wiadomości wysyłanych do niewłaściwych odbiorców. Do poważniejszych przypadków należą np. wycieki danych, spowodowane atakami hakerów. Jak informuje Urząd, przeprowadzane kontrole mają indywidualny charakter i kończą się różnymi decyzjami. Przepisy przewidują m.in wysokie kary finansowe, ale jak na razie w Polsce ich się nie stosuje. Konsekwencją naruszenia prawa może być kradzież tożsamości. Trzeba uważać na firmy, które chcą pozyskać informacje pod byle pretekstem, by później wykorzystywać je w różnych celach. O problemach w kwestii RODO mówi Weronika Kowalik, dyrektor Zespołu ds. Sektora Prywatnego w Urzędzie Ochrony Danych Osobowych.

Polecamy: Serwis Inforlex RODO 3 m-ce + książka RODO dla kadrowych i HR

Kogo kontrolują Państwo w zakresie przestrzegania RODO?

W. Kowalik: Weryfikowane przez Prezesa Urzędu mogą być wszystkie podmioty, które przetwarzają dane osobowe. Kontrole można wszczynać na skutek indywidualnych skarg lub pozyskania przez UODO określonych informacji. Część z nich jest prowadzona planowo i obejmuje wybrane dziedziny, a część to kontrole doraźne. Prowadzone w związku z nimi postępowania mają swoją szczególną specyfikę, wymagają dokładnych ustaleń i nie mogą być przeprowadzane pobieżnie czy pospiesznie.

Jak to wygląda w praktyce?

W. Kowalik: Czynnościami kontrolnymi mogą być objęte wszelkie obszary czy sposoby przetwarzania danych. Kontrolujący mają prawo wejść do budynków i pomieszczeń, w których odbywa się przetwarzanie danych. Mogą mieć wgląd do dokumentów i informacji związanych z zakresem kontroli. Dozwolone jest przeprowadzanie oględzin miejsc, przedmiotów, urządzeń, nośników oraz systemów informatycznych lub teleinformatycznych służących do przetwarzania danych. Urzędnicy mają również prawo żądać złożenia wyjaśnień oraz przesłuchiwać osoby w charakterze świadków.

Czy uważa Pani, że w Polsce występują poważne problemy z przestrzeganiem regulacji prawnych w zakresie RODO?

W. Kowalik: Choć jeszcze za wcześnie to oceniać, to po bardzo dużej liczbie wpływających do nas skarg mogę sądzić, że znajomość przepisów RODO nie jest jeszcze gruntowna, a wiele firm nie w pełni uporządkowało swoje procesy w tym zakresie. Otrzymujemy też bardzo dużo zgłoszeń o naruszeniach. Od 25 maja 2018 roku do chwili obecnej wpłynęło ich blisko 2 tysiące od podmiotów z sektora prywatnego. Każdy administrator musi bowiem w określonych przypadkach zgłosić naruszenie ochrony danych osobowych, na co ma 72 godziny od jego stwierdzenia. Zgłoszenia otrzymujemy m.in. od banków, operatorów telekomunikacyjnych, ubezpieczycieli, pracodawców i sklepów internetowych.

Czego najczęściej dotyczą zgłoszenia?

Kowalik: Osoby przetwarzające dane, np. pracownicy administratora, popełniają błędy, które mogą się zdarzyć każdemu. Przykładowo, wysyłają wiadomości elektroniczne czy załącznik z danymi osobowymi do niewłaściwych odbiorców lub bez użycia funkcji ukrycia listy adresatów. Zdarzają się też większe wycieki, spowodowane np. atakami hakerskimi, złamaniem pozornie dobrych zabezpieczeń. Naruszenia poważniejsze co do ilości, zakresu czy rodzaju danych, wielokrotne zgłaszane przez tego samego administratora wymagają prowadzenia postępowań wyjaśniających. Stają się jedną z przyczyn kontroli. Brak współpracy z organem nadzorczym czy niepowiadamianie osób, których dane dotyczą, gdy ryzyko naruszenia ich praw i wolności jest poważne, może zaostrzyć karę finansową. Z jej nałożeniem muszą liczyć się wszystkie firmy, które nie przestrzegają przepisów dot. RODO.

Czy administratorzy danych utrudniają kontrole?

W. Kowalik: Oni na ogół z nami współpracują. Otrzymujemy wyczerpujący materiał, który później rzetelnie analizujemy. Trudniej bywa z podmiotami twierdzącymi, że nie przetwarzają danych osobowych, np. prowadzącymi szeroko rozumiany telemarketing, działającymi na zlecenie celem zdobycia klientów dla innej firmy czy zaproszenia gości na pokaz produktów itp.

A jakie są jeszcze inne problemy?

W. Kowalik: Niektóre podmioty tworzą rozwiązania czy narzędzia do przetwarzania danych w celu ominięcia prawa. Czasochłonne czy wymagające wręcz detektywistycznej pracy jest także weryfikowanie powiązań i ról podmiotów, które biorą udział w procesach przetwarzania danych. Obserwujemy też niespełnianie obowiązków informacyjnych w związku z pozyskaniem danych, nieuwzględnianie sprzeciwów wobec ich przetwarzania, a także niechęć dotyczącą realizacji prawa do usunięcia ich.

W Europie Zachodniej kary nakładane na firmy działające globalnie bywają bardzo wysokie. Czy w Polsce mamy do czynienia z takimi sytuacjami?

W. Kowalik: Jeśli chodzi o firmy działające globalnie, to znaczenie ma m.in. to, gdzie funkcjonuje przedstawiciel administratora czy podmiotu przetwarzającego. To nie zawsze musi oznaczać właściwość polskiego organu nadzorczego. Każdy, także nasz organ, ma prawo wydać różnego rodzaju rozstrzygnięcia. Mogą być to ostrzeżenia wobec planowanych operacji czy upomnienia w przypadku naruszenia przepisów. Są też nakazy dostosowania się do obowiązującego prawa czy też dotyczące respektowania praw osób, których dane dotyczą, np. do usunięcia ich. Do tej pory Prezes UODO nie nałożył żadnej kary finansowej przewidzianej w przepisach. Jednak to nie oznacza, że nie skorzysta w przyszłości z takiego rozwiązania, jeśli uzna je w konkretnym przypadku za właściwe.

Jakie mogą być konsekwencje naruszenia RODO?

W. Kowalik: Naruszenie przepisów RODO może spowodować udostępnienie danych osobom nieupoważnionym, a w konsekwencji – wykorzystanie ich do innych celów niż pierwotnie zamierzone. Niekiedy więc dochodzi do podszywania się pod kogoś, kradzieży tożsamości czy użycia dokumentów do niezgodnych z prawem zachowań. Jeżeli błędy czy niewłaściwe działania leżą po stronie administratora, to osoba, której dane dotyczą, już niewiele może zrobić. Często porównujemy to do jazdy samochodem bez hamulców albo wypuszczenia balonika z ręki. Kiedy raz już udostępnimy dane, zaczynamy nad nimi tracić kontrolę.

Są zatem powody do obaw?

W. Kowalik: O ile mamy do czynienia z podmiotami profesjonalnymi, to na ogół nie występują takie problemy. Nie powinniśmy co do zasady obawiać się posługiwania danymi osobowymi w codziennych relacjach. Oczywiście, czasami spotykamy się z błędami ludzkimi, nawet w najbardziej profesjonalnie działających firmach czy instytucjach. Przestrzegam natomiast przed takimi podmiotami, które próbują nas oszukać. Chcą wyłącznie pozyskać nasze dane osobowe pod jakimś pretekstem, żeby potem je wykorzystywać dla innych celów, czasem przestępczych.

Jak postępować w sytuacji, kiedy np. dzwoniący podaje fałszywe dane personalne, o czym odbiorca nie wie, a ponadto niewyraźnie wymawia nazwę firmy?

W. Kowalik: Takie zjawiska też obserwujemy. Dlatego należy dobrze się zastanowić, czy i jakie swoje dane osobowe w ogóle udostępniać przez telefon. Zawsze w czasie rozmowy telefonicznej warto dopytywać, kto do nas dzwoni i kogo reprezentuje. Jeśli chcemy zrealizować swoje prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingowych, odwołać zgodę, doprowadzić do usunięcia własnych danych, to trzeba zgłaszać swoje żądania. Można to zrobić ustnie, na piśmie albo drogą elektroniczną. Często zdarza się jednak, że dzwoniący podaje tylko informacje o zleceniodawcy, a nasze żądania lekceważy i nie przekazuje ich administratorowi.

Co zrobić w takiej sytuacji?

W. Kowalik: Zgodnie z przepisami zleceniobiorca, np. call center, powinien wspomagać administratora w realizacji praw osób. W takiej sytuacji w pierwszej kolejności należy zwracać się do tego ostatniego. Jeśli zatem skierowane do niego czy podmiotu przetwarzającego nasze żądanie o realizację praw nie jest respektowane, można też złożyć skargę do Prezesa UODO. Warto również pamiętać, że jeśli wskutek naruszenia przepisów RODO poniesiemy szkodę majątkową lub niemajątkową, mamy prawo żądać odszkodowania, kierując sprawę do sądu powszechnego.

W jaki sposób zadbać o lepszą ochronę danych osobowych?

W. Kowalik: Trzeba dobrze przemyśleć nie tylko to, czy i jakie informacje o sobie chcemy komukolwiek udostępnić, ale także w jaki sposób się to odbywa. Dotyczy to zwłaszcza działania na odległość, np. przez Internet. Warto sprawdzać, na jakiej stronie się logujemy, kto jest administratorem, czy są informacje o procesie przetwarzania danych. W myśl zasady przejrzystości, z pewnością powinny one być podawane użytkownikom strony, portalu czy aplikacji. Trzeba też wiedzieć, do jakich celów udostępniane dane mają służyć. Im mniej podaje się tam wiadomości o politykach przetwarzania danych, tym bardziej powinniśmy się zastanowić, czy w ogóle zostać użytkownikiem lub klientem np. jakiegoś sklepu. Mamy prawo korzystać ze zdobyczy XXI wieku i to jest wspaniałe. Ale możemy też i powinniśmy wybierać między podmiotami, które działają mniej lub bardziej profesjonalnie, także w dziedzinie ochrony danych osobowych.

Polecamy serwis: Prawa konsumenta