REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kary za niewpisanie się do rejestru przechowawców od 2019 r.

Subskrybuj nas na Youtube
dokumenty, akta, praca, teczka/fot. Shutterstock
dokumenty, akta, praca, teczka/fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Każdy, kto prowadzi działalność związaną z przechowywaniem dokumentacji kadrowo-płacowej firm, musi być wpisany do rejestru przechowawców, który prowadzą marszałkowie województw. Nowe przepisy w tym zakresie zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2019 r.

Masz akta? Wpisz się do rejestru

Dwa miesiące zostały właścicielom firm na wpisanie się do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych. Jeśli tego nie zrobią mogą dostać karę do 100 tysięcy złotych. Tyle kary, za przechowywanie dokumentów pracowniczych bez wymaganych uprawnień - przewidują przepisy, które zaczynają obowiązywać już 1 stycznia 2019 roku.

REKLAMA

REKLAMA

Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina, że każdy, kto prowadzi działalność związaną z przechowywaniem dokumentacji kadrowo-płacowej firm, musi być wpisany do rejestru przechowawców, który prowadzą marszałkowie województw. Niestety część dokumentacji jest przechowywana przez firmy niewpisane do rejestru, a dodatkowo warunki przechowywania niejednokrotnie odbiegają od standardów jakie obowiązują firmy przechowawcze. Jednak już za dwa miesiące wchodzi w życie ustawa o e-aktach, która skraca czas obowiązkowego przechowywania akt i umożliwia ich gromadzenie także w formie elektronicznej. Wprowadza ona również wysokie kary za przechowywanie dokumentów bez wymaganych uprawnień, a przedsiębiorca który nie zdąży zdobyć uprawnień przed upływem 31 grudnia 2018 roku będzie musiał zakończyć działalność przechowalniczą, a dokumentację przekazać do firmy, która takie uprawnienia posiada.

- Niekiedy dokumenty dotyczące pracowników są przechowywane przez firmy niewpisane do rejestru w warunkach odbiegających od standardów, jakie obowiązują firmy przechowawcze, przez co akta giną lub niszczeją a to rodzi problemy, gdy pracownik zaczyna gromadzić dokumentację, bo osiągnął wiek emerytalny – mówi Iwona Kowalska-Matis Regionalny Rzecznik Prasowy ZUS na Dolnym Śląsku.

Wchodząca w życie za dwa miesiące ustawa o e-aktach, nie tylko skraca czas obowiązkowego przechowywania akt, ale i umożliwia ich gromadzenie także w formie elektronicznej. Wprowadza ona również wysokie kary za przechowywanie dokumentów bez wymaganych uprawnień, a przedsiębiorca, który nie zdąży zdobyć uprawnień przed upływem 31 grudnia 2018 roku będzie musiał zakończyć działalność przechowalniczą, a dokumentację przekazać do firmy, która takie uprawnienia posiada. Od 1 stycznia 2019 roku za przechowywanie akt bez wymaganych uprawnień przedsiębiorca zapłaci karę do 100 tys. zł. Przedsiębiorca, który do końca roku zgłosi do marszałka województwa wniosek o wpisanie do rejestru, nie musi natomiast obawiać się żadnej kary za ujawnienie swojej działalności. Samo zgłoszenie zaś jest proste i zajmuje tylko chwilę. Do wniosku należy dołączyć oświadczenie o zgodności i kompletności danych oraz o spełnianiu warunków wykonywania działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej. Dodatkowo wymagany jest także dowód zapłacenia opłaty skarbowej. Sprawę można także załatwić korespondencyjnie.

REKLAMA

Możliwość przechowywania akt w formie elektronicznej pozwoli pracodawcom ograniczyć koszty działalności, ale jednocześnie rozszerzy zakres danych, jakie pracodawcy będą musieli przekazywać do ZUS-u za swoich pracowników i zleceniobiorców. Skróceniu może ulec nie tylko czas przechowywania akt za nowozatrudnione osoby, ale także okres przechowywania dokumentacji pracowniczej powstałej w latach 1 stycznia 1999 r – 31 grudnia 2018 r., pod warunkiem, że pracodawca przekaże do ZUS oświadczenie o zamiarze złożenia raportu informacyjnego za osoby po raz pierwszy zgłoszone do ubezpieczeń w tym czasie, a także przekaże raport informacyjny, który będzie zawierał wszystkie niezbędne dane.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Od rozliczenia za styczeń 2019 r. płatnicy składek na bieżąco będą zobowiązani do przekazywania do ZUS w miesięcznych raportach imiennych (ZUS RCA) dodatkowych danych dotyczących kwoty przychodu wypłacanego w danym miesiącu np. kwoty przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne. Dodatkowo w dokumencie wyrejestrowującym z ubezpieczenia (ZUS ZWUA) od stycznia 2019 r., pracodawcy będą podawali dodatkowe dane dotyczące rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy np. datę oraz tryb rozwiązania stosunku pracy, stronę z inicjatywy, której nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy. Szerszy zakres informacji przekazywanych przez pracodawców do ZUS, pozwoli na zabezpieczenie wszelkich praw nabytych pracowników, dotyczących świadczeń z ubezpieczeń społecznych.

Polecamy serwis: Pracodawca

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: ZUS

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
1300 plus co miesiąc dla wszystkich? Ministerstwo Finansów oszacowało koszty propozycji na 480 mld zł rocznie

1300 zł plus, czyli bezwarunkowy dochód podstawowy w kwocie 1300 złotych na każdego dorosłego obywatela kosztowałby 480 mld zł rocznie. Tak wynika z odpowiedzi wiceministra finansów Juranda Dropa na interpelację poselską. Dodał, że Ministerstwo Finansów nie planuje obecnie wprowadzenia takiego rozwiązania.

Dodatkowe emerytury w 2026. Dla kogo czternastka, czy będzie piętnastka, ile wyniosą wypłaty?

Dodatkowe świadczenia dla seniorów, takie jak 13. i 14. emerytura, na stałe weszły do kalendarza wypłat z ZUS. Jednak z każdym rokiem pojawiają się pytania o zasady ich przyznawania oraz o to, czy kalendarz wypłat zostanie rozszerzony o kolejne świadczenia. Czy w 2026 r. seniorzy mogą liczyć na czternastkę i czy piętnastka faktycznie stanie się nowym, stałym dodatkiem do emerytury?

Renta socjalna a praca. Kiedy świadczenie przepada

Wiele osób z niepełnosprawnością obawia się, że podjęcie pracy może oznaczać utratę renty. W tym artykule obalamy najczęstsze mity i wyjaśniamy, jak praca zarobkowa wpływa na prawo do renty socjalnej.

Emerytura dla kobiet po urodzeniu dziecka w 2025 i 2026 r. Jak ZUS liczy lata po urlopie macierzyńskim?

Narodziny dziecka, urlop macierzyński, rodzicielski, powrót do pracy – dla większości kobiet to czas intensywnych zmian. W tym natłoku spraw łatwo przeoczyć pewien kluczowy szczegół, który może zaważyć na przyszłości finansowej. Chodzi o Twoje składki emerytalne, które po powrocie do pracy nie zawsze są naliczane w prawidłowy sposób. ZUS nie zrobi tego za Ciebie. Musisz wziąć sprawy w swoje ręce.

REKLAMA

Obowiązek zgłoszenia wykorzystania seksualnego dziecka – art. 240 Kodeksu karnego. Co grozi za brak reakcji?

Państwowa Komisja ds. przeciwdziałania wykorzystaniu seksualnemu małoletnich poniżej lat 15 rozpoczęła kampanię społeczną, która wprost uderza w problem społecznej obojętności wobec krzywdzenia dzieci. Hasło przewodnie brzmi: "Po czyjej jesteś stronie, gdy milczysz?".

Dostałeś 300 złotych z Dobrego Startu? To nie koniec. Do końca października możesz się starać jeszcze o ponad 400 złotych

Wielu rodziców skarży się 300 złotych, które otrzymują w ramach świadczenia Dobry Start to kropla w morzu potrzeb. Ceny rosną, a koszty utrzymania są coraz trudniejsze do pokrycia z domowych budżetów.

Dlaczego ludzie nie ubiegają się o przysługujące im pieniądze? ZUS wypłacił już ponad 1 miliard złotych, ale wiele osób wciąż nie złożyło wniosku

ZUS wypłacił już ponad miliard złotych, ale wielu uprawnionych wciąż nie złożyło jeszcze wniosku. Dlaczego ludzie nie ubiegają się o przysługujące im pieniądze? Pozostało niewiele czasu, ale wciąż jeszcze można dostać należną pomoc.

Kontrole na granicy z Litwą i Niemcami aż do 4 kwietnia 2026 r. Jakie obostrzenia dla Polaków?

Zmiany na granicach potrwają zdecydowanie dłużej. Nowe rozporządzenie zaczyna obowiązywać od 5 października 2025 r. Zgodnie z nim kontrole, a co za tym idzie obostrzenia potrwać mają aż do 4 kwietnia 2026 r. Na czym polegają kontrole? Czy będą obostrzenia dla Polaków?

REKLAMA

Łańcuchy zerwane a psy wolne? Sejm przyjął "ustawę łańcuchową"

Sejm przyjął ustawę o zmianie ustawy o ochronie zwierząt (druk nr 608 w brzmieniu nadanym w druku 1662). Zmiana została przyjęta 26 września 2025 roku na podstawie projektu poselskiego, tzw. "ustawa łańcuchowa" i ma na celu podniesienie standardów opieki nad zwierzętami domowymi oraz eliminację praktyk szkodliwych dla dobrostanu psów. Zmieni się nie tylko kwestia łańcuchów ale i minimalnej wielkości kojców.

Polski rynek kryptowalut zawisł w próżni regulacyjnej. Politycy wciąż nie mogą dojść do porozumienia

Znamy deklaracje polityków w sprawie regulacji rynku kryptowalut. Są to dość zróżnicowane stanowiska, a jednocześnie część dużych ugrupowań parlamentarnych nie zabiera głosu w tym temacie. Do tego wśród ekspertów nie brakuje obaw, że sporo posłów wciąż bazuje na stereotypach, zamiast na realnych danych. A takie podejście to zdecydowanie zła wiadomość dla Polski. Z kolei KNF jest wskazywana jako instytucja, która finalnie powinna nadzorować rynek aktywów cyfrowych. Jednak jest też pomysł powołania specjalnej rady ds. kryptowalut. Utworzyliby ją przedstawiciele KNF, NBP, rządu i branży. Eksperci mówią też, że powyższe wygląda jak polityczny ping-pong, a czas ucieka.

REKLAMA