Kary za niewpisanie się do rejestru przechowawców od 2019 r.

Masz akta? Wpisz się do rejestru

Dwa miesiące zostały właścicielom firm na wpisanie się do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych. Jeśli tego nie zrobią mogą dostać karę do 100 tysięcy złotych. Tyle kary, za przechowywanie dokumentów pracowniczych bez wymaganych uprawnień - przewidują przepisy, które zaczynają obowiązywać już 1 stycznia 2019 roku.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina, że każdy, kto prowadzi działalność związaną z przechowywaniem dokumentacji kadrowo-płacowej firm, musi być wpisany do rejestru przechowawców, który prowadzą marszałkowie województw. Niestety część dokumentacji jest przechowywana przez firmy niewpisane do rejestru, a dodatkowo warunki przechowywania niejednokrotnie odbiegają od standardów jakie obowiązują firmy przechowawcze. Jednak już za dwa miesiące wchodzi w życie ustawa o e-aktach, która skraca czas obowiązkowego przechowywania akt i umożliwia ich gromadzenie także w formie elektronicznej. Wprowadza ona również wysokie kary za przechowywanie dokumentów bez wymaganych uprawnień, a przedsiębiorca który nie zdąży zdobyć uprawnień przed upływem 31 grudnia 2018 roku będzie musiał zakończyć działalność przechowalniczą, a dokumentację przekazać do firmy, która takie uprawnienia posiada.

- Niekiedy dokumenty dotyczące pracowników są przechowywane przez firmy niewpisane do rejestru w warunkach odbiegających od standardów, jakie obowiązują firmy przechowawcze, przez co akta giną lub niszczeją a to rodzi problemy, gdy pracownik zaczyna gromadzić dokumentację, bo osiągnął wiek emerytalny – mówi Iwona Kowalska-Matis Regionalny Rzecznik Prasowy ZUS na Dolnym Śląsku.

Wchodząca w życie za dwa miesiące ustawa o e-aktach, nie tylko skraca czas obowiązkowego przechowywania akt, ale i umożliwia ich gromadzenie także w formie elektronicznej. Wprowadza ona również wysokie kary za przechowywanie dokumentów bez wymaganych uprawnień, a przedsiębiorca, który nie zdąży zdobyć uprawnień przed upływem 31 grudnia 2018 roku będzie musiał zakończyć działalność przechowalniczą, a dokumentację przekazać do firmy, która takie uprawnienia posiada. Od 1 stycznia 2019 roku za przechowywanie akt bez wymaganych uprawnień przedsiębiorca zapłaci karę do 100 tys. zł. Przedsiębiorca, który do końca roku zgłosi do marszałka województwa wniosek o wpisanie do rejestru, nie musi natomiast obawiać się żadnej kary za ujawnienie swojej działalności. Samo zgłoszenie zaś jest proste i zajmuje tylko chwilę. Do wniosku należy dołączyć oświadczenie o zgodności i kompletności danych oraz o spełnianiu warunków wykonywania działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej. Dodatkowo wymagany jest także dowód zapłacenia opłaty skarbowej. Sprawę można także załatwić korespondencyjnie.