REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kary za niewpisanie się do rejestru przechowawców od 2019 r.

dokumenty, akta, praca, teczka/fot. Shutterstock
dokumenty, akta, praca, teczka/fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Każdy, kto prowadzi działalność związaną z przechowywaniem dokumentacji kadrowo-płacowej firm, musi być wpisany do rejestru przechowawców, który prowadzą marszałkowie województw. Nowe przepisy w tym zakresie zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2019 r.

Masz akta? Wpisz się do rejestru

Dwa miesiące zostały właścicielom firm na wpisanie się do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych. Jeśli tego nie zrobią mogą dostać karę do 100 tysięcy złotych. Tyle kary, za przechowywanie dokumentów pracowniczych bez wymaganych uprawnień - przewidują przepisy, które zaczynają obowiązywać już 1 stycznia 2019 roku.

REKLAMA

REKLAMA

Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina, że każdy, kto prowadzi działalność związaną z przechowywaniem dokumentacji kadrowo-płacowej firm, musi być wpisany do rejestru przechowawców, który prowadzą marszałkowie województw. Niestety część dokumentacji jest przechowywana przez firmy niewpisane do rejestru, a dodatkowo warunki przechowywania niejednokrotnie odbiegają od standardów jakie obowiązują firmy przechowawcze. Jednak już za dwa miesiące wchodzi w życie ustawa o e-aktach, która skraca czas obowiązkowego przechowywania akt i umożliwia ich gromadzenie także w formie elektronicznej. Wprowadza ona również wysokie kary za przechowywanie dokumentów bez wymaganych uprawnień, a przedsiębiorca który nie zdąży zdobyć uprawnień przed upływem 31 grudnia 2018 roku będzie musiał zakończyć działalność przechowalniczą, a dokumentację przekazać do firmy, która takie uprawnienia posiada.

REKLAMA

- Niekiedy dokumenty dotyczące pracowników są przechowywane przez firmy niewpisane do rejestru w warunkach odbiegających od standardów, jakie obowiązują firmy przechowawcze, przez co akta giną lub niszczeją a to rodzi problemy, gdy pracownik zaczyna gromadzić dokumentację, bo osiągnął wiek emerytalny – mówi Iwona Kowalska-Matis Regionalny Rzecznik Prasowy ZUS na Dolnym Śląsku.

Wchodząca w życie za dwa miesiące ustawa o e-aktach, nie tylko skraca czas obowiązkowego przechowywania akt, ale i umożliwia ich gromadzenie także w formie elektronicznej. Wprowadza ona również wysokie kary za przechowywanie dokumentów bez wymaganych uprawnień, a przedsiębiorca, który nie zdąży zdobyć uprawnień przed upływem 31 grudnia 2018 roku będzie musiał zakończyć działalność przechowalniczą, a dokumentację przekazać do firmy, która takie uprawnienia posiada. Od 1 stycznia 2019 roku za przechowywanie akt bez wymaganych uprawnień przedsiębiorca zapłaci karę do 100 tys. zł. Przedsiębiorca, który do końca roku zgłosi do marszałka województwa wniosek o wpisanie do rejestru, nie musi natomiast obawiać się żadnej kary za ujawnienie swojej działalności. Samo zgłoszenie zaś jest proste i zajmuje tylko chwilę. Do wniosku należy dołączyć oświadczenie o zgodności i kompletności danych oraz o spełnianiu warunków wykonywania działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej. Dodatkowo wymagany jest także dowód zapłacenia opłaty skarbowej. Sprawę można także załatwić korespondencyjnie.

Możliwość przechowywania akt w formie elektronicznej pozwoli pracodawcom ograniczyć koszty działalności, ale jednocześnie rozszerzy zakres danych, jakie pracodawcy będą musieli przekazywać do ZUS-u za swoich pracowników i zleceniobiorców. Skróceniu może ulec nie tylko czas przechowywania akt za nowozatrudnione osoby, ale także okres przechowywania dokumentacji pracowniczej powstałej w latach 1 stycznia 1999 r – 31 grudnia 2018 r., pod warunkiem, że pracodawca przekaże do ZUS oświadczenie o zamiarze złożenia raportu informacyjnego za osoby po raz pierwszy zgłoszone do ubezpieczeń w tym czasie, a także przekaże raport informacyjny, który będzie zawierał wszystkie niezbędne dane.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Od rozliczenia za styczeń 2019 r. płatnicy składek na bieżąco będą zobowiązani do przekazywania do ZUS w miesięcznych raportach imiennych (ZUS RCA) dodatkowych danych dotyczących kwoty przychodu wypłacanego w danym miesiącu np. kwoty przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne. Dodatkowo w dokumencie wyrejestrowującym z ubezpieczenia (ZUS ZWUA) od stycznia 2019 r., pracodawcy będą podawali dodatkowe dane dotyczące rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy np. datę oraz tryb rozwiązania stosunku pracy, stronę z inicjatywy, której nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy. Szerszy zakres informacji przekazywanych przez pracodawców do ZUS, pozwoli na zabezpieczenie wszelkich praw nabytych pracowników, dotyczących świadczeń z ubezpieczeń społecznych.

Polecamy serwis: Pracodawca

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: ZUS

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Wynagrodzenie minimalne 2023 [quiz]
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/15
Kiedy będą miały miejsce podwyżki minimalnego wynagrodzenia w 2023 roku?
od 1 stycznia i od 1 lipca
od 1 stycznia i od 1 czerwca
od 1 lutego i od 1 lipca
Następne
Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
7 ważnych świadczeń z podwyżką w 2025 r. Które nie wzrosną?

Wybraliśmy kilka najważniejszych świadczeń, których kwoty wzrosną w 2025 r. Nie są to wszystkie świadczenia. Warto przykładowo pamiętać o waloryzacji, która co roku podnosi wysokość emerytur, rent, a także dodatków. W ten sposób od 1 marca 2025 r. podwyżce ulegnie m.in. renta rodzina czy dodatek pielęgnacyjny. Co jeszcze?

Planujesz wyjazd do sanatorium? Będzie taniej. Od października 2024 roku kuracjusze zapłacą od 27,30 zł do 174,30 zł mniej za pobyt

Planujesz wyjazd do sanatorium? Masz szczęście, bo będzie taniej. Od października 2024 roku kuracjusze zapłacą od 27,30 zł do 174,30 zł mniej za pobyt. Wysokość opłat zależy od standardu pokoju i terminu pobytu.

Od 300 do 1200 zł jednorazowego świadczenia. Wnioski można składać tylko do 30 września

Od 300 do 1200 zł jednorazowego świadczenia. Wnioski można składać tylko do 30 września. Sprawdź, komu przysługuje. Kto może liczyć na 1200 zł jednorazowej wypłaty świadczenia. Gdzie złożyć wniosek? Kiedy wypłata świadczenia?

Mało kto wie, że istnieje ten dodatek. A można zyskać nawet 620 zł co miesiąc. I to bez względu na wiek

Nie każdy o tym wie, ale sieroty zupełne mogą liczyć na dodatkowe wsparcie od ZUS. Dodatek dla sieroty zupełnej, który wynosi obecnie ponad 620 zł miesięcznie, przysługuje bez względu na wiek. Jak go otrzymać? Oto szczegóły. 

REKLAMA

Co z czynszem za wynajem zalanych nieruchomości? Kiedy trzeba go obniżyć, a kiedy umowa wygasa lub można od niej odstąpić? Sprawdź zasady.

Czy trzeba płacić czynsz za wynajem zalanych nieruchomości? Kiedy trzeba go obniżyć, a kiedy umowa wygasa lub można od niej odstąpić? Gdy woda opada, osoby dotknięte skutkami powodzi zaczynają zadawać sobie pytanie, co dalej?

Wdrożenie nowych przepisów dotyczących sygnalistów jest szczególnie trudne dla firm rodzinnych

Małe i średnie przedsiębiorstwa stoją teraz przed wieloma wyzwaniami związanymi ze zmianami w przepisach prawa pracy. Nowe obowiązki czekają je także w związku z regulacjami dotyczącymi sygnalistów. Wdrożenie nowych przepisów jest szczególnie trudne dla firm rodzinnych.

Zakaz zadawania prac domowych w szkołach. Decyzja zależy od ucznia i jego rodziców

Obowiązujące przepisy zakazują zadawania prac domowych w pierwszych trzech klasach w szkołach podstawowych. W starszych klasach prace nie są obowiązkowe - decyzja o tym, czy wykonać zadanie, leży po stronie ucznia i jego rodziców. Skutki ograniczenia możliwości zadawania prac domowych zależą od reakcji nauczycieli.

Chat GPT wkracza do szkół. MEN: sztuczna inteligencja ma pomagać uczniom, stanowić wsparcie dla nauczycieli i organizować pracę szkoły

MEN wprowadza do szkół sztuczną inteligencję. Chat GPT ma stanowić wsparcie dla nauczycieli i pomoc w edukacyjnym i osobowym rozwoju ucznia, a także w organizacji pracy szkoły – wynika z „Polityki Cyfrowej Transformacji Edukacji”, nad którą pracuje resort i która ma wyznaczyć ramy polityki i działań państwa niezbędne do dalszego rozwoju edukacji cyfrowej w Polsce. 

REKLAMA

Aktywnie w żłobku: od 1 października wyższe dofinansowanie do pobytu dziecka w żłobku. Bez względu na dochód w rodzinie, bez dolnego limitu wiekowego

Aktywnie w żłobku: od 1 października wyższe dofinansowanie do pobytu dziecka w żłobku. Bez względu na dochód w rodzinie, bez dolnego limitu wiekowego. Gdzie składać wnioski? Kiedy pierwsze wypłaty świadczenia?

Zaświadczenia z KRK w szkołach. Rodzic przestępcą? Dyrektorzy z aktami, że nie [Opieka na wycieczce, basen, teatr, kino]

Dokumenty dotyczą rodziców angażujących się w opiekę nad dziećmi taką jak: 1) wyjazd z uczniami na wycieczkę szkolną, 2) wyjście uczniów ze szkoły do teatru, do kina, na basen. Przepisy nakazują dyrektorom szkół i przedszkoli prowadzenie - tu cytat z przepisów - "dokumentacji dotyczącej osoby dopuszczonej do takiej działalności jak np. opieka nad dziećmi." W praktyce oznacza to konieczność prowadzenia akt dla rodziców, którzy np. jadą na wycieczkę z uczniami jako opiekunowie.

REKLAMA