Krajowy System e-Faktur zdejmie z przedsiębiorców obowiązek przechowywania faktur

Krajowy System e-Faktur działa już od początku 2022 r., ale udział w nim jest dobrowolny. Zgodnie z planami Ministerstwa Finansów, od początku 2024 r. będzie to już system obowiązkowy. Za jego pośrednictwem przedsiębiorcy będą wystawiać faktury VAT, które następnie w czasie rzeczywistym będą udostępnianie kontrahentom. Obecnie trwają konsultacje projektu ustawy, która ma wprowadzić obowiązkowość systemu. Jedną z zalet KSeF ma być fakt, że będzie też służył do archiwizowania faktur elektronicznych.

Krajowy System e-Faktur zarchiwizuje faktury przez 10 lat

„Zgodnie z art. 112aa ust. 1 ustawy o VAT faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione” – poinformowało Ministerstwo Finansów.

Obecnie przedsiębiorcy mają obowiązek przechowywania faktur przez 5 lat. W przypadku firm, które wystawiają dużą liczbę faktur, ten obowiązek wiąże się ze sporymi kosztami, związanymi z koniecznością m.in. wynajmu powierzchni magazynowych. Wprawdzie, jak wskazało MF, można przechowywać faktury w wersji elektronicznej, ale muszą być one zabezpieczone przed ewentualną zmianą czy rozpowszechnieniem.

„Usługa przechowywania oraz archiwizacji faktur ustrukturyzowanych przez okres 10 lat zapewniona przez administrację, daje możliwości dużych oszczędności związanych z brakiem obowiązku przechowywania tych dokumentów oraz zapewnia łatwy dostęp w każdej sytuacji gdy dany dokument będzie potrzebny” – wskazało MF.

Kiedy przedsiębiorca będzie musiał przechowywać faktury elektroniczne?

Jeśli jednak z jakiegoś powodu konieczne będzie przechowanie faktury przez okres dłuższy niż 10 lat, przedsiębiorca będzie musiał sam zatroszczyć się o jej archiwizację.

„Po upływie 10 lat, jeżeli zachodzi taka konieczność, podatnik powinien sam przechowywać faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego” – podało Ministerstwo Finansów. (PAP)

autor: Marek Siudaj