Kiedy wystarczy jeden egzemplarz odpisu pisma? SN podaje gotową odpowiedź

• Skrót:
• Co to jest brak formalny pisma i po co w ogóle sądowi odpisy?
• Na czym polegał problem z odpisami w sprawie rozpatrywanej przez SN?
• Co orzekł Sąd Najwyższy w sprawie odpisów? Kluczowe jest to rozróżnienie
• Kiedy trzeba składać odpisy, a kiedy nie? Przykłady na podstawie najnowszego orzeczenia SN
• Dlaczego to orzeczenie SN o liczbie odpisów jest ważne dla każdego?
• Uwaga na pułapkę - zasada z orzeczenia SN nie działa zawsze
• Co to orzeczenie SN oznacza w praktyce dla Ciebie?
• FAQ – najczęstsze pytania o odpisy i braki formalne pism sądowych

Co to jest brak formalny pisma i po co w ogóle sądowi odpisy?

Kiedy składasz pismo do sądu - pozew, apelację, skargę kasacyjną - musisz dołączyć tyle jego odpisów (kopii), ile jest innych stron w sprawie, plus czasem dodatkowe egzemplarze dla samego sądu. Wynika to z art. 128 § 1 k.p.c. Jeśli zapomnisz o odpisie, popełnisz błąd formalny.

Sąd w takiej sytuacji wzywa Cię do uzupełnienia braków w wyznaczonym terminie (zwykle to tylko 7 dni od odebrania wezwania). Jeśli tego nie zrobisz - pismo zostaje odrzucone lub zwrócone i nie wywołuje żadnych skutków. Do tej pory wątpliwości budziło jednak to, czy samo pismo uzupełniające brak też musi być złożone z odpisami dla wszystkich stron.

Na czym polegał problem z odpisami w sprawie rozpatrywanej przez SN?

Pozwany J.S. wniósł skargę kasacyjną od wyroku Sądu Apelacyjnego w Łodzi, dołączając do niej dwa odpisy. Sąd Apelacyjny wezwał go do uzupełnienia braków formalnych - konkretnie do wskazania numeru PESEL, przesłania jeszcze jednego odpisu skargi oraz złożenia pełnomocnictwa upoważniającego do występowania przed Sądem Najwyższym.

Pełnomocniczka skarżącego odpowiedziała w terminie: podała numer PESEL, przesłała dokument pełnomocnictwa oraz brakujący odpis skargi. Nie dołączyła jednak odpisów samego pisma, którym te braki uzupełniała.

Sąd Apelacyjny uznał to za problem i odrzucił skargę kasacyjną. Argumentacja sądu brzmiała: skoro pismo uzupełniające braki samo miało brak (brak odpisów), to nie mogło skutecznie usunąć braków skargi. Sąd powołał się przy tym na starszą uchwałę SN z 2003 roku, zgodnie z którą pismo dotknięte brakami formalnymi nie może usuwać braków innego, wcześniejszego pisma

Co orzekł Sąd Najwyższy w sprawie odpisów? Kluczowe jest to rozróżnienie

Skarżący wniósł zażalenie - i Sąd Najwyższy przyznał mu rację, uchylając postanowienie o odrzuceniu skargi kasacyjnej. Uzasadnienie zawiera rozstrzygnięcie, które ma znaczenie dużo szersze niż tylko ta jedna sprawa.

Po pierwsze, SN wskazał, że dwa z trzech wskazanych braków w ogóle nie były tak naprawdę brakami. Numer PESEL nie musiał zostać podany, ponieważ skarga kasacyjna – zgodnie z inną uchwałą SN (III CZP 39/23) – nie musi spełniać wymagań przewidzianych dla pierwszego pisma w sprawie. Z kolei umocowanie pełnomocniczki wynikało już z wcześniej złożonego w aktach sprawy pełnomocnictwa ogólnego, obejmującego działanie przed wszystkimi sądami.

Jedynym realnie istniejącym brakiem był brakujący odpis skargi kasacyjnej. I tu Sąd Najwyższy sformułował zasadę kluczową dla praktyki:

Kiedy trzeba składać odpisy, a kiedy nie? Przykłady na podstawie najnowszego orzeczenia SN

Sąd Najwyższy jasno rozgraniczył dwie sytuacje - i to rozróżnienie warto zapamiętać, jeśli sam masz swoją sprawę sądową lub masz pełnomocnika.

• Brakujący odpis pisma (np. skargi, pozwu, apelacji): Czy trzeba złożyć odpis pisma przewodniego dla każdej ze stron? Nie - wystarczy przesłać sam brakujący odpis.
• Brak podpisu pod pismem: Czy trzeba złożyć odpis? Nie - można uzupełnić podpis na złożonym już piśmie w budynku sądu.
• Nieuiszczona opłata sądowa: Czy trzeba złożyć odpis? Nie - wystarczy dokonać wpłaty.
• Brak w skardze kasacyjnej wniosku o przyjęcie skargi kasacyjnej do rozpoznania wraz z uzasadnieniem: Czy trzeba złożyć odpis? Tak - to uzupełnienie merytoryczne.
• Inne merytoryczne uzupełnienie treści pisma: Czy trzeba złożyć odpis? Tak.

Dlaczego to orzeczenie SN o liczbie odpisów jest ważne dla każdego?

To rozstrzygnięcie ma szczególne znaczenie praktyczne w postępowaniach, w których uczestniczy wiele osób – a modelowym przykładem są sprawy spadkowe. W typowym postępowaniu o stwierdzenie nabycia spadku czy dziale spadku może występować pięciu, dziesięciu, a czasem kilkunastu spadkobierców.

Jeśli musisz uzupełnić drobny, techniczny brak formalny swojego pisma - na przykład dosłać zapomniany odpis dokumentu czy uiścić brakującą opłatę - nie musisz przygotowywać kompletu kilku czy kilkunastu kopii dla każdego z uczestników postępowania. Wystarczy, że dosyłasz do sądu sam brakujący element. To oszczędza czas, koszty drukowania, kopiowania i wysyłki.

Uwaga na pułapkę - zasada z orzeczenia SN nie działa zawsze

Sąd Najwyższy wyraźnie zastrzegł, że opisana zasada nie dotyczy każdego uzupełnienia braków. Jeśli usuwany brak ma charakter merytoryczny - czyli faktycznie dopisujesz coś do treści swojego stanowiska procesowego - to takie pismo musi zostać doręczone innym stronom, a więc musi zawierać odpowiednią liczbę odpisów.

SN podał konkretny przykład: brak wniosku o przyjęcie skargi kasacyjnej do rozpoznania wraz z uzasadnieniem. W takiej sytuacji strona przeciwna powinna otrzymać zarówno odpis pierwotnej, wybrakowanej skargi, jak i pisma, które ten brak usuwa - bo to pismo wprowadza do sprawy nową, istotną treść merytoryczną, z którą druga strona powinna się zapoznać.

Co to orzeczenie SN oznacza w praktyce dla Ciebie?

Jeśli otrzymasz z sądu wezwanie do uzupełnienia braków formalnych pisma, sprawdź dokładnie, czego dotyczy brak:

• Brakuje odpisu, podpisu lub dowodu opłaty? Wystarczy dosłać brakujący element - bez konieczności składania odrębnego pisma procesowego w wielu egzemplarzach.
• Sąd żąda uzupełnienia treści merytorycznej (np. dopisania uzasadnienia, sformułowania wniosku)? Takie pismo musi zostać złożone w liczbie odpisów odpowiadającej liczbie stron w sprawie.

W razie wątpliwości warto jednak dołączyć odpisy „na wszelki wypadek". Jak zauważył sam Sąd Najwyższy, dodanie pisma przewodniego czy dodatkowych kopii „może być użyteczne z przyczyn praktycznych", nawet jeśli formalnie nie jest wymagane.

FAQ – najczęstsze pytania o odpisy i braki formalne pism sądowych

Czy zawsze muszę dołączać odpisy pisma uzupełniającego braki formalne?

Nie. Jeśli brak ma charakter techniczny - np. brakujący odpis, podpis lub dowód opłaty - wystarczy dosłać sam brakujący element, bez dodatkowych kopii dla innych stron.

Co to jest brak formalny pisma procesowego?

To niedopełnienie wymogów formalnych, np. brak podpisu, wymaganej liczby odpisów, pełnomocnictwa czy opłaty sądowej. Sąd wzywa do jego usunięcia w wyznaczonym terminie.

Czy skarga kasacyjna musi zawierać numer PESEL pozwanego?

Nie. Zgodnie z uchwałą SN III CZP 39/23, skarga kasacyjna nie musi spełniać wymagań przewidzianych dla pierwszego pisma w sprawie, w tym podawania numeru PESEL.

Ile odpisów skargi kasacyjnej trzeba dołączyć do sądu?

Co do zasady jeden odpis dla strony przeciwnej (lub jeżeli jest ich więcej - po jednym dla każdej strony) oraz dwa do akt Sądu Najwyższego i jeden dla Prokuratora Generalnego - zgodnie z art. 398⁴ § 3 k.p.c.

Dlaczego to orzeczenie jest ważne zwłaszcza w sprawach spadkowych?

Bo w postępowaniach z wieloma uczestnikami (np. licznymi spadkobiercami) uzupełnianie drobnych, technicznych braków formalnych nie zawsze wymaga przygotowania kompletu odpisów dla każdej z tych osób.

Co się stanie, jeśli sąd błędnie odrzuci moje pismo mimo usunięcia braku?

Możesz złożyć zażalenie na postanowienie o odrzuceniu pisma - tak jak zrobił to skarżący w opisanej sprawie, skutecznie doprowadzając do uchylenia decyzji sądu drugiej instancji.

Jaka jest sygnatura orzeczenia SN dotyczącego liczby odpisów pism sądowych?

III CZ 190/25, postanowienie SN z 15 lipca 2026 r.

Źródło: Sąd Najwyższy (postanowienie SN z 15 lipca 2026 r., sygn. III CZ 190/25)