Co pracodawca powinien sprawdzić przed workation pracownika? BHP, ubezpieczenia, podatki, ochrona danych, zgoda pracodawcy i inne formalności

• Workation wyłącznie po uzyskaniu zgody pracodawcy
• Dane niezbędne przed wydaniem zgody. Co we wniosku o workation?
• Zaświadczenie A1 i ubezpieczenia społeczne
• Kwestie podatkowe
• BHP, dopuszczalne miejsce wykonywania pracy i cyberbezpieczeństwo
• Co powinien regulować firmowy regulamin workation?
• Koszty związane z workation
• Co należy zweryfikować?

Praca wykonywana z terytorium innego państwa może wywoływać skutki w obszarze ubezpieczeń społecznych, opodatkowania wynagrodzenia, BHP, ochrony danych, cyberbezpieczeństwa oraz dokumentacji pracowniczej. Dlatego zgoda na workation powinna być udzielana wyłącznie w ramach ustaleń pomiędzy pracownikiem a bezpośrednim przełożonym – bezpiecznym rozwiązaniem jest wdrożenie wewnętrznej procedury lub polityki workation, która jasno określa warunki korzystania z pracy zdalnej poza granicami Polski.

Workation wyłącznie po uzyskaniu zgody pracodawcy

Polski Kodeks pracy nie zakazuje wykonywania pracy zdalnej z zagranicy. Nie oznacza to jednak, że pracownik może samodzielnie zdecydować o czasowym przeniesieniu miejsca świadczenia pracy do Hiszpanii, Chorwacji, Włoch czy innego państwa. Miejsce wykonywania pracy zdalnej powinno być każdorazowo uzgodnione z pracodawcą. Regulamin workation powinien wprost przewidywać, że praca zdalna z zagranicy wymaga wcześniejszego wniosku pracownika oraz formalnej zgody pracodawcy. Zgoda ta powinna odnosić się do konkretnego państwa, adresu i okresu wykonywania pracy – nie powinna być traktowana jako ogólne uprawnienie do świadczenia pracy z dowolnego miejsca na świecie.

Dane niezbędne przed wydaniem zgody. Co we wniosku o workation?

Pierwszym etapem procedury powinno być zebranie od pracownika informacji pozwalających na ocenę ryzyk po stronie pracodawcy. Wniosek o workation powinien obejmować w szczególności:

• państwo i dokładny adres wykonywania pracy,
• planowany okres pobytu za granicą,
• liczbę dni pracy zdalnej,
• oświadczenie o warunkach lokalowych i technicznych,
• potwierdzenie przestrzegania zasad BHP, ochrony danych i cyberbezpieczeństwa,
• informację, czy praca będzie wykonywana wyłącznie na rzecz polskiego pracodawcy.

Dokładny adres wykonywania pracy ma znaczenie dla dokumentacji pracy zdalnej, oceny warunków BHP, a także dla analizy skutków ubezpieczeniowych i podatkowych. Zmiana miejsca pobytu w trakcie workation powinna wymagać poinformowania pracodawcy, a w uzasadnionych przypadkach również ponownej akceptacji.

Zaświadczenie A1 i ubezpieczenia społeczne

Jednym z kluczowych zagadnień dla działów kadr i płac jest ustalenie, któremu ustawodawstwu w zakresie zabezpieczenia społecznego będzie podlegał pracownik wykonujący obowiązki z innego państwa UE, EOG lub Szwajcarii. Dokumentem potwierdzającym właściwe ustawodawstwo jest zaświadczenie A1.

Od 1 lipca 2023 r. w Polsce obowiązuje Porozumienie ramowe dotyczące transgranicznej telepracy. Przy spełnieniu określonych warunków umożliwia ono utrzymanie podlegania polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych, mimo że część pracy jest wykonywana z terytorium innego państwa. Nie można jednak automatycznie przyjmować, że każdy przypadek workation będzie objęty tym rozwiązaniem.

Pracodawca powinien każdorazowo zweryfikować, czy państwo pobytu pracownika przystąpiło do porozumienia (lista aktualnych państw https://socialsecurity.belgium.be/en/internationally-active/cross-border-telework-eu-eea-and-switzerland), czy dana sytuacja mieści się w jego zakresie oraz czy wymiar pracy wykonywanej za granicą nie przekracza dopuszczalnych limitów. W polityce workation warto wskazać, że rozpoczęcie pracy z zagranicy może być uzależnione od uzyskania A1 albo od pozytywnej oceny działu kadr i płac, że w danym przypadku należy zastosować inny tryb.

Zaświadczenie A1 nie powinno być traktowane jako dokument porządkowany dopiero po powrocie pracownika, ma ono zabezpieczać pracodawcę i pracownika już na etapie wykonywania pracy za granicą.

Kwestie podatkowe

Kwestie składkowe i podatkowe należy rozpatrywać niezależnie. Zaświadczenie A1 potwierdza właściwe ustawodawstwo w zakresie zabezpieczenia społecznego, ale nie przesądza o miejscu opodatkowania wynagrodzenia pracownika.

Kwestie podatkowe najczęściej dotyczą limitu 183 dni pobytu w drugim państwie. Nie powinien on jednak przesłaniać pozostałych warunków wynikających z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Znaczenie ma również to, kto wypłaca wynagrodzenie, czy koszt wynagrodzenia nie jest ponoszony przez zagraniczny zakład lub stałą placówkę pracodawcy oraz jaki okres rozliczeniowy przewiduje dana umowa podatkowa.

Regulamin workation powinien zatem przewidywać obowiązek monitorowania dni pobytu za granicą oraz niezwłocznego informowania pracodawcy o każdej zmianie planów – przedłużenie pobytu, zmiana państwa albo wykonywanie pracy z kilku lokalizacji może istotnie zmienić ocenę podatkową całej sytuacji.

BHP, dopuszczalne miejsce wykonywania pracy i cyberbezpieczeństwo

Workation nie zwalnia pracodawcy z obowiązków związanych z pracą zdalną. Miejsce wykonywania pracy powinno spełniać wymagania lokalowe i techniczne, a pracownik powinien złożyć stosowne oświadczenie oraz potwierdzić zapoznanie się z zasadami bezpiecznego wykonywania pracy.

W polityce workation warto wyraźnie odróżnić miejsce pobytu od miejsca świadczenia pracy. Pobyt w atrakcyjnej turystycznie lokalizacji nie oznacza, że obowiązki służbowe mogą być wykonywane z każdego miejsca (plaża, lotnisko, hotelowe lobby czy głośna kawiarnia mogą nie spełniać standardów BHP, poufności i ochrony danych).

Pracodawca powinien określić minimalne warunki, jakie musi spełniać miejsce pracy, tj.: stabilne łącze internetowe, możliwość prowadzenia rozmów służbowych bez udziału osób trzecich, odpowiednie warunki techniczne oraz zabezpieczenie sprzętu i dokumentów.

Praca z zagranicy zwiększa ekspozycję organizacji na ryzyka związane z bezpieczeństwem informacji. Pracownik może korzystać z obcych sieci internetowych, pracować w przestrzeniach tymczasowych i przemieszczać się ze sprzętem służbowym. W regulaminie warto przewidzieć obowiązek korzystania ze sprzętu zaakceptowanego przez pracodawcę, używania VPN, zabezpieczania ekranu przed dostępem osób trzecich, ochrony dokumentów oraz niezwłocznego zgłaszania incydentów bezpieczeństwa. Pracodawca może również wyłączyć możliwość pracy z państw, które uznaje za szczególnie ryzykowne z perspektywy prawnej, sankcyjnej lub technologicznej.

Co powinien regulować firmowy regulamin workation?

Regulamin pracy zdalnej z zagranicy powinien być praktycznym narzędziem zarządzania ryzykiem. Powinien określać w szczególności:

• grupy pracowników uprawnionych do złożenia wniosku,
• państwa, z których praca jest dopuszczalna,
• maksymalny okres pracy z zagranicy,
• termin i tryb składania wniosku,
• wymagane dokumenty i oświadczenia,
• zasady uzyskiwania A1,
• sposób monitorowania limitów podatkowych,
• wymagania BHP,
• zasady cyberbezpieczeństwa,
• zasady ponoszenia kosztów,
• przesłanki odmowy albo cofnięcia zgody.

Warto również wskazać, że zgoda na workation ma charakter indywidualny, czasowy i warunkowy – oznacza to, że dotyczy konkretnego pracownika, konkretnej lokalizacji i określonego okresu. Pracodawca powinien zachować możliwość odmowy, jeżeli planowany wyjazd generuje nieproporcjonalne ryzyka administracyjne, podatkowe lub organizacyjne.

Koszty związane z workation

Istotnym elementem polityki workation powinny być zasady ponoszenia kosztów. Jeżeli wyjazd jest inicjatywą pracownika, koszty podróży, zakwaterowania i pobytu co do zasady nie powinny być utożsamiane z kosztami podróży służbowej. Odrębnie należy uregulować wydatki bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej tj.: internet, telefon, energia elektryczna czy sprzęt. Zasady ich rozliczania powinny być spójne z ogólnymi regulacjami dotyczącymi pracy zdalnej obowiązującymi u pracodawcy.

Co należy zweryfikować?

Przed udzieleniem zgody na pracę zdalną z zagranicy warto zweryfikować:

1. Czy pracownik wskazał państwo, konkretny adres i okres pracy?
2. Czy kraj jest dopuszczony w polityce workation?
3. Czy konieczne jest uzyskanie A1?
4. Czy państwo pobytu jest objęte Porozumieniem ramowym?
5. Czy liczba dni pracy za granicą mieści się w firmowym limicie?
6. Czy przeanalizowano skutki podatkowe?
7. Czy pracownik złożył wymagane oświadczenie BHP?
8. Czy miejsce pracy spełnia warunki techniczne i organizacyjne?
9. Czy zabezpieczono kwestie ochrony danych i cyberbezpieczeństwa?
10. Czy zgoda została właściwie udokumentowana?

Dobrze przygotowana polityka workation powinna obejmować wcześniejszą zgodę pracodawcy, kontrolę ryzyk, wymagania BHP, zasady ochrony danych, rozliczanie kosztów oraz dokumentację całego procesu, dzięki temu praca zdalna z zagranicy może pozostać atrakcyjnym i bezpiecznym rozwiązaniem, a nie źródłem niekontrolowanych ryzyk dla działów HR, kadr i płac i pracodawców.

Jeżeli są Państwo zainteresowani tematem workation, zachęcam do udziału w moim – bardzo praktycznym – webinarze pt.: „Praca bez granic? Czas pracy, workation i elastyczna organizacja pracy – najczęstsze ryzyka prawne w 2026 r.”

Agnieszka Marzeion, Manager, TPA Poland