Zaplanowałeś wyjazd, a szef odmawia udzielenia zaplanowanego urlopu? Sprawdź, jakie masz prawa.

• Ferie zimowe 2024 – kiedy przypadają?
• Nie ma obowiązku tworzenia planu urlopów, ale warto to robić
• Urlop został zaplanowany, ale okoliczności mogły się zmienić
• Pracownik może liczyć na zwrot poniesionych kosztów

[Aktualizacja]

Ferie zimowe 2024 – kiedy przypadają?

Ferie zimowe rozpoczynają się i kończą w różnych terminach wyznaczonych dla poszczególnych województw. W roku szkolnym 2023/2024 jako pierwsze będą wypoczywały dzieci z województw: dolnośląskiego, mazowieckiego, opolskiego i zachodniopomorskiego (od 15 do 28 stycznia 2024 r.), a w dalszej kolejności z podlaskiego i warmińsko-mazurskiego (od 22 stycznia do 4 lutego 2024 r.), z lubelskiego, łódzkiego, podkarpackiego, pomorskiego i śląskiego (od 29 stycznia do 11 lutego 2024 r.), a w ostatnim terminie kujawsko-pomorskiego, lubuskiego, małopolskiego, świętokrzyskiego i wielkopolskiego (od 12 do 25 lutego 2024 r.). Okresy bez zajęć dydaktycznych w szkołach to zawsze czas, w którym pracownicy w większym stopniu niż w pozostałych częściach roku są zainteresowani wykorzystaniem przysługującego im urlopu wypoczynkowego.

Nie ma obowiązku tworzenia planu urlopów, ale warto to robić

Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Jest to prawo, którego nie może się zrzec (art. 152 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy). Zasadą jest to, że urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, który ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Powinny, czyli nie muszą, bo od 2003 r. tworzenie planu urlopów nie jest już obowiązkowe. Jednak biorąc pod uwagę to, że udzielanie urlopów często wiąże się z koniecznością pogodzenia sprzecznych interesów pracodawców i pracowników, zarówno pierwsi, jak i drudzy chętnie planują, by zadbać o swoje interesy.
Ustawodawca nie określił na jakie okresy należy sporządzać plan urlopów. Można więc objąć planowaniem cały rok kalendarzowy, jego kwartał, a nawet jedynie miesiąc. W większości przypadków im krótszy okres, tym większa szansa na to, że plany stron stosunku pracy nie ulegną zmianie, a sporządzony plan sprawdzi się w praktyce i nie okaże się jedynie nic nie wartą papierową „podkładką”. Biorąc pod uwagę cel planowania przyjmuje się, że zasadne jest przygotowanie planu przed rozpoczęciem okresu, którego dotyczy. Jeśli więc jest on sporządzany na cały rok kalendarzowy, za poprawne należy uznać sporządzenie go do ostatniego dnia roku poprzedzającego, czyli do 31 grudnia, a jeśli jedynie na miesiąc, to do ostatniego dnia poprzedzającego go miesiąca.

Urlop został zaplanowany, ale okoliczności mogły się zmienić

Przepisy przewidują możliwość przesunięcia zaplanowanego urlopu wypoczynkowego zarówno na wniosek pracownika, jak i z inicjatywy pracodawcy (art. 164 Kodeksu pracy). Po stronie pracodawcy może to jednak mieć miejsce tylko wówczas, gdy jest uzasadnione jego szczególnymi potrzebami stwarzającymi sytuację, w której nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia w toku pracy. Jeśli więc pracownik zaplanował urlop w okresie ferii zimowych, a pracodawca wyraził na to zgodę, ale we wspólnie uzgodnionym terminie wystąpi duża ilość zachorowań wśród współpracowników, a zapewnienie normalnego toku pracy nie będzie możliwe, pracodawca może zmienić swoją decyzję, odmówić pracownikowi możliwości skorzystania z urlopu i polecić mu stawienie się do pracy.

Pracownik może liczyć na zwrot poniesionych kosztów

W takiej sytuacji warto pamiętać o tym, że choć przepisy nie wskazują tego wprost, przyjmuje się, że zmiana terminu zaplanowanego urlopu z przyczyn leżących po stronie pracodawcy wiąże się z obowiązkiem pokrycia przez niego kosztów, które pracownik poniósł w bezpośrednim związku z tą sytuacją. W takim wypadku odpowiednie zastosowanie znajdą przepisy dotyczące odwołania z urlopu.

Podstawa prawna
art. 163–164 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465)