Dokumentowa forma oświadczenia woli

Istota oświadczenia woli

Codziennie każda osoba ma do czynienia ze zdarzeniami prawnymi, a więc zdarzeniami, z którymi normy prawne wiążą określone skutki prawne. Zdarzenia prawne dzielą się na czynności faktyczne – niezależne od woli ludzkiej, czyli wywołane siłami przyrody (np. śmierć) i te zależne od woli ludzkiej – czynności prawne. Pomimo tego, że nie każdy jest tego świadom, codziennie dokonuje czynności prawnych. Zasadą jest, że ustawa nie wymaga do zaistnienia czynności prawnej wyrażenia woli w sposób szczególny. Wystarczy, aby osoba dokonująca czynność prawną wyraziła swoją wolę w sposób dostateczny, a więc taki, który zmierza do wywołania skutków prawnych. Co istotne, wola taka może zostać wyrażona poprzez zachowanie (np. podejście do kasy w sklepie samoobsługowym z koszem pełnym produktów spożywczych), na piśmie (sporządzenie testamentu), jak również w sposób elektroniczny (np. akceptacja warunków współpracy w korespondencji mailowej).

Oczywiście w każdym przypadku oświadczenie woli będzie oceniane w kontekście okoliczności, w których zostało złożone, zasad współżycia społecznego oraz ustalonych zwyczajów. W przypadku umów – poza ich dosłownym brzmieniem – będzie ponadto badany zgodny zamiar stron i cel umowy, tak aby nie opierać się na jej dosłownym brzmieniu.

Polecamy: Kodeks pracy 2018. Praktyczny komentarz z przykładami PREMIUM

Ocenie powyższej nie będą podlegały oświadczenia niewywołujące skutków prawnych takie jak: zwroty grzecznościowe, towarzyskie, oświadczenia sprzeczne z prawem, w szczególności z uwagi na brak doniosłości społecznej.

Formy oświadczeń woli

Jak już zostało wyżej wskazane, zasadą jest swoboda czynności prawnych. Kodeks cywilny w art. 73 przewiduje kilka rodzajów form oświadczenia woli. I tak należy wymienić formy zwykłe oświadczeń woli, tj.: pisemną, dokumentową i elektroniczną oraz formy szczególne: z datą pewną, podpisem notarialnie poświadczonym i forma aktu notarialnego.

Jeżeli ustawa przewiduje dla czynności prawnej formę szczególną, czynność dokonana bez zachowania tej formy jest nieważna. Nie dotyczy to jednak przypadków, gdy zachowanie formy szczególnej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej (ad eventum). Jako przykład można wskazać art. 590 § 1 KC (dotyczącym zastrzeżenia prawa własności rzeczy sprzedanej do czasu uiszczenia ceny) zgodnie z którym, jeśli rzecz zostaje wydana kupującemu przed zapłatą ceny (a więc de facto to sprzedający w dalszym ciągu pozostaje właścicielem rzeczy sprzedanej), zastrzeżenie własności sprzedającego powinno być stwierdzone pismem, natomiast jeśli zastrzeżenie ma być skuteczne względem wierzycieli kupującego powinno posiadać datę pewną, co stanowi ochronę własności sprzedającego przed wejściem rzeczy w skład masy majątkowej kupującego, z której jego wierzyciele będą mogli powadzić egzekucje.

Inaczej jest w przypadku nie zastrzeżenia formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej bez rygoru nieważności. Zgodnie z art. 74 § 1 kodeksu cywilnego w sytuacji niezachowania zastrzeżonej formy nie jest w sporze dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności. Przepisu tego nie stosuje się, gdy zachowanie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej. Jednakże mimo niezachowania którejkolwiek z form zwykłych przewidzianej dla celów dowodowych, dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron jest dopuszczalny, jeżeli:

1. obie strony wyrażą na to zgodę,
2. żąda tego konsument w sporze z przedsiębiorcą, albo
3. fakt dokonania czynności prawnej jest uprawdopodobniony za pomocą dokumentu.

Jeżeli forma zwykła jest zastrzeżona dla oświadczenia jednej ze stron, w razie jej niezachowania dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania tej czynności jest dopuszczalny także na żądanie drugiej strony. Powyższych przepisów nie stosuje się do czynności prawnych w stosunkach między przedsiębiorcami.

Forma dokumentowa a forma elektroniczna

Na wstępie należy wyjaśnić różnice pomiędzy formą dokumentową a formą elektroniczną oświadczenia woli. Wbrew pozorom, SMS czy email nie będą stanowiły formy elektronicznej a formę dokumentową.

Dla zachowania formy dokumentowej wystarczy złożenie oświadczenia woli w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie w dokumencie, którym jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Brak możliwości ustalenia osoby składającej oświadczenie powoduje brak możliwości uznania zachowania wymogu formy dokumentowej. Aby uznać za spełniony wymóg formy dokumentowej wystarczy, jeśli z treści dokumentu będzie wynikać kto złożył oświadczenie, ale również forma ta będzie zachowana, jeśli konieczne jest podjęcie stosownych działań mających na celu ustalenie osoby składającej oświadczenie, a takie czynności pozwolą na ustalenie osoby składającej oświadczenie. Polegać to będzie na weryfikacji właściciela numeru z którego wysłano SMSa, konta społecznościowego, zapisu nagrania dźwięku, etc.

Forma dokumentowa jest najmniej sformalizowaną zwykłą formą oświadczenia woli, nie wymaga bowiem złożenia pod oświadczeniem własnoręcznego podpisu, z oświadczenia nie musi wprost wynikać kto je złożył, natomiast wystarczy, że w toku badania da się ustalić dane osoby składającej oświadczenie. Można również stwierdzić, że formą dokumentową będzie każdy przypadek, którego nie da się zakwalifikować jako formy pisemnej, elektronicznej ani kwalifikowanej. Dla skuteczności formy dokumentowej wystarczy, aby osoba składająca oświadczenie osobiście utrwaliła oświadczenie woli na nośniku (w rozumieniu art. 77³ KC) lub aby oświadczenie to zostało utrwalone przez osobę trzecią, ale za zgodą osoby, od której oświadczenie to pochodzi. Utrwalenie oświadczenia na nośniku bez zgody i woli osoby do której ono należy nie będzie poczytywane za formę dokumentową.

Formą elektroniczną będzie natomiast złożone oświadczenie woli opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym w rozumieniu ustawy z dnia 5 września 2016 roku o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.

Nośnik informacji

Zgodnie z art. 77³ KC dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Nośnikiem informacji jest przedmiot, który daje możliwość utrwalenia i odtworzenia informacji, np. dysk komputerowy, dyktafon, telefon. Informacja zapisana na nośniku może mieć postać pisma, dźwięku lub obrazu. Co, ważne nośnik nie musi mieć charakteru trwałości i może ulec zniszczeniu niezwłocznie po ujawnieniu treści oświadczenia woli, co może wywoływać komplikacje na późniejszym etapie postępowania dowodowego w przypadku zaistnienia jakiegokolwiek sporu wynikającego np. wykonania umowy.

Chwila złożenia oświadczenia woli

W literaturze prawniczej prezentowanych jest wiele teorii dotyczących chwili złożenia oświadczenia woli innej osobie. Jako wiodącą należy wskazać chwilę doręczenia oświadczenia, czyli momentu, w którym druga osoba mogła zapoznać się z jego treścią. Za zasadnością tej teorii przemawia przede wszystkim argument równego wyważenia interesów stron. Oczywistym jest bowiem, że przy odstąpieniu czy też wypowiedzeniu umowy kontrahentowi składającemu oświadczenie zależy na jak najszybszym doręczeniu oświadczenia, zaś druga strona będzie robiła wszystko, aby tego oświadczenia nie przyjąć. Dlatego też Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 16 marca 1995 roku (sygn. akt: I PRN 2/95) wskazał, że zapoznanie się z oświadczeniem woli nie zawsze jest tożsame z momentem faktycznego zapoznania się z jego treścią. Jeśli więc nadawca wyśle oświadczenie woli przesyłką poleconą na adres zamieszkania kontrahenta, a przesyłka ta wróci jako nieodebrana w terminie, zaś adresat w tym czasie pozostawał w miejscu zamieszkania, należy stwierdzić skuteczność złożonego oświadczenia woli, bowiem mógł się on z nim zapoznać, czego celowo nie uczynił.

W przypadku oświadczeń woli składanych w formie elektronicznej lub odpowiednio dokumentowej należy uznać, że oświadczenie zostaje złożone w chwili wprowadzenia go do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, by adresat mógł zapoznać się z jego treścią, a więc wtedy, kiedy adresat mógł sprawdzić swoją skrzynkę mailową, wiadomości smsowe, zalogować się na portalach społecznościowych czy też aukcjach internetowych.

W tym zakresie pojawia się również problem usterek systemów informatycznych odpowiedzialnych za przekazywanie komunikatów, które muszą być możliwe do odebrania. Dowód złożenia oświadczenia woli w sposób umożliwiający zapoznanie się z jego treścią przez drugą stronę ciąży na nadawcy.

Jak wskazał Sąd Najwyższy w postanowieniu z dnia 10 grudnia 2003 roku sygn. akt: V CZ 127/03 „oświadczenie woli w postaci elektronicznej dokonywane on line zostaje złożone z chwilą jego przejścia do systemu informatycznego prowadzonego i kontrolowanego przez odbiorcę, to jest w momencie przyjęcia oświadczenia przez serwer odbiorcy i zarejestrowania na nim odpowiednich danych”.

Jeżeli więc nadawca podejmuje próby złożenia oświadczenia woli opornemu kontrahentowi zaleca się wykorzystanie kilku sposobów złożenia oświadczenia woli, tak aby nie było wątpliwości, że adresat mógł się z nimi zapoznać.

Praktyka orzecznicza

Ponieważ forma dokumentowa została wprowadzona do polskiego systemu prawnego ustawą z dnia 10 lipca 2015 roku, której przepisy zaczęły obowiązywać co do zasady od dnia 8 września 2016 roku, zaś przepisy przejściowe nie przewidywały stosowania ich jedynie do sporów wszczętych po dniu wejścia w życie ww. ustawy, zastosowanie znajduje rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 czerwca 2002 roku w sprawie zasad techniki prawodawczej, zgodnie z którym jeśli ustawa reguluje sprawy, które wcześniej były już w jakikolwiek sposób i w jakimkolwiek zakresie uregulowane prawnie, wpływ nowej ustawy na stosunki powstałe pod działaniem ustawy albo ustaw dotychczasowych należy uregulować w przepisach przejściowych. W braku takich przepisów przyjmuje się, że ustawodawca zdecydował o bezpośrednim działaniu nowej ustawy. Tym samym niewiele jest orzecznictwa, w którym poruszana byłaby kwestia formy dokumentowej zastrzeżonej pod rygorem nieważności czy też dla wywołania określonych skutków prawnych. Z ciekawszych orzeczeń – głównie sądów rejonowych (co nie powinno budzić zdziwienia wobec faktu, że na przestrzeni niespełna dwóch lat niemożliwe jest, aby w realiach polskich kontrakt został zawarty właśnie w formie dokumentowej, nie został wykonany lub został wykonany nieprawidłowo i postępowanie sądowe w takiej sprawie zostało zakończone chociażby w pierwszej instancji), dotyczących raczej stanów faktycznych powstałych pod rządem poprzedniego stanu prawnego, należy zwrócić uwagę na następne judykaty.

W postanowieniu z dnia 10 stycznia 2018 roku (sygn. akt: VIII Gz 402/17) Sąd Okręgowy w Szczecinie rozpoznawał zażalenie strony powodowej na postanowienie o przekazaniu sprawy do rozpoznania innemu sądowi z uwagi na niewłaściwość miejscową. Powódka w sprawie dochodziła zapłaty z umowy spedycyjnej, powołując się na treść zlecenia spedycyjnego, zawierającego w sobie również umowę prorogacyjną, tj. umowę w której strony określiły jaki sąd będzie właściwy miejscowo do rozstrzygnięcia spraw wynikłych lub mogących powstać z danych stosunków prawnych. O ile umowa spedycyjna nie wymaga dla swojej ważności formy szczególnej, o tyle umowa prorogacyjna wymaga zawarcia jej na piśmie. Jak podkreślił Sąd „Przyjęcie argumentacji powódki w zakresie skuteczności jednostronnego wskazania sądu właściwego zgodnie z treścią wyodrębnionej klauzuli w zleceniu transportu międzynarodowego, do którego akceptacji wystarczy przystąpienie przewoźnika do realizacji przewozu, w sytuacji, gdy umowa prorogacyjna zakłada odstępstwo od ustawowych zasad właściwości miejscowej, prowadziłoby do usankcjonowania możliwości jednostronnego dyktowania przez jedną ze stron drugiej stronie sposobu kierowania ewentualnych roszczeń, co do określenia sądu, do którego wystąpienie miałoby nastąpić w sprawie umowy prorogacyjnej, chodzi o pisemność uzgodnienia, a więc sytuację, w której pismo zawierające uzgodnienie powinno pochodzić od obu stron, to zaś powinno zostać wyrażone jej podpisaniem przez obie strony”. Stanowisko to nie jest jednoznaczne, bowiem w doktrynie można odnaleźć głosy mówiące o tym, że brak pisemności umowy (a od 8 września 2016 roku również formy elektronicznej i dokumentowej) prorogacyjnej nie warunkuje jej nieważności, bowiem skutek taki nie wynika z art. 46 KPC. W związku z tym zastosowanie znajdą wyjątkowo przepisy dopuszczające dla ustalenia faktu jej zawarcia oraz treści dowody z przesłuchania świadków lub stron. Natomiast Sąd Najwyższy stoi na stanowisku, że umowa taka będzie nieważna (por. postanowienie z dnia 17 grudnia 1971 roku sygn. akt: I CZ 166/71).

W wyroku z dnia 31 stycznia 2018 roku (sygn. akt: X C 5718/17) Sąd Rejonowy w Olsztynie wskazał, że regulacja zawarta w art. 77² KC „wprowadziła odrębną od formy pisemnej formę czynności prawnej, która jest zachowana w przypadku istnienia jakiegokolwiek oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie (np. wiadomość e-mail, SMS). Forma dokumentowa jest zachowana w sytuacji, gdy dokument nie został sporządzony w formie pisemnej. Celem jej wprowadzenia nie jest jednak umożliwienie obchodzenia przepisów o formie pisemnej”.

Zgodnie z wyrokiem Sądu Rejonowego w Kamiennej Górze z dnia 16 sierpnia 2017 roku (sygn. akt: I C 1136/15) „Umowa pożyczki, której wartość przekracza tysiąc złotych, wymaga zachowania formy dokumentowej (art. 720 § 2 k.c.). Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, dokumentową albo elektroniczną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności (art. 73 § 1 k.c.). Zgodnie z art. 77² k.c. do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią (art. 77³ k.c.).

Z przytoczonych wyżej zapisów ustawy wynika, że umowa pożyczki na kwotę ponad 1 000 zł, zatem jak w realiach niniejszej sprawy, wymaga zachowania formy dokumentowej, choć w przypadku jej niezachowania, umowa taka pozostaje ważna – gdyż przepis art. 720 k.c. nie przewiduje dla niej sankcji nieważności. Chociaż w aktach sprawy brak jest podpisanej przez obie strony umowy pożyczki (umowa ramowa pożyczki jest podpisana jedynie przez pożyczkodawcę), a przy tym strona powodowa nie przedstawiła dowodów, że została zachowana forma dokumentowa (brak przelewu weryfikacyjnego) to inne zebrane dowody, w szczególności dowód przelewu kwoty pożyczki na konto potwierdzone przez pozwanego, a także przedstawione warunki umowy, pozwalają stwierdzić, że strony rzeczywiście zawarły taką umowę”.

Wyrok Sądu Rejonowego w Lidzbarku Warmińskim z dnia 23 stycznia 2017 roku (sygn. akt: I C 623/16) wydany w stanie faktycznym, gdzie powódka dochodziła zapłaty z czynszu wynikającego z umowy najmu nieruchomości ze zmarłym ojcem pozwanego. Jako dowód zawarcia umowy powódka złożyła do akt sprawy saldo zadłużenia jako rzekomy dowód istnienia zobowiązania. W przedmiotowej sprawie Sąd stwierdził, że „nie czynił ustaleń na podstawie salda zadłużenia lokalu z dnia 1 marca 2016 r., gdyż dowód ten, jakkolwiek jest dokumentem zdefiniowanym w art. 77 ³ k.c., nie jest dokumentem prywatnym w rozumieniu art. 245 k.p.c. Przepis art. 245 k.p.c. odnosi się wyłącznie do dokumentów opatrzonych podpisem (własnoręcznym bądź elektronicznym). Podpis identyfikuje wystawcę tego dokumentu, co stanowi ratio legis przywołanej regulacji. Nie odnosi się natomiast do oświadczeń sporządzonych w formie dokumentowej. Tym samym wydruk komputerowy, choć wymieniona w nim była osoba go sporządzająca, nie mógł wywołać skutków opisanych w art.245 k.p.c., a tym samym służyć stwierdzeniu istnienia zobowiązania i jego wysokości. Nie dowodził bowiem, że strony złożyły oświadczenia woli zmierzające do nawiązania stosunku najmu ani tym bardziej, jaka była treść tego zobowiązania”.

Podsumowanie

Forma dokumentowa to stosunkowa nowa forma oświadczeń woli, która zaczęła obowiązywać od dnia 8 września 2016 roku. Dla jej skuteczności wystarczy, aby było możliwe ustalenie osoby składającej oświadczenie woli (np. oświadczenie zapisane w systemie komputerowym, na wydruku, ale nieopatrzonym własnoręcznym podpisem czy też podpisem kwalifikowanym). Oświadczenie woli w formie dokumentowej zostaje skutecznie złożone w chwili, w której adresat mógł się z nim zapoznać.

aplikant adwokacki Agata Toporkiewicz, KPRF Law Office

Polecamy serwis: Umowy