Wyrównanie do wynagrodzenia minimalnego a podstawa zasiłkowa

• Minimalna podstawa wymiaru zasiłku
• Podstawę wymiaru zasiłku - wynagrodzenie za okresy miesięczne
• Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc w podstawie wymiaru zasiłku
• Składniki wynagrodzenia, które nie są uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłków
• Podstawa wymiaru zasiłku a przerwy w pobieraniu zasiłku

W tym roku mamy do czynienia z dwukrotną podwyżką wynagrodzenia minimalnego. Pierwszy wzrost miał miejsce 1 stycznia 2024 roku, do poziomu 4242 zł brutto. Natomiast kolejna podwyżka nastąpiła 1 lipca do wysokości 4300 zł brutto. Będzie to miało wpływ na obliczanie zasiłków w drugiej połowie roku.

Minimalna podstawa wymiaru zasiłku

Wskażmy, że dla pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy podstawa wymiaru nie może być niższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia, po odliczeniu kwoty odpowiadającej 13,71% tego wynagrodzenia.

Zasady tej należy szczególnie przestrzegać w sytuacji pracowników z wynagrodzeniem równym stawce minimalnej, którzy otrzymują podwyżki związane z coroczną waloryzacją podwyższającą płacę minimalną – konieczne może okazać się bowiem podwyższanie podstawy wymiaru zasiłku.

Wzrost minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2024 roku przekłada się na podwyżkę gwarantowanej podstawy wymiaru świadczeń chorobowych. Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy ma zapewnione od stycznia 3 660,42 zł a od lipca 3 710,47 zł. W związku z tym przypomnijmy zasady dotyczące obliczania podstawy wymiaru zasiłku dla pracownika, zgodnie z wyjaśnieniami Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Podstawę wymiaru zasiłku - wynagrodzenie za okresy miesięczne

Podstawę wymiaru zasiłku dla pracownika stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy albo za pełne kalendarzowe miesiące ubezpieczenia, jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem 12 miesięcy kalendarzowych ubezpieczenia.

Do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku przysługującego pracownikowi przyjmuje się przychód stanowiący podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe lub odpowiednio wypadkowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenia społeczne.

Jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem pierwszego miesiąca kalendarzowego zatrudnienia (w pierwszym miesiącu ubezpieczenia lub w drugim, gdy pierwszy miesiąc ubezpieczenia jest niepełny), do podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się:

• wynagrodzenie miesięczne określone w umowie o pracę lub w innym akcie nawiązującym stosunek pracy, jeżeli wynagrodzenie przysługuje w stałej miesięcznej wysokości (wynagrodzenie określone w stawce godzinowej traktuje się jak wynagrodzenie stałe),
• wynagrodzenie, które pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował pełny miesiąc kalendarzowy, jeżeli pracownik otrzymuje wynagrodzenie zmienne.

Wynagrodzenie miesięczne zmienne, które pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował cały miesiąc, ustala się:

• poprzez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego za przepracowane dni robocze przez liczbę dni, w których zostało ono osiągnięte i pomnożenie przez liczbę dni, które pracownik był obowiązany przepracować w danym miesiącu - jeżeli przepracował choćby jeden dzień,
• przyjmując kwotę zmiennych składników wynagrodzenia w przeciętnej miesięcznej wysokości wypłaconej za ten miesiąc pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku w zakładzie pracy, w którym przysługuje zasiłek chorobowy - jeżeli pracownik nie osiągnął w danym  miesiącu żadnego wynagrodzenia.

Do podstawy wymiaru zasiłku wyrównawczego przyjmuje się wynagrodzenie uzyskane przez pracownika u płatnika składek w okresie ubezpieczenia chorobowego, z tytułu którego przysługuje zasiłek wyrównawczy. W przypadku przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę w trybie określonym w art. 231 Kodeksu pracy, podstawę wymiaru zasiłku wyrównawczego ustala się na podstawie wynagrodzenia uzyskanego u poprzedniego i aktualnego płatnika składek. W pozostałych przypadkach, podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi wynagrodzenie uzyskane wyłącznie u aktualnego płatnika składek.

Jeżeli w okresie, z którego wynagrodzenie przyjmowane jest do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia z przyczyn usprawiedliwionych, przy obliczaniu podstawy wymiaru zasiłku:

• wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę  obowiązującego go w tym miesiącu czasu pracy,
• przyjmuje się - po uzupełnieniu - wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go w tym miesiącu czasu pracy.

Jeżeli pracownik w każdym miesiącu przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy z przyczyn usprawiedliwionych, przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku uwzględnia się wynagrodzenie za wszystkie miesiące, uzupełnione do pełnej wysokości.

W przypadku, gdy w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru zasiłku, niektóre składniki wynagrodzenia (np. premie) wypłacone zostały zaliczkowo, do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się te składniki w wysokości wypłaconej zaliczkowo, a  po ich wyrównaniu podstawę wymiaru zasiłku przelicza się uwzględniając te składniki i  wyrównuje wysokość zasiłku.

Jeżeli jednak składniki wynagrodzenia, uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku przysługują lecz nie zostały wypłacone do czasu ostatecznego sporządzenia listy wypłat zasiłków, do podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się te składniki w wysokości wypłaconej za  poprzedni miesiąc. W tym przypadku podstawy wymiaru zasiłku nie przelicza się ponownie.

W razie zmiany umowy o pracę lub innego aktu nawiązującego stosunek pracy polegającej na zmianie wymiaru czasu pracy, podstawę wymiaru zasiłku stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie ustalone dla nowego wymiaru czasu pracy. Zasada ta jest stosowana w przypadku, gdy zmiana wymiaru czasu pracy nastąpiła w miesiącu, w którym powstała niezdolność do pracy albo w miesiącach poprzedzających.

Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc w podstawie wymiaru zasiłku

Oprócz składników przysługujących za okresy miesięczne, w podstawie wymiaru zasiłku uwzględnia się składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc. Kwartalne składniki wynagrodzenia uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku w wysokości 1/12 kwot wypłaconych pracownikowi za cztery kwartały kalendarzowe poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy roczne, uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku wyrównawczego w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej pracownikowi za rok kalendarzowy poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

W przypadku, gdy w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru zasiłku wyrównawczego, niektóre składniki wynagrodzenia (np. premie) wypłacone zostały zaliczkowo, do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się te składniki w wysokości wypłaconej zaliczkowo, a  po ich wyrównaniu podstawę wymiaru zasiłku przelicza się uwzględniając te składniki i  wyrównuje wysokość zasiłku.

Jeżeli jednak składniki wynagrodzenia, uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku przysługują lecz nie zostały wypłacone do czasu ostatecznego sporządzenia listy wypłat zasiłków chorobowych, do podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się te składniki w wysokości wypłaconej za  poprzednie okresy. W tym przypadku podstawy wymiaru zasiłku nie przelicza się ponownie.

Do składników wynagrodzenia przysługujących za okresy dłuższe niż miesiąc (np. kwartalnych, rocznych), zmniejszanych proporcjonalnie w związku z usprawiedliwioną nieobecnością w pracy w okresie, za który są wypłacane, stosuje się zasadę uzupełnienia zgodnie z wcześniej podanymi zasadami dot. składników za okresy miesięczne. Jeżeli składniki te są zmniejszane z tytułu usprawiedliwionej nieobecności w pracy ale nie w sposób proporcjonalny, są one uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku w kwocie faktycznie wypłaconej, bez uzupełniania.

Składniki wynagrodzenia, które nie są uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłków

W podstawie wymiaru zasiłku przysługującego w czasie trwania ubezpieczenia nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo (wypłacanych) za okres pobierania zasiłku. Składniki te uwzględnia się jednak w podstawie wymiaru zasiłku przysługującego za okres po ustaniu zatrudnienia.

W razie braku postanowień o zachowywaniu prawa do składnika wynagrodzenia za okres pobierania zasiłku uznaje się, że składnik wynagrodzenia nie przysługuje za okres pobierania zasiłku i powinien być przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru. Jeżeli jednak, mimo braku odpowiednich postanowień w przepisach płacowych lub umowach o pracę, pracodawca udokumentuje, że składnik wynagrodzenia jest pracownikowi wypłacany za okres pobierania zasiłku, składnika tego nie uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku.

Jeżeli pracownikowi przyznano składnik wynagrodzenia tylko do określonego terminu (np. dodatek służbowy) przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku uwzględnia się ten składnik tylko za okres przypadający do tego terminu. Po upływie terminu, mimo nadal trwającej niezdolności do pracy, składnik ten wyłącza się z podstawy wymiaru zasiłku. Zasada ta ma zastosowanie m.in. do wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące umowy zlecenia albo umowy o dzieło, z pracodawcą, z którym osoba wykonująca umowę pozostaje w stosunku pracy lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy.

Wynagrodzenie z tego tytułu uwzględniane jest w podstawie wymiaru zasiłku w kwocie faktycznie wypłaconej, bez uzupełniania. Przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego uwzględnia się wynagrodzenie z tytułu kolejnych umów trwających bez przerwy albo gdy przerwa między umowami przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, albo gdy umowy zawierane są na nakładające się okresy.

Podstawa wymiaru zasiłku a przerwy w pobieraniu zasiłku

Podstawy wymiaru zasiłku przysługującego u tego samego pracodawcy nie oblicza się na nowo, jeżeli w pobieraniu wynagrodzenia za okres choroby i zasiłków nie było przerwy lub przerwa trwała krócej niż miesiąc kalendarzowy. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy między poszczególnymi okresami pobierania zasiłków nastąpiła zmiana wymiaru czasu pracy.