Koniecznie zmień ten kod w dokumentach do 31 stycznia 2026 r. Jeśli tego nie zrobisz, stracisz część emerytury!

• Czym jest "Ten kod" i co grozi za jego brak?
• Wpływ kodu na emeryturę
• Jak poprawnie skorygować błąd? Kroki postępowania
• Orzecznictwo Sądu Najwyższego: Obowiązek dowodzenia
• Podstawa prawna

Podstawowym celem ZUS jest prawidłowe ustalenie wysokości emerytury, która zależy od udokumentowanych okresów składkowych i nieskładkowych. Przepisy stanowią, że dowodzenie stażu ubezpieczeniowego jest obowiązkiem wnioskodawcy. Wiele osób wciąż polega na "starych" wpisach do dokumentów, które po latach okazują się nieprecyzyjne lub niekompletne w świetle obecnych wymogów prawnych.

Ogólną podstawę prawną regulującą to zagadnienie stanowią przepisy ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, a w szczególności art. 12 i art. 13, definiujące okresy składkowe i nieskładkowe.

Czym jest "Ten kod" i co grozi za jego brak?

Przez "kod" należy rozumieć wszelkie nieprecyzyjne lub brakujące informacje, które utrudniają ZUS weryfikację uprawnień. Najczęściej problem dotyczy okresów nieskładkowych, które – mimo iż zaliczane do stażu pracy – nie są w pełni pokryte składkami i wymagają specyficznego udokumentowania.

Najbardziej problematyczne "kody" dotyczą:

• Opieki nad dzieckiem: Dotyczy to głównie osób, które w przeszłości korzystały z urlopów wychowawczych.

• Służby wojskowej lub zastępczej: Wymaga uściślenia charakteru służby, co jest kluczowe dla uwzględnienia tego okresu.

• Pobierania świadczeń z pomocy społecznej lub zasiłków chorobowych/rehabilitacyjnych: ZUS wymaga jasnego określenia, pod jakim konkretnym tytułem te świadczenia były pobierane.

Brak precyzyjnego kodu, zaświadczenia lub innego dokumentu (np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu – formularz Rp-7) w teczce ZUS oznacza, że dany okres nie zostanie uwzględniony w obliczeniach kapitału początkowego (dla osób urodzonych przed 1949 r. i niektórych po tej dacie) lub w ogólnym stażu pracy.

Wpływ kodu na emeryturę

W przypadku nieuwzględnienia okresu nieskładkowego, emerytura może być niższa nawet o kilkaset złotych miesięcznie. Choć okresy nieskładkowe stanowią tylko 1/3 okresów składkowych przy ustalaniu prawa do emerytury, mają one bezpośredni wpływ na wymiar stażu pracy, niezbędnego do nabycia prawa do minimalnej emerytury.

Termin 31 stycznia – dlaczego jest kluczowy?

Termin 31 stycznia (choć rok może się różnić w zależności od konkretnej sytuacji) to często ostateczna data wyznaczana przez ZUS na dostarczenie brakujących dokumentów, zwłaszcza po wezwaniu.

• Dla osób w wieku przedemerytalnym: ZUS intensyfikuje weryfikację dokumentacji na 4 lata przed osiągnięciem wieku emerytalnego. Uporządkowanie dokumentów do 31 stycznia 2026 r. (jeśli w tym roku wypada to wezwanie) pozwala uniknąć opóźnień w momencie składania wniosku o emeryturę i gwarantuje prawidłowe obliczenie kapitału początkowego.

• Dla osób już pobierających świadczenia: Termin ten może dotyczyć konieczności dostarczenia zaświadczeń o kontynuacji nauki przez dziecko (dla pobierających rentę rodzinną) lub o zmianie kodu ubezpieczenia/zatrudnienia, co ma wpływ na weryfikację prawa do zawieszenia/obniżenia świadczenia.

Ważne!

Osoby wzywane przez ZUS do uzupełnienia dokumentacji lub mające nieuznany kapitał początkowy, muszą bezwzględnie złożyć poprawne dokumenty (np. formularz ZUS Rp-6 lub ZUS Rp-7) do daty wyznaczonej przez organ (często 31 stycznia). Zaniedbanie tego terminu oznacza, że ZUS ma prawo oprzeć decyzję emerytalną wyłącznie na posiadanych, niekompletnych danych, co prowadzi do definitywnego obniżenia świadczenia.

Jak poprawnie skorygować błąd? Kroki postępowania

Korekta błędu w dokumentacji to proces dwuetapowy, który wymaga współpracy z byłym pracodawcą lub jednostkami archiwalnymi.

Krok 1: Weryfikacja brakującego okresu

Osoba ubiegająca się o świadczenie powinna przejrzeć swoją historię ubezpieczenia (dostępną m.in. na Platformie Usług Elektronicznych ZUS – PUE ZUS). W przypadku stwierdzenia nieuznania danego okresu (np. urlopu wychowawczego), konieczne jest ustalenie, jaki dokument jest brakujący lub niepoprawnie wypełniony.

Krok 2: Uzupełnienie i złożenie dokumentacji (Kod ZUS Rp-7)

Najczęściej występującym brakiem jest niepoprawne wypełnienie lub brak zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (ZUS Rp-7). Chociaż ten formularz służy głównie do ustalania podstawy wymiaru, w sekcji "Okresy nieskładkowe" zawiera kluczowe kody.

• Uzyskanie dokumentu: Należy zwrócić się do byłego pracodawcy o wydanie lub korektę zaświadczenia ZUS Rp-7, precyzującego charakter i czas trwania okresu nieskładkowego.

• Brak pracodawcy: Jeśli pracodawca już nie istnieje, należy udać się do archiwum lub organu założycielskiego (np. jednostki samorządu terytorialnego), który przejął dokumentację płacową.

Krok 3: Złożenie korygującego wniosku (ZUS Rp-6)

W przypadku brakujących okresów nieskładkowych (np. opieka nad dzieckiem, która nie została poprawnie zgłoszona), należy złożyć wniosek o ustalenie okresów składkowych i nieskładkowych (ZUS Rp-6), dołączając do niego wszelkie posiadane dowody (akty urodzenia dziecka, dokumenty ze szkoły, zaświadczenia wojskowe).

Orzecznictwo Sądu Najwyższego: Obowiązek dowodzenia

Linia orzecznicza Sądu Najwyższego jest zgodna: to na wnioskodawcy spoczywa ciężar udowodnienia okresów pracy i nieskładkowych.

Sąd Najwyższy wielokrotnie podkreślał, że ubezpieczony, który nie przedstawił wiarygodnych dowodów potwierdzających okres zatrudnienia lub okres nieskładkowy, nie może skutecznie podważać decyzji ZUS wydanej na podstawie posiadanych przez organ, niekompletnych akt.

• W Wyroku SN z 25 stycznia 2005 r., sygn. akt I UK 187/04, Sąd uznał, że "nieprzedstawienie przez ubezpieczonego wymaganych dokumentów uprawnia organ rentowy do wydania decyzji na podstawie posiadanej dokumentacji".

• Podobnie w Wyroku SN z 26 maja 2005 r., sygn. akt I UK 267/04, wskazano, że ubezpieczony nie może przerzucać na ZUS obowiązku poszukiwania dowodów w archiwach.

Wniosek: Skorygowanie "kodu" w dokumentacji do 31 stycznia lub innej wyznaczonej daty jest nie tylko zalecane, ale stanowi prawny obowiązek pod rygorem utraty części uprawnień do świadczenia emerytalnego.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 1765) Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 497)