Czy postać elektroniczna dokumentu to jest to samo, co forma elektroniczna?
REKLAMA
REKLAMA
Postać a forma elektroniczna. Nie tylko pracownicy, ale też pracodawcy często nie dostrzegają różnicy między tymi pojęciami. Tymczasem ma to istotne znaczenie w kontekście zmian, które zaszły na gruncie prawa pracy na początku 2026 r. Co zrobić, aby móc korzystać z przewidzianej przez ustawodawcę elastyczności i postępować zgodnie z przepisami?
Od 27 stycznia możliwe jest przekazywanie wybranych dokumentów pracowniczych w postaci elektronicznej. Zmiany, które zostały w tym zakresie wprowadzone są elementem cyfryzacji procesów kadrowych, a w omawianym zakresie mają przede wszystkim na celu uelastycznienie działań pracodawcy i pracownika i dostosowanie obowiązujących przepisów do otaczającej nas rzeczywistości i wszechobecnej cyfryzacji.
REKLAMA
Postać elektroniczna a forma elektroniczna dokumentu
Należy pamiętać, że postać elektroniczna, o której mowa w znowelizowanych przepisach to nie to samo, co forma elektroniczna. Postać elektroniczna może oznaczać przekazane dokumentu za pośrednictwem poczty elektronicznej, systemu kadrowo-płacowego czy wewnętrznego komunikatora wykorzystywanego w organizacji i nie wymaga podpisania kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Z kolei dla zachowania formy elektronicznej konieczne jest nie tylko złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej, ale również opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 781 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny). Jak z tego wynika, wprowadzenie postaci elektronicznej niektórych dokumentów umożliwia wzajemnie przekazywanie pism między pracodawcą a pracownikiem za pomocą środków komunikacji elektronicznej bez konieczności zachowania formalnych wymogów w zakresie podpisu.
POLECAMY: Kalendarz książkowy 2027
Pracodawcy wciąż mogą wybrać, jak będą działać
Pracodawcy nadal mają wybór formy prowadzenia dokumentacji i komunikacji z pracownikami. Forma papierowa nie została wyeliminowana i nadal może być stosowana równolegle z rozwiązaniami elektronicznymi. Można dostosować sposób obiegu dokumentów do specyfiki organizacji, stopnia jej cyfryzacji oraz potrzeb pracowników. Niezależnie od tego, jakiego wyboru dokona pracodawca, powinien zadbać o porządek obiegu dokumentów i wprowadzić jasne zasady w zakresie elektronicznego przesyłania dokumentów, ich skutecznego doręczania, bezpiecznego przechowywania i archiwizacji.
Dokumenty, które od końca stycznia 2026 r. mogą być dostarczane w postaci elektronicznej to:
- rozkład czasu pracy (art. 129 § 3 kp)
- wniosek o zastosowanie ruchomego czasu pracy (art. 129 § 4 pkt 3 kp)
- wniosek o zastosowanie indywidualnego rozkładu czasy pracy (art. 129 § 4 pkt 4, art. 142 kp)
- wniosek o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 kp)
- wniosek o zastosowanie systemu pracy weekendowej (art. 144 kp)
- wniosek o zwolnienie od pracy w celu załatwienia spraw osobistych (art. 151 § 21 kp)
- potwierdzenie przez pracownika zapoznania się z przepisami oraz zasadami BHP (art. 2374 § 3 kp)
- cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu (art. 222 § 8 kp)
- informacja o przewidywanym terminie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę, jego przyczynach, prawnych, ekonomicznych oraz socjalnych skutkach dla pracowników, a także zamierzonych działaniach dotyczących warunków zatrudnienia pracowników, w szczególności warunków pracy, płacy i przekwalifikowania (art. 231 § 3 kp)
- zawiadomienie reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej o zamiarze wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę zawartej na czas określony lub umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony (art. 38 kp)
- wniosek pracownika o udzielenie czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych (art. 1512 kp)
- wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy (art. 1517 § 6 kp)
- wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego (art. 174 § 1 kp)
- zgoda pracownika na udzielenie mu urlopu bezpłatnego w celu wykonywani pracy u innego pracodawcy (art. 1741 § 1 kp)
ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2026 r. poz. 1245)
REKLAMA
© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.
REKLAMA
