Staż pracy 2026 - ZUS wydaje zaświadczenia do „stażowego” ale trzeba złożyć wniosek USP albo US-7 (za okresy sprzed 1999 roku). Jak odebrać zaświadczenie z ZUS?

• Nowe przepisy dot. stażu pracy w 2026 roku
• O jakie zmiany w kodeksie pracy chodzi
• Zmiany dot. stażu pracy a emerytura
• Wniosek o zaświadczenie (USP) – tylko w formie elektronicznej
• Kiedy złożyć do ZUS wniosek o wydanie zaświadczenia
• Różne wnioski dla okresów sprzed i po 1 stycznia 1999 r.
• Najczęstsze błędy przy składaniu wniosków
• Jak odebrać zaświadczenie z ZUS
• Pracodawca może sprawdzić zaświadczenie online
• Kiedy ZUS odmawia wydania zaświadczenia
• Dlaczego warto postarać się o zaświadczenie z ZUS by mieć dłuższy staż pracy

Nowe przepisy dot. stażu pracy w 2026 roku

ZUS informuje, że zainteresowanie nowymi przepisami dotyczącymi wliczania do stażu pracy okresów innej aktywności zawodowej jest bardzo duże. - Do 4 sierpnia do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wpłynęło niemal 819 tys. wniosków o wydanie zaświadczenia potwierdzającego okresy inne niż zatrudnienie na umowę o pracę, m.in. wykonywanie umowy zlecenia, prowadzenie działalności gospodarczej czy sprawowanie opieki nad dzieckiem. ZUS rozpatrzył już blisko 621 tys. wniosków i wydał łącznie ponad 1,4 mln zaświadczeń - informuje Krystyna Michałek, regionalna rzeczniczka prasowa ZUS w województwie kujawsko-pomorskim.

O jakie zmiany w kodeksie pracy chodzi

Od 2026 r. do stażu pracy można zaliczyć także inne okresy niż zatrudnienie na podstawie umowy o pracę. Część z nich potwierdzają zaświadczenia wydawane przez ZUS. Są to okresy, w których dana osoba była objęta ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi, opłacała składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe lub ubezpieczenie wypadkowe albo była zgłoszona do ubezpieczenia zdrowotnego w związku z korzystaniem z tzw. ulgi na start.

Kodeks pracy wskazuje obecnie okresy, które można zaliczyć do stażu pracy, pod warunkiem uzyskania z ZUS-u stosownego zaświadczenia. Są to (od 1 stycznia 2026 r.):

1) okresy opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe lub ubezpieczenie wypadkowe przez osobę prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą oraz osobę współpracującą z osobą prowadzącą taką działalność;

2) okresy podlegania ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu:
• wykonywania umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu,
• wykonywania umowy agencyjnej,
• współpracy z osobą wykonującą umowę zlecenia, inną umowę o świadczenie usług lub umowę agencyjną,
• pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej,
• pozostawania członkiem spółdzielni kółek rolniczych;

3) okresy zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego w ramach tzw. ulgi na start, tj. jako osoba podejmująca działalność gospodarczą i niepodlegająca ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym przez pierwsze 6 miesięcy jej prowadzenia, a także okresy opłacania składek przez osobę współpracującą z taką osobą;

4) okresy, za które zostały sfinansowane składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem w czasie zawieszenia działalności gospodarczej, zarówno przez przedsiębiorcę, jak i osobę współpracującą;

5) okresy wykonywania pracy zarobkowej za granicą na innej podstawie niż stosunek pracy.

Zmiany dot. stażu pracy a emerytura

ZUS wyjaśnia, że zmiany w przepisach dot. stażu pracy jakie zaszły w 2026 r. nie mają wpływu na wysokość emerytury ani renty. Do ZUS wpływają również wnioski o zaświadczenia „stażowe” składane przez emerytów, którzy nie są już aktywni zawodowo. Nowe przepisy nie zmieniły ich sytuacji, ponieważ staż pracy to nie to samo co staż ubezpieczeniowy, od którego zależy m.in. prawo do emerytury i jej wysokość.

Wniosek o zaświadczenie (USP) – tylko w formie elektronicznej

Aby uzyskać zaświadczenie „stażowe” z ZUS, należy złożyć odpowiedni wniosek. Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy (USP) jest dostępny od 1 stycznia 2026 r. na koncie w eZUS.
- Po zalogowaniu się do eZUS wniosek można złożyć wyłącznie w formie elektronicznej. Zgodnie z obowiązującymi przepisami formularz nie będzie dostępny w wersji papierowej. Zaświadczenie, decyzję oraz inne pisma w tej sprawie Zakład Ubezpieczeń Społecznych przekaże wnioskodawcy wyłącznie elektronicznie - informuje Krystyna Michałek, regionalna rzeczniczka prasowa ZUS w województwie kujawsko-pomorskim.

Kiedy złożyć do ZUS wniosek o wydanie zaświadczenia

Zakład Ubezpieczeń Społecznych wydaje zaświadczenia tylko za niektóre okresy wskazane w Kodeksie pracy. Chodzi o zatrudnienie, w których dana osoba była objęta ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi albo opłacała składki na te ubezpieczenia lub na ubezpieczenie wypadkowe. Zaświadczenie może dotyczyć również okresów zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego, jeśli osoba prowadząca działalność gospodarczą korzystała z tzw. ulgi na start.

ZUS nie wyda zaświadczenia za okresy, w których uczeń lub student wykonywał np. umowę zlecenia, ponieważ w takim przypadku nie podlegał ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.

Zaświadczenia są wydawane na podstawie danych zapisanych na koncie ubezpieczonego w ZUS. Jeżeli na koncie nie ma informacji o zgłoszeniu do ubezpieczeń, ZUS wyda decyzję o odmowie wydania zaświadczenia.
Po otrzymaniu takiej decyzji można złożyć wniosek o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego i dołączyć do niego dokumenty potwierdzające dane okresy. Wniosek o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego wraz z posiadanymi dokumentami można złożyć:
• elektronicznie – za pośrednictwem konta w eZUS, z wykorzystaniem wniosku ogólnego POG,
• listownie – na adres najbliższej jednostki Zakład Ubezpieczeń Społecznych,
• osobiście – w dowolnej placówce ZUS-u.

Różne wnioski dla okresów sprzed i po 1 stycznia 1999 r.

Jeżeli wniosek o wydanie zaświadczenia dotyczy okresów sprzed 1 stycznia 1999 r., nadal należy korzystać z wniosku US-7. Okresy te nie są zapisane na indywidualnym koncie ubezpieczonego, dlatego nie można ich wskazać we wniosku USP.

Jeżeli okres ubezpieczenia rozpoczął się przed 1 stycznia 1999 r. i trwał po tej dacie, należy złożyć dwa oddzielne wnioski:
• US-7 – za okres ubezpieczenia sprzed 1 stycznia 1999 r.,
• USP – za okres ubezpieczenia od 1 stycznia 1999 r.

Najczęstsze błędy przy składaniu wniosków

Jak odebrać zaświadczenie z ZUS

Gdy odpowiedź na wniosek USP pojawi się na koncie w eZUS, ubezpieczony lub pełnomocnik otrzymuje informację. Jeśli mają włączone powiadomienia, otrzymają informację SMS-em, e-mailem lub w aplikacji mobilnej mZUS – zgodnie z preferencjami ustawionymi w zakładce Ustawienia → Ustawienia subskrypcji. Jeśli osoba, która spodziewa się odpowiedzi na wniosek, nie ma takich ustawień, powinna regularnie logować się do eZUS i sprawdzać, czy decyzja lub zaświadczenie już tam czeka. ZUS zachęca więc do aktywowania powiadomień, aby na bieżąco otrzymywać informacje o nowych dokumentach.

Pracodawca może sprawdzić zaświadczenie online

ZUS wyjaśnia, że każdy pracodawca może już teraz zdalnie zweryfikować zaświadczenie, które ZUS wydał w odpowiedzi na wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy (formularz USP). Aby sprawdzić autentyczność zaświadczenia na stronie internetowej ZUS, trzeba, kliknąć kafelek [Wyszukiwarki i usługi], a następnie link Usługa potwierdzania autentyczności zaświadczeń o podleganiu ubezpieczeniom lub opłacaniu składek, będącego odpowiedzią ZUS na wniosek USP (usługa na portalu eZUS)..

Kiedy ZUS odmawia wydania zaświadczenia

ZUS odmawia wydania zaświadczenia, najczęściej w sytuacji, gdy:

1) klient wskaże na wniosku okres wykonywania umowy zlecenia w czasie, gdy miał status ucznia lub studenta i nie ukończył 26 lat, a więc nie podlegał z tego tytułu ubezpieczeniom,
2) klient wskaże okres ubezpieczenia z tytułu umowy zlecenia lub działalności gospodarczej, a na mocy odrębnych przepisów nie podlegał w tym czasie obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym, ponieważ był objęty obowiązkowymi ubezpieczeniami z innego tytułu. W decyzji odmownej ZUS podaje informację o okresie ubezpieczenia zdrowotnego z tytułu wskazanego we wniosku,
3) w dokumentach zgłoszeniowych i rozliczeniowych występują błędy i wydanie zaświadczenia o opłaconych składkach na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej jest niemożliwe,
4) w dokumentach zgłoszeniowych i rozliczeniowych są błędy albo ZUS ich nie otrzymał i dlatego nie może wydać zaświadczenia o przebiegu ubezpieczenia z tytułu umowy zlecenia.

Krystyna Michałek, regionalna rzeczniczka prasowa ZUS w województwie kujawsko-pomorskim

Dlaczego warto postarać się o zaświadczenie z ZUS by mieć dłuższy staż pracy

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wyjaśnia, że dodatkowe okresy wliczane do stażu pracy będą wpływać m.in. na:
- wyższy wymiar urlopu wypoczynkowego;
- wyższy dodatek stażowy;
- nabycie prawa do nagrody jubileuszowej lub nabycie prawa do kolejnego, wyższego jej poziomu;
- dostęp do większej liczby ofert pracy tam, gdzie wymagany jest konkretny staż pracy;
- dłuższy okres wypowiedzenia umowy o pracę;
- wyższą odprawę w przypadku rozwiązania umowy o pracę.

Te uprawnienia będą - co do zasady - obowiązywać we wszystkich zakładach pracy - tak w sektorze publicznym jak i w firmach prywatnych. Przy czym MRPiPS podkreśla, że uprawnienia takie jak dodatek stażowy czy nagroda jubileuszowa będą przysługiwały na podstawie przepisów obowiązujących u danego pracodawcy - o ile takowe w ogóle obowiązują u tego pracodawcy.

W szczególności staż pracy (długość zatrudnienia) wpływa na długość urlopu wypoczynkowego. Bowiem wymiar tego urlopu wynosi:
1) 20 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat;
2) 26 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Przykład: Pracownik ma wliczone do okresu zatrudnienia 4 lata z tytułu ukończenia średniej szkoły ogólnokształcącej, a następnie przepracował 4 lata - a zatem ma 20 dni urlopu. Jeżeli ten pracownik wcześniej przez dwa lata wykonywał umowę zlecenia i przedstawi pracodawcy niezbędne potwierdzające ten fakt zaświadczenie z ZUS, to z dniem wliczenia tych dwóch lat i osiągnięcia dziesięcioletniego okresu zatrudnienia, będzie miał prawo do 26 dni urlopu.
Gdy taki pracownik już w danym roku wykorzystał cały urlop wypoczynkowy za dany rok kalendarzowy, a potem w trakcie tego roku udokumentował ww. dwa lata zatrudnienia na zleceniu, to będzie mu przysługiwał urlop uzupełniający: 6 dni.