Wysłanie w delegację za granicę

Podróż służbowa

Podróżą służbową jest wykonywanie przez pracownika zadania poleconego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce zamieszkania pracownika. Dodatkowo istotne jest, by realizacja polecenia odbywała się w terminie i miejscu zgodnym z tym, jakie zawarto w poleceniu wyjazdu służbowego.

Podróżą służbową poza granice kraju jest wykonywanie zadania określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika. Natomiast stałe miejsce nie musi być związane z siedzibą pracodawcy

Czas pobytu

Czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczy się od momentu odbywania podróży służbowej środkami komunikacji: 

• lądowej - od przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicą do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju,

• lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,

• morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.

Zobacz: Zwrot podatku - krok po kroku

Zwrot kosztów

Prawo do należności na pokrycie kosztów podróży służbowej przysługuje pracownikowi, jeżeli: wykonywał zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem swojej pracy i wykonywanie tego zadania było skutkiem polecenia pracodawcy.

Delegacja odbywająca się poza granicami kraju stwarza dla pracodawcy obowiązek zwrotu wydatków, takich jak diety czy koszty przejazdu i noclegów.

Z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują: 

• diety;

• zwrot kosztów:

• przejazdów i dojazdów,

• noclegów,

• innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Diety

Celem diety zagranicznej jest pokrycie poniesionych przez pracownika kosztów dziennego wyżywienia w czasie podróży służbowej oraz innych drobnych wydatków, jakie pracownik może ponieść w związku z odbywaną podróżą. Dieta przysługująca z tytułu podróży zagranicznej, w przeciwieństwie do diety za delegację krajową, przeznaczona jest zatem nie tylko na pokrycie kosztów wyżywienia, ale również na inne wydatki poniesione w czasie podróży.

Autopromocja

Kodeks pracy 2025. Praktyczny komentarz z przykładami

Sprawdź

Zobacz również serwis: Praca

Choroba

W razie choroby powstałej podczas podróży pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz leków. Nie podlegają zwrotowi koszty leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i zabiegów kosmetycznych oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych, zakupu okularów.

Pracownik jest obowiązany dokonać rozliczenia kosztów podróży służbowej w terminie 14 dni od jej zakończenia - w walucie wymienialnej lub w walucie polskiej - dołączając do rozliczenia dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki (nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtem). Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik obowiązany jest złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.