REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przechowywanie akt osobowych pracownika

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Portal  Procesowy
Wydawcą portalu jest kancelaria Wardyński i Wspólnicy.
Przechowywanie akt osobowych pracownika, fot. Fotolia
Przechowywanie akt osobowych pracownika, fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Pracodawca ma obowiązek przechowywać akta osobowe pracownika przez określony okres. Akta muszą być sporządzone w języku polskim i mieć odpowiednią formę.

Kwestię języka, w jakim muszą być sporządzane dokumenty z zakresu prawa pracy, determinują przepisy znowelizowanej ustawy z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim. Zgodnie z jej przepisami dokumenty takie muszą być co do zasady sporządzane w języku polskim. Obecnie dopuszczalne jest jednak sporządzanie ich jednocześnie w wersji lub wersjach obcojęzycznych, z zastrzeżeniem, że wersją dominującą powinna być wersja polska, jeśli osoba świadcząca pracę jest obywatelem polskim. Dokumenty wymagane przepisami prawa pracy mogą być sporządzone także wyłącznie w języku obcym, pod warunkiem jednak, że osoba świadcząca pracę nie jest obywatelem polskim, włada tym językiem obcym i zgłosi odpowiedni wniosek, uprzednio pouczona o prawie do sporządzenia dokumentu w języku polskim. Za nieprzestrzeganie przepisów dotyczących właściwego języka dokumentów grozi kara grzywny, którą może nałożyć na pracodawcę m.in. inspektor PIP.

REKLAMA

REKLAMA

Zobacz: Pracownik - vademecum

Warto jednak podkreślić, że powyższe zasady, w tym obowiązek stosowania języka polskiego, nie dotyczą wszelkich pisemnych form komunikacji z pracownikiem i wszelkich dokumentów, jakie mogą się znaleźć w aktach osobowych pracownika czy w dokumentacji pracowniczej (z zastrzeżeniem obowiązku stosowania języka polskiego także w dokumentacji podatkowej i ZUS-owskiej), a jedynie tych dokumentów, które są wskazane w przepisach prawa pracy (m.in. umów o pracę i związanych ze stosunkiem pracy umów z pracownikiem, regulaminów i regulacji wewnętrznych, świadectw pracy, wypowiedzeń i porozumień, decyzji o nałożeniu kary porządkowej itp.). Nie ma zatem przeszkód, aby np. pisemne polecenie czy formularz oceny pracownika sporządzone były wyłącznie w języku obcym, pod warunkiem, że pracownik włada językiem obcym w stopniu wystarczającym dla zrozumienia jego treści.

Chociaż przepisy Kodeksu pracy ani rozporządzenia nie określają bezpośrednio formy, w jakiej należy prowadzić dokumentację pracowniczą czy akta osobowe pracowników, z uwagi na fakt, że większość czynności związanych ze stosunkiem pracy wymaga formy pisemnej (m.in. zawieranie umów, porozumień, rozwiązywanie umowy o pracę itp.), nie budzi wątpliwości, że nie mogą być one prowadzone i przechowywane wyłącznie w formie wirtualnej, niezbędna jest forma papierowa. Potwierdza to także m.in. stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy z 9 kwietnia 2010 (GPP-87-4560-29/10/PE/R), zgodnie z którym wersja elektroniczna może być jedynie dodatkową formą prowadzenia akt osobowych i dokumentacji osobowej pracowników, także w stosunku do tych dokumentów, które dla swojej ważności czy dla celów dowodowych nie wymagają formy pisemnej.

REKLAMA

Zobacz: Zaginione akta osobowe

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Kwestię okresu przechowywania dokumentacji osobowej (akt osobowych) i płacowej pracowników reguluje przepis art. 51u ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Odnosi się on jednak wprost do sytuacji postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości. W takim przypadku pracodawca zobowiązany jest wskazać podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania takiej dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji.

Z redakcji powyższego przepisu, który odwołuje się do „czasu, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej”, wyprowadza się wniosek, znajdujący potwierdzenie m.in. w stanowisku PIP, że w każdym przypadku, także poza sytuacjami upadłości lub likwidacji pracodawcy, akta osobowe pracowników należy przechowywać przez okres zatrudnienia pracownika u pracodawcy, a po jego zakończeniu jeszcze przez 50 lat. Dokumentację płacową pracodawca musi zaś przechowywać przez okres 50 lat od daty jej wytworzenia, chyba że krótsze okresy przechowywania przewidują przepisy szczególne – np. podatkowe lub dotyczące ubezpieczeń społecznych.

Jeśli pracownicy są przejmowani przez innego pracodawcę w trybie art. 231 Kodeksu pracy, wówczas następca prawny jest obowiązany przekazać wszystkie akta osobowe i dokumentację pracowniczą przejętych pracowników (§ 9 rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika). Na nowego pracodawcę przechodzą też obowiązki związane z przechowywaniem tych dokumentów.

Autorka: Magdalena Świtajska, Zespół Prawa Pracy kancelarii Wardyński i Wspólnicy

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Świadczenia po urodzeniu dziecka w 2026 r. Co przysługuje rodzicom? [LISTA]

Wielu rodziców oczekujących narodzin dziecka w 2026 r. zastanawia się nad możliwymi formami finansowego wsparcia. Na jakie świadczenia można liczyć? Czy trzeba spełnić dodatkowe kryteria? Odpowiadamy!

Rewolucja w L4 „przyklepana” przez rząd: w czasie zwolnienia, pracownik (od czasu do czasu) będzie musiał odebrać telefon od szefa i odpisać na e-maila, ale będzie też mógł pobierać jednocześnie zasiłek chorobowy i 100 proc. wynagrodzenia

Przyjęty przez rząd, w dniu 14 października 2025 r., projekt ustawy o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw (nr w wykazie prac legislacyjnych Rady Ministrów: UD114) zakłada wprowadzenie istotnych zmian w zakresie tego co wolno, a czego nie wolno pracownikowi w czasie przebywania na zwolnieniu lekarskim – począwszy od podejmowania sporadycznych, incydentalnych czynności, będących przejawami aktywności zawodowej, a na wykonywaniu pracy u innego pracodawcy (tym samym – pobierając jednocześnie zasiłek chorobowy i 100 proc. wynagrodzenia) skończywszy.

Rewolucyjna zmiana w prawie spadkowym. Nowe przepisy wywracają zasady dziedziczenia

Jeszcze do niedawna, nawet jeśli ktoś odziedziczył po babci mieszkanie albo po ojcu działkę, zanim mógł ją sprzedać czy obciążyć hipoteką, musiał wyruszyć w małą urzędową pielgrzymkę. Kluczowym przystankiem był urząd skarbowy. To tam trzeba było zdobyć zaświadczenie, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony, nie jest należny lub uległ przedawnieniu. Bez tego dokumentu notariusz nie mógł ruszyć dalej, choćby wszystko inne było dopięte na ostatni guzik.

Zakaz rozwiązania umowy z nieobecnym pracownikiem to mit. Trzeba przestrzegać kilku prostych zasad, a czynność będzie skuteczna

W powszechnym wyobrażeniu pracowników choroba i urlop chronią przed zwolnieniem z pracy. To stwierdzenie jest jednak prawdziwe tylko częściowo. Co przewidują przepisy i w jakich przypadkach można rozwiązać umowę z nieobecnym pracownikiem?

REKLAMA

Rozwody po nowemu - bez sądu i na oświadczenie małżonków! Poważne zmiany

Według danych Ministerstwa Sprawiedliwości, w ciągu ostatnich sześciu lat orzeczono w Polsce ok. 357 tys. rozwodów, w tym aż 286 tys. bez orzekania o winie. To znaczy, że ok. 80% rozwodów w Polsce w tym czasie było orzekanych bez stwierdzania winy którekolwiek z małżonków za rozkład pożycia małżeńskiego. W praktyce takie sprawy, gdzie obydwie strony są dogadane i nie angażują się w długotrwały proces, gdyż nie chcąc wykazywać winy któregokolwiek z małżonków, mogą być załatwione już na jednej rozprawie.

Seniorzy ratują budżety gospodarstw domowych. Zaskakujące dane z GUS: osoby starsze rzadziej mają długi i lepiej zarządzają finansami

Choć często mówi się o niskich emeryturach i trudnej sytuacji osób starszych, najnowsze dane Głównego Urzędu Statystycznego pokazują zupełnie inny obraz: to właśnie seniorzy ratują dziś budżety gospodarstw domowych. Aż 87,4 proc. z nich nie ma żadnych długów, wydatki planują rozważnie, a z rachunkami radzą sobie lepiej niż młodsze pokolenia. Ich finansowa odpowiedzialność i życiowe doświadczenie sprawiają, że w wielu rodzinach to właśnie oni stanowią niewidzialny filar stabilności.

Rewolucja w L4 i orzecznictwie ZUS. Co czeka pracowników i lekarzy od 2026 roku?

Od 2026 roku mają wejść w życie daleko idące zmiany dotyczące zarówno zasad wystawiania i kontrolowania zwolnień lekarskich, jak i funkcjonowania lekarzy orzeczników ZUS. Rząd przyjął projekt ustawy, który, może całkowicie zmienić dotychczasowe zasady dotyczące niezdolności do pracy m.in. możliwość pracy podczas zwolnienia lekarskiego w określonych przypadkach, wprowadzenie maksymalnych terminów na wydanie orzeczenia oraz większy nadzór nad jakością opinii lekarskich.

Nie będzie ustawy o związkach partnerskich. PSL i Lewica ogłaszają nowy projekt dotyczący związków nieformalnych [15.10.2025]

W środę, 15 października 2025 r., miało odbyć się pierwsze czytanie projektów ustaw o związkach partnerskich złożonych przez Lewicę. Tymczasem wiceprezes PSL Urszula Pasławska ogłosiła, że takich ustaw nie będzie. Koalicja rządowa zapowiada jednak nowy projekt – ustawę regulującą i chroniącą związki nieformalne.

REKLAMA

300+ dla każdego ucznia do 24 roku życia. Wnioski tylko do 30 listopada

Rodzicu, nie przegap terminu! Tylko do końca listopada można ubiegać się o 300 zł na wyprawkę szkolną dla ucznia. Świadczenie „Dobry Start” przysługuje niezależnie od dochodu, ale aby je otrzymać, trzeba zdążyć ze złożeniem wniosku. ZUS przypomina – po 30 listopada nie będzie już takiej możliwości.

Do 30.000,00 zł kary grozi pracodawcy w 2026 r. za zawarcie umowy zlecenia z własnym pracownikiem. Sprawdź, w jakich sytuacjach

Co dalej z umowami zlecenia? Od wielu miesięcy mówi się o konieczności wprowadzenia w odniesieniu do nich konkretnych zmian. Jak na razie jednak regulacje się nie zmieniły i w najbliższym czasie raczej się nie zmienią. Jak więc prawidłowo postępować i na co uważać?

REKLAMA