REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przechowywanie akt osobowych pracownika

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Portal  Procesowy
Wydawcą portalu jest kancelaria Wardyński i Wspólnicy.
Przechowywanie akt osobowych pracownika, fot. Fotolia
Przechowywanie akt osobowych pracownika, fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Pracodawca ma obowiązek przechowywać akta osobowe pracownika przez określony okres. Akta muszą być sporządzone w języku polskim i mieć odpowiednią formę.

Kwestię języka, w jakim muszą być sporządzane dokumenty z zakresu prawa pracy, determinują przepisy znowelizowanej ustawy z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim. Zgodnie z jej przepisami dokumenty takie muszą być co do zasady sporządzane w języku polskim. Obecnie dopuszczalne jest jednak sporządzanie ich jednocześnie w wersji lub wersjach obcojęzycznych, z zastrzeżeniem, że wersją dominującą powinna być wersja polska, jeśli osoba świadcząca pracę jest obywatelem polskim. Dokumenty wymagane przepisami prawa pracy mogą być sporządzone także wyłącznie w języku obcym, pod warunkiem jednak, że osoba świadcząca pracę nie jest obywatelem polskim, włada tym językiem obcym i zgłosi odpowiedni wniosek, uprzednio pouczona o prawie do sporządzenia dokumentu w języku polskim. Za nieprzestrzeganie przepisów dotyczących właściwego języka dokumentów grozi kara grzywny, którą może nałożyć na pracodawcę m.in. inspektor PIP.

REKLAMA

REKLAMA

Zobacz: Pracownik - vademecum

Warto jednak podkreślić, że powyższe zasady, w tym obowiązek stosowania języka polskiego, nie dotyczą wszelkich pisemnych form komunikacji z pracownikiem i wszelkich dokumentów, jakie mogą się znaleźć w aktach osobowych pracownika czy w dokumentacji pracowniczej (z zastrzeżeniem obowiązku stosowania języka polskiego także w dokumentacji podatkowej i ZUS-owskiej), a jedynie tych dokumentów, które są wskazane w przepisach prawa pracy (m.in. umów o pracę i związanych ze stosunkiem pracy umów z pracownikiem, regulaminów i regulacji wewnętrznych, świadectw pracy, wypowiedzeń i porozumień, decyzji o nałożeniu kary porządkowej itp.). Nie ma zatem przeszkód, aby np. pisemne polecenie czy formularz oceny pracownika sporządzone były wyłącznie w języku obcym, pod warunkiem, że pracownik włada językiem obcym w stopniu wystarczającym dla zrozumienia jego treści.

Chociaż przepisy Kodeksu pracy ani rozporządzenia nie określają bezpośrednio formy, w jakiej należy prowadzić dokumentację pracowniczą czy akta osobowe pracowników, z uwagi na fakt, że większość czynności związanych ze stosunkiem pracy wymaga formy pisemnej (m.in. zawieranie umów, porozumień, rozwiązywanie umowy o pracę itp.), nie budzi wątpliwości, że nie mogą być one prowadzone i przechowywane wyłącznie w formie wirtualnej, niezbędna jest forma papierowa. Potwierdza to także m.in. stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy z 9 kwietnia 2010 (GPP-87-4560-29/10/PE/R), zgodnie z którym wersja elektroniczna może być jedynie dodatkową formą prowadzenia akt osobowych i dokumentacji osobowej pracowników, także w stosunku do tych dokumentów, które dla swojej ważności czy dla celów dowodowych nie wymagają formy pisemnej.

REKLAMA

Zobacz: Zaginione akta osobowe

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Kwestię okresu przechowywania dokumentacji osobowej (akt osobowych) i płacowej pracowników reguluje przepis art. 51u ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Odnosi się on jednak wprost do sytuacji postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości. W takim przypadku pracodawca zobowiązany jest wskazać podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania takiej dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji.

Z redakcji powyższego przepisu, który odwołuje się do „czasu, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej”, wyprowadza się wniosek, znajdujący potwierdzenie m.in. w stanowisku PIP, że w każdym przypadku, także poza sytuacjami upadłości lub likwidacji pracodawcy, akta osobowe pracowników należy przechowywać przez okres zatrudnienia pracownika u pracodawcy, a po jego zakończeniu jeszcze przez 50 lat. Dokumentację płacową pracodawca musi zaś przechowywać przez okres 50 lat od daty jej wytworzenia, chyba że krótsze okresy przechowywania przewidują przepisy szczególne – np. podatkowe lub dotyczące ubezpieczeń społecznych.

Jeśli pracownicy są przejmowani przez innego pracodawcę w trybie art. 231 Kodeksu pracy, wówczas następca prawny jest obowiązany przekazać wszystkie akta osobowe i dokumentację pracowniczą przejętych pracowników (§ 9 rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika). Na nowego pracodawcę przechodzą też obowiązki związane z przechowywaniem tych dokumentów.

Autorka: Magdalena Świtajska, Zespół Prawa Pracy kancelarii Wardyński i Wspólnicy

Zapisz się na newsletter
Najlepsze artykuły, najpoczytniejsze tematy, zmiany w prawie i porady. Skoncentrowana dawka wiadomości z różnych kategorii: prawo, księgowość, kadry, biznes, nieruchomości, pieniądze, edukacja. Zapisz się na nasz newsletter i bądź zawsze na czasie.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Abp Przybylski: Lekcje religii i etyki powinny być dla uczniów obowiązkowe [wywiad]

"Lekcje religii i etyki powinny być dla uczniów obowiązkowe" – powiedział nowy metropolita katowicki abp Andrzej Przybylski w wywiadzie dla PAP. Dodał, że człowiek z natury jest religijny i etyczny, dlatego potrzebuje wiedzy o religii i wyborach moralnych, żeby harmonijnie się rozwijać.

Na firmę i jej pracowników można nałożyć obowiązkowe świadczenia po wybuchu wojny. Pracownika powołanego do wojska firma nie może zwolnić [Prawo]

Przepisy przewidują możliwość nałożenia na firmę świadczeń rzeczowych na rzecz wojska po wybuchu wojny. Pracodawcy muszą uwzględnić ryzyko prowadzenia działalności w sytuacji rekrutacji części pracowników do służby wojskowej. Pracownicy w czasie zatrudnienia mogą wykonywać świadczenia osobiste na rzecz wojska przerywając na ten okres (jednorazowo do 7 dni) świadczenie pracy dla pracodawcy.

Odpowiedź na pozew o zachowek. Jak napisać po zmianach?

Czym jest odpowiedź na pozew o zachowek i jakie ma znaczenie procesowe? Co powinno zawierać takie pismo? Prezentujemy najważniejsze informacje i aktualne przepisy.

Jawność wynagrodzeń w Polsce – co zmieni się od Wigilii 2025 roku? Jak się przygotować (checklista)? Co powinni wiedzieć pracownicy i pracodawcy?

Transparentność wynagrodzeń to temat, który od lat budzi emocje zarówno wśród pracowników, jak i pracodawców. Z jednej strony – jawne płace to większa równość i eliminacja dyskryminacji płacowej. Z drugiej – to rewolucja w podejściu do rekrutacji, polityki kadrowej i zarządzania firmą. W dniu 24 grudnia 2025 roku wejdzie w życie nowelizacja Kodeksu pracy - Ustawa z 4 czerwca 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy, która nałoży na pracodawców szereg nowych obowiązków związanych z jawnością wynagrodzeń. Jest to efekt wdrażania unijnej Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z 10 maja 2023 r., której celem jest wzmocnienie stosowania zasady równego wynagrodzenia kobiet i mężczyzn za taką samą pracę lub pracę o tej samej wartości.

REKLAMA

Składki emerytalne, rentowe i zdrowotne za opiekuna osoby ze świadczeniem wspierającym zapłaci budżet państwa. Jakie warunki trzeba spełnić? Konieczny wniosek do ZUS

Od 1 stycznia 2024 r. opiekunowie osób pobierających świadczenie wspierające mogą zostać objęci ubezpieczeniem emerytalnym, rentowym i zdrowotnym. Składki w całości finansuje budżet państwa. Wystarczy złożyć elektroniczny wniosek do ZUS. Opiekun zgłoszony do ubezpieczenia zdrowotnego z tytułu sprawowania opieki nad osobą pobierającą świadczenie wspierające może zgłosić do tego ubezpieczenia także członków swojej rodziny.

Opinia Rzecznika Generalnego TSUE ws. WIBOR – kto faktycznie wygrał? Banki, czy kredytobiorcy - "wiborowicze"?

W dniu 11 września 2025 r. została wydana z dawana wyczekiwana opinia Rzecznika Generalnego (właściwie Rzecznik Generalnej) TSUE dotycząca WIBOR, w sprawie C-471/24, gdzie pozwanym jest PKO BP. Pytania prejudycjalne w tej sprawie zadał Sąd Okręgowy w Częstochowie.Wielu uznawało, że odpowiedzi będą absolutnie kluczowe dla spraw z powództwa „wiborowiczów” przeciwko bankom. Nic dziwnego, że po ogłoszeniu opinii każda ze stron – zarówno banki, jak i konsumenci – prześcigają się w ogłaszaniu swojej wygranej w mediach.

Sejm: Od 900 zł do 1800 zł dla mundurowych - bo na około 160 000 funkcjonariuszy przypada zasób mieszkaniowy niespełna 9000 lokali

Projekt ustawy obejmuje Policję, Straż Graniczną, Państwową Straż Pożarną i Służbę Ochrony Państwa. Dotyczy także funkcjonariuszy Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Wywiadu Wojskowego i Służby Kontrwywiadu Wojskowego. I pracuje nad nim odpowiednia komisja sejmowa. Sama ustawa - tak ważna dla funkcjonariuszy i żołnierzy - już niebawem będzie uchwalona.

Osoba niepełnosprawna, PFRON i UP: Wyciągano bzdurne i bezzasadne zarzuty żeby tylko dotacji nie przyznać. Np. bo 17 lat temu dostałem dotację z UP jako osoba młoda i sprawna, że lata wcześniej kierowano mnie na kursy

Redakcja Infor.pl otrzymuje sygnały od czytelników, że nie jest łatwo osobom niepełnosprawnym otrzymać dotację z PFRON na rozpoczęcie działalności gospodarczej. Publikujemy list od czytelnika, który takiej dotacji nie otrzymał.

REKLAMA

Wyrok TSUE: ochrona przed dyskryminacją w miejscu pracy obejmuje również rodziców dzieci z niepełnosprawnościami

W dniu 11 września 2025 r. Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej wydał wyrok, w którym uznał, że ochrona praw osób niepełnosprawnych przed dyskryminacją pośrednią obejmuje również rodziców dzieci z niepełnosprawnościami. Zdaniem TSUE pracodawca powinien dostosować warunki zatrudnienia i pracy rodziców takich dzieci w taki sposób, żeby mogli oni sprawować opiekę nad swoimi dziećmi bez obawy, że będą przez to narażeni na dyskryminację pośrednią.

Przechodzisz na emeryturę? ZUS: Dzień i miesiąc złożenia wniosku mogą wpłynąć na jej wysokość

Kiedy najlepiej przejść na emeryturę? Dzień i miesiąc złożenia wniosku mogą przesądzić o tym, ile pieniędzy co miesiąc trafi na konto seniora - informuje Krystyna Michałek, regionalna rzeczniczka prasowa ZUS w województwie kujawsko-pomorskim. Dlatego przyszli emeryci powinni z rozwagą zaplanować moment zakończenia aktywności zawodowej.

REKLAMA